আউটলुकে ইমেইল সিগনেচার মास্টার করুন: প্রফেশনাল লুকের জন্য সহজ ধাপ

ইমেইলিং যেকোনো ব্যবসায়ের মূল, এবং আপনার ইমেইলে সিগনেচার যোগ করলে আপনি কিছুটা বেশি প্রফেশনাল দেখতে পারেন। আমাদের লেটেস্ট অফিস ৩৬৫ গাইডে, আমরা দেখব কীভাবে আপনি এটা করতে পারেন, এবং সেটিও কয়েক ধাপেই।

দ্রষ্টব্য, আপনি ডেডিকেটেড আউটলুক অ্যাপ এবং আউটলুক.কম—দুইতে ইমেইলে সিগনেচার যোগ করতে পারেন। যদি আপনি এটি করেন, তবে আপনাকে উভয় সংস্করণে সিগনেচার তৈরি এবং ব্যবহার করতে হবে, কারণ সিগনেচার আপনার অ্যাকাউন্টের সাথে সিঙ্ক হয় না। আমাদের গাইড দুটি সংস্করণই কভার করবে।

আউটলুক সিগনেচার তৈরি করা

আউটলুক ডেস্কটপ সংস্করণে সিগনেচার তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে একটি ইমেইল খুলতে হবে যেন আপনি সেটি রিপ্লাই করছেন। তারপর Message মেনুতে যান, Signature সিলেক্ট করুন, এবং তারপর Signatures বেছে নিন। এরপর Select signature to edit-এর নিচে দেখুন, এবং New বেছে নিন।

New Signature ডায়ালগ বক্সে, আপনি সিগনেচারের জন্য একটি নাম টাইপ করতে পারেন। তারপর Edit signature-এর অধীনে, আপনি আপনার সিগনেচার αναয করে ফেলতে পারেন। ফন্ট, ফন্ট কালার, সাইজ, এবং টেক্সট এলাইনমেন্ট অপশন আছে যেগুলো আপনি বেছে নিতে পারেন। আপনি একাধিক সিগনেচারও তৈরি করতে পারেন, এবং মেসেজ ট্যাব থেকে Signature মেনু দিয়ে ইমেইল করার সময় একটি বেছে নিতে পারেন।

আপনি যদি আরও স্টাইলিশ সিগনেচার চান, তবে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে তৈরি করে Edit Signature বক্সে পেস্ট করতে পারেন। আপনি মাইক্রোসফ্টের সিগনেচার টেমপ্লেটও ব্যবহার করতে পারেন। আপনি যদি খুব স্টাইলিশ হন, তবে আপনার সিগনেচারে ছবি বা কোম্পানির লোগোও যোগ করতে পারেন। উইন্ডোর দূর ডান পাশের ইমেজ আইকনে খুঁজুন, Business Card-এর পাশে। সেখানে ক্লিক করুন ছবি বেছে নিয়ে ইনসার্ট করতে, এবং তারপর ছবিতে রাইট-ক্লিক করে রিসাইজ করুন। সন্তুষ্ট হলে OK চাপে সিগনেচার সংরক্ষণ করুন।

আপনার সিগনেচারের জন্য কিছু অতিরিক্ত অপশনও রয়েছে। আপনি একটি ইমেইল অ্যাকাউন্ট আপনার সিগনেচারের সাথে যুক্ত করতে পারেন এবং ডিফল্ট সিগনেচার সেট করতে পারেন। আপনি এটি উপরের ধাপ থেকে সিগনেচার অপশন খুলে, choose default signature মেনু