ইমেইল ব্যবসায়িক জগতে যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যমের একটি হওয়ায়, আমাদের অধিকাংশই প্রতিদিন ইমেইল ব্যবহার করি। ফ্যাক্ট, আমাদের অধিকাংশের একাধিক ইমেইল অ্যাকাউন্ট থাকে বিভিন্ন উদ্দেশ্যে। কেউ ব্যবসায়িক এবং ব্যক্তিগত ইমেইল আলাদা রাখতে চান, আবার কেউ প্রতিটি ব্যবসার ইমেইল সম্পূর্ণ আলাদা রাখতে চান। আপনার একাধিক ইমেইল অ্যাকাউন্টের কারণ যাই হোক, সব অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেইল ম্যানেজ ও অ্যাক্সেস করা আমাদের দৈনন্দিন রুটিনের জন্য খুব উপকারী।
Microsoft Outlook হলো এমন একটি ইমেইল ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রাম যা আপনাকে একাধিক অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেইল অ্যাক্সেস এবং পাঠানো/প্রাপ্ত করার সুবিধা দেয়। এটি একটি সম্পূর্ণ প্যাকেজ যা আপনার সব অ্যাকাউন্টের ইমেইল হ্যান্ডেল করতে পারে এবং টাইম ম্যানেজমেন্ট ও প্রোডাক্টিভিটির জন্য অনেক অতিরিক্ত ফিচার রয়েছে।
Microsoft Outlook উইন্ডোজ এবং ম্যাক দুটোই জন্য উপলব্ধ। কিন্তু এই আর্টিকেলে আমরা শুধু Outlook for Mac-এ একাধিক অ্যাকাউন্ট যোগ করার পদ্ধতি আলোচনা করব। এটি একটি ধাপে ধাপে গাইড যা স্বয়ংক্রিয় এবং ম্যানুয়াল দুভাবেই ইমেইল যোগ করার প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করে।
ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করা
Microsoft Outlook-এ ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করা কোনো বড় ব্যাপার নয়। আপনি খুব কম বা শূন্য টেকনিক্যাল নলেজ দিয়ে এটি করতে পারেন। কিন্তু কখনো কখনো আপনাকে একটু সাহায্য লাগতে পারে এবং এটি কিছুটা জটিল হতে পারে বিশেষ করে যদি আপনি ম্যানুয়ালি অ্যাকাউন্ট যোগ করেন।
Microsoft Outlook-এ ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করার গভীরে যাওয়ার আগে, আমরা প্রথমে একটু...
স্বয়ংক্রিয় কনফিগারেশন
এটি সবচেয়ে সহজ এবং সম্ভবত সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত পদ্ধতি। এটি মূলত সাধারণ পদ্ধতিতে আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করা। আপনাকে শুধু আপনার ইমেইল এবং পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। যতক্ষণ আপনার ইমেইল এবং পাসওয়ার্ড সঠিক, আপনার কোনো সমস্যা হবে না এবং আপনার সব ইমেইল Microsoft Outlook-এ ইম্পোর্ট হয়ে যাবে। কিন্তু এটি শুধু মূল ইমেইল প্রোভাইডার যেমন Gmail, Yahoo ইত্যাদির জন্য কাজ করে।
বেসিক্যালি পর্দার পিছনে যা হয় সেটি হচ্ছে আপনি ইমেইল এবং পাসওয়ার্ড দিলে, Outlook স্বয়ংক্রিয়ভাবে বুঝতে পারে আপনার কোন ইমেইল প্রোভাইডার। একবার প্রোভাইডার চেনা গেলে, Microsoft Outlook Gmail-এর কনফিগারেশন আপনার অ্যাকাউন্টে ইম্পোর্ট করে দেয় এবং সব কিছু সেট আপ হয়ে যায়। এটি কাস্টম ইমেইল প্রোভাইডারের জন্য কাজ করে না কারণ Microsoft Outlook তাদের কনফিগারেশন তার ডাটাবেসে রাখে না। তাই আপনার যদি Gmail, Hotmail, Live, Yahoo এর মতো প্রোভাইডার থাকে, তবে আপনি চলে যাবেন। কিন্তু আপনার যদি yourname@arkent.com এর মতো কাস্টম ইমেইল থাকে, তবে Microsoft Outlook সেটি চেনে না পারতে পারে এবং আপনাকে ম্যানুয়াল কনফিগারেশনে যেতে হবে।
ম্যানুয়াল কনফিগারেশন
