আউটলুকে ইমেলগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন

ইমেল সংরক্ষণাগার আপনার ইনবক্স বন্ধ রাখার সেরা উপায়গুলির মধ্যে একটি। আপনি যদি Outlook এ এটি করতে চান তবে আপনার ভাগ্য ভালো। ওয়েবের জন্য আউটলুক এবং ডেস্কটপের জন্য আউটলুক উভয়ই আপনাকে সহজেই আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে দেয়৷

এই নির্দেশিকাতে, আমরা আপনার কম্পিউটারে Microsoft Outlook-এ আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণাগার করার সব সেরা উপায়গুলি কভার করব৷

আউটলুকে আর্কাইভ কি?

আউটলুক এবং ইমেলগুলির প্রসঙ্গে, একটি সংরক্ষণাগার হল মূলত সমস্ত ইমেল যা আপনি আপনার প্রধান ইনবক্স থেকে আলাদা রাখার জন্য বেছে নিয়েছেন৷

ওয়েবের জন্য Outlook-এ, একটি ইমেল আর্কাইভ করার অর্থ হল মূল ইনবক্স ফোল্ডার থেকে আর্কাইভ ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরানো৷

ডেস্কটপের জন্য Outlook-এ, একটি ইমেল সংরক্ষণাগার করার অর্থ হল মূল Outlook PST ফাইল থেকে একটি নতুন PST ফাইলে আপনার ইমেলগুলি সরানো। আপনি এই PST ফাইলটির চারপাশে ঘুরে আসতে পারেন, এবং এটির মধ্যে আপনার সমস্ত সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন, যে কোনো সময় আপনি চান৷

আপনি যদি সবেমাত্র আউটলুক দিয়ে শুরু করেন, তাহলে ওয়েব বনাম ডেস্কটপের জন্য Outlook তুলনা করুন এবং দেখুন কোনটি আপনার প্রয়োজনের সাথে মানানসই।

আপনি কি আপনার সমস্ত ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য Outlook সংরক্ষণাগার ব্যবহার করতে পারেন?

দুটি ক্ষেত্রে আপনি Outlook এ আর্কাইভ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারবেন না৷

প্রথমত, যদি আপনার একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে এবং আপনার সংস্থা মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভার অনলাইন আর্কাইভ ব্যবহার করে, তাহলে আপনি নেটিভ Outlook সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারবেন না৷

দ্বিতীয়ত, যদি আপনার নেটওয়ার্ক অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্যটি নিষ্ক্রিয় করে থাকে, তাহলে আপনি আপনার ইমেলগুলিও সংরক্ষণ করতে পারবেন না৷

এই উভয় ক্ষেত্রেই, সাহায্য পেতে আপনার প্রতিষ্ঠানের নেটওয়ার্ক প্রশাসকের সাথে কথা বলুন।

কিভাবে ওয়েবের জন্য Outlook-এ ইমেল সংরক্ষণ করবেন

ওয়েবের জন্য Outlook-এ ইমেল সংরক্ষণ করা ডেস্কটপ অ্যাপে করার চেয়ে সহজ। কেবল কয়েকটি বিকল্পে ক্লিক করুন এবং আপনার নির্বাচিত ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়েছে৷

আপনি এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:

1. Outlook.com-এ যান এবং আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
2. বাম দিকের ফোল্ডারটিতে ক্লিক করুন যেখানে আপনার ইমেলগুলি অবস্থিত।
3. ডান ফলক থেকে আপনি যে ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান তা নির্বাচন করুন৷
4. আর্কাইভ বলে বিকল্পটিতে ক্লিক করুন উপরের মেনু বারে।
5. আপনি যদি ভুলবশত একটি ইমেল সংরক্ষণাগার করে থাকেন, তাহলে পূর্বাবস্থায় ফিরতে ক্লিক করুন নীচে আপনার কর্ম বিপরীত.

