আপনার ইমেল ইনবক্স আপনাকে নিচে টেনে আনতে দেবেন না৷
৷আউটলুকে দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনাকে আপনার ইনবক্স পরিচালনা করতে দেয়, আপনাকে আরও বেশি নিয়ন্ত্রণ এবং সময় বাঁচাতে দেয়। আপনি নিয়ম এবং শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলি ফিল্টার করতে পারেন, শর্টকাট এবং অনুসন্ধান ব্যবহার করে আপনার যা প্রয়োজন তা দ্রুত খুঁজে বের করতে পারেন এবং জাঙ্ক ফিল্টার ব্যবহার করে সেই সমস্ত স্প্যাম থেকে মুক্তি পেতে পারেন৷ আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে Outlook-এর উৎপাদনশীলতা টুলের সর্বোত্তম ব্যবহার করা যায়।
আপনার Outlook ইনবক্স পরিচালনার ক্ষেত্রে শেয়ার করার জন্য আপনার নিজস্ব টিপস থাকলে, মন্তব্যে আমাদের জানাতে ভুলবেন না।
নিয়ম দিয়ে পরিচালনা করুন
আউটলুকের নিয়মগুলি খুব শক্তিশালী এবং আপনার ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য আপনার একগুচ্ছ সময় বাঁচাতে পারে। আপনার ইনবক্সে আসা যেকোনো বার্তা আপনার রূপরেখা মেনে চলবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার ম্যানেজারের যেকোন বার্তাকে পতাকাঙ্কিত করার জন্য চিহ্নিত করতে পারেন এবং একটি শব্দ বাজাতে পারেন৷ বিকল্পভাবে, আপনি "নিউজলেটার" কীওয়ার্ড সম্বলিত যেকোনো বার্তা ট্র্যাশে স্থানান্তর করতে পারেন।
যেতে, হোম নির্বাচন করুন৷ উপরের ফিতা থেকে ট্যাব করুন এবং নিয়ম> একটি নিয়ম তৈরি করুন নির্বাচন করুন . আপনার যদি একটি ইমেল নির্বাচন করা থাকে তবে আপনি লক্ষ্য করবেন কিছু ক্ষেত্র আগে থেকে পূরণ করা হয়েছে, তবে আপনি আপনার ইচ্ছামতো এগুলি পরিবর্তন করতে পারেন৷
আপনার নিয়ম কাস্টমাইজেশন পেতে আপনি উন্নত বিকল্প... ক্লিক করতে চাইবেন এখানে আপনি যেকোন সংখ্যক শর্ত সেট করতে পারেন যা পূরণ করতে হবে, সেই সাথে মেসেজগুলির সাথে মেলে কি হবে।
নিয়ম তৈরি এবং পরিচালনার সম্পূর্ণ নির্দেশনার জন্য, আউটলুক নিয়মগুলিকে আপনার ইনবক্স পরিচালনা করতে দেওয়ার জন্য আমাদের গাইডটি পড়ুন৷
শর্টকাটগুলি আয়ত্ত করুন
আপনি যদি দক্ষতার সাথে আপনার ইনবক্স পরিচালনা করতে চান, তাহলে আপনাকে আপনার নখদর্পণে উপলব্ধ সমস্ত কীবোর্ড শর্টকাটগুলি আয়ত্ত করতে হবে৷
সবচেয়ে ভালো হল Alt + H টিপুন , যা তারপরে আপনার চাপার জন্য সংশ্লিষ্ট কী দিয়ে পটি হাইলাইট করে। অন্যান্য উদাহরণের মধ্যে রয়েছে Ctrl + E সার্চ বক্সে যেতে, Ctrl + 1--6 বিভিন্ন ভিউ (যেমন মেল, ক্যালেন্ডার, এবং পরিচিতি) এর মধ্যে স্থানান্তর করতে এবং ঢোকান একটি বার্তা পতাকাঙ্কিত করতে৷
৷অবশ্যই, এই শুধুমাত্র পৃষ্ঠ স্ক্র্যাচ. আরও বিস্তৃত তালিকার জন্য, আউটলুক কীবোর্ড শর্টকাটগুলির জন্য আমাদের গাইড ব্রাউজ করতে ভুলবেন না৷
জাঙ্ক ফিল্টার এবং ক্লাটার ফোল্ডার ব্যবহার করুন
স্প্যাম ইনবক্সের ক্ষতিকারক। আপনি যে ইমেলগুলি পড়তে চান তা খুঁজে বের করার চেষ্টা করে আপনার সময় নষ্ট করবেন না; পরিবর্তে, আউটলুককে জাঙ্ক ফিল্টার এবং Clutter বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে এটির যত্ন নিতে দিন।
আপনি কতটা কঠোর হতে চান তার উপর নির্ভর করে জাঙ্ক ফিল্টারের বিভিন্ন সুরক্ষা স্তর রয়েছে। আপনার সেটিংস পরিবর্তন করতে, হোম এ যান৷ রিবনে ট্যাব করুন এবং জাঙ্ক> জাঙ্ক ই-মেইল বিকল্প... নির্বাচন করুন