আপনি ম্যানুয়ালি আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করতে চাইবেন এর ২টি কারণ রয়েছে। প্রথমটি হলো আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্ট ভিন্ন পদ্ধতিতে ভিন্ন প্রোটোকল দিয়ে যোগ করতে হবে। অর্থাৎ আপনি জানেন আপনি কী করছেন এবং কিছু ফিচার বা প্রয়োজনের জন্য ম্যানুয়াল কনফিগারেশনে স্যুইচ করছেন। দ্বিতীয় কারণ হলো আপনি স্বয়ংক্রিয় কনফিগারেশনে আপনার ইমেইল যোগ করতে পারলেন না। এটি ঘটে যখন আপনার একটি কাস্টম ইমেইল ঠিকানা থাকে, উদাহরণস্বরূপ আপনার কোম্পানি দেওয়া একটি ইমেইল ঠিকানা। অধিকাংশ সময় Microsoft Outlook কাস্টম ইমেইল যোগ করতে পারে না কারণ তার সেটিংস থাকে না।
ম্যানুয়াল কনফিগারেশন স্বয়ংক্রিয় কনফিগারেশনের চেয়ে কিছুটা আলাদা কারণ আপনাকে সব ডিটেইল ম্যানুয়ালি লিখতে হয়। স্বয়ংক্রিয় কনফিগারেশনে Microsoft Outlook যা আটোমেটিক্যালি যোগ করত, সেগুলো আপনাকে ম্যানুয়ালি যোগ করতে হয়। যারা টেক-সেভি নন বা পোর্ট নম্বর বা ইনকামিং/আউটগোইং সার্ভার নাম না জানেন তাদের জন্য এটি ক্লান্তিকর প্রক্রিয়া হতে পারে। কিন্তু চিন্তা নেই, ম্যানুয়ালি ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করা জটিল নয়। আপনাকে শুধু কিছু এক্সট্রা তথ্য লাগে এবং আমরা এই আর্টিকেলে পরে সেটি পাওয়ার সাহায্য করব।
স্বয়ংক্রিয় কনফিগারেশন
চলুন স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্ট যোগ করার ধাপগুলো শুরു করি। যেহেতু এটি সবচেয়ে সহজ এবং টাইম-ইফিসিয়েন্ট পদ্ধতি, তাই ম্যানুয়াল কনফিগারেশনের আগে এটাকেই করি।
Microsoft Outlook-এ আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করার আগে নিচের তথ্য থাকা নিশ্চিত করুন:
Microsoft Outlook-এ ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করার জন্য যা জানতে হবে
- Email Address
- Username
- Password
Gmail অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ করা
পাসওয়ার্ড পাওয়া
অ্যাকাউন্ট যোগ করার সময় আপনি যে পাসওয়ার্ড টাইপ করবেন তা নির্ভর করবে আপনার অ্যাকাউন্টে ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম সক্রিয় আছে কিনা।
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে
আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে আপনাকে পাসওয়ার্ড ফিল্ডে একটি App Password লিখতে হবে। আপনার App পাসওয়ার্ড পেতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- ব্রাউজার খুলুন এবং আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে সাইন-ইন করুন
- উপরের ডান কোণার ডিসপ্লে পিকচার-এ ক্লিক করুন এবং My Account-এ ক্লিক করুন
- Sign-in & Security সিলেক্ট করুন
- App passwords সিলেক্ট করুন। গুগল পাসওয়ার্ড কনফার্মেশন চাইতে পারে
- Select Device ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Windows Computer সিলেক্ট করুন
- Select App ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Mail সিলেক্ট করুন
- Generate ক্লিক করুন
- এই ১৬-ডিজিটের কোড কপি করুন বা কোথাও নোট করুন
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন নিষ্ক্রিয় থাকলে
আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম নিষ্ক্রিয় থাকলে আপনাকে Microsoft Outlook-এর পাসওয়ার্ড ফিল্ডে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। কিন্তু আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য Allow less secure apps অপশনটি অন করতে হবে।
এই অপশন অন করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন (যদি ইতিমধ্যে অন না থাকে):
