আউटलুক ব্যবহারকারীরা যে সমস্যায় সবচেয়ে বেশি পড়েন সেটি হলো এটি খুব ধীরে চলে এবং সিস্টেমের অনেক মেমরি খায়। আমার ১.৫ GB আউटलুক ফাইল আছে, কিন্তু আউटलুক দ্রুত চলে এবং আমার কম্পিউটারের সব রিসোর্স নয়! কেন?
কারণ হলো, আমি আমার আউटलুক কয়েকটি রুটিন কাজ করিয়ে অপ্টিমাইজ করে রাখি যাতে এটি পরিষ্কার এবং স্লিম থাকে। আউटलুক ক্র্যাশ, অদ্ভুত এরর মেসেজ, মেমরি হগিং বা আউटलুক লোড হওয়ার জন্য অপেক্ষা করার বদলে, নিচের টিপসগুলো ফলো করে আউटलুক দ্রুত এবং প্রতিক্রিয়াশীল রাখুন।
আউटलুক সম্পর্কে একটি জিনিস বুঝতে হবে যে, এটি সম্পূর্ণরূপে একটি ডাটাবেস থেকে চলে। আপনার সকল ইমেইল, টাস্ক, ক্যালেন্ডার আইটেম, বিজনেস কন্ট্যাক্ট ইত্যাদি একটি ডাটাবেস ফাইলে সংরক্ষিত থাকে। মেমরি ব্যবহার কমাতে এবং আউटलুক দ্রুত রাখতে, সেই ডাটাবেসটি ছোট এবং অপ্টিমাইজড থাকতে হবে।
আউटलুক মেমরি ব্যবহার কমানোর নিয়মাবলী
নিয়ম ১। প্রথমে নিশ্চিত করুন যে আউटलুকে AutoArchive চালু আছে। আপনি ৫ বছর আগের ইমেইল গুলো আবার কখনও দেখবেন না কি? ইনবক্সে হাজার হাজার ইমেইল রাখার বদলে, AutoArchive পুরনো ইমেইল গুলো একটি নতুন PST ফাইলে সরিয়ে দেবে এবং আপনার বর্তমান PST ফাইলটি স্লিম রাখবে। আপনি পরে সার্চ করে সেই পুরনো ইমেইল গুলো খুঁজে পেতে পারেন।
File-এ ক্লিক করুন, তারপর Tools এবং তারপর Mailbox Cleanup। নিচের মতো অপশনগুলো দেখবেন। মেইলবক্স সাইজ চেক করুন এবং যদি ৫০০ MB-এর বেশি হয়, তবে AutoArchive চালু করুন বা বড় জায়গা ঘেরে রেখে যেসব ইমেইল সেগুলো ডিলিট করুন। এরপর ডিলিটেড আইটেম ফোল্ডারও খালি করুন কারণ সেটিও জায়গা ঘেরে।
এটি আপনার আউटलুকে সেটআপ করা প্রতিটি মেইলবক্সের জন্য করতে হবে। তাই AutoArchive চালু রাখা ভালো কারণ এটি অটোমেটিক হবে।
যদি আপনি এটি না করতে চান, তবে কমপক্ষে পুরনো ইমেইল গুলো অন্য ফোল্ডারে সরিয়ে দিন যাতে আউटलুক প্রতিবার ইনবক্সে আসার সময় হাজার হাজার ইমেইল লোড করতে না হয়, যা মেমরি ব্যবহার বাড়ায়।
নিয়ম ২। নিশ্চিত করুন যে আপনি শুধু অপরিহার্য অ্যাড-ইনগুলো ব্যবহার করছেন। অনেক প্রোগ্রাম স্বয়ংক্রিয়ভাবেই আউटलুকে অ্যাড-অন ইনস্টল করে দেয়, যেমন Adobe, Evernote, Wunderlist ইত্যাদি। এমনকি মাইক্রোসফটও Skype, OneNote, SharePoint ইত্যাদি অনেক কিছু যোগ করে যা আমি সাধারণত ডিজেবল রাখি।
যদি আপনি ব্যবহার না করেন, তবে সেগুলো সরিয়ে দিন! আউटलুক শুরুর সময় সেগুলো মেমরিতে লোড হয় এবং প্রোগ্রামটিকে ধীর করে। অ্যাড-ইন ডিজেবল করতে, নিচে কম্বো বক্স থেকে COM Add-ins সিলেক্ট করুন এবং Go ক্লিক করুন। অন্য একটি উইন্ডো আসবে, সেখানে অপ্রয়োজনীয় আইটেমগুলো আনচেক করুন।
নিয়ম ৩। আউटलুকে Windows-এর Speech and Handwriting Recognition ফিচারগুলো বান্ডেল থাকে। আপনি যদি ব্যবহার না করেন, তবে ডিজেবল করুন যাতে আউटलুক শুরুর সময় এটি লোড না হয়। এটি আপনার ইমেইল স্ক্যান করার দরকারও রোধ করবে।
