আপনার ইমেইলগুলোর একটি পারসোনাল কপি রাখা পরে সেগুলো রেফার করার সময় খুব কাজে আসতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার পরবর্তী জবের জন্য ডকুমেন্ট স্যাম্পল ডকুমেন্ট করতে চাইতে পারেন, আপনি যে প্রজেক্টগুলোর ওপর কাজ করেছেন সেগুলো সংরক্ষণ করতে চাইতে পারেন, বা আপনি যে ফিডব্যাক পেয়েছেন সেগুলো রিটেইন করতে চাইতে পারেন।
আপনার ওয়ার্ক ইমেইল ব্যাক আপ করার বেশ কিছু মেথড রয়েছে। 그중 একটি হলো এটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করা। এটা যদি ওয়ার্ক ইমেইল হয়, তবে আপনার সুপারভাইজার বা IT ডিপার্টমেন্টের সাথে চেক করুন আপনার ইমেইল আর্কাইভ করার আগে যেন কোনো লিগ্যাল রামিফিকেশন এড়ানো যায়।
কারণ যাই হোক, আমরা আপনাকে কয়েকটি সহজ ধাপে ইমেইল PDF হিসেবে সংরক্ষণ করার পদ্ধতি দেখাব।
ইমেইল PDF ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করার পদ্ধতি
এই গাইডে ব্যাখ্যা করা হয়েছে Gmail, Outlook, বা Mac-এর Mail অ্যাপ-এ ইমেইল PDF হিসেবে কীভাবে সেভ করতে হয়।
Outlook (Windows)
আপনি Outlook থেকে আপনার কম্পিউটার বা ফোনে ইমেইল PDF হিসেবে সেভ করতে এই ধাপগুলো ফলো করতে পারেন।
- আপনি যে ইমেইল মেসেজটি PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে চান সেটি খুলুন এবং তারপর File > Print সিলেক্ট করুন।
- Printer সেকশনের ড্রপডাউন মেনুতে Microsoft Print to PDF সিলেক্ট করুন।
- এরপর Print সিলেক্ট করুন।
- Save Print Output As বক্সে আপনি যে ফোল্ডারে PDF ফাইল সেভ করতে চান সেটিতে যান।
- File Name ফিল্ডে ফাইলটি রিনেম করুন এবং তারপর Save সিলেক্ট করুন পরিবর্তনগুলো ইফেক্ট করতে।
Outlook-এর পুরনো ভার্সনগুলোর (২০১০ বা পুরনো) ক্ষেত্রে, আপনাকে ইমেইল মেসেজটি HTML ফাইল হিসেবে সেভ করতে হবে এবং তারপর এটিকে PDF ফাইলে কনভার্ট করতে হবে।
- ইমেইল মেসেজ উইন্ডোতে File > Save As সিলেক্ট করুন।
- Save As বক্সে যান এবং আপনি যেখানে PDF ফাইল সেভ করতে চান সে ফোল্ডার খুঁজুন। File Name ফিল্ডে PDF ফাইল রিনেম করুন এবং Save as Type ড্রপডাউন মেনুতে HTML সিলেক্ট করুন।
- Save সিলেক্ট করুন, একটি Word ডকুমেন্ট খুলুন, File > Open সিলেক্ট করুন, এবং আগে সেভ করা HTML file সিলেক্ট করুন।
- File > Save As সিলেক্ট করুন, আপনি যেখানে ফাইল সেভ করতে চান সে location বেছে নিন, এবং Save as Type ড্রপডাউন মেনুতে PDF সিলেক্ট করুন।
- Save সিলেক্ট করুন এবং আপনি যে ফোল্ডার সিলেক্ট করেছেন সেখানে PDF ফাইল চেক করুন।
নোট: আপনি যদি Outlook 2007 ব্যবহার করেন, তবে আপনি ইমেইল PDF হিসেবে সেভ করার অপশন খুঁজে পাওয়া কঠিন হতে পারে। বদলে, আপনি ইমেইল মেসেজ কপি করে একটি Word ডকুমেন্টে পেস্ট করতে পারেন, এবং তারপর ডকুমেন্টটি PDF হিসেবে সেভ করতে পারেন। মেসেজে হেডার থাকবে না, কিন্তু আপনি ম্যানুয়ালি Word ডকুমেন্টে টাইপ করে দিতে পারেন।
Outlook (Mac)
আপনি যদি Mac-এ Outlook ব্যবহার করে ইমেইল PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে চান, তবে স্টেপগুলো কিছুটা আলাদা।
- আপনি যে ইমেইল মেসেজটি PDF হিসেবে সেভ করতে চান সেটি Outlook-এ খুলুন এবং File > Print সিলেক্ট করুন।
- এরপর, PDF ড্রপডাউন মেনুতে Save as PDF সিলেক্ট করুন।
- আপনি যে PDF সেভ করতে চান সেটির file name লিখুন।
- Where-এর পাশের অ্যারো সিলেক্ট করুন এবং আপনি যেখানে আপনার PDF ফাইল সেভ করতে চান সে ফোল্ডারে যান।
- এরপর Save সিলেক্ট করুন।
Mail App
Mail app macOS এবং iOS ডিভাইস ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ। আপনি Mail অ্যাপ থেকে একটি ইমেইল মেসেজ PDF ফাইল হিসেবে আপনার Mac বা iPhone/iPad-এ সেভ করতে পারেন।
Mac
আপনি যদি অন্য জায়গায় ব্যবহার করার জন্য বা ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য ইমেইল PDF হিসেবে সেভ করতে চান, তবে এই ধাপগুলো ফলো করুন।
- Mail অ্যাপ খুলুন এবং আপনি যে email conversation(s) PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।