- ব্রাউজার খুলুন এবং আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে সাইন-ইন করুন
- উপরের ডান কোণার ডিসপ্লে পিকচার-এ ক্লিক করুন এবং My Account-এ ক্লিক করুন
- Sign-in & Security সিলেক্ট করুন
- Connected apps & sites-এর অধীনে Allow less secure apps অন করুন
আউটলুকে আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করার ধাপ
Microsoft Outlook-এ আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট যোগ করার জন্য এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- এখন Microsoft Outlook খুলুন
- Tools ক্লিক করুন তারপর Accounts সিলেক্ট করুন
- বাম নিচের প্লাস (+) সিম্বলে ক্লিক করুন এবং তারপর Other Email… সিলেক্ট করুন
- আপনার Email লিখুন
- পাসওয়ার্ড ফিল্ডে পাসওয়ার্ড লিখুন (উপরোক্ত Getting your password সেকশন থেকে নির্ধারিত)
- Configure automatically বক্সটি চেক করুন
- Add Account ক্লিক করুন
- এখন অপেক্ষা করুন যতক্ষণ Microsoft Outlook আপনার সেটিংস ইম্পোর্ট করে।
- প্রক্রিয়া শেষ হলে আপনি বাম প্যানেলে দেখতে পাবেন Microsoft Outlook আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করেছে।
এখন আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ হয়েছে। আপনার পাসওয়ার্ডে সমস্যা হলে, নিশ্চিত হন আপনি App password ব্যবহার করছেন যদি ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকে। আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন নিষ্ক্রিয় থাকলে, নিশ্চিত হন আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে “Allow less secure apps” অপশনটি অন আছে। এই অপশনের শব্দবিন্যাস অ্যাকাউন্ট থেকে অ্যাকাউন্টে ভিন্ন হতে পারে কিন্তু সামগ্রিকভাবে এটি একই জিনিস। এছাড়া মনে রাখবেন, এই অপশন সব অ্যাকাউন্টের জন্য উপলব্ধ নয়। উদাহরণস্বরূপ, Hotmail-এ এই অপশন নেই। আর একটা কথা মনে রাখবেন, এই অপশন শুধু তখন দেখাবে আপনি ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন অফ করলে। আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন অন থাকলে আপনি এই অপশন দেখতে পাবেন না। তাই সাইন-ইন করতে সমস্যা হলে এই অপশন চেক করুন।
Hotmail অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ করা
পাসওয়ার্ড পাওয়া
অ্যাকাউন্ট যোগ করার সময় আপনি যে পাসওয়ার্ড টাইপ করবেন তা নির্ভর করবে আপনার অ্যাকাউন্টে ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম সক্রিয় আছে কিনা।
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে
আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে আপনাকে পাসওয়ার্ড ফিল্ডে একটি App Password লিখতে হবে। আপনার App পাসওয়ার্ড পেতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- ব্রাউজার খুলুন এবং আপনার Hotmail অ্যাকাউন্টে সাইন-ইন করুন
- উপরের ডান কোণার ডিসপ্লে পিকচার-এ ক্লিক করুন এবং View Account-এ ক্লিক করুন
- Security সিলেক্ট করুন
- Update your security info বিভাগের অধীনে Update info সিলেক্ট করুন। আপনাকে পাসওয়ার্ড দিতে হতে পারে
- more options-এ ক্লিক করুন
- নিচে স্ক্রোল করুন এবং App passwords সেকশনের অধীনে Create a new app password সিলেক্ট করুন
- এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য একটি নতুন পাসওয়ার্ড জেনারেট করবে
- এই অ্যাপ পাসওয়ার্ড Copy করুন বা কোথাও নোট করুন
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন নিষ্ক্রিয় থাকলে
আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম নিষ্ক্রিয় থাকলে আপনাকে Microsoft Outlook-এর পাসওয়ার্ড ফিল্ডে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড লিখতে হবে এবং এটি কাজ করবে।
Microsoft Outlook-এ আপনার Hotmail অ্যাকাউন্ট যোগ করার ধাপগুলো:
- এখন Microsoft Outlook খুলুন
- Tools ক্লিক করুন তারপর Accounts সিলেক্ট করুন
- বাম নিচের প্লাস (+) সিম্বলে ক্লিক করুন এবং তারপর Other Email… সিলেক্ট করুন। আপনি Hotmail অ্যাকাউন্টের জন্য comও সিলেক্ট করতে পারেন।
- আপনার Email লিখুন
- পাসওয়ার্ড ফিল্ডে পাসওয়ার্ড লিখুন (উপরোক্ত getting your password সেকশন থেকে নির্ধারিত)
- Configure automatically বক্সটি চেক করুন
- Add Account ক্লিক করুন
- এখন অপেক্ষা করুন যতক্ষণ Microsoft Outlook আপনার সেটিংস ইম্পোর্ট করে।
- প্রক্রিয়া শেষ হলে আপনি বাম প্যানেলে দেখতে পাবেন Microsoft Outlook আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করেছে।
এখন আপনার Hotmail অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ হয়েছে। অ্যাকাউন্ট যোগ করতে সমস্যা হলে নিশ্চিত হন আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে জেনারেট করা App password ব্যবহার করছেন যদি ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকে।
Yahoo অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ করা
পাসওয়ার্ড পাওয়া
অ্যাকাউন্ট যোগ করার সময় আপনি যে পাসওয়ার্ড টাইপ করবেন তা নির্ভর করবে আপনার অ্যাকাউন্টে ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম সক্রিয় আছে কিনা।
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে
আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে আপনাকে পাসওয়ার্ড ফিল্ডে একটি App Password লিখতে হবে। আপনার App পাসওয়ার্ড পেতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- yahoomail.com-এ যান এবং সাইন ইন করুন
- উপরের ডান কোণার settings বাটনে ক্লিক করুন এবং Account Info-এ ক্লিক করুন
- Account Security সিলেক্ট করুন
- Manage app passwords সিলেক্ট করুন
- Select your app ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Outlook Desktop সিলেক্ট করুন
- Generate ক্লিক করুন
- এই অ্যাপ পাসওয়ার্ড Copy করুন বা কোথাও নোট করুন
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন নিষ্ক্রিয় থাকলে
আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম নিষ্ক্রিয় থাকলে আপনাকে Microsoft Outlook-এর পাসওয়ার্ড ফিল্ডে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। কিন্তু আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য Allow apps that use less secure sign in অপশনটি অন করতে হবে।
এই অপশন অন করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন (যদি ইতিমধ্যে অন না থাকে):
- yahoomail.com-এ যান এবং সাইন ইন করুন
- উপরের ডান কোণার settings বাটনে ক্লিক করুন এবং Account Info-এ ক্লিক করুন
- Account Security সিলেক্ট করুন
- Allow apps that use less secure sign in অন করুন
Microsoft Outlook-এ আপনার Yahoo অ্যাকাউন্ট যোগ করার ধাপগুলো:
- এখন Microsoft Outlook খুলুন
- Tools ক্লিক করুন তারপর Accounts সিলেক্ট করুন
- বাম নিচের প্লাস (+) সিম্বলে ক্লিক করুন এবং তারপর Other Email… সিলেক্ট করুন
- আপনার Email লিখুন
