যখন আপনি একটি প্রজেক্ট ম্যানেজ করতে ব্যস্ত থাকেন, তবে কোনো টিপ, ট্রিক বা টুল যা আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ায়, সেটি বিশাল উপকারি হতে পারে। এবং, আপনি আউटलুক (হটমেইলের সাথে বিভ্রান্ত হবেন না) শুধু ইমেলের জন্য, সাধারণ প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য, অথবা উভয়ের মিশ্রণে ব্যবহার করেন কেন, কেন না এটি র্যাম্প আপ করবেন এমন টুলস দিয়ে যা সাহায্য করতে পারে?
এই সুবিধাজনক আউटलুক অ্যাড-ইনগুলো আপনাকে ইমেল, টাস্ক, অ্যাসাইনমেন্ট, যোগাযোগ, রিমাইন্ডার এবং সামগ্রিক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে সহায়তা করতে পারে। সবচেয়ে ভালো হল, এগুলো প্রতিটি ফ্রি। এগুলো চেষ্টা করুন এবং দেখুন ক أيها আপনার পরবর্তী প্রজেক্টে দক্ষতা বাড়ায়।
১. ট্রেলো
আপনি ট্রেলো ব্যবহার করতে পারেন বড় বা ছোট প্রজেক্টের জন্য, পেশাদার বা ব্যক্তিগত, কিন্তু 어쨌든, এটি একটি সুবিধাজনক অ্যাড-ইন। আউटलুক ছাড়া বের হয়ে যাওয়া ছাড়াই একটি ইমেলকে ট্রেলো কার্ডে রূপান্তর করুন। আপনি যখন ইনবক্স প্রিভিউ বা মেসেজ উইন্ডো থেকে একটি ইমেল পড়ছেন, শুধু আপনার Home ট্যাবে Trello বাটনে ক্লিক করুন।
যখন ডান পাশে ছোট উইন্ডো খুলবে, আপনার বোর্ড এবং লিস্ট বেছে নিন। ইমেলের সাবজেক্ট কার্ডের নাম হিসেবে দেখাবে এবং মেসেজ বডি ডেসক্রিপশন হিসেবে। তবে, আপনি উভয় ফিল্ডই এডিট করতে পারেন। আপনি একটি ডিউ ডেট এবং টাইমও সিলেক্ট করতে পারেন। আপনি যখন ফিনিশ করবেন, Add-এ ক্লিক করুন। আপনার পাশে ট্রেলোতে কার্ডটি ভিউ করার অপশন থাকবে যা একটি পপ-আপ উইন্ডোতে দেখাবে। অথবা আপনি সিম্পলি অ্যাড-ইনটি বন্ধ করতে পারেন।
আউटलুক ইমেল থেকে ট্রেলো বোর্ডে কার্ড যোগ করার এর চেয়ে ভালো উপায় নেই। আপনি সময় ও শক্তি বাঁচাতে পারেন কারণ এটা মাত্র এক মিনিট নেয়।
২. মাইস্টারটাস্ক
যদি মাইস্টারটাস্ক আপনার পছন্দের টুল হয়, তবে তার জন্যও একটি আউटलুক অ্যাড-ইন আছে। ট্রেলো টুলের মতোই কাজ করে, আপনি দ্রুত একটি টাস্ক মাইস্টারটাস্কে যোগ করতে পারেন আপনার ইনবক্স বা মেসেজ উইন্ডো থেকে। টুলবারে বাটনে ক্লিক করুন এবং তারপর সাইড উইন্ডো থেকে আপনার প্রজেক্ট এবং সেকশন বেছে নিন। সাবজেক্ট লাইনটি টাস্কের নাম হয়ে যায় এবং মেসেজ বডি ডেসক্রিপশন, যদুটি এডিট করা যায়।
যখন আপনি ফিনিশ করবেন, Create Task-এ ক্লিক করুন। আপনি টাস্ক সৃষ্টির কনফার্মেশন পাবেন এবং মাইস্টারটাস্কে এটি ভিউ করতে ক্লিক করতে পারেন। আপনি যদি লিংক থেকে মাইস্টারটাস্ক খোলেন, তবে আপনার ডিফল্ট ব্রাউজার ওয়েবসাইটে খুলবে, পপ-আপ উইন্ডোতে না।
আপনি যদি 어떤 কারণে মাইস্টারটাস্ক থেকে লগ আউট করতে চান এবং আপনার অ্যাকাউন্ট আনলিংক করতে চান, তবে সেটি টাস্ক কনফার্মেশন স্ক্রিন থেকেও করতে পারেন। উপরের ডান কোণে gear icon-এ ক্লিক করুন এবং Log Out & Unlink My Accounts বাটন টিপুন। শুধু মনে রাখুন, পরের বার আপনি যখন অ্যাড-ইন ব্যবহার করতে চাবেন, আপনাকে আবার মাইস্টারটাস্কে লগ ইন করতে হবে।
৩. রাইক
