আপনার ইমেলগুলির একটি ব্যক্তিগত অনুলিপি রাখা আপনার কাজে আসতে পারে যখন আপনাকে পরে সেগুলি উল্লেখ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার পরবর্তী কাজের জন্য নমুনা নথিভুক্ত করতে, আপনি যে প্রকল্পগুলিতে কাজ করেছেন সেগুলি সংরক্ষণ করতে বা আপনার প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়া ধরে রাখতে চাইতে পারেন৷
আপনার কাজের ইমেলগুলি ব্যাক আপ করতে আপনি ব্যবহার করতে পারেন এমন বেশ কয়েকটি পদ্ধতি রয়েছে৷ এর মধ্যে একটি হল পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করা। যদি এটি একটি কাজের ইমেল হয়, তাহলে আপনার ইমেলের আর্কাইভ করার আগে আপনাকে আপনার সুপারভাইজার বা আইটি বিভাগের সাথে চেক করতে হবে শুধুমাত্র কোনো আইনি বিপত্তি এড়াতে।
আপনার কারণ যাই হোক না কেন, আমরা আপনাকে কিছু সহজ ধাপে পিডিএফ হিসাবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করতে দেখাব৷
কিভাবে একটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করবেন
এই নির্দেশিকাটি ব্যাখ্যা করবে কিভাবে Gmail, Outlook, বা Mac-এর জন্য মেল অ্যাপে PDF হিসেবে ইমেল সংরক্ষণ করা যায়।
আউটলুক (উইন্ডোজ)
আপনি এই পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করে Outlook থেকে আপনার কম্পিউটার বা ফোনে একটি PDF হিসাবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন৷
- যে ইমেল বার্তাটি আপনি একটি PDF ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন এবং তারপরে ফাইল নির্বাচন করুন৷> মুদ্রণ করুন .
- Microsoft Print to PDF নির্বাচন করুন প্রিন্টার বিভাগের অধীনে ড্রপ-ডাউন মেনুতে।
- এরপর, মুদ্রণ নির্বাচন করুন .
- যে ফোল্ডারে আপনি PDF ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি সেভ প্রিন্ট আউটপুট হিসেবে যান। বক্স।
- আপনি ফাইলের নাম-এ ফাইলটির নাম পরিবর্তন করতে পারেন ক্ষেত্র এবং তারপর সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন পরিবর্তনগুলিকে প্রভাবিত করতে।
Outlook এর পূর্ববর্তী সংস্করণগুলিতে (2010 বা তার আগের), আপনাকে ইমেল বার্তাটিকে একটি HTML ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে হবে এবং তারপরে এটিকে একটি PDF ফাইলে পরিবর্তন করতে হবে।
- ফাইল নির্বাচন করুন> এই রূপে সংরক্ষণ করুন৷ ইমেল বার্তা উইন্ডোতে।
- এভাবে সংরক্ষণ করুন এ যান বক্স করুন এবং ফোল্ডারটি খুঁজুন যেখানে আপনি PDF ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান। PDF এর নাম পরিবর্তন করুন ফাইলের নাম-এ ফাইল ক্ষেত্র এবং টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন এ HTML নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন মেনু।
- সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন , একটি Word নথি খুলুন, ফাইল নির্বাচন করুন> খোলা , এবং তারপর HTML নির্বাচন করুন ফাইল আপনি আগে সংরক্ষণ করেছেন।
- ফাইল নির্বাচন করুন> এই রূপে সংরক্ষণ করুন৷ , একটি অবস্থান চয়ন করুন৷ আপনি ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান, এবং তারপর সেভ এজ-এ PDF নির্বাচন করুন৷ টাইপ করুন ড্রপ-ডাউন মেনু।
- সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন এবং আপনার নির্বাচিত ফোল্ডারে PDF ফাইলটি পরীক্ষা করুন৷
দ্রষ্টব্য :আপনি যদি Outlook 2007 ব্যবহার করেন, তাহলে PDF ফাইল হিসেবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করার বিকল্প খুঁজে পেতে আপনার কঠিন সময় হতে পারে। পরিবর্তে, আপনি ইমেল বার্তাটি অনুলিপি করতে পারেন, এটি একটি Word নথিতে পেস্ট করতে পারেন এবং তারপরে একটি PDF ফাইল হিসাবে নথিটিকে সংরক্ষণ করতে পারেন৷ বার্তাটির একটি শিরোনাম থাকবে না, তবে আপনি ম্যানুয়ালি Word নথিতে এটি টাইপ করতে পারেন৷
৷আউটলুক (ম্যাক)
আপনি যদি ম্যাকে আউটলুক ব্যবহার করেন এবং একটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করতে চান তবে পদক্ষেপগুলি কিছুটা আলাদা।
- আপনি যে ইমেল বার্তাটিকে Outlook-এ PDF হিসেবে সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন এবং ফাইল নির্বাচন করুন> মুদ্রণ করুন .
