আপনার ইমেইল ইনবক্স আপনাকে নিচে নামাতে দেবেন না।
Outlook-এ আপনার ইনবক্স ম্যানেজ করার জন্য অনেক চমৎকার ফিচার আছে, যা আপনাকে বেশি নিয়ন্ত্রণ এবং সময় বাঁচাতে সাহায্য করে। আপনি রুলস এবং কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে অটোমেটিক্যালি ইমেইল ফিল্টার করতে পারেন, শর্টকাট এবং সার্চ দিয়ে দ্রুত খুঁজে বের করতে পারেন, এবং জাঙ্ক ফিল্টার দিয়ে স্প্যাম থেকে মুক্তি পেতে পারেন। আমরা আপনাকে দেখাব Outlook-এর প্রোডাক্টিভিটি টুলস সেরাভাবে কীভাবে ব্যবহার করবেন।
আপনার নিজের টিপস থাকলে কমেন্টে শেয়ার করুন।
রুলস দিয়ে ম্যানেজ করুন
Outlook-এ রুলস খুব শক্তিশালী এবং ইনবক্স ম্যানেজমেন্টে আপনার অনেক সময় বাঁচাতে পারে। আপনার ইনবক্সে আসা যেকোনো মেসেজ আপনার बनায়া রুলস মেনে চলবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার ম্যানেজার থেকে আসা যেকোনো মেসেজ ফ্ল্যাগ করে একটি সাউন্ড বাজাতে পারেন। অথবা "newsletter" কীওয়ার্ড থাকা যেকোনো মেসেজ ট্র্যাশে সরাতে পারেন।
শুরু করতে, উপরের রিবনে Home ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং Rules > Create a Rule বেছে নিন। যদি কোনো ইমেইল সিলেক্ট করা থাকে, তবে কিছু ফিল্ড প্রি-ফিল্ড থাকবে, কিন্তু আপনি চাইলে বদলাতে পারেন।
রুলস কাস্টমাইজ করতে চাইলে Advanced Options... ক্লিক করুন। এখানে আপনি যেকোনো সংখ্যক কন্ডিশন সেট করতে পারেন, এবং মেলা মেসেজগুলোর সাথে কী হবে সেটাও।
রুলস তৈরি ও ম্যানেজ করার পুরো গাইডের জন্য, আমাদের Outlook রুলস দিয়ে ইনবক্স ম্যানেজমেন্ট গাইড দেখুন।
শর্টকাটসে মাস্টার হন
ইনবক্স দক্ষতার সাথে ম্যানেজ করতে চাইলে, আপনার fingertip-এ থাকা সব কীবোর্ড শর্টকাটসে মাস্টার হতে হবে।
সেরা শর্টকাটগুলোর মধ্যে একটি হল Alt + H চাপা, যা রিবনে সংশ্লিষ্ট কী হাইলাইট করে। অন্যান্য উদাহরণ: সার্চ বক্সে যেতে Ctrl + E, বিভিন্ন ভিউ (Mail, Calendar, Contacts) এ যেতে Ctrl + 1-6, এবং মেসেজ ফ্ল্যাগ করতে Insert।
বেশক, এগুলো মাত্র поверх। বিস্তারিত লিস্টের জন্য, আমাদের Outlook কীবোর্ড শর্টকাট গাইড ব্রাউজ করুন।
জাঙ্ক ফিল্টার এবং Clutter ফোল্ডার ব্যবহার করুন
স্প্যাম ইনবক্সের শত্রু। আপনি যা পড়তে চান সেগুলো খুঁজে বের করতে সময় বর্জন করবেন না; বরং Outlook-কে জাঙ্ক ফিল্টার এবং Clutter ফিচার দিয়ে ম্যানেজ করতে দিন।
জাঙ্ক ফিল্টারের আলাদা আলাদা প্রোটেকশন লেভেল আছে, কত কঠোরভাবে চাইছেন তার ওপর নির্ভর করে। সেটিংস বদলাতে, রিবনে Home ট্যাবে যান এবং Junk > Junk E-Mail Options... সিলেক্ট করুন।
এখানে আপনি Low সিলেক্ট করতে পারেন স্পষ্ট জাঙ্ক ফিল্টার করতে, High সবচেয়ে বেশি জাঙ্ক ধরতে (কিন্তু কিছু সাধারণ ইমেইলও ধরাতে পারে), অথবা Safe Lists Only শুধু আপনার অনুমোদিত সেন্ডার থেকে ইমেইল পাওয়ার জন্য।
এই উইন্ডো থেকে, Safe Senders এবং Blocked Senders ট্যাব ব্যবহার করে ইমেইল ঠিকানা বা ডোমেইন লিস্ট করুন যাদের থেকে আপনি পেতে চান এবং যাদের থেকে চান না।
Office 365 Business ব্যবহারকারীরা Clutter নামের একটি নতুন ফিচারও ব্যবহার করতে পারেন। সেন্ডার, মেসেজের কন্টেন্ট, এবং আপনার পড়ার অভ্যাস বিশ্লেষণ করে Outlook নির্দিষ্ট ইমেইল ইনবক্স থেকে আলাদা করে Clutter ফোল্ডারে সরিয়ে দেবে। আপনি ম্যানুয়ালি ইমেইল Clutter-এ সরিয়ে সিস্টেমকে শিখাতে পারেন: মেসেজে right-click করে Move > Move to Clutter সিলেক্ট করুন।
Clutter ডিফল্টভাবে অন থাকে, কিন্তু আপনি ওয়েব ভার্সনের Outlook-এ বন্ধ করতে পারেন। cog icon ক্লিক করে Options > Mail > Automatic processing > Clutter-এ যান এবং Separate items identified as clutter আনচেক করুন, তারপর Save ক্লিক করুন।
