Outlook-এ ইমেইল আর্কাইভ ও আর্কাইভ করা ইমেইল রিট্রিভ করার উপায়

আজকাল ব্যক্তি, কোম্পানি, ইত্যাদির মধ্যে ইমেইল এক্সচেঞ্জ চলছে যার ফলে আমাদের মেইলবক্সে মেইলের পরিমাণ দিন দিন বড় হচ্ছে। প্রতি বার বড় পরিমাণ ইমেইল ম্যানেজ ও রিট্রিভ করা কঠিন হয়ে যাচ্ছে। এটাই সমাধান করার জন্য ইমেইল আর্কাইভিং ধারণা আপ্লিকেশন আসল। চলুন দেখি এটি কী এবং Microsoft Outlook 2019/2016-এ ইমেইল কীভাবে আর্কাইভ করা যায়।

ইমেইল আর্কাইভিং কী

ইমেইল আর্কাইভিং হলো একটি ইমেইল ম্যানেজমেন্ট প্রসেস যা আপনার ইমেইলগুলো সুবিন্যস্তভাবে ম্যানেজ ও ফাইল করে। এটি আপনার ডেটা যেকোনো ডেটা লস ছাড়া স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ ও সুরক্ষিত করে। মূলত, যখন আপনি একটি ইমেইল আর্কাইভ করেন, এটি আপনার ইনবক্স থেকে গায়েব হয়ে যায় ডিলিট না হয়ে, এবং Archive folder-এ সংরক্ষিত হয়। যেসব ইমেইল আপনি ডিলিট করতে না চান কারণ ভবিষ্যতে দরকার পড়তে পারে, সেগুলো আর্কাইভ করা যায়। আর্কাইভ ফোল্ডারের সকল ইমেইল প্রয়োজনে রিস্টোর করা যায় যাতে গুরুত্বপূর্ণ কন্টেন্ট হারায় না। আর্কাইভিং ইমেইলগুলো নেটওয়ার্ক মেইল সার্ভার থেকে আপনার লোকাল কম্পিউটারে সরিয়ে দেয়।

Outlook-এ ইমেইল আর্কাইভ করার উপায়

Microsoft Outlook খোলার জন্য, Start বাটনে ক্লিক করুন এবং Outlook-এ স্ক্রল ডাউন করে খুলুন।

আপনার Inbox-এ যান এবং যে ইমেইল আর্কাইভ করতে চান সেটি খুলুন। একবার মেইল খুললে, আপনার মেইলবক্সের উপরে মেনুবারে Archive অপশন দেখতে পাবেন।