ওয়েব-ভিত্তিক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলের সাথে একটি চমৎকার আউटलুক অ্যাড-ইন হল রাইক। এর সাথে, আপনি একটি ইমেলকে একটি টাস্কে রূপান্তর করতে পারেন বা এটিকে একটি কমেন্ট হিসেবে যোগ করতে পারেন, যা সুপার হ্যান্ডি। আপনি যদি Convert to Task বেছে নেন, তবে আপনি সাবজেক্ট লাইনকে নাম হিসেবে এবং বডিকে ডেসক্রিপশন হিসেবে দেখবেন, উপরের অ্যাড-ইনগুলোর মতো। কিন্তু, এটি আপনাকে অতিরিক্ত অপশন দেয়। আপনি একটি স্ট্যাটাস মার্ক করতে পারেন, একটি টিম মেম্বারকে অ্যাসাইন করতে পারেন, এটি শিডিউল করতে পারেন, একটি আট্যাচমেন্ট যোগ করতে পারেন, এবং সাবটাস্ক ইনসার্ট করতে পারেন।
আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি টাস্ক তৈরি থাকে এবং আপনি একটি ইমেল পান যা সেটির সাথে যেতে পারে, তবে Add as Comment বাটনে ক্লিক করুন। আপনি সেটি সার্চ করতে পারেন বা সাম্প্রতিক টাস্কের তালিকা থেকে একটি বেছে নিতে পারেন। আপনি যে টাস্কে কমেন্ট যোগ করতে চান সেটি সিলেক্ট করার পর, আপনি এডিশনাল ডিটেইল যোগ করে এটিকে ঠিক উপরের মতো এডজাস্ট করতে পারেন।
রাইক অ্যাড-ইন সম্পর্কে একটি জিনিস লক্ষ্য করা যাক: আপনি যেহেতু দুটো বাটন থেকে যেকোনো একটি সিলেক্ট করবেন ইমেলকে টাস্ক বা কমেন্ট করার জন্য, সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়ে যাবে। আপনি যদি স্ট্যাটাস, ডিউ ডেট বা অ্যাসাইনি যোগ করতে চান, তবে সেটি আপডেট করবে। যদিও এটি 원-ক্লিক টাস্ক ক্রিয়েটরের জন্য সুবিধাজনক, কিন্তু এর বিষয়ে অবগত থাকুন যদি আপনি কোনো সংবেদনশীল ইনফরমেশন রিমুভ করতে চান।
৪. বুমেরাং
ইনবক্স প্রোডাক্টিভিটির দিকে যাচ্ছি, বুমেরাং একটি টুল যা আপনাকে মেসেজ শিডিউল বা স্নুজ করতে দেয়। আপনি মিটিং টাইম চেক করতে পারেন, রিড রিসিপ্ট পেতে পারেন, এবং আপনার অ্যাভailability শেয়ার করতে পারেন। আপনি যখন একটি ইমেল কম্পোজ করেন, এই অপশনগুলো আপনার রিবনে Boomerang সেকশনে উপরে উপলব্ধ থাকে।
একটি অন্য চমৎকার ফিচার হল ফ্লেক্সিবল রিমাইন্ডার। আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ে, র্যান্ডমলি, অথবা কেবল তখন যখন কেউ উত্তর দেয় না, আপনার ইনবক্সে একটি মেসেজ ফেরাতে পারেন। এটি একটি চমৎকার উপায় ফলো-আপ ভুলে না যাওয়া নিশ্চিত করতে। শুধু Open Boomerang বাটনে ক্লিক করুন টুলবার থেকে ইনবক্সে ইমেল সিলেক্ট করে অথবা মেসেজ উইন্ডোতে Remind Me টিপুন।
একটি আরো ফিচার যা কাজে আসে সেটি হল Inbox Pause। আপনি কি কখনো আপনার ইনবক্সে ঢুকতেই ইমেলের ঝড় থেকে ডিস্ট্রাক্ট হয়ে যেন যা করছেন সেটি বুঝতে পারেন না? অথবা, হয়তো আপনি নিজেকে সেই মেসেজগুলোর ওপর দাঁড় করছেন বরং অপেক্ষা করার বদলে? এই সময় আপনি ইনবক্স পজ ব্যবহার করতে পারেন। এটি এক ক্লিকে ইমেল আসা বন্ধ করবে।
আপনি একটি অটোম্যাটিক রেসপন্স সেট আপ করতে পারেন, ডেলিভারি এক্সেপশন কনফিগার করতে পারেন, বা নির্দিষ্ট দিন ও সময়ের জন্য মেসেজ শিডিউল করতে পারেন। আপনি Unpause automatically অপশনও চেক আউট করতে পারেন আপনি যদি চিন্তিত হন যে আপনি এটা অফ করা ভুলে যাবেন। এই সব অপশন দেখাবে আপনি টুলবার থেকে Inbox Pause ক্লিক করলে।
আপনার প্রজেক্টে ফোকাস থাকতে, টিমের সাথে ফলো-আপের জন্য রিমাইন্ডার পেতে, এবং স্ট্যাটাস মিটিংয়ের জন্য অ্যাভailability শেয়ার করতে, বুমেরাং একটি চমৎকার টুল।
৫. এভারনোট
ইমেলকে নোটে রূপান্তর করুন এবং সেগুলো সরাসরি আপনার প্রজেক্ট নোটবুকে পোপ করুন এভারনোট অ্যাড-ইনের সাথে। এই টুলটি একটি সিম্পল একটা হতে পারে কিন্তু অত্যন্ত মূল্যবান যদি আপনি এভারনোট ব্যবহার করেন প্রজেক্ট আইটেমের জন্য। আপনার ইনবক্স বা মেসেজ উইন্ডো থেকে, রিবন থেকে Save to Evernote ক্লিক করুন।
নোটের নাম হল ইমেল সাবজেক্ট লাইন, যা আপনি প্রয়োজনে এডিট করতে পারেন। তারপর, একটি নোটবুক বেছে নিন, একটি ট্যাগ যোগ করুন, এবং আপনি চাইলে একটি রিমার্ক যোগ করুন। Save হিট করুন এবং আর কিছু নেই।
আপনি যদি উপরের ডান কোণে gear icon-এ ক্লিক করেন, তবে আপনি নোটবুক সিলেকশন এবং ট্যাগ কনফিগার করতে পারেন आगे যেতে।
৬. মক্সট্রা [আর উপলব্ধ নেই]
রিমোট টিমের সাথে যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ কী? উত্তর হল একটি স olid কমিউনিকেশন টুল। আপনার টিম বিশ্বের অন্য প্রান্তে থাকুক বা রাস্তার একদিকেই, মক্সট্রা একটি অ্যাপ্লিকেশন যা আপনাদের সবাইকে একই রুমে থাকার অনুভূতি দেয়। এবং, আউटलুক অ্যাড-ইন के साथ, আপনি অন্য কোনো টুল খুলা ছাড়া প্রজেক্টের টুকরো নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।
আপনি আপনার রিবনে বাটনে ক্লিক করে একটি নতুন চ্যাট বা মক্সট্রা মিটিং শুরু করতে পারেন। আপনি তখন একটি পপ-আপ উইন্ডো দেখবেন ইমেল কন্টাক্টের ইনফরমেশন এবং একটি Invite বাটন সহ। এবং আপনি আপনার লিস্ট থেকে একটি বাইনডার বেছে নিতে পারেন এবং সেই নির্দিষ্ট প্রজেক্টের সম্পর্কে চ্যাট করতে পারেন।
মক্সট্রা একটি ফ্রি কমিউনিকেশন টুল ইন্টিগ্রেশন এবং বড় ছোট ব্যবসায়ের জন্য অ্যাপ্লিকেশন সহ। ফ্রি-তে, আপনি তিনজন ইউজার এবং মিটিং-এ পাঁচজন পার্টিসিপেন্ট পাবেন সেইসাথে অতিরিক্ত ফিচার। বড় কোম্পানিগুলোর জন্য, প্রো প্ল্যানগুলো দেখুন। শুধু মনে রাখুন, আউटलুক অ্যাড-ইন কোনো চার্জ ছাড়া উপলব্ধ এবং প্রজেক্ট টিম কমিউনিকেশন সহজ করে দেয়।
অতিরিক্ত আউटलুক প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাড-ইন
আপনি যদি ইতিমধ্যে কোনো নির্দিষ্ট অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে কাজ করেন বা শুধু আরও আউटलুক অ্যাড-ইন খুঁজছেন আপনার প্রজেক্ট ম্যানেজ করতে, তবে এখানে עוד কিছু আছে যা আপনি উপযোগী পেতে পারেন:
- জিরা ইস্যু তৈরি ও আপডেট করার জন্য
- ড্রপবক্স ফর আউटलুক বড় ফাইল শেয়ার করার জন্য
- স্মার্টশিট ফর আউटलুক প্রজেক্ট অর্গানাইজ করার জন্য
- ডকসেন্ড ডকুমেন্ট কন্ট্রোলের জন্য
- কোফ্যাক্স ভিউ+ ইমেজ এবং পিডিএফ ফাইল মার্জ করার জন্য
- টাস্কস ইন অ বক্স ফর আউटलুক ইমেলকে টাস্কে রূপান্তর করার জন্য
আপনি হয়তো ইতিমধ্যে এই সুবিধাজনক টুলগুলো থেকে এক বা একাধিক ব্যবহার করেন বা এখন একটি চেষ্টা করার জন্য প্রস্তুত। আপনি কি প্রজেক্ট ম্যানেজ করার জন্য অন্যান্য আউटलুক অ্যাড-ইন ব্যবহার করেন?
আপনি যদি ম্যাক ইউজার হন, তবে নিশ্চিত করুন এই লিস্ট চেক করেছেন ম্যাকের জন্য প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাপের জন্য অতিরিক্ত অপশন।
