আপনি কি অনুভব করেন আপনার নেমে নেমে ইমেইল ফ্লো আপনার সকল প্রোডাক্টিভিটি টাইম নিচ্ছে? এটি শুধু আপনি নন; মাইক্রোসফ্ট আবিষ্কার করেছে যে, গড়ে, আমরা আমাদের কাজের সপ্তাহের ১১ ঘন্টা ইমেইল চেক এবং রিপ্লাই দিতে ব্যয় করি।
আমাদের ইমেইল অভ্যাস সম্পর্কে মাইক্রোসফ্টের ফলাফল
মাইক্রোসফ্টের Studie ক্যালক্যালিস্ট টেক-এ প্রেজেন্ট করা হয়েছিল। রিপোর্ট দেখায় ইমেইল কর্মচারীদের টাইমের ২৮ শতাংশ নেয়, সেটি পড়া এবং রিপ্লাই করা ইনক্লুড করে।
এটি নোট করা গুরুত্বপূর্ণ যে ইতিমধ্যে এই বড় চান্ক টাইমে অন্য সোশ্যাল মিডিয়া প্রোগ্রামস ইনক্লুড নেই, যেমন টিমস এবং স্ল্যাক। এর মানে আমরা কাজের সময়ের একটি বড় অংশ কoresponduency-এ ব্যয় করি।
মাইক্রোসফ্ট ইজরেলের ন্যাশনাল টেকনোলজি অফিসার ড. টোমার সাইмон এ বিষয়ে বললেন:
ইমেইল ফ্লাডের বিষয়ে, আমরা দেখেছি একজন কর্মচারী গড়ে সপ্তাহে ৬২০টি ইমেইল পায়, প্রতিটি ইমেইল প্রায় এক মিনিটের সময় নেয়, এটি প্রোডাক্টিভিটি হামলা করে কারণ ইমেইলটি কর্মচারিকে কোনো অ্যাকশন নেওয়ার দরকার নাও থাকতে পারে এবং সে শুধু সিসি-ড থাকতে পারে। আমরা এই ধরনের ডেটায় প্রচুর গবেষণা করি কর্মচারীদের প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর জন্য।
কর্মচারীদের জন্য একটি অপরিহার্য বুরাই?
সাইমন ব্যাখ্যা করেন যে ইমেইল কর্মচারীদের জন্য একটি বিশাল টাইম ড্রেন হলেও, সমাধানটা সিম্পলি কোম্পানির ইনবক্স বন্ধ কর देना নয়। সোশ্যাল মিডিয়া গত দশকে কনসিউমার-বিজনেস ইন্টারঅ্যাকশনের জন্য উঠে এসেছে, তবুও গোপনীয় তথ্য ইমেইল দিয়ে পাঠানোর কেস রয়েছে।
সেজন্য, आगे বড়ার পথ হলো আপনার ইমেইল ভালোভাবে হ্যান্ডেল করা। সাইমন বলেন ইমেইল টালানো উত্তর নয়, কারণ এটি সমস্যাটিকে জমা দেয়। বরং, তিনি রিকমেন্ড করেন "ইমেইল ট্রাইয়াজ" করা, যা কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল বালিদান করে জরুরি إنكুয়ারিগুলোর উত্তর দেয়।
এই টেকনিক আগ্রসী লেবেলিং এবং সোর্টিং ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স অর্গানাইজ এবং ম্যানেজ করতে। এটি করলে আপনি জানবেন কোন ইমেইলগুলো আপনি ফেলতে পারেন এবং কোনগুলো আপনার ইনবক্সে ল্যান্ড করার সাথে সাথে রেসপন্ড করতে হবে।
আপনার ইমেইলকে আপনার ই-জেল না হওয়া দিন
মাইক্রোসফ্ট উদ্ঘাটন করলো ইমেইল কীভাবে আমাদের প্রোডাক্টিভিটি ক্রিপল করতে পারে, কিন্তু সবকিছু হারায় নাই। ইমেইল ট্রাইয়াজ এবং কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল বালিদান করে জরুরি ইমেইলগুলো স্যাটিসফাই করে, আপনি আপনার ফুলে ফুলে ইনবক্স কন্ট্রোল করতে পারেন এবং আপনার দিনের ঘন্টাগুলো ফিরে পেতে পারেন।
আপনার ইনবক্স যদি ট্রাইয়াজের চেয়ে ট্রিপল বাইপাস চায়, তবে চিন্তা করবেন না। ২০,০০০ ইমেইল বিশাল ইনবক্সকে শুধু ৩০ সেকেন্ডে শেপে আনার উপায় রয়েছে।