- এরপর, PDF হিসাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন PDF-এ ড্রপ-ডাউন মেনু।
- ফাইলের নাম লিখুন আপনি যে পিডিএফ সংরক্ষণ করতে চান তার জন্য।
- কোথায় এর পাশের তীরটি নির্বাচন করুন এবং যে ফোল্ডারে আপনি আপনার পিডিএফ ফাইল সংরক্ষণ করতে চান সেখানে যান।
- এরপর, সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন .
মেল অ্যাপ
MacOS এবং iOS ডিভাইস ব্যবহারকারীদের জন্য মেল অ্যাপ উপলব্ধ। এছাড়াও আপনি আপনার Mac বা iPhone/iPad-এ একটি PDF ফাইল হিসাবে মেল অ্যাপ থেকে একটি ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে পারেন৷
ম্যাক
আপনি যদি অন্য কোথাও ব্যবহার করার জন্য পিডিএফ হিসাবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করতে চান বা ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য এটি সংরক্ষণ করতে চান তবে এই পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করুন৷
- মেইল খুলুন অ্যাপ এবং ইমেল কথোপকথন নির্বাচন করুন (গুলি) আপনি একটি PDF ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে চান৷
- ফাইল নির্বাচন করুন> পিডিএফ হিসাবে রপ্তানি করুন একটি PDF ফাইল হিসাবে ইমেল সংরক্ষণ করতে।
iOS (iPhone/iPad)৷
আপনি যদি আপনার iOS ডিভাইসে মেল অ্যাপ ব্যবহার করেন, তাহলেও আপনি একটি ইমেল PDF ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
- আপনার iPhone/iPad-এ মেল অ্যাপ খুলুন, আপনি যে ইমেল বার্তাটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- নীচে আলতো চাপুন তীর .
- এরপর, মুদ্রণ করুন আলতো চাপুন মেনু থেকে।
- প্রিন্ট ডকুমেন্ট স্ক্রীন প্রদর্শিত হবে। এখন, আপনাকে কেন্দ্র থেকে বাইরের দিকে চিমটি করে ইমেল বার্তাটি জুম করতে হবে।
- আপনি যখন এটি করবেন, তখন একটি নতুন স্ক্রীন প্রদর্শিত হবে যে ইমেলটি PDF এ রূপান্তরিত হবে। আপনাকে এখন যা করতে হবে তা হল PDF শেয়ার করা। শেয়ার করুন আলতো চাপুন৷ পর্দার উপরের ডানদিকে।
- এরপর, ফাইলগুলিতে সংরক্ষণ করুন আলতো চাপুন৷ শেয়ার মেনুতে .
- একটি ফোল্ডার নির্বাচন করুন এবং সংরক্ষণ করুন এ আলতো চাপুন৷ .
বিকল্পভাবে, আপনি PDF ফাইল হিসাবে ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে শর্টকাট অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন।
- শর্টকাট খুলুন আপনার iPhone/iPad-এ এবং PDF তৈরি করুন-এর পাশে তিনটি বিন্দুতে আলতো চাপুন৷ শর্টকাট।
- তিনটি বিন্দুতে আলতো চাপুন৷ স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে এবং তারপরে শেয়ার শীটে দেখান টগল করুন৷ চালু করার বিকল্প .
