আপনার ইমেইল আর্কাইভ করা আপনাকে আপনার ইমেইল এবং তাদের ডেটা পরবর্তী ব্যবহারের জন্য সংরক্ষণ করতে সাহায্য করে। এটি আপনার ফাইল দ্রুত খুঁজে বের করা সহজ করে তোলে। এছাড়া, অকস্মাত ডেটা লসের পরিস্থিতিতে যেখানে আপনি অন্যথায় আপনার জরুরি তথ্য হারাতে পারতেন, সেখানে এটি খুব কাজে আসে।
তাই নিয়মিত আপনার ইমেইল আর্কাইভ করা বুদ্ধিমানের কাজ। এই আর্টিকেলে আমরা দেখব কীভাবে আপনি কোনো ঝামেলা ছাড়া এটি করতে পারেন। তাহলে ডুব marrow যাক।
Outlook ইমেইল কীভাবে আর্কাইভ করবেন
আপনার Outlook ইমেইল আর্কাইভ করা শুরু করার আগে, এটি বুঝতে হবে যে Outlook ইমেইল আর্কাইভ ইমেইলে সরানো প্রক্রিয়া ভিন্ন Outlook সেটআপের জন্য ভিন্ন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি Outlook Web ব্যবহার করেন, তবে আপনি শুধু আপনার ইনবক্স থেকে আর্কাইভ মেইলবক্সে ইমেইল সরাবেন। অন্যদিকে, আপনি যদি Outlook ডেস্কটপ অ্যাপ ব্যবহার করেন, তবে ইমেইল আর্কাইভ করা মেইল ইনবক্স ফোল্ডার থেকে Archive ফোল্ডারে সরানো বোঝায়। তাহলে উভয় প্রক্রিয়া দেখি।
Outlook ডেস্কটপে ইমেইল আর্কাইভ করার পদ্ধতি
Outlook ডেস্কটপে আপনার ইমেইল আর্কাইভ করতে, আপনি Outlook অ্যাপের AutoArchive ফিচার ব্যবহার করতে পারেন। Outlook-এ বিনামূল্যে উপলব্ধ এই ফিচার সক্রিয় করলে, আপনার ইমেইল নির্দিষ্ট সময় পরপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ হয়ে যাবে। খুব কার্যকর, ঠিক না? এই ফিচার সেট আপ করার পদ্ধতি নিচে:
- Outlook অ্যাপ খুলুন এবং File অপশন সিলেক্ট করুন।
- Options > Advanced-এ ক্লিক করুন।
- AutoArchive ফিচার খুঁজুন এবং পাওয়া যেতে AutoArchive Settings ফিচারে ক্লিক করুন।
- Run AutoArchive every রেডিও বক্স সিলেক্ট করুন এবং বেছে নিন AutoArchive ফিচার কত часто চালানো উচিত।
- Default folder settings for archiving সেকশন থেকে বেছে নিন আপনার Outlook ইমেইল কখন আর্কাইভ হবে।
- Browse-এ ক্লিক করুন এবং আর্কাইভ ফোল্ডারের জন্য একটি গন্তব্য বেছে নিন।
- OK-এ ক্লিক করুন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।
এতটুকু — আপনার Outlook ইমেইল আপনার নির্দিষ্ট সেটিংস অনুযায়ী আর্কাইভ হয়ে যাবে। আপনি যদি ভবিষ্যতে এই ফিচার নিষ্ক্রিয় করতে চান, তবে শুধু Run AutoArchive every রেডিও বক্সটি অনচেক করে সেটিংস সংরক্ষণ করুন — আর্কাইভ ফিচার নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে।
Outlook Web-এ ইমেইল আর্কাইভ করার পদ্ধতি
Outlook Web-এ ইমেইল আর্কাইভ করা একটি সরল বিষয়; নিশ্চিতভাবেই Outlook ডেস্কটপের চেয়ে সহজ। শুরু করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- Outlook.com অ্যাকাউন্টে যান, লগইন করুন, এবং Inbox-এ যান।
- আপনি যে সব ইমেইল আর্কাইভ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন এবং Archive-এ ক্লিক করুন।
নির্বাচিত সব ইমেইল তাৎক্ষণিক আর্কাইভ হয়ে যাবে। আপনি যদি পরে সেগুলো আনআর্কাইভ করতে চান, তবে Archive ফোল্ডারে যান এবং ইমেইলটি সিলেক্ট করুন। তারপর উপরের Move-এ ক্লিক করুন, এবং আপনি যেখানে ইমেইলগুলো সরাতে চান সেটা বেছে নিন।
সহজে আপনার Outlook ইমেইল আর্কাইভ করা
তো বন্ধুরা, Outlook-এ ইমেইল আর্কাইভ করার কথা শুধু এতটুকু। আপনার ফাইল আকস্মিক ডেটা লস থেকে রক্ষা করতে এবং ইমেইল তাৎক্ষণিক খুঁজে পেতে আর্কাইভ করা খুব সাহায্যকর। আশা করি এই গাইড অনুসরণ করে আপনি সফলভাবে আপনার ইমেইল আর্কাইভ করতে পেরেছেন।
