আমরা প্রতিদিন আমাদের ইনবক্সে প্রচুর ইমেল বার্তা পাই। এই বার্তাগুলির মধ্যে কিছু গুরুত্বপূর্ণ এবং কিছু নয়৷ এটি আমাদের জন্য শুধুমাত্র আমাদের ইনবক্সের গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বার্তাগুলিতে ফোকাস করা কঠিন করে তোলে৷ মাইক্রোসফ্ট আউটলুক নিয়ম এই সমস্যার একটি নিখুঁত সমাধান। Microsoft Outlook-এ নিয়ম তৈরি করে, আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বার্তাগুলিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরানোর জন্য সেট করতে পারেন। আপনি যদি আউটলুক নিয়ম তৈরি করেন, আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ ইমেল একটি পৃথক ফোল্ডারে অবস্থিত হবে। এটি আপনাকে আপনার ইনবক্স ফোল্ডারে অনুসন্ধান করার পরিবর্তে সেগুলিকে সহজেই খুঁজে পেতে দেয় যা একটি সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া। এই নিবন্ধে, আমরা দেখব আউটলুক নিয়মগুলি ব্যবহার করে Outlook এবং Outlook.com-এর একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি কীভাবে সরানো যায় .
আমি কীভাবে নির্দিষ্ট ইমেলগুলি সরাসরি Outlook-এর একটি ফোল্ডারে যেতে পারি?
আপনি একটি নিয়ম তৈরি করে নির্দিষ্ট ইমেলগুলি সরাসরি আউটলুকের একটি ফোল্ডারে যেতে পারেন। একটি ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরানোর জন্য Outlook-এ একটি নিয়ম তৈরি করার পদ্ধতি জানতে এই নিবন্ধটি পড়ুন। আমরা আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ এবং ওয়েব অ্যাপে আউটলুক উভয়ের প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করেছি।
কিভাবে Microsoft Outlook অ্যাপে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরানো যায়
আমরা এখানে যে পদ্ধতিটি বর্ণনা করব তা আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপে প্রযোজ্য হবে। আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপের অন্যান্য সংস্করণের জন্য তাদের ব্যবহারকারী ইন্টারফেসের পার্থক্যের কারণে ধাপগুলি পরিবর্তিত হতে পারে।
- আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।
- একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন (যদি আপনি ইতিমধ্যে একটি ফোল্ডার তৈরি করে থাকেন তবে এই ধাপটি এড়িয়ে যান)।
- যে ইমেলটির জন্য আপনি একটি নিয়ম তৈরি করতে চান সেটি খুলুন৷ ৷
- প্রেরকের থেকে নির্বাচন করুন বিকল্প।
- যে ফোল্ডারে আপনি সেই নির্দিষ্ট প্রেরকের থেকে ইমেল বার্তাগুলি সরাতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷ ৷
- ঠিক আছে ক্লিক করুন।
এখন, আসুন এই ধাপগুলি বিস্তারিতভাবে দেখি।
1] মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।
2] আউটলুকে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন। এর জন্য, আপনার ব্যবহারকারীর নামের উপর ডান-ক্লিক করুন এবং নতুন ফোল্ডার নির্বাচন করুন বিকল্প আপনার ফোল্ডারের নাম দিন। আপনি যদি ইতিমধ্যেই Outlook-এ একটি ফোল্ডার তৈরি করে থাকেন, তাহলে আপনি এই ধাপটি এড়িয়ে যেতে পারেন।
3] এখন, সেই নির্দিষ্ট প্রেরকের ইমেলটি খুলুন যার বার্তা আপনি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে যেতে চান৷ এর জন্য, ইমেইলে ডাবল ক্লিক করুন। ইমেলটি একটি নতুন উইন্ডোতে খুলবে৷
4] ইমেলটি খোলার পরে, উপরে থেকে বার্তা ট্যাবটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে “নিয়ম> নিয়ম তৈরি করুন এ যান ।"