- পাসওয়ার্ড ফিল্ডে পাসওয়ার্ড লিখুন (উপরোক্ত getting your password সেকশন থেকে নির্ধারিত)
- Configure automatically বক্সটি চেক করুন
- Add Account ক্লিক করুন
- এখন অপেক্ষা করুন যতক্ষণ Microsoft Outlook আপনার সেটিংস ইম্পোর্ট করে।
- প্রক্রিয়া শেষ হলে আপনি বাম প্যানেলে দেখতে পাবেন Microsoft Outlook আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করেছে।
এখন আপনার Yahoo অ্যাকাউন্ট Outlook-এ যোগ হওয়া উচিত। কোনো কারণে আপনি আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করতে না পারলে, নিশ্চিত হন আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে App password ব্যবহার করছেন (যদি ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকে)। আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন নিষ্ক্রিয় থাকলে এবং আপনি এখনো অ্যাকাউন্ট যোগ করতে না পারলে নিশ্চিত হন “Allow less secure apps” অপশনটি অন আছে। এই অপশন শুধু তখন দেখাবে আপনি ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন ডিসেবল করলে এবং আপনার অ্যাকাউন্ট যোগ করতে এই অপশন অন থাকা জরুরি।
ম্যানুয়াল কনফিগারেশন
আপনাকে ম্যানুয়াল কনফিগারেশনে স্যুইচ করতে হবে যদি আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকাউন্ট যোগ করতে না পারেন অথবা নির্দিষ্ট প্রয়োজনের জন্য কিছু সেটিংস পরিবর্তন করতে চান। যাই হোক, Microsoft Outlook-এ ম্যানুয়ালি ইমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করা কঠিন নয়।
IMAP
IMAP står করে Internet Message Access Protocol। এটি দুটি মেসেজিং প্রোটোকলের একটি जिससे আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট কনফিগার করতে পারেন। একটি প্রোটোকল মূলত ইমেইল ক্লায়েন্টকে (এই কেসে Microsoft Outlook) বলে দেয় কীভাবে আপনার ইমেইল মেসেজ হ্যান্ডেল করবে। উদাহরণস্বরূপ, ইমেইল মেসেজ স্টোর করবে কিনা, প্রোগ্রাম ইমেইল সিঙ্ক করবে কিনা ইত্যাদি।
IMAP প্রোটোকল আপনার রেগুলার ইমেইলের মতো। এটি আপনার অ্যাকাউন্ট সব ডিভাইসে সিঙ্ক করে এবং আপনার অ্যাকাউন্টে করা যেকোনো পরিবর্তন অন্য ডিভাইসে দেখা যাবে যেগুলো আপনি লগইন করেছেন। আপনি যদি আপনার অনলাইন ইমেইলের মতো ফিচার চান এবং একাধিক ডিভাইসে আপনার ইমেইল সিঙ্ক রাখতে চান, তবে IMAP বেছে নিন।
POP3
POP3 står করে Post Office Protocol এবং ৩ তার ৩রা সংস্করণ বোঝায়। এই প্রোটোকলটি আপনার অ্যাকাউন্ট কনফিগার করার জন্য দুটি প্রোটোকলের দ্বিতীয়টি। এটি IMAP প্রোটোকল থেকে কিছুটা আলাদা এবং এটি অধিকাংশ লোক ব্যবহার করে না। POP3 এবং IMAP-এর প্রধান পার্থক্য হলো POP3 আপনার ইমেইল একাধিক ডিভাইসে সিঙ্ক করে না। POP3 আপনার প্রোটোকল হিসেবে থাকলে, আপনার ইমেইলগুলো আপনার ডিভাইসে ডাউনলোড হবে এবং আপনার ইমেইলগুলোর একটি অফলাইন ভার্সন থাকবে। কিন্তু, যেহেতু আপনার ইমেইলগুলো ডাউনলোড হয়েছে এবং আপনি অফলাইনে অ্যাক্সেস করতে পারছেন, আপনি সেগুলোতে যে কোনো পরিবর্তন আনলে সেগুলো আপনার সার্ভারে প্রতিফলিত হবে না। POP3-এ আপনার ইমেইল নির্দিষ্ট সময় পর সার্ভার থেকে ডিলিট করার অপশন রয়েছে কিন্তু সেটি অফ বা আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী পরিবর্তন করা যায়। এটি আপনার কাছে উপকারী মনে হয় না কিন্তু অনেক লোক এটি পছন্দ করেন বিশেষ করে যারা শুধু এক কম্পিউটার ব্যবসায়িক কাজের জন্য ব্যবহার করে। অধিকাংশ লোক POP3 ব্যবহার করে তাদের ব্যবসায়িক ইমেইল মেশিনে ডাউনলোড করে কপি রাখতে।
কোনটি বেছে নেবেন?
