আপনি কি মনে করেন যে আপনার ইমেলগুলির অবিরাম প্রবাহ আপনার সমস্ত উত্পাদনশীলতা সময়কে শোষণ করে? এটা শুধু আপনি না; মাইক্রোসফ্ট আবিষ্কার করেছে যে, গড়ে আমরা আমাদের কাজের সপ্তাহের 11 ঘন্টা ইমেল চেক করতে এবং উত্তর দিতে ব্যয় করি৷
আমাদের ইমেল অভ্যাস সম্পর্কে মাইক্রোসফটের অনুসন্ধান
মাইক্রোসফ্ট গবেষণাটি ক্যালকালিস্ট টেকের উপর উপস্থাপন করা হয়েছিল। প্রতিবেদনটি দেখায় যে ইমেলগুলি কর্মীদের পড়া এবং উত্তর দেওয়া সহ 28 শতাংশ সময় নেয়৷
এটি লক্ষণীয় যে এই ইতিমধ্যে-বিবেচ্য সময়ের মধ্যে টিম এবং স্ল্যাকের মতো অন্য কোনও সামাজিক মিডিয়া প্রোগ্রাম অন্তর্ভুক্ত নয়। এর মানে আমরা চিঠিপত্রে কাজের সময়ের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ ব্যয় করি।
মাইক্রোসফট ইজরায়েলের ন্যাশনাল টেকনোলজি অফিসার ড. টোমার সাইমন এই বিষয়ে বলেছেন:
যখন ইমেলের বন্যার কথা আসে, তখন আমরা দেখেছি যে একজন কর্মচারী সপ্তাহে গড়ে 620টি পান, প্রতিটি ইমেল তাদের প্রায় এক মিনিট সময় নেয়, এটি উত্পাদনশীলতার ক্ষতি করে কারণ ইমেলটির জন্য কর্মচারীকে ব্যবস্থা নেওয়ার প্রয়োজনও নাও হতে পারে এবং তারা সহজভাবে এটা CC'd ছিল. কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর প্রয়াসে আমরা এই ধরনের ডেটা নিয়ে অনেক গবেষণা করি।
কর্মচারীদের জন্য একটি প্রয়োজনীয় মন্দ?
সাইমন ব্যাখ্যা করেছেন যে যদিও ইমেলগুলি কর্মীদের জন্য একটি বিশাল সময় ড্রেন, উত্তরটি কোম্পানির ইনবক্সগুলি বন্ধ করার মতো সহজ নয়। যদিও গত দশকে ভোক্তা-ব্যবসায়িক মিথস্ক্রিয়া জন্য সামাজিক মিডিয়া বন্ধ হয়ে গেছে, এখনও ইমেলের মাধ্যমে গোপনীয় তথ্য পাঠানোর ঘটনা রয়েছে।
যেমন, এগিয়ে যাওয়ার উপায় হল আপনার ইমেলগুলিকে আরও ভালভাবে পরিচালনা করা। সাইমন বলেছেন যে ইমেলগুলি বন্ধ করা উত্তর নয়, কারণ এটি সমস্যাটিকে স্তূপ করতে দেয়। পরিবর্তে, তিনি একটি "ইমেল ট্রাইজ" বলা হয়, যা জরুরী অনুসন্ধানের উত্তর দিতে কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে বলিদান করার পরামর্শ দেন৷
এই ধরনের একটি কৌশল আপনার ইনবক্স সংগঠিত এবং পরিচালনা করতে আক্রমনাত্মক লেবেলিং এবং বাছাই ব্যবহার করে। এটি করার মাধ্যমে, আপনি জানেন যে তারা কোন ইমেলগুলি বাদ দিতে পারে এবং কোনটি আপনার ইনবক্সে আসার সাথে সাথে আপনাকে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে৷
আপনার ইমেলগুলিকে আপনার ই-জেল হতে দেবেন না
মাইক্রোসফ্ট উন্মোচন করেছে কীভাবে ইমেলগুলি আমাদের উত্পাদনশীলতাকে পঙ্গু করতে পারে, কিন্তু সব হারিয়ে যায় না। ইমেল ট্রাইজ ব্যবহার করে এবং গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে সন্তুষ্ট করার জন্য কম-গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে ত্যাগ করার মাধ্যমে, আপনি আপনার ফুলে যাওয়া ইনবক্সের নিয়ন্ত্রণ নিতে পারেন এবং আপনার দিনের সময়গুলি পুনরুদ্ধার করতে পারেন৷
আপনার ইনবক্সে যদি ট্রাইজের চেয়ে ট্রিপল বাইপাসের বেশি প্রয়োজন হয়, চিন্তা করবেন না। মাত্র 30 সেকেন্ডের মধ্যে একটি 20,000-প্রশস্ত ইনবক্সকে আকার দেওয়ার জন্য একটি উপায় রয়েছে৷
