Microsoft Outlook একটি জনপ্রিয় ইমেল ক্লায়েন্ট যা অনেক ব্যবসা এবং হোম ব্যবহারকারী ব্যবহার করে। আপনি যদি একটি কাজের পরিস্থিতিতে আছেন যেখানে আপনাকে ফলো-আপ ইমেল করতে হয়, তবে এই পোস্টে আমরা শেয়ার করব কীভাবে আপনি Office Outlook-এ ফলো-আপ ইমেল করতে পারেন। ফিচারটি Outlook-এ বিল্ট-ইন এবং আপনার পছন্দের তারিখে ফলো-আপের বিষয়ে স্মরণ করাতে পারে।
Gmail-এ একটি সাদৃশ্য ফিচার রয়েছে, Snooze, যা আপনার পছন্দের তারিখে ইমেল সম্পর্কে স্মরণ করাতে পারে। একই জিনিসটি Outlook-এও অর্জন করা যায়।
Outlook-এ Follow Up ইমেল ব্যবহার করুন
আসুন দেখি IMAP, Microsoft অ্যাকাউন্ট এবং Business Exchange অ্যাকাউন্টের জন্য Outlook-এ Follow Up ফিচার ব্যবহার করে ফলো-আপ ইমেল কীভাবে পাঠানো যায়।
- Outlook খুলুন এবং আপনি যে ইমেলটি ফলো-আপ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- ইমেলে রাইট-ক্লিক করুন, এবং Follow-up-এ ক্লিক করে আরও অপশন পান।
- আপনি আজ, কাল, এই সপ্তাহ, পরের সপ্তাহ, No Date, Custom-এ দ্রুত অ্যাক্সেস পাবেন। আপনি রিমাইন্ডার হিসেবেও যোগ করতে পারেন।
ইমেলের পাশে একটি লাল ফ্ল্যাগ থাকবে, এবং আপনি ইমেলটি খুললে, সেটিতে ফলো-আপের বিবরণ থাকবে। এমন ইমেলগুলোর পেছনে হলুদ ব্যাকগ্রাউন্ড থাকবে যাতে আপনি সেগুলো দ্রুত শনাক্ত করতে পারেন। শুধু যেসব ইমেলে ফলো-আপ দরকার সেগুলো দেখতে, Find-এর অধীনে Filter Email অপশনে ক্লিক করুন এবং তারপর flagged নির্বাচন করুন।
ফলো-আপ হয়ে গেলে, Outlook-এ ফলো-আপ ইমেল তালিকা থেকে এটি সরাতে আপনার দুটি অপশন আছে। রাইট-ক্লিক করুন এবং ক্লিক করুন
- Mark Complete অপশন, এটি টাস্ক লিস্ট থেকে ডিলিট করবে
- আপনি যদি Clear Flag বেছে নেন, তবে এর পাশের ফ্ল্যাগটি সরিয়ে দেবে।
আপনি যেকোনো একটি ব্যবহার করতে পারেন, আপনার পছন্দের উপর নির্ভর করে। আপনি যদি Mark Complete বেছে নেন, তবে আপনি একটি সবুজ রঙের "Tick mark" পাবেন যখন clear flag অ্যাকশন সেটি তৈরি করে না। তাই আপনি যদি টাস্ক-ওরিয়েন্টেড হন, তবে প্রথমটি ব্যবহার করুন।
এই ফিচারটি কি সব অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে?
যদিও এটি Microsoft এবং এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে, IMPA-সক্রিয় অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে না। এই ফিচারটির জন্য অতিরিক্ত মেটাডেটা প্রয়োজন, এবং প্রতিটি ইমেল সার্ভিস সেটি অফার করে না। কিন্তু একটি ওয়ার্কঅরাউন্ড উপলব্ধ।
- ইমেলটি নির্বাচন করুন, রাইট-ক্লিক করুন এবং Move to > Other Folder বা Copy to Folder বেছে নিন
- পপ-আপ উইন্ডোতে, শেষে স্ক্রোল করুন Tasks খুঁজে পেতে
- এটি নতুন Task উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ইমেলে ফলো-আপ করার সময় যোগ করতে পারেন।
- পরবর্তীবার থেকে, Task অপশনটি কনটেক্সট মেনুতে আপফ্রন্টে উপলব্ধ থাকবে।
ফলো-আপ ইমেল অত্যাবশ্যক যেসব ব্যবহারকারীর জন্য যারা ক্লায়েন্টদের পিছু ধরে রাখতে চান, কেউ তাদের ইমেল মিস করেছে কিনা সেটা জানতে বান্ধব রিমাইন্ডার পাঠাতে চান, ইত্যাদি।
আশা করি এই পোস্ট আপনাকে IMPA অ্যাকাউন্ট এবং Microsoft/Business Exchange অ্যাকাউন্ট উভয়ই için Outlook-এ ফলো-আপ ইমেল তৈরি করতে সাহায্য করবে।