এখানে আপনি নিম্ন নির্বাচন করতে পারেন৷ স্পষ্ট আবর্জনা ফিল্টার করতে, উচ্চ সবচেয়ে আবর্জনা ধরার জন্য, কিন্তু সম্ভাব্য কিছু সাধারণ ইমেলও ধরা পড়তে পারে, অথবা শুধুমাত্র নিরাপদ তালিকা শুধুমাত্র আপনি অনুমোদিত প্রেরকদের কাছ থেকে পেতে।
একই উইন্ডো থেকে, নিরাপদ প্রেরক ব্যবহার করুন৷ এবং অবরুদ্ধ প্রেরক আপনি যে ইমেল ঠিকানা বা ডোমেনগুলি যথাক্রমে গ্রহণ করতে চান না এবং যেগুলি থেকে পেতে চান না তা তালিকাভুক্ত করতে ট্যাব৷
ব্যবসায়িক ব্যবহারকারীদের জন্য Office 365 Clutter নামে একটি নতুন বৈশিষ্ট্যও ব্যবহার করতে পারে। প্রেরক, বার্তার বিষয়বস্তু এবং আপনার পড়ার অভ্যাস বিশ্লেষণ করে, আউটলুক নির্দিষ্ট ইমেলগুলিকে আপনার ইনবক্স ফোল্ডার থেকে দূরে সরিয়ে দেবে এবং বিশৃঙ্খলায় চলে যাবে। আপনি ম্যানুয়ালি একটি ইমেল Clutter-এ সরাতে পারেন এবং রাইট-ক্লিক করে সিস্টেমকে শিখতে সাহায্য করতে পারেন বার্তা এবং সরান> বিশৃঙ্খলায় সরান নির্বাচন করুন .
বিশৃঙ্খল ডিফল্টরূপে সক্রিয় করা হয়, কিন্তু আপনি Outlook এর ওয়েব সংস্করণের মাধ্যমে এটি বন্ধ করতে পারেন। কগ আইকনে ক্লিক করুন এবং বিকল্প> মেল> স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণ> বিশৃঙ্খলা-এ নেভিগেট করুন এবং আলাদা আইটেমগুলিকে বিশৃঙ্খল হিসাবে চিহ্নিত করুন আনটিক করুন , তারপর সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন .
আপনি যদি আরও স্প্যাম ফিল্টারিং টিপস পান তবে কীভাবে আউটলুক জাঙ্ক মেল এড়াতে হয় সে সম্পর্কে আমাদের গাইড পড়ুন৷
পরামিতি ব্যবহার করে অনুসন্ধান করুন
আপনি সম্ভবত আপনার ইনবক্স বাছাই না করা থেকে দূরে যেতে পারেন, যদি আপনি এতটা ঝুঁকে থাকেন, এবং শুধুমাত্র আউটলুকের মধ্যে শক্তিশালী অনুসন্ধান ব্যবহার করুন৷ আপনার ইমেল তালিকার শীর্ষে থাকা তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান বাক্সটি ব্যবহার করে, আপনি বর্তমান মেলবক্স থেকে এটি নির্বাচন করে আপনার সমস্ত ফোল্ডার এবং মেলবক্স জুড়ে অনুসন্ধান করতে পারেন। ড্রপডাউন।
অনুসন্ধান বাক্সের মধ্যেই আপনাকে কিছু টাইপ করা শুরু করতে হবে এবং আউটলুক এটিকে প্রেরকের নাম, বিষয় বা বার্তার অংশের মতো যেকোনো ক্ষেত্রে খুঁজে বের করার চেষ্টা করবে। আপনি AND এর মত লজিক্যাল অপারেটর ব্যবহার করে আরও নির্দিষ্ট করতে পারেন , বা , এবং না . এছাড়াও আপনি থেকে এর মত প্যারামিটার ব্যবহার করতে পারেন , বিষয় , এবং গৃহীত , একটি কোলন এবং আপনার শব্দ দ্বারা অনুসরণ. এগুলোর একটি সম্পূর্ণ তালিকা প্রাসঙ্গিক আউটলুক সমর্থন পৃষ্ঠায় দেখা যেতে পারে।
অনুসন্ধান বাক্সে ক্লিক করলে অনুসন্ধান আসবে রিবনে ট্যাব, যেখানে আপনি ইন্টারফেস থেকে এই প্যারামিটারগুলির অনেকগুলি নির্বাচন করতে পারেন৷
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সহ ফ্লেয়ার
শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস আপনাকে বার্তাগুলিতে একটি নির্দিষ্ট শৈলী প্রয়োগ করতে দেয় যা নিয়মের একটি সেটের সাথে মেলে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এক সপ্তাহ আগে প্রাপ্ত ইমেলের ফন্টের রঙ পরিবর্তন করতে পারেন বা একটি কীওয়ার্ড সম্বলিত ইমেলগুলিকে একটি বিভাগে রাখতে পারেন।
শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস সেট করতে, দেখুন-এ নেভিগেট করুন রিবনে ট্যাব করুন এবং সেটিংস দেখুন ক্লিক করুন৷> শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস... যোগ করুন ক্লিক করুন৷ একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে, এটিকে একটি নাম দিন৷ , এবং একটি ফন্ট সেট করুন আপনি যদি চান. প্রস্তুত হলে, শর্ত... ক্লিক করুন
এই উইন্ডোটি থেকে আপনি নিয়মের সূক্ষ্ম বিবরণগুলিকে বানাতে পারেন৷ উদাহরণস্বরূপ, থেকে... ব্যবহার করুন প্রেরকদের নির্দিষ্ট করতে নিয়মটি প্রযোজ্য হবে অথবা সময় তারিখের উপর ভিত্তি করে আবেদন করতে। আরো পছন্দ এর মতো অন্যান্য ট্যাবগুলি পরীক্ষা করতে ভুলবেন না৷ এবং উন্নত , যার মধ্যে আগেরটি আপনাকে রঙের বিভাগ সেট করতে দেয়।
হয়ে গেলে, ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং ঠিক আছে আবার এই সমস্ত বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস সহ ইমেল চিহ্নিত করার বিষয়ে আমাদের নির্দেশিকা পড়ুন।
একটি পাঠানো ইমেল প্রত্যাহার করুন
আপনি কি কখনও এমন একটি ইমেল পাঠিয়েছেন যা আপনি উল্টাতে চান? সেটা সম্ভব হতে পারে। আপনাকে একটি এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে হবে এবং প্রাপককে একই সার্ভারে থাকতে হবে। এছাড়াও, যদি মূল ইমেলটি পড়া হয়ে থাকে বা অন্য ফোল্ডারে স্থানান্তরিত হয় তবে প্রত্যাহার ব্যর্থ হবে৷
প্রত্যাহার করার চেষ্টা করতে, আপনার প্রেরিত আইটেমগুলিতে যান৷ এবং আপনি যে বার্তাটি স্মরণ করতে চান সেটি খুলুন। বার্তা নির্বাচন করুন উপরের রিবনে ট্যাব, তারপর, সরান-এ গোষ্ঠীতে, ক্রিয়া ক্লিক করুন এবং তারপর এই বার্তাটি স্মরণ করুন...
খোলে নতুন উইন্ডো থেকে, আপনি যে পদক্ষেপ নিতে চান তা নির্ধারণ করুন। হয় এই বার্তাটির অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন৷ প্রাপকের ইনবক্স থেকে ইমেলটি সরাতে বা অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন এবং একটি নতুন বার্তা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন মূলের জায়গায় একটি নতুন ইমেল পাঠাতে।
টিক দেওয়া প্রত্যেক প্রাপকের জন্য রিকল সফল বা ব্যর্থ হলে আমাকে বলুন প্রতিটি প্রত্যাহার প্রচেষ্টার ফলাফল জানাতে আপনাকে একটি ইমেল পাঠাবে, যার একটি সারসংক্ষেপ আপনি ট্র্যাকিং ক্লিক করে দেখতে পারেন রিবনে আইকন।
ঠিক আছে ক্লিক করুন চেষ্টা করার জন্য প্রস্তুত এবং বার্তা প্রত্যাহার করার জন্য. এই প্রক্রিয়া সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, প্রত্যাহার করার সমস্ত কারণ এবং কিছু অন্যান্য বিকল্পের সাথে, আমাদের ইমেল রিকলিং গাইড দেখুন৷
আপনার ইনবক্স বস
এটি অনুমান করা হয় যে প্রতিদিন 205 বিলিয়ন ইমেল পাঠানো হয়। সৌভাগ্যবশত, এইগুলির শুধুমাত্র একটি ছোট অংশ আপনার ইনবক্সে অবতরণ করবে, তবে প্রায়শই সেগুলিকে অতিক্রম করতেও একটি ঝামেলা হয়৷ ইনবক্স পরিচালনায় পেশাদার হতে আমাদের সমস্ত টিপস ব্যবহার করতে ভুলবেন না৷
৷আপনি কি এখনও আরও দুর্দান্ত আউটলুক টিপস জানতে চান? যদি তাই হয়, তাহলে আউটলুক আয়ত্ত করার জন্য আমাদের 10টি দ্রুত টিপস এবং আপনার Outlook ওয়ার্কফ্লো বাড়ানোর 6টি উপায় সহ আপনার জ্ঞানকে আরও এগিয়ে নিন। আপনি কিছুক্ষণের মধ্যেই একজন ইমেল উইজার্ড হবেন৷
৷আপনার ইনবক্সে নিয়ন্ত্রণ রাখতে আপনি কোন পদ্ধতি ব্যবহার করেন? আপনি কি Outlook-এ যোগ করা কোনো বৈশিষ্ট্য দেখতে চান?