5] নিয়ম তৈরি করুন পপআপ উইন্ডোতে, প্রথম চেকবক্সটি নির্বাচন করুন থেকে <প্রেরকের নাম> . এছাড়াও আপনি বিষয় রয়েছে চেকবক্স নির্বাচন করতে পারেন . কিন্তু আপনি যদি এই চেকবক্সটি নির্বাচন করেন, শুধুমাত্র সেই নির্দিষ্ট বিষয়ের ইমেলগুলি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরানো হবে। আপনি যদি ইমেলের বিষয় নির্বিশেষে প্রেরকের কাছ থেকে সমস্ত ইমেল স্থানান্তর করতে চান তবে বিষয়টিতে চেকবক্সটি অনির্বাচিত রেখে দিন।
6] এখন, ফোল্ডারে আইটেমগুলি সরান সক্ষম করুন৷ চেকবক্স এর পরে, আপনাকে সেই ফোল্ডারটি নির্বাচন করতে হবে যেখানে আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে ইমেল বার্তাগুলি সরাতে চান। এর জন্য, ফোল্ডার নির্বাচন করুন-এ ক্লিক করুন বোতাম এবং প্রদর্শিত তালিকা থেকে ফোল্ডার নির্বাচন করুন। আপনি যদি আগে কোনো ফোল্ডার তৈরি না করে থাকেন, তাহলে আপনি এখানে নতুন-এ ক্লিক করে একটি নতুন তৈরি করতে পারেন নিয়ম এবং সতর্কতা-এ বোতাম উইন্ডো।
উন্নত বিকল্পে ক্লিক করে বোতাম, আপনি ফোল্ডারে ইমেল বার্তা সরানোর শর্ত সেট করতে পারেন। আপনি সম্পন্ন হলে, ঠিক আছে ক্লিক করুন. এর পরে, আপনি একটি পপআপ বার্তা পাবেন নিয়ম তৈরি করা হয়েছে৷ . পপআপ বার্তায়, আপনি একটি চেকবক্স দেখতে পাবেন যে বর্তমান ফোল্ডারে ইতিমধ্যেই থাকা বার্তাগুলিতে এখন এই নিয়মটি চালান . আপনি যদি এই চেকবক্সটি নির্বাচন করেন, তাহলে নিয়মটি সেই নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে প্রাপ্ত পূর্ববর্তী সমস্ত ইমেল বার্তাগুলিতে প্রয়োগ করা হবে এবং Outlook সেই বার্তাগুলিকে লক্ষ্যযুক্ত ফোল্ডারে নিয়ে যাবে৷
সাকসেস পপআপ উইন্ডোতে ওকে ক্লিক করুন। আপনার নিয়ম তৈরি করা হয়েছে। এখন থেকে, আউটলুক আপনার তৈরি করা ফোল্ডারে ইমেল বার্তাগুলিকে সরিয়ে দেবে৷
৷আউটলুক ডেস্কটপ অ্যাপে একটি নিয়ম কীভাবে মুছবেন
একটি আউটলুক নিয়ম মুছে ফেলতে, নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- Microsoft Outlook চালু করুন।
- ফাইল-এ ক্লিক করুন ট্যাব।
- নিচে স্ক্রোল করুন এবং নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন ক্লিক করুন . একটি নতুন পপআপ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে৷ ৷
- আপনি যে আউটলুক নিয়মটি মুছতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে মুছুন এ ক্লিক করুন বোতাম এটি আউটলুক নিয়ম মুছে ফেলবে৷
- ঠিক আছে ক্লিক করুন।
Outlook.com-এ একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি কীভাবে সরানো যায়
এখন, একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরানোর জন্য Outlook.com বা ওয়েব অ্যাপে Outlook-এ একটি নিয়ম তৈরি করার প্রক্রিয়াটি দেখা যাক৷
- আপনার ওয়েব ব্রাউজার চালু করুন এবং এতে আপনার Outlook অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- ওয়েব সেটিংসে Outlook খুলুন।
- “মেইল> নিয়ম-এ যান ।"
- একটি নতুন নিয়ম তৈরি করুন৷ ৷
- সেভ বোতামে ক্লিক করুন।
আসুন এই ধাপগুলি বিস্তারিতভাবে দেখি।
1] আপনার ওয়েব ব্রাউজার চালু করুন এবং Outlook.com খুলুন। আপনার Microsoft অ্যাকাউন্টের বিবরণ ব্যবহার করে Outlook লগ ইন করুন৷
2] উপরের ডানদিকে গিয়ার আকৃতির আইকনে ক্লিক করুন এবং সব Outlook সেটিংস দেখুন নির্বাচন করুন .
