Microsoft Teams-এ আউট অফ অফিস স্ট্যাটাস সেট করুন – ধাপে ধাপে গাইড

Teams ব্যবহারকারীদের মধ্যে সবচেয়ে সাধারণ প্রশ্ন হলো ছুটি বা দীর্ঘ লিভের পরিকল্পনা করার সময় Teams-এ আউট অফ অফিস মেসেজ কিভাবে সেট করবেন। ছুটি বা ব্রেকের সময় আপনি প্রায় আপনার চ্যাটিং অ্যাপের নোটিফিকেশন বন্ধ করে দেন। কিন্তু যারা আপনার অনুপস্থিতি সম্পর্কে জানেন না, তারা স্ট্যাটাস অফলাইন থাকলেও মেসেজ পাঠায়। তবে, অন্যান্য অ্যাপের অনুরূপ নয়, Microsoft Teams আপনাকে আউট অফ অফিস (OOO) নামে একটি ফিচার দেয় যা আপনার অনুপস্থিতিতে খুব কাজে লাগে। Teams-এ আউট অফ অফিস (OOO) আপনাকে একটি মেসেজ সেট করতে এবং তারিখ নির্ধারণ করতে দেয়, যা আপনার অনুপস্থিতিতে যে কেউ আপনাকে মেসেজ দিলে তার কাছে প্রদর্শিত হবে। আপনি নিশ্চিত নही কিভাবে Teams-এ আউট অফ অফিস সেট করবেন বা ওয়ার্ক ফ্রোম হোম আউট অফ অফিস মেসেজে কী লিখবেন, তাই এই গাইডটি পড়ে এর সম্পর্কে জানুন।

Teams-এ আউট অফ অফিস কিভাবে সেট করবেন

কেউ কেন আউট অফ অফিস সেটিং ব্যবহার করতে চায় তার பல কারণ হতে পারে। কিছু উদাহরণ:

• কনফারেন্স, ক্লায়েন্ট মিটিং বা ওয়ার্কশপের জন্য বাইরে থাকা।
• যদি আপনি কয়েক দিনের জন্য ম্যাটার্নিটি বা সিক লিভে থাকেন।
• যদি আপনি পারসোনাল ডে নেন।
• যদি আপনি কয়েক দিনের জন্য ভ্যাকেশন এ যান।

Teams-এ আউট অফ অফিস সেট করার পদ্ধতির তালিকা নিচে দেওয়া হলো। নির্দেশনা সাবধানে অনুসরণ করুন।

পদ্ধতি ১: Set Status Message ফিচার 통해서

আপনি আপনার প্রোফাইল ছবি থেকে আউট অফ অফিস মেসেজ সেট করতে পারেন। এই ধাপটি বেসিক এবং অনুসরণ করা সহজ:

1. Windows কী চাপুন, Microsoft Teams টাইপ করুন, তারপর Open-এ ক্লিক করুন।
2. আপনার প্রোফাইল ছবি-এ ক্লিক করুন।
3. তারপর, Set status message অপশনটি ক্লিক করুন।
4. Schedule out of office অপশনটি সিলেক্ট করুন।
5. Turn on automatic replies টগল অন করুন।
6. Out of office message অপশনের নিচে বক্সে মেসেজটি টাইপ করুন।
7. Send replies outside my organization অপশনটি মার্ক করুন, তারপর All external senders সিলেক্ট করুন।
8. Send replies only during a time period অপশনটি মার্ক করুন, তারপর তারিখ ও সময় সেট করুন।
9. Save বাটনে ক্লিক করুন।

পদ্ধতি ২: Microsoft Team Settings 통해서

একইভাবে, আপনি আপনার Settings থেকে আউট অফ অফিস মেসেজ সেট করতে পারেন। এখানে Teams Settings-এ আউট অফ অফিস সেট করার পদ্ধতি।

1. Teams অ্যাপ খুলুন এবং তিন-ডট আইকন-এ ক্লিক করুন।
2. লিস্ট থেকে Settings সিলেক্ট করুন।
3. স্ক্রোল ডাউন করে Out of Office খুঁজুন এবং Schedule বাটনে ক্লিক করুন।
4. পদ্ধতি ১-এর স্টেপ ৫-৮ অনুসরণ করুন।

পদ্ধতি ৩: Microsoft Outlook অ্যাপ 통해서

যদি Microsoft Teams এবং Outlook-এ একই অ্যাকাউন্ট থাকে, তবে Outlook-এ আউট অফ অফিস মেসেজ সেট করলে সেটি Microsoft Teams-এ সিঙ্ক্রোনাইজ হবে। তাই Teams-এ আউট অফ অফিস সেট করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

দ্রষ্টব্য: মেসেজটি নিজে থেকে সিঙ্ক্রোনাইজ হবে। এটি ঠিক তৎক্ষণাৎ হয় না। علاৱা, আপনি শুধু Outlook-এ আউট অফ অফিস মেসেজ সেট করতে পারবেন যদি আপনি Outlook ইমেইল বা Microsoft অ্যাকাউন্ট ইমেইল ব্যবহার করেন।