Gmail
আপনি যদি আপনার ডিফল্ট ইমেল অ্যাপ হিসেবে Gmail ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি আপনার ইমেল বার্তাটিকে আপনার কম্পিউটার বা মোবাইল ডিভাইসে PDF ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
উইন্ডোজ
আপনি যদি Windows 10 পিসিতে Gmail ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি কয়েকটি দ্রুত পদক্ষেপে একটি ইমেল বার্তা পিডিএফ ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
- ইমেল বার্তাটি খুলুন এবং আরো নির্বাচন করুন৷ (তিনটি বিন্দু) উত্তর এর পাশে আইকন
- এরপর, মুদ্রণ নির্বাচন করুন .
দ্রষ্টব্য :আপনি যদি একটি সম্পূর্ণ ইমেল থ্রেড মুদ্রণ করতে চান, মুদ্রণ নির্বাচন করুন৷ সব
- প্রদর্শিত মুদ্রণ ডায়ালগে, Microsoft Print to PDF নির্বাচন করুন মুদ্রণের গন্তব্য হিসাবে।
দ্রষ্টব্য :Ctrl নির্বাচন করুন + P যদি আপনি প্রিন্টিং ডায়ালগ
দেখতে না পান- মুদ্রণ নির্বাচন করুন .
ম্যাক
Gmail-এ পিডিএফ হিসাবে একটি ইমেল সংরক্ষণ করার পদক্ষেপগুলি Mac-এ Windows থেকে কিছুটা আলাদা৷
৷- ইমেল বার্তাটি খুলুন এবং আরো নির্বাচন করুন৷ (তিনটি বিন্দু)
- মুদ্রণ নির্বাচন করুন .
- PDF নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন মেনু এবং তারপর পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন .
- এরপর, একটি ফোল্ডার নির্বাচন করুন যেখানে আপনি আপনার পিডিএফ ফাইল সংরক্ষণ করবেন এবং তারপর সংরক্ষণ করুন বেছে নিন .
Android
আপনার যদি একটি অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইস থাকে এবং আপনি Gmail অ্যাপ ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি আপনার ফোন বা ট্যাবলেটে একটি পিডিএফ ফাইল হিসাবে একটি ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে পারেন।
- Gmail এ ইমেল কথোপকথন খুলুন এবং আরো নির্বাচন করুন (তিনটি বিন্দু)> মুদ্রণ .
- এরপর, ড্রপ-ডাউন তীর আলতো চাপুন উপরের ডানদিকে।
- পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করুন আলতো চাপুন৷ .
- এরপর, PDF-এ আলতো চাপুন অথবা প্রিন্ট আইকন।
- আপনার PDF ফাইল সংরক্ষণ করতে একটি অবস্থান নির্বাচন করুন।
iOS
iOS-এর জন্য Gmail-এ, আপনি PDF ফাইল হিসেবে একটি ইমেল সংরক্ষণ বা মুদ্রণ করতে পারেন।
- Gmail এ ইমেল বার্তাটি খুলুন এবং আরো আলতো চাপুন৷ (তিনটি বিন্দু)।
- মুদ্রণ করুন আলতো চাপুন৷ .
- এরপর, এয়ারপ্রিন্ট এ আলতো চাপুন .
- আপনার ইমেল বার্তাটিকে PDF-এ রূপান্তর করতে প্রিন্টার বিকল্প স্ক্রিনে আপনি যে পৃষ্ঠাগুলি দেখেন তার থাম্বনেইলগুলিতে চিমটি করুন এবং জুম করুন৷
- শেয়ার করুন আলতো চাপুন৷ পিডিএফ প্রিভিউ স্ক্রিনে।
- এরপর, ফাইলগুলিতে সংরক্ষণ করুন আলতো চাপুন৷ আপনার পিডিএফ স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করতে।
সেই ইমেলগুলিকে ভবিষ্যতের ব্যবহারের জন্য ডকুমেন্ট হিসাবে রাখুন
আপনার ইমেল বার্তাগুলিকে পিডিএফ ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করা হল ব্যাক আপ নেওয়া, নির্দিষ্ট বার্তাগুলি ভাগ করে নেওয়া বা সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য করার একটি সুবিধাজনক উপায়৷
কিভাবে পিডিএফ এডিট করতে হয়, পিডিএফকে ওয়ার্ড ফাইলে কনভার্ট করতে হয়, বা ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পিডিএফ ঢোকাতে হয় সে সম্পর্কে আরও গাইড দেখুন।
এই গাইড সহায়ক ছিল? একটি মন্তব্য আমাদের সাথে শেয়ার করুন.