3] মেইল নির্বাচন করুন বাম দিক থেকে বিভাগ এবং তারপর নিয়ম-এ ক্লিক করুন বিকল্প নিয়ম বিভাগে, নতুন নিয়ম যোগ করুন-এ ক্লিক করুন বোতাম।
4] এখন, নিম্নলিখিত বিবরণ পূরণ করুন:
- আপনার নিয়মের নাম লিখুন।
- একটি শর্ত যোগ করুন :এখানে, আপনাকে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে একটি শর্ত নির্বাচন করতে হবে। যেহেতু এই টিউটোরিয়ালটি একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেল বার্তাগুলি কীভাবে সরানো যায় সে সম্পর্কে, আমরা থেকে নির্বাচন করেছি ড্রপ-ডাউন মেনুতে। ড্রপ-ডাউন মেনুতে From নির্বাচন করার পর, প্রেরকের ইমেল ঠিকানা লিখুন।
- একটি কাজ যোগ করুন :ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং এতে সরান নির্বাচন করুন . এখন, একটি ফোল্ডার নির্বাচন করুন-এ ক্লিক করুন৷ ড্রপ-ডাউন মেনু এবং তালিকা থেকে আপনার ফোল্ডার নির্বাচন করুন. Outlook আপনার ফোল্ডার প্রদর্শন না করলে, একটি ভিন্ন ফোল্ডারে সরান-এ ক্লিক করুন বিকল্প আপনি যদি আগে কোনো ফোল্ডার তৈরি না করে থাকেন, তাহলে আপনি নতুন ফোল্ডারে ক্লিক করে একটি নতুন তৈরি করতে পারেন বিকল্প একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করার পরে, এন্টার টিপুন৷
- একটি ব্যতিক্রম যোগ করুন :এটি একটি ঐচ্ছিক বৈশিষ্ট্য। আপনি যদি আপনার নিয়মে কোনো ব্যতিক্রম যোগ করতে চান, আপনি এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন।
5] আরো নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করুন নির্বাচন করুন বিকল্প এবং তারপর সংরক্ষণ করুন-এ ক্লিক করুন বোতাম আপনার আউটলুক নিয়ম তৈরি করা হয়েছে। এখন থেকে, প্রেরকের সমস্ত ইমেল যার ইমেল ঠিকানা আপনি লিখেছেন সেগুলি আপনার তৈরি করা ফোল্ডারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরানো হবে৷
আরো নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করুন একটি বৈশিষ্ট্য যা বিদ্যমান নিয়মে একটি নতুন নিয়মকে ওভাররাইড করতে বাধা দেয়। এই বৈশিষ্ট্যটি কার্যকর হয় যখন আমরা একটি নির্দিষ্ট বার্তার জন্য একাধিক নিয়ম তৈরি করি। ধরা যাক, আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রেরকের কাছ থেকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরানোর জন্য একটি নিয়ম তৈরি করেছেন। এখন, আপনি PDF ফাইল সংযুক্তি সহ সমস্ত ইমেল মুছে ফেলার জন্য আরেকটি নিয়ম তৈরি করেছেন। এই ক্ষেত্রে, আরো নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করুন৷ Outlook.com-এর বৈশিষ্ট্যটি পিডিএফ সংযুক্তি সহ আপনার ইমেলগুলিকে সেই ফোল্ডার থেকে মুছে ফেলা থেকে রক্ষা করবে যেটিতে আপনি প্রথম নিয়ম ব্যবহার করে ইমেল বার্তাগুলি সরিয়েছেন৷
পড়ুন৷ :কিভাবে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল মুছে ফেলতে হয়।
ওয়েবে আউটলুকের একটি নিয়ম কিভাবে মুছে ফেলতে হয়
ওয়েব অ্যাপ বা Outlook.com-এ Outlook-এ একটি নিয়ম মুছতে, নীচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন:
- আপনার ওয়েব ব্রাউজারে আপনার Outlook অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- সেটিংস খুলুন।
- “মেইল> নিয়ম-এ যান " এখানে, আপনি আপনার তৈরি করা সমস্ত নিয়ম দেখতে পাবেন।
- আপনি যে নিয়মটি মুছতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং মুছুন এ ক্লিক করুন বোতাম।
- নিশ্চিতকরণ বাক্সে ঠিক আছে ক্লিক করুন।
আপনি এটি মুছে ফেলার পরিবর্তে নিয়মটি বন্ধ করতে পারেন। এটি আবার একই নিয়ম তৈরি করা থেকে আপনার সময় বাঁচাবে। একটি নিয়ম বন্ধ করতে, কেবল এটির সংলগ্ন সুইচটি টগল করুন৷
৷আমি কিভাবে Outlook এ ইমেল ফিল্টার করব?
আপনি ফিল্টার ইমেল ব্যবহার করে Outlook-এ ইমেলগুলি ফিল্টার করতে পারেন৷ বিকল্প আপনি খুঁজুন এর অধীনে এই বিকল্পটি পাবেন৷ হোম-এ বিভাগ ট্যাব আপনি যখন ফিল্টার ইমেলে ক্লিক করবেন, তখন Outlook আপনাকে বিভিন্ন অপশন দেখাবে, যেমন অপঠিত ইমেল, ইমেলে সংযুক্তি, শ্রেণীবদ্ধ, পতাকাঙ্কিত, গুরুত্বপূর্ণ ইত্যাদি। আপনি আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী একটি ফিল্টার প্রয়োগ করতে পারেন।
এটাই।
পরবর্তী পড়ুন :কিভাবে জিমেইল এবং আউটলুকে অটো সিসি এবং বিসিসি সেট আপ করবেন।
