আউटलুকে ইমেল অটোমেটিক ফোল্ডারে মুভ করার পদ্ধতি (Rules ব্যবহার করে)

দিনে অনেক ইমেল পাওয়া যায়—কিছু গুরুত্বপূর্ণ, কিছু নয়। ইনবক্সে শুধু গুরুত্বপূর্ণ ইমেল ফোকাস করা কঠিন। Microsoft Outlook Rule এই সমস্যার সমাধান। Rules তৈরি করে গুরুত্বপূর্ণ ইমেল স্বয়ংক্রিয় নির্দিষ্ট ফোল্ডারে মুভ করানো যায়। এই আর্টিকেলে দেখব আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ এবং Outlook.com-এ Rules ব্যবহার করে ইমেল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে মুভ করার পদ্ধতি।

নির্দিষ্ট ইমেল সরাসরি ফোল্ডারে যেতে কীভাবে করবেন?

Rule তৈরি করে নির্দিষ্ট ইমেল সরাসরি ফোল্ডারে পাঠানো যায়। এই আর্টিকেলে ডেস্কটপ এবং ওয়েব অ্যাপ উভয়ের প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করা আছে।

Microsoft Outlook ডেস্কটপ অ্যাপে ইমেল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে মুভ করা

নিচের প্রক্রিয়া আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপের জন্য। অন্যান্য ভার্সনে ইন্টারফেস ভিন্ন হলে ধাপ কিছুটা আলাদা হতে পারে।

1. Outlook ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।
2. নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন (ইতিমধ্যে থাকলে এই ধাপ বাদ দিন)।
3. যে সেন্ডারের ইমেলে Rule তৈরি করতে চান সেটি খুলুন।
4. From Sender অপশন সিলেক্ট করুন।
5. ইমেল মুভ করার টার্গেট ফোল্ডার সিলেক্ট করুন।
6. OK ক্লিক করুন।

বিস্তারিত:

১. Microsoft Outlook ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।

২. আউटलুকে নতুন ফোল্ডার তৈরি: ইউজারনেমে রাইট-ক্লিক > New folder > নাম দিন। ইতিমধ্যে থাকলে এই ধাপ বাদ দিন।

৩. নির্দিষ্ট সেন্ডারের ইমেল ডাবল-ক্লিক করে খুলুন (নতুন উইন্ডোতে খুলবে)।

৪. Message ট্যাব > Rules > Create Rule।

৫. Create Rule পপআপে প্রথম চেকবক্স From <sender name> সিলেক্ট করুন। Subject contains চেক করলে শুধু সেই সাবজেক্টের ইমেল মুভ হবে। সব ইমেল মুভ করতে চাইলে এটিকে আনচেক রাখুন।

৬. Move the items to folder চেকবক্স ইনেবল করুন। Select folder বাটনে ক্লিক করে তালিকা থেকে ফোল্ডার বেছে নিন। নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে Rules and Alerts উইন্ডোতে New বাটন।

Advanced options বাটনে ক্লিক করে আরও কন্ডিশন সেট করা যায়। OK > পপআপে The Rule has been created। Run this rule now on messages already in the current folder চেক করলে পুরনো মেসেজগুলোও মুভ হবে। OK দিয়ে শেষ করুন।

Outlook ডেস্কটপ অ্যাপে Rule ডিলিট করা

1. Microsoft Outlook চালু করুন।
2. File ট্যাব > নিচে স্ক্রল > Manage Rules & Alerts।
3. ডিলিট করতে চাওয়া Rule সিলেক্ট > Delete বাটন।
4. OK ক্লিক করুন।

Outlook.com-এ ইমেল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে মুভ করা

1. ওয়েব ব্রাউজারে Outlook.com খুলুন Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগইন করে।
2. Outlook on the Web Settings খুলুন।
3. Mail > Rules-এ যান।
4. নতুন Rule তৈরি করুন।
5. Save বাটনে ক্লিক করুন।

বিস্তারিত:

১. ব্রাউজারে Outlook.com খুলুন এবং লগইন করুন।

২. টপ-রাইটের গিয়ার আইকনে ক্লিক > View all Outlook Settings।

৩. বাম পাশে Mail ক্যাটাগরি > Rules > Add new rule।

৪. নিচের ডিটেইলস পূরণ করুন:

1. Rule-এর নাম লিখুন।
2. Add a condition: ড্রপডাউন থেকে From সিলেক্ট করুন এবং সেন্ডারের ইমেল ঠিকানা লিখুন।
3. Add an action: ড্রপডাউন থেকে Move to > Select a folder থেকে ফোল্ডার বেছে নিন। ফোল্ডার না থাকলে Move to a different folder বা New folder।
4. Add an exception (অপশনাল): Rule-এ এক্সেপশন যোগ করতে চাইলে ব্যবহার করুন।

৫. Stop processing more rules সিলেক্ট করে Save ক্লিক করুন। Rule তৈরি হয়ে গেল। এখন থেকে সেই সেন্ডারের সব ইমেল অটোমেটিক্যালি ফোল্ডারে চলে যাবে।

Stop processing more rules ফিচার নতুন Rule-এর দ্বারা পুরনো Rule ওভাররাইড হওয়া রোধ করে। একাধিক Rule থাকলে এটি ব্যবহারী।

Outlook on the Web-এ Rule ডিলিট করা

1. ব্রাউজারে Outlook অ্যাকাউন্ট খুলুন।
2. Settings > Mail > Rules।
3. ডিলিট করতে চাওয়া Rule সিলেক্ট > Delete।
4. কনফারমেশন বক্সে OK।

Rule ডিলিট না করে টগল অফ করলেও হয়—পুনরায় তৈরি করার সময় বাঁচবে।

Outlook-এ ইমেল ফিল্টার কীভাবে করবেন?

Home ট্যাবে Find সেকশনে Filter Email অপশন থাকে। ক্লিক করলে Unread, Has attachments, Categorized, Flagged, Important ইত্যাদি অপশন দেখাবে। প্রয়োজনমতো ফিল্টার অ্যাপ্লাই করুন।