- File > Export as PDF সিলেক্ট করুন ইমেইলকে PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে।
iOS (iPhone/iPad)
আপনি যদি আপনার iOS ডিভাইসে Mail অ্যাপ ব্যবহার করেন, তবে আপনি এখনও ইমেইল PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন।
- আপনার iPhone/iPad-এ Mail অ্যাপ খুলুন, আপনি যে ইমেইল মেসেজ সেভ করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- নিচের arrow ট্যাপ করুন।
- এরপর মেনু থেকে Print ট্যাপ করুন।
- প্রিন্ট ডকুমেন্ট স্ক্রিন দেখা যাবে। এখন, আপনাকে ইমেইল মেসেজের ওপর জুম ইন করতে হবে সেন্টার থেকে আউটওয়ার্ড পিনচ করে।
- যখন আপনি এটি করবেন, একটি নতুন স্ক্রিন আসবে যেখানে ইমেইল PDF-এ কনভার্ট করা থাকবে। এখন আপনার কাজ শুধু PDF শেয়ার করা। স্ক্রিনের উপরের ডান পাশে Share ট্যাপ করুন।
- এরপর Share Menu-তে Save to Files ট্যাপ করুন।
- একটি ফোল্ডার সিলেক্ট করুন এবং Save ট্যাপ করুন।
বিকল্পভাবে, আপনি Shortcuts অ্যাপ ব্যবহার করে ইমেইল মেসেজ PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন।
- আপনার iPhone/iPad-এ Shortcuts খুলুন এবং Make PDF শর্টকাটের পাশের তিন বিন্দুতে ট্যাপ করুন।
- স্ক্রিনের টপ রাইটে three dots-এ ট্যাপ করুন এবং তারপর Show in Share Sheet অপশনকে On করুন।
Gmail
আপনি যদি Gmail আপনার ডিফল্ট ইমেইল অ্যাপ হিসেবে ব্যবহার করেন, তবে আপনি আপনার কম্পিউটার বা মোবাইল ডিভাইসে আপনার ইমেইল মেসেজ PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন।
Windows
আপনি যদি Windows 10 PC-তে Gmail ব্যবহার করেন, তবে কয়েক কুইক স্টেপে একটি ইমেইল মেসেজ PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন।
- ইমেইল মেসেজ খুলুন এবং Reply আইকনের পাশে More (তিন বিন্দু) সিলেক্ট করুন।
- এরপর Print সিলেক্ট করুন।
নোট: আপনি যদি পুরো ইমেইল থ্রেড প্রিন্ট করতে চান, তবে Print all সিলেক্ট করুন।
- দেখানো প্রিন্ট ডায়লগে, প্রিন্ট ডেস্টিনেশন হিসেবে Microsoft Print to PDF সিলেক্ট করুন।
নোট: প্রিন্টিং ডায়লগ না দেখলে Ctrl + P চাপুন।
- Print সিলেক্ট করুন।
Mac
Mac-এ Gmail-এ ইমেইল PDF হিসেবে সেভ করার স্টেপগুলো Windows থেকে কিছুটা আলাদা।
- ইমেইল মেসেজ খুলুন এবং More (তিন বিন্দু) সিলেক্ট করুন।
- Print সিলেক্ট করুন।
- PDF ড্রপডাউন মেনু সিলেক্ট করুন এবং তারপর Save as PDF সিলেক্ট করুন।
- এরপর, আপনি যেখানে আপনার PDF ফাইল সেভ করবেন সে folder সিলেক্ট করুন এবং তারপর Save বেছে নিন।
Android
আপনার যদি Android ডিভাইস থাকে এবং Gmail অ্যাপ ব্যবহার করেন, তবে আপনি আপনার ফোন বা ট্যাবলেটে একটি ইমেইল মেসেজ PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন।
- Gmail-এ ইমেইল কনভারসেশন খুলুন এবং More (তিন বিন্দু) > Print সিলেক্ট করুন।
- এরপর, টপ রাইট সাইডে drop-down arrow ট্যাপ করুন।
- Save as PDF ট্যাপ করুন।
- এরপর, PDF বা Print আইকন ট্যাপ করুন।
- আপনার PDF ফাইল সেভ করার জন্য একটি লোকেশন সিলেক্ট করুন।
iOS
Gmail for iOS-এ, আপনি একটি ইমেইল PDF ফাইল হিসেবে সেভ বা প্রিন্ট করতে পারেন।
- Gmail-এ ইমেইল মেসেজ খুলুন এবং More (তিন বিন্দু) ট্যাপ করুন।
- Print ট্যাপ করুন।
- এরপর AirPrint ট্যাপ করুন।
- Printer Options স্ক্রিনে পেজ থাম্বনেলগুলোর ওপর পিনচ করে জুম ইন করুন আপনার ইমেইল মেসেজ PDF-এ কনভার্ট করতে।
- PDF প্রিভিউ স্ক্রিনে Share ট্যাপ করুন।
- এরপর, আপনার PDF লোকালি সেভ করার জন্য Save to Files ট্যাপ করুন।
ভবিষ্যতে ব্যবহার করার জন্য সেই ইমেইলগুলো ডকুমেন্ট হিসেবে রাখুন
আপনার ইমেইল মেসেজগুলো PDF ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করা ব্যাক আপ করার, নির্দিষ্ট মেসেজ শেয়ার করার, বা সেগুলো সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার একটি সুবিধাজনক পদ্ধতি।
PDF এডিট করা, PDFকে Word ফাইলে কনভার্ট করা, বা আপনার PDF কে Word ডকুমেন্টে ইন্সার্ট করার আরও গাইড চেক করুন।
এই গাইড কি হেল্পফুল ছিল? কমেন্টে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।
