আউটলুকে ইমেইল আর্কাইভ করার পদ্ধতি

ইমেইল আর্কাইভ (archive) করা আপনার ইনবক্স ডিক্লাটার (declutter) রাখার সেরা উপায়ের একটি। আপনি যদি আউটলুকে এটা করতে চান, তবে আপনি সুভাগ্যবান। আউটলুক ফর ওয়েব (Outlook for web) এবং আউটলুক ফর ডেস্কটপ (Outlook for desktop) দুটোই আপনাকে সহজে আপনার ইমেইল আর্কাইভ করতে দেয়।

এই গাইডে, আমরা আপনার কম্পিউটারে মাইক্রোসফট আউটলুকে ইমেইল আর্কাইভ করার সেরা সকল উপায় কভার করব।

আউটলুকে আর্কাইভ কী?

আউটলুক এবং ইমেইলের প্রসঙ্গে, একটি আর্কাইভ মূলত সকল ইমেইল যা আপনি আপনার মেইন ইনবক্স থেকে আলাদা রাখতে চান।

আউটলুক ফর ওয়েবে, একটি ইমেইল আর্কাইভ করা মানে ইমেইলগুলোকে মেইন ইনবক্স ফোল্ডার থেকে আর্কাইভ (Archive) ফোল্ডারে সরানো।

আউটলুক ফর ডেস্কটপে, একটি ইমেইল আর্কাইভ করা মূলত আপনার ইমেইলগুলোকে মেইন আউটলুক PST ফাইল থেকে একটি নতুন PST ফাইলে সরানো। আপনি এই PST ফাইলটি যেকোনো জায়গায় সরিয়ে নিতে পারেন, এবং যেকোনো সময় আপনার আর্কাইভ করা ইমেইলগুলোতে এটি দিয়ে অ্যাক্সেস করতে পারেন।

আপনি যদি আউটলুক দিয়ে নতুন নতুন শুরু করছেন, তবে আউটলুক ফর ওয়েব বনাম ডেস্কটপ তুলনা করে দেখুন আপনার প্রয়োজনের সাথে কোনটি ফিট।

সব ইমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য আউটলুক আর্কাইভ ব্যবহারযোগ্য কিনা?

দুই কেস আছে যেখানে আপনি আউটলুকে Archive ফিচার ব্যবহার করতে পারবেন না।

প্রথম, আপনার যদি একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার (Exchange Server) ইমেইল অ্যাকাউন্ট থাকে এবং আপনার অর্গানাইজেশন Microsoft Exchange Server Online Archive ব্যবহার করে, তবে আপনি নেটিভ আউটলুক আর্কাইভ ফিচার ব্যবহার করতে পারবেন না।

দ্বিতীয়, আপনার নেটওয়ার্ক অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যদি আর্কাইভ ফিচারটি ডিজেবল করে থাকেন, তবে আপনিও আপনার ইমেইল আর্কাইভ করতে পারবেন না।

এই দুটি কেসে যেকোনো একটিতেই, আপনার অর্গানাইজেশনের নেটওয়ার্ক অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের সাথে কথা বলুন সাহায্য পাওয়ার জন্য।

আউটলুক ফর ওয়েবে ইমেইল আর্কাইভ করুন

আউটলুক ফর ওয়েবে ইমেইল আর্কাইভ করা ডেস্কটপ অ্যাপের চেয়ে সহজ। শুধু কয়েকটি অপশন ক্লিক করলেই আপনার সিলেক্ট করা ইমেইলগুলো আর্কাইভ হয়ে যায়।

কীভাবে করবেন সেটি নিচে দেওয়া হলো:

1. Outlook.com-এ যান এবং আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন।
2. বাম পাশে যে ফোল্ডারে আপনার ইমেইলগুলো রয়েছে সেটিতে ক্লিক করুন।
3. ডান পেইন থেকে আপনি যে ইমেইলগুলো আর্কাইভ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
4. টপ মেনু বার থেকে Archive অপশনটি ক্লিক করুন।
5. যদি ভুলে কোনো ইমেইল আর্কাইভ হয়ে যায়, তবে নিচে Undo-এ ক্লিক করুন আপনার অ্যাকশন বাতিল করতে।