আরও স্প্যাম ফিল্টারিং টিপসের জন্য, আমাদের Outlook জাঙ্ক মেইল এড়ানোর গাইড পড়ুন।
প্যারামিটার দিয়ে সার্চ করুন
আপনি যদি চান তো ইনবক্স সর্ট করা ছাড়া রেখে দিতে পারেন, এবং শুধু Outlook-এর পাওয়ারফুল সার্চ ব্যবহার করতে পারেন। ইমেইল লিস্টের উপরে ইনস্ট্যান্ট সার্চ বক্স ব্যবহার করে, Current Mailbox ড্রপডাউন থেকে সিলেক্ট করে সকল ফোল্ডার এবং মেইলবক্সে সার্চ করতে পারেন।
সার্চ বক্সের ভেতরে কীও লিখলে Outlook যেকোনো ফিল্ডে (সেন্ডার নাম, সাবজেক্ট, মেসেজ বডি) সেটা খুঁজে বের করার চেষ্টা করবে। লজিক্যাল অপারেটর যেমন AND, OR, এবং NOT ব্যবহার করে আরও স্পেসিফিক করতে পারেন। প্যারামিটার যেমন from, subject, এবং received ব্যবহার করুন, তারপর কোলন (:) এবং আপনার টার্ম। পূর্ণ লিস্ট Outlook সাপোর্ট পেজে পাবেন।
সার্চ বক্সে ক্লিক করলে রিবনে Search ট্যাব আসবে, যেখানে থেকে আপনি অনেক প্যারামিটার ইন্টারফেস থেকে সিলেক্ট করতে পারেন।
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে ফ্লেয়ার যোগ করুন
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে আপনি নির্দিষ্ট স্টাইল প্রয়োগ করতে পারেন সেই মেসেজগুলোর ওপর যেগুলো নির্দিষ্ট রুলস মেলে। উদাহরণস্বরূপ, এক সপ্তাহ আগে পাওয়া ইমেইলের ফন্ট কালার বদলাতে পারেন, অথবা নির্দিষ্ট কীওয়ার্ড থাকা ইমেইলকে একটি ক্যাটাগরিতে রাখতে পারেন।
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সেট করতে, রিবনে View ট্যাবে যান এবং View Settings > Conditional Formatting... ক্লিক করুন। Add ক্লিক করে নতুন রুল বানান, Name দিন, চাইলে Font সেট করুন। প্রস্তুত হলে Condition... ক্লিক করুন।
এই উইন্ডো থেকে আপনি রুলের বিস্তারিত ঠিক করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, From... দিয়ে সেন্ডার স্পেসিফাই করুন যাদের ওপর রুল প্রয়োগ হবে, অথবা Time দিয়ে ডেট বেসড প্রয়োগ করুন। More Choices এবং Advanced ট্যাবও চেক করুন — 前者ে কালার ক্যাটাগরি সেট করতে পারবেন।
শেষে OK এবং আবার OK ক্লিক করুন। বিস্তারিত জানতে, ইমেইল মার্ক আপ করার গাইড পড়ুন।
পাঠানো ইমেইল Recall করুন
আপনি কখনো এমন ইমেইল পাঠিয়েছেন যা ফিরিয়ে আনা চেয়েছেন? সেটা সম্ভব হয়তো। আপনার এক্সচেঞ্জ একাউন্ট থাকতে হবে এবং রেসিপিয়েন্টও একই সার্ভারে থাকতে হবে। এছাড়া, যদি মূল ইমেইল পড়া হয়ে যায় বা অন্য ফোল্ডারে চলে যায়, তবে recall ফেল হবে।
Recall করতে, আপনার Sent Items-এ যান এবং মেসেজটি খুলুন। উপরের রিবনে Message ট্যাব সিলেক্ট করুন, তারপর Move গ্রুপে Actions ক্লিক করুন এবং Recall This Message... বেছে নিন।
নতুন উইন্ডোতে আপনার চাওয়া অ্যাকশন বেছে নিন: হয় Delete unread copies of this message রেসিপিয়েন্টের ইনবক্স থেকে ইমেইল মুছে ফেলতে, অথবা Delete unread copies and replace with a new message নতুন ইমেইল পাঠাতে পুরনোর জায়গায়।
Tell me if recall succeeds or fails for each recipient টিক করলে প্রতিটি recall-এর ফলাফল ইমেইলে জানাবে, সারাংশ Tracking আইকনে ক্লিক করে দেখতে পারবেন।
প্রস্তুত হলে OK ক্লিক করুন। বিস্তারিত জানতে, আমাদের ইমেইল রিক্যাল গাইড দেখুন।
আপনার ইনবক্সের বস হন
প্রতিদিন ২০৫ বিলিয়ন ইমেইল পাঠানো হয় অনুমান করা হয়। خوشকি, এর মাত্র একটি ছোট অংশ আপনার ইনবক্সে পড়ে, কিন্তু সেগুলোও হ্যান্ডেল করা কষ্টসাধ্য। আমাদের টিপসগুলো ব্যবহার করে ইনবক্স ম্যানেজমেন্টে প্রোফেশনাল হন।
আরও Awesome Outlook টিপস চান? ১০ কুইক টিপস Outlook মাস্টার করার এবং ৬টি উপায় Outlook ওয়ার্কফ্লো বুস্ট করার গাইড পড়ুন। আপনি ইমেইল উইজার্ড बनবেন।
ইনবক্স নিয়ন্ত্রণে আপনি কী পদ্ধতি ব্যবহার করেন? Outlook-এ কোনো ফিচার যোগ হলে ভালো লাগত? কমেন্টে জানান।
