Outlook-এ, আপনি আপনার ইনবক্স এবং ফোল্ডারগুলো রক্ষা করতে পারেন পুরনো ফোল্ডারগুলো আর্কাইভে সরিয়ে যেন जिन्हें আপনি রাখতে চান, যার মধ্যে নতুন মেসেজ, রিপ্লাই, এবং ফরওয়ার্ড থাকে। আপনি শিডিউল করতে পারেন কোন আইটেমগুলো আর্কাইভ হবে এবং কোনগুলো ডিলিট হবে। Outlook-এ AutoArchive নামে একটি ফিচার আছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আইটেমগুলো আর্কাইভ করে।
Archive হলো আপনার ইমেলে পাওয়া একটি ফোল্ডার যেখানে মেসেজ, রিপ্লাই, এবং ফরওয়ার্ড সংরক্ষিত থাকে পরবর্তী সময়ের জন্য। আর্কাইভে পাঠানো আইটেমগুলো অ্যাক্সেস করতে, আপনার ইমেল আর্কাইভ ফোল্ডারে যান। এই টিউটোরিয়ালে আমরা Outlook আইটেমগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করার প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করব।
Outlook-এ Auto Archive আইটেম করুন
Outlook খুলুন।
মেনুবারে File ট্যাবে ক্লিক করুন।
Backstage View পৃষ্ঠায়, Options-এ ক্লিক করুন।
একটি Outlook Options ডায়ালগ বক্স পপ আপ হবে।
Advanced পৃষ্ঠায়, AutoArchive সেকশনের অধীনে, AutoArchive Settings বাটনে ক্লিক করুন।
একটি AutoArchive ডায়ালগ বক্স আসবে।
ডায়ালগ বক্সের ভিতরে, Run AutoArchive Every চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং তারপর বক্সে একটি সংখ্যা লিখুন।
তারপর Prompt before AutoArchive runs চেকবক্স থেকে টিক সরান।
আপনি অন্যান্য পরিবর্তনও করতে পারেন, যেমন Clean Out Items Older সেকশনে, বক্সে একটি সংখ্যা লিখুন আপনি যদি ডিফল্ট থেকে পরিবর্তন করতে চান।
তারপর বক্সের পাশের বাটনে ক্লিক করুন; আপনি Months, Weeks, এবং Days বেছে নিতে পারেন।
আপনি পুরনো আইটেমগুলো অন্য ফোল্ডারে সরাতে চাইলে, Move Old Items To সেকশনের অধীনে Browse বাটনে ক্লিক করুন, তারপর একটি ফোল্ডার বেছে নিন। আমরা ডিফল্ট रहने দেওয়ার পরামর্শ দিই এবং OK ক্লিক করুন।
OK ক্লিক করুন।
Outlook Options ডায়ালগ বক্সে, OK ক্লিক করুন।
আশা করি এই টিউটোরিয়াল আপনাকে Outlook আইটেমগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করার বিষয়ে বুঝতে সাহায্য করবে।
পরবর্তী পড়ুন: Outlook ইমেল বডিতে Picture এবং Shapes ইনসার্ট করার পদ্ধতি।