আপনার সকল আর্কাইভ করা ইমেইল দেখতে বাম পাশে Archive-এ ক্লিক করুন।

আপনি যদি কখনো একটি আর্কাইভ করা ইমেইলকে আবার মেইন ফোল্ডারে ফেরাতে চান, তবে সেটি Archive ফোল্ডারে খুঁজে বের করুন, ইমেইলটি ক্লিক করুন, টপে Move to-এ ক্লিক করুন, এবং আপনি কোথায় ইমেইলটি সরাতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।

আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল আর্কাইভ করুন

আউটলুক ফর ডেস্কটপে, আপনি ইমেইল আর্কাইভ করতে পারেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি। এই সেকশনে, আমরা আউটলুক ফর ডেস্কটপে অটোমেটিক আর্কাইভ ফিচার কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি কভার করব।

AutoArchive হলো সেই ফিচারের নাম যা আউটলুক অ্যাপে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইমেইল আর্কাইভ করতে সাহায্য করে। এই ফিচার একটি প্রিডিফাইনড (predefined) পরিমাণ সময় পাস হলে আপনার ইমেইলগুলোকে আপনার মেইন ফোল্ডার থেকে আর্কাইভে পাঠায়।

আপনি এই ফিচারে বিভিন্ন অপশন কনফিগার করতে পারেন, এবং নিচের ধাপগুলো বর্ণনা করে কীভাবে আপনি সেটি করবেন:

1. আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন।
2. শীর্ষে File-এ ক্লিক করুন, এবং তারপর বাম সাইডবার থেকে Options সিলেক্ট করুন।
3. বাম পাশে Advanced অপশনে ক্লিক করুন।
4. ডান পেইনে AutoArchive খুঁজে বের করুন এবং AutoArchive Settings বাটনে ক্লিক করুন।
5. Run AutoArchive every অপশনে টিক দিন শীর্ষে এবং নির্দিষ্ট করুন ফিচারটি আউটলুকে কখন চালু হবে।
6. Default folder settings for archiving সেকশনে, একটি আইটেম কখন আর্কাইভ হবে সেটি সিলেক্ট করুন। মূলত, আপনি আপনার আউটলুক কন্টেন্টের বয়স (age) নির্দিষ্ট করছেন।
7. Browse-এ ক্লিক করুন এবং আপনার আর্কাইভ ফাইলের জন্য ডেস্টিনেশন ফোল্ডার সিলেক্ট করুন। আপনি ডিফল্ট আউটলুক PST ডিরেক্টরি পছন্দ না করলে শুধু এই ধাপটি করুন।
8. শেষে, নিচে OK-এ ক্লিক করুন আপনার পরিবর্তনগুলো সেভ করতে।

আপনি যদি কখনো আউটলুককে আপনার ইমেইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করতে বাধা দিতে চান, তবে আপনি AutoArchive ফিচারটি ডিজেবল করতে পারেন।

এটা করতে:

1. আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন।
2. শীর্ষে File-এ ক্লিক করুন এবং বামে Options সিলেক্ট করুন।
3. বাম পাশে Advanced অপশনে ক্লিক করুন।
4. ডান পেইনে AutoArchive Settings-এ ক্লিক করুন।
5. শীর্ষে Run AutoArchive every অপশনটি আনটিক (untick) করুন।
6. নিচে OK-এ ক্লিক করুন।

আউটলুকে ম্যানুয়ালি ইমেইল আর্কাইভ করুন

ইমেইল আর্কাইভের ওপর আরও কন্ট্রোল পেতে, আপনি আসলে আউটলুকে ম্যানুয়ালি ইমেইল আর্কাইভ করতে পারেন। এটি আপনাকে আপনার মেইন ইমেইলগুলো আর্কাইভে পাঠাতে দেয় যতক্ষণ আপনার দরকার।

এই মেথডটি ব্যবহার করতে:

1. আপনার কম্পিউটারে Outlook খুলুন।
2. উপরের বামে File-এ ক্লিক করুন।
3. বাম পাশে Info ট্যাব সিলেক্ট করুন।
4. Tools-এর জন্য নিচের দিকে তীর আইকনে ক্লিক করুন এবং Clean Up Old Items সিলেক্ট করুন।
5. একটি ডায়ালগ বক্স দেখাবে যা আপনাকে আপনার ম্যানুয়াল ইমেইল আর্কাইভ কনফিগার করতে দেবে।
6. শীর্ষে আপনার আর্কাইভে কী কী অন্তর্ভুক্ত করবেন সেটি 決定 করার দুটি অপশন রয়েছে। আপনি যা ব্যবহার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
7. আপনি যে ফোল্ডারগুলো আপনার আর্কাইভে যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
8. ক্যালেন্ডার অপশন ব্যবহার করে আপনার আইটেমগুলোর বয়স (age) বেছে নিন।
9. Browse-এ ক্লিক করুন এবং আপনার আউটলুক আর্কাইভ ফাইল সংরক্ষণ করার ফোল্ডার বেছে নিন।
10. নিচে OK-এ ক্লিক করুন আউটলুকে ইমেইল আর্কাইভ তৈরি শুরু করতে।

আর্কাইভ তৈরি হলে, ফলস্বরূপ পিএসটি (PST) ফাইলটি আপনি যেকোনো জায়গায় সরিয়ে নিতে পারেন।

আউটলুকে আর্কাইভ করা ইমেইল দেখুন

আউটলুক ফর ডেস্কটপে আপনার আর্কাইভ করা ইমেইল অ্যাক্সেস করা আউটলুক ফর ওয়েবে করার মতো সহজ। আপনাকে শুধু আপনার আর্কাইভ ফাইলটি আউটলুকে লোড (load) করতে হবে, এবং আপনি আপনার সকল আর্কাইভ করা ইমেইল দেখতে পাবেন।

আপনার কম্পিউটারে একটি PST ইমেইল আর্কাইভ ফাইল আউটলুকে ইম্পোর্ট করার পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো:

1. Outlook লঞ্চ করুন।
2. শীর্ষে File মেনুতে ক্লিক করুন।
3. বাম সাইডবারে Open & Export সিলেক্ট করুন।
4. ডান পেইনে, Open Outlook Data File-এ ক্লিক করুন কারণ আপনি একটি PST ডেটা ফাইল প্রোগ্রামে ইম্পোর্ট করছেন।
5. আপনার আর্কাইভ ফাইল যেখানে আছে সেই ফোল্ডারে নেভিগেট করুন, ফাইলটি ক্লিক করুন, এবং নিচে Open-এ ক্লিক করুন।
6. আপনার ফাইল প্রোগ্রামে লোড হওয়া উচিত, এবং আপনার সকল আর্কাইভ করা ইমেইল দেখতে পাবেন।

আপনার একাধিক আউটলুক PST ফাইল থাকলে আপনি সেগুলো মার্জ (merge) করতে পারেন।

ইমেইল আর্কাইভ করে আউটলুক ডিক্লাটার করুন

আপনার ইনবক্সে ইমেইলের সংখ্যা দেখেই আপনি যদি অভিভূত হয়ে যান, তবে সেটি কিছু ইমেইল আর্কাইভ করে বাদ দেওয়ার সময়। উপরের মেথডগুলো ব্যবহার করে কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো আর্কাইভে সরিয়ে দিন, যাতে আপনি যেসব ইমেইলগুলোর আপনার তৎক্ষণিক মনোযোগ দরকার সেগুলোর ওপর কাজ করতে পারেন।

ইমেইলের বিষয়টি হলো সেগুলো ম্যানেজ করা সহজ নয়, প্রোফেশনালদের (pros) জন্যও। কিন্তু, কিছু টিপস ও ট্রিক্স রয়েছে যা আপনি শিখলে ইমেইল ম্যানেজ করা অনেক কম অভিভূতকর হবে।