আপনি আর্কাইভ ক্লিক করে আপনার সমস্ত সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেল দেখতে পারেন৷ বাম দিকে।

আপনি যদি কখনও একটি সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলটিকে মূল ফোল্ডারে ফিরিয়ে আনতে চান তবে সেই ইমেলটিকে আর্কাইভ-এ খুঁজুন ফোল্ডারে, ইমেলে ক্লিক করুন, এতে সরান ক্লিক করুন শীর্ষে, এবং যেখানে আপনি ইমেলটি সরাতে চান তা নির্বাচন করুন৷

কিভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুকে ইমেল সংরক্ষণ করবেন

ডেস্কটপের জন্য Outlook এ, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন। এই বিভাগে, আমরা কীভাবে ডেস্কটপের জন্য Outlook-এ স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করব তা কভার করব।

AutoArchive হল সেই বৈশিষ্ট্যের নাম যা Outlook অ্যাপে আপনার ইমেলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে৷ এই বৈশিষ্ট্যটি পূর্বনির্ধারিত সময় অতিক্রান্ত হওয়ার পরে আপনার প্রধান ফোল্ডারগুলি থেকে আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারে পাঠায়৷

আপনি এই বৈশিষ্ট্যটিতে বিভিন্ন বিকল্প কনফিগার করতে পারেন, এবং নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি বর্ণনা করে যে আপনি কীভাবে এটি করবেন:

1. আউটলুক খুলুন আপনার কম্পিউটারে.
2. ফাইল এ ক্লিক করুন শীর্ষে, এবং তারপরে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ বাম সাইডবার থেকে।
3. উন্নত ক্লিক করুন বাম দিকে বিকল্প।
4. অটোআর্কাইভ খুঁজুন ডান ফলকে এবং অটোআর্কাইভ সেটিংস-এ ক্লিক করুন বোতাম
5. প্রতিটি অটোআর্কাইভ চালান টিক দিন উপরের বিকল্পটি এবং নির্দিষ্ট করুন কখন বৈশিষ্ট্যটি আপনার আউটলুকে চলবে।
6. আর্কাইভ করার জন্য ডিফল্ট ফোল্ডার সেটিংসে বিভাগ, যখন একটি আইটেম সংরক্ষণাগার করা উচিত নির্বাচন করুন. মূলত, আপনি আপনার আউটলুক সামগ্রীর বয়স নির্দিষ্ট করছেন।
7. ব্রাউজ করুন ক্লিক করুন এবং আপনার সংরক্ষণাগার ফাইলের জন্য গন্তব্য ফোল্ডার নির্বাচন করুন। আপনি যদি ডিফল্ট Outlook PST ডিরেক্টরি পছন্দ না করেন তবেই আপনাকে এটি করতে হবে।
8. অবশেষে, ঠিক আছে টিপুন আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে নীচে।

আপনি যদি কখনও আউটলুককে আপনার ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগার থেকে আটকাতে চান তবে আপনি স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ বৈশিষ্ট্যটি অক্ষম করতে পারেন৷

এটি করতে:

1. আউটলুক খুলুন আপনার কম্পিউটারে.
2. ফাইল এ ক্লিক করুন শীর্ষে এবং বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ বাম দিকে.
3. উন্নত ক্লিক করুন বাম দিকে বিকল্প।
4. অটোআর্কাইভ সেটিংস ক্লিক করুন ডান ফলকে।
5. প্রতিটি অটোআর্কাইভ চালান আনটিক করুন শীর্ষে বিকল্প।
6. ঠিক আছে ক্লিক করুন নিচে.

কিভাবে আউটলুকে ম্যানুয়ালি ইমেল সংরক্ষণ করবেন

ইমেল সংরক্ষণাগারগুলির উপর আরও নিয়ন্ত্রণ পেতে, আপনি আসলে Outlook এ ইমেলগুলি ম্যানুয়ালি সংরক্ষণাগার করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার প্রধান ইমেলগুলি সংরক্ষণাগারে পাঠাতে দেয় এবং যখন আপনার প্রয়োজন হয়৷

এই পদ্ধতি ব্যবহার করতে:

1. আউটলুক খুলুন আপনার কম্পিউটারে.
2. ফাইল এ ক্লিক করুন উপরের বাম কোণে।
3. তথ্য নির্বাচন করুন বাম দিকে ট্যাব।
4. Tools-এর জন্য নিচের তীর আইকনে ক্লিক করুন এবং পুরানো আইটেমগুলি পরিষ্কার করুন নির্বাচন করুন৷ .
5. একটি ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হয় যা আপনাকে আপনার ম্যানুয়াল ইমেল সংরক্ষণাগার কনফিগার করতে দেয়।
6. শীর্ষে, আপনার সংরক্ষণাগারে কী অন্তর্ভুক্ত করবেন তা সিদ্ধান্ত নিতে আপনার কাছে দুটি বিকল্প রয়েছে৷ আপনি ব্যবহার করতে চান যে এক নির্বাচন করুন.
7. আপনি যে ফোল্ডারগুলিকে আপনার সংরক্ষণাগারে যুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন৷
8. ক্যালেন্ডার বিকল্প ব্যবহার করে আপনার আইটেমগুলির বয়স চয়ন করুন৷
9. ব্রাউজ করুন ক্লিক করুন এবং ফোল্ডারটি নির্বাচন করুন যেখানে আপনি আপনার Outlook সংরক্ষণাগার ফাইল সংরক্ষণ করতে চান।
10. ঠিক আছে টিপুন আউটলুকে একটি ইমেল সংরক্ষণাগার তৈরি করা শুরু করতে নীচে।

সংরক্ষণাগারটি তৈরি হয়ে গেলে, আপনি ফলাফলের PST ফাইলটি যেখানে চান সেখানে সরাতে পারেন।

কিভাবে আউটলুকে আর্কাইভ করা ইমেল দেখতে হয়

ডেস্কটপের জন্য Outlook-এ আপনার সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি অ্যাক্সেস করা ওয়েবের জন্য Outlook-এ করার মতোই সহজ। আপনাকে কেবল আপনার সংরক্ষণাগার ফাইলটি Outlook-এ লোড করতে হবে, এবং আপনি আপনার সমস্ত সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি দেখতে পাবেন৷

আপনার কম্পিউটারে Outlook-এ PST ইমেল সংরক্ষণাগার ফাইল কীভাবে আমদানি করবেন তা এখানে রয়েছে:

1. আউটলুক চালু করুন .
2. ফাইল ক্লিক করুন শীর্ষে মেনু।
3. খুলুন এবং রপ্তানি করুন নির্বাচন করুন বাম সাইডবারে।
4. ডান প্যানে, Open Outlook Data File এ ক্লিক করুন আপনি প্রোগ্রামে একটি PST ডেটা ফাইল আমদানি করছেন।
5. ফোল্ডারে নেভিগেট করুন যেখানে আপনার সংরক্ষণাগার ফাইলটি বসে আছে, ফাইলটিতে ক্লিক করুন এবং খুলুন টিপুন নিচে.
6. আপনার ফাইলটি প্রোগ্রামে লোড হওয়া উচিত, এবং তারপরে আপনি আপনার সমস্ত সংরক্ষণাগারভুক্ত ইমেলগুলি দেখতে সক্ষম হবেন৷

আপনার যদি একাধিক ফাইল থাকে তবে আপনি আপনার Outlook PST ফাইলগুলিকে মার্জ করতে পারেন৷

ইমেল সংরক্ষণাগার দ্বারা আউটলুক বাতিল করা

আপনি যদি আপনার ইনবক্সে ইমেলের সংখ্যা দেখে অভিভূত বোধ করেন, তাহলে সেগুলিকে সংরক্ষণাগারভুক্ত করে কিছু ইমেল থেকে মুক্তি পাওয়ার সময় এসেছে৷ একটি সংরক্ষণাগারে কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি সরানোর জন্য উপরের পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করুন, যাতে আপনি যেগুলিতে আপনার অবিলম্বে মনোযোগ প্রয়োজন সেগুলিতে কাজ করতে পারেন৷

ইমেলগুলির সাথে জিনিসটি হল যে তাদের পরিচালনা করা সহজ নয়, এমনকি পেশাদারদের জন্যও। কিছু টিপস এবং কৌশল আছে, যদিও, আপনি ইমেলগুলিকে অনেক কম অপ্রতিরোধ্য করতে শিখতে পারেন৷