1. আপনার ব্রাউজারে Outlook ওয়েবসাইটে যান।
2. Settings আইকনে ক্লিক করুন।
3. Settings-এ Mail অপশনটি সিলেক্ট করুন।
4. Automatic Replies অপশনটি ক্লিক করুন।
5. Automatic replies টগল অন করুন।
6. এখন Send replies only during a time period অপশনটি মার্ক করুন এবং সময় সেট করুন।
7. নিচের অপশনগুলো আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী মার্ক করুন:
   • Block my calendar for this period
   • Automatically decline new invitations for events that occur during this period
   • Decline and cancel my meetings during this period
8. বক্সে মেসেজ টাইপ করুন এবং Save বাটনে ক্লিক করুন।

এইভাবে Teams-এ আউট অফ অফিস সেট করার পদ্ধতিগুলো।

আউট অফ অফিস কিভাবে অফ করবেন

এখানে Teams-এ আউট অফ অফিস ফিচার অফ করার দুটি পদ্ধতি দেওয়া হলো।

পদ্ধতি ১: Microsoft Teams-এ

আপনি প্রিসেট তারিখের আগে Teams-এ আউট অফ অফিস অফ করে দিতে পারেন যাতে মেসেজটি প্রদর্শন বন্ধ করে দেয়। প্রিসেট তারিখের পর Teams অটোমেটিক্যালি মেসেজ প্রদর্শন বন্ধ করে দেয়।

1. Windows Search bar থেকে Microsoft Teams অ্যাপ চালু করুন।
2. তিন-ডট আইকনে ক্লিক করুন।
3. লিস্ট থেকে Settings অপশনে ক্লিক করুন।
4. স্ক্রোল ডাউন করে Out of Office খুঁজুন, তারপর View বাটনে ক্লিক করুন।
5. Turn on automatic replies অপশনটি টগল অফ করুন।
6. Save বাটনে ক্লিক করুন।

অপশন II: Microsoft Outlook-এ

আমরা আলোচনা করেছি, আপনি যদি Outlook-এ আউট অফ অফিস সেট করেন, তবে সেটি Microsoft Teams-এ সিঙ্ক্রোনাইজ হবে। তাই আপনাকে Outlook থেকে আউট অফ অফিস সেটিং অফ করতে হবে।

1. Outlook ব্রাউজার ভার্সন খুলুন।
2. Settings icon-এ ক্লিক করুন।
3. Settings-এ Mail অপশনটি সিলেক্ট করুন।
4. Automatic Replies অপশনটি ক্লিক করুন।
5. Automatic replies on অপশনটি টগল অফ করুন।
6. Save বাটনে ক্লিক করুন।

ওয়ার্ক ফ্রোম হোম আউট অফ অফিস মেসেজ কিভাবে লিখবেন

মেসেজ কম্পোজ করার সময় য موارد মনে রাখবেন তার একটি ওভারভিউ:

• নিশ্চিত করুন এটি আপডেটেড - আপনার মেসেজ যদি সঠিক না হয়, তবে এটি ভালো সংকেত নয়। নিয়মিত আপনার মেসেজ আপডেট করুন।
• অতিরিক্ত যোগাযোগের তথ্য দিন - জরুরি পরিস্থিতিতে অন্য সহকর্মীদের যোগাযোগের তথ্য উল্লেখ করতে ভুলবেন না।
• ফিরে আসার তারিখ উল্লেখ করুন।
• কোম্পানি পলিসি মেনে চলুন এবং কর্পোরেট কালচার বিবেচনা করুন - আউট অফ অফিসে বোকামি মেসেজ লিখবেন না যা খারাপ ধারণা তৈরি করে।
• মেসেজের শেষে কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন।

সামान्यতই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

Q1: ফোন থেকে আউট অফ অফিস কিভাবে সেট করবেন?

Ans: Android Teams অ্যাপে আপনার সঠিক আউট অফ অফিস অপশন নেই, কিন্তু আপনি Set status message অপশনটি পাবেন যা লোকেদের আপনার স্ট্যাটাস দেখাবে যখন তারা আপনাকে মেসেজ বা মেনশন করবে।

Q2: আউট অফ অফিস মেসেজের কোনো ওয়ার্ড কাউন্ট লিমিট আছে কি?

Ans: হ্যাঁ, আপনার ২৮০ শব্দের লিমিট আছে।

প্রস্তাবিত:

• Fix Not Enough Storage is Available to Process this Command
• Fix Outlook only Opens in Safe Mode on Windows 10
• What are Google Meet Codes?
• How to Request Control in Microsoft Teams

উপরোক্ত পদ্ধতিগুলো আপনাকে Teams-এ আউট অফ অফিস কিভাবে সেট করবেন এর উত্তর জানাতে সাহায্য করবে কোনো कठিনাই ছাড়া। আশা করি ওয়ার্ক ফ্রোম হোম আউট অফ অফিস মেসেজ কিভাবে লিখবেন সেই গাইডটি উপকারী ছিল। আপনার জন্য কোন পদ্ধতি সবচেয়ে ভালো কাজ করেছে তা জানান। আপনার যদি কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে, তবে কমেন্ট সেকশনে জানান।