Control Panel-এ যান, Speech Recognition এবং তারপর Advanced Speech Options।
User Settings-এ Review documents and mail to improve accuracy অপশনটি আনচেক করুন।
নিয়ম ৪। RSS ফিড এবং ইন্টারনেট ক্যালেন্ডারের জন্য আলাদা প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন। Google Reader চলে গেলে আউटलুক ব্যবহার করার কথা ভাবলে খুব ভুল! এখনও অনেক ভালো অনলাইন এবং অফলাইন RSS রিডার আছে।
আউटलুক RSS ফিড হ্যান্ডল করার জন্য ডিজাইন করা নয়, তাই কয়েকটির বেশি ফিড থাকলে আউटलুক ধীর হয়। ইন্টারনেট ক্যালেন্ডারের জন্য Google Calendar ব্যবহার করুন।
নিয়ম ৫। কারণ কেনা, লোকেরা স্প্যাম এবং ট্র্যাশ ফোল্ডার ভুলে যায়। সেগুলো খালি করুন! আমার মতো কেউ দিনে সैंकڑো স্প্যাম ইমেইল পায়! সেটি আউटलুক ডাটাবেসে সংরক্ষিত থাকে এবং এটি ধীর করে। স্প্যাম এবং ট্র্যাশ ফোল্ডার নিয়মিত খালি করুন।
নিয়ম ৬।)PST ফাইলটি কখনও কখনও কম্প্যাক্ট করুন। File-এ যান, তারপর Data Management। PST ফাইলটিতে ক্লিক করে Settings বেছে নিন। তারপর Compact Now বাটনে ক্লিক করুন।
নতুন ভার্সনের Office-এ, File > Account Settings > Data Files ট্যাব > ডেটা ফাইলটি ডাবল ক্লিক করুন।
আউटलুক এটি ব্যাকগ্রাউন্ডে অটোমেটিক করে, কিন্তু তখনই যখন কম্পিউটার Idle থাকে এবং আউटलুক খোলা থাকে। কখনও কখনও এই পরিস্থিতি আসে না, তাই ম্যানুয়ালি করলেই ভালো।
নিয়ম ৭। যদি আপনার খুব বড় আউटलুক ফাইল থাকে এবং সার্চ ইন্ডেক্সিং চালু থাকে, তবে এটি আউटलুকে বড় স্লোডাউন সৃষ্টি করতে পারে। সার্চ ইন্ডেক্সিং আউटलুকের জন্য বন্ধ করে দিন বা ইন্ডেক্স ডিলিট করে রিবিল্ড করুন। যাহোক, আপনার মূল ডেটা ফাইল ছোট রাখুন যাতে ইন্ডেক্স ছোট হয়।
Start-এ ক্লিক করুন এবং search টাইপ করুন। Change on Windows searches অপশনে ক্লিক করে আউटलুককে সার্চ ইন্ডেক্স থেকে বাদ দিন।
নিয়ম ৮। আউटलукকে ধীর করার আরেকটি বড় কারণ হলো এন্টি-ভাইরাস প্রোগ্রাম যা সব ইমেইল স্ক্যান করে। এটি তাদের জন্য উপযোগী যারা ম্যালওয়্যার লিংকে ক্লিক করে বা নকল ইমেইলে ফাঁসায়। তবে, এন্টি-ভাইরাস প্রোগ্রামের উপর নির্ভর করে, এটি আউटलুকে খুব ধীর করতে পারে। এই সমস্যা হলে, আউटलুকের জন্য এন্টি-ভাইরাস বন্ধ করে দেখুন সমস্যা সমাধান হয় কিনা। হলে, আরও দক্ষ স্ক্যানিং করা প্রোগ্রাম বেছে নিন।
নিয়ম ৯। এই টিপ শুধু Microsoft Exchange একাউন্টের জন্য, POP বা IMAP একাউন্টের জন্য নয়।Basically, আপনাকে Cached Exchange Mode চালু করতে হবে, যার মানে ইমেইলগুলো লোকালি সংরক্ষিত হবে এবং দ্রুত এক্সেস করা যাবে।
File > Account Settings > Email ট্যাবে ইমেইল একাউন্টে ডাবল ক্লিক করুন। Use Cached Exchange Mode বক্স চেক করুন।
আশা করি এই কাজগুলো আপনার আউटलুক মেমরি ফুটপ্রিন্ট কমাবে এবং দ্রুত করবে! এছাড়া, Office এবং Windows-এর লেটেস্ট আপডেট এবং সার্ভিস প্যাক ইনস্টল রাখুন কারণ এগুলো পারফরম্যান্স এবং মেমরি লিক সমস্যা সমাধান করে। উপভোগ করুন!