এটি সম্পূর্ণরূপে আপনার প্রয়োজন এবং আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট কী জন্য ব্যবহার করতে চান তার ওপর নির্ভর করে। কিছু লোক রেগুলার IMAP প্রোটোকল চান কারণ তারা একাধিক ডিভাইস থেকে ইমেইল অ্যাক্সেস করতে চায় এবং তাদের ইনবক্স আপডেট রাখতে চায়। আবার কিছু লোক Microsoft Outlook শুধু ব্যবসায়িক কাজের জন্য ব্যবহার করতে চায় এবং তাদের ইমেইল এক জায়গায় রাখতে চায়। এটি সম্পূর্ণরূপে আপনার প্রয়োজন এবং আপনি কী খুঁজছেন তার ওপর নির্ভর করে।
আপনাকে ধারণা দিতে, আপনি যদি রেগুলার ইমেইল কমিউনিকেশনের জন্য খুঁজছেন তবে IMAP বেছে নিন। POP3-এ যেতে হবে না যদি আপনি নিশ্চিত না হন এটি কী বা আপনার ইমেইল ডাউনলোড করার প্রয়োজন কেন। কিন্তু আপনি যদি একজন ব্যবসায়ী হন যারা আপনার ইমেইল এক জায়গায় রাখতে চান বা খুব কম বা শূন্য স্পেস থাকে আপনার ইমেইল সার্ভারে, তবে POP3 খুব উপকারী হতে পারে। POP3 গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল এবং ডকুমেন্ট ব্যাকআপ নেওয়ার জন্যও উপকারী হতে পারে। তাই যা আপনার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত সেটি বেছে নিন।
ম্যানুয়াল কনফিগারেশনের জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র
- ইমেইল ঠিকানা
- পাসওয়ার্ড
- Incoming Server Name (পরবর্তীতে কভার করা হবে)
- Outgoing Server Name (পরবর্তীতে কভার করা হবে)
- Protocol (IMAP বা POP3)
- Port Numbers
Yahoo অ্যাকাউন্ট ম্যানুয়ালি যোগ করা
পাসওয়ার্ড পাওয়া
অ্যাকাউন্ট যোগ করার সময় আপনি যে পাসওয়ার্ড টাইপ করবেন তা নির্ভর করবে আপনার অ্যাকাউন্টে ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম সক্রিয় আছে কিনা।
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে
আপনার ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সক্রিয় থাকলে আপনাকে পাসওয়ার্ড ফিল্ডে একটি App Password লিখতে হবে। আপনার App পাসওয়ার্ড পেতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- yahoomail.com-এ যান এবং সাইন ইন করুন
- উপরের ডান কোণার settings বাটনে ক্লিক করুন এবং Account Info-এ ক্লিক করুন
- Account Security সিলেক্ট করুন
- Manage app password সিলেক্ট করুন
- Select your app ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে Outlook Desktop সিলেক্ট করুন
- Generate ক্লিক করুন
- এই অ্যাপ পাসওয়ার্ড Copy করুন বা কোথাও নোট করুন
২-স্টেপ ভেরিফিকেশন নিষ্ক্রিয় থাকলে
আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন সিস্টেম নিষ্ক্রিয় থাকলে আপনাকে Microsoft Outlook-এর পাসওয়ার্ড ফিল্ডে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড লিখতে হবে। কিন্তু আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য Allow apps that use less secure sign in অপশনটি অন করতে হবে।
এই অপশন অন করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন (যদি ইতিমধ্যে অন না থাকে):
- yahoomail.com-এ যান এবং সাইন ইন করুন
- উপরের ডান কোণার settings বাটনে ক্লিক করুন এবং Account Info-এ ক্লিক করুন
- Account Security সিলেক্ট করুন
- Allow apps that use less secure sign in অন করুন
Yahoo Account: IMAP
- এখন Microsoft Outlook খুলুন
- Tools ক্লিক করুন তারপর Accounts সিলেক্ট করুন
- বাম নিচের প্লাস (+) সিম্বলে ক্লিক করুন এবং তারপর Other Email… সিলেক্ট করুন
- আপনার ইমেইল ঠিকানা লিখুন
- আপনার পাসওয়ার্ড লিখুন। (আপনি যদি নিশ্চিত না হন কোন পাসওয়ার্ড ব্যবহার করবেন তবে উপরের “Getting the password” সেকশন দেখুন)
- আপনার Username লিখুন। এটি আপনার ইমেইল ঠিকানা হওয়া উচিত যেমন john@example.com
- Type-এ ড্রপ ডাউন মেনু থেকে IMAP সিলেক্ট করুন
- Incoming Mail Server-এ আপনার Incoming Server Name লিখুন। এটি Outlook, Gmail এবং Yahoo-এর জন্য রেসপেক্টিভেলি imap-mail.outlook.com, imap.gmail.com এবং imap.mail.yahoo.com হওয়া উচিত। অন্য প্রোভাইডার থাকলে সাধারণ নিয়ম হলো imap.domain.com বা imap.mail.domain.com লিখুন
- Incoming server (IMAP)-এ 993 লিখুন।
- Outgoing server (SMTP) অপশনে সার্ভার হোস্টনেম লিখুন। এটি Outlook, Gmail এবং Yahoo-এর জন্য রেসপেক্টিভেলি smtp-mail.outlook.com, smtp.gmail.com এবং smtp.mail.yahoo.com হওয়া উচিত। অন্য প্রোভাইডার থাকলে সাধারণ নিয়ম হলো smtp.domain.com বা smtp.mail.domain.com লিখুন
- Outgoing server (SMTP)-এ 465 (বা 587 যদি 465 কাজ না করে) লিখুন।
- Incoming এবং Outgoing উভয় সার্ভারের জন্য Use SSL to connect (recommended) অপশনটি চেক করুন
- Add Account ক্লিক করুন
এখন, Microsoft Outlook আপনার সেটিংস চেক করবে। একবার হলে, আপনার অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ হয়ে যাবে। কোনো এরর থাকলে নিশ্চিত হন আপনি সঠিক ইউজারনেম এবং পাসওয়ার্ড লিখেছেন।
Yahoo Account: POP3
- এখন Microsoft Outlook খুলুন
- Tools ক্লিক করুন তারপর Accounts সিলেক্ট করুন
- বাম নিচের প্লাস (+) সিম্বলে ক্লিক করুন এবং তারপর Other Email… সিলেক্ট করুন
- আপনার ইমেইল ঠিকানা লিখুন
- আপনার পাসওয়ার্ড লিখুন। (আপনি যদি নিশ্চিত না হন কোন পাসওয়ার্ড ব্যবহার করবেন তবে উপরের “Getting the password” সেকশন দেখুন)
- আপনার Username লিখুন
- Type-এ ড্রপ ডাউন মেনু থেকে POP3 সিলেক্ট করুন
- Incoming server অপশনে pop-mail.outlook.com, pop.gmail.com এবং pop.mail.yahoo.com লিখুন Outlook, Gmail এবং Yahoo-এর জন্য রেসপেক্টিভেলি। অন্য প্রোভাইডার থাকলে সাধারণ নিয়ম হলো pop.domain.com বা pop.mail.domain.com লিখুন
- Incoming server (POP3)-এ 995 লিখুন।
- Outgoing server (SMTP) অপশনে সার্ভার হোস্টনেম লিখুন। এটি Outlook, Gmail এবং Yahoo-এর জন্য রেসপেক্টিভেলি smtp-mail.outlook.com, smtp.gmail.com এবং smtp.mail.yahoo.com হওয়া উচিত। অন্য প্রোভাইডার থাকলে সাধারণ নিয়ম হলো smtp.domain.com বা smtp.mail.domain.com লিখুন
- Outgoing server (SMTP)-এ 465 (বা 587 যদি 465 কাজ না করে) লিখুন।
- Incoming এবং Outgoing উভয় সার্ভারের জন্য Use SSL to connect (recommended) অপশনটি চেক করুন
- Add Account ক্লিক করুন
সেটিংস চেক হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। একবার হলে, আপনার অ্যাকাউন্ট Microsoft Outlook-এ যোগ হয়ে যাবে এবং আপনার ডাটা সিঙ্ক হবে। কোনো এরর থাকলে নিশ্চিত হন আপনি সঠিক ইউজারনেম এবং পাসওয়ার্ড লিখেছেন।
অন্যান্য অ্যাকাউন্ট
আপনি Yahoo-এর মতো প্রায় যেকোনো অ্যাকাউন্ট Outlook-এ যোগ করতে পারেন। আপনার অ্যাকাউন্ট ম্যানুয়ালি যোগ করার জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসপত্র:
Email: আপনার ইমেইল ঠিকানা
Username: আপনার ইউজারনেম
Password: ২-স্টেপ ভেরিফিকেশন অন থাকলে App Password নিন, অন্যথায় আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট পাসওয়ার্ড দিন এবং Allow less secure অপশন অন থাকা নিশ্চিত করুন
IMAP or POP3: আপনার পছন্দ
Incoming Mail Server: IMAP-এর জন্য Outlook, Gmail, Yahoo-এর জন্য রেসপেক্টিভেলি imap-mail.outlook.com, imap.gmail.com, imap.mail.yahoo.com। POP3-এর জন্য pop-mail.outlook.com, pop.gmail.com, pop.mail.yahoo.com
Incoming Server (More Settings Option): IMAP-এর জন্য 465 বা 587। POP3-এর জন্য 995
Outgoing Mail Server: Outlook, Gmail, Yahoo-এর জন্য রেসপেক্টিভেলি smtp-mail.outlook.com, smtp.gmail.com, smtp.mail.yahoo.com
Encryption Type: সবসময় SSL/TLS বেছে নিন। SSL/TLS অপশন না থাকলে SSL বা TLS বেছে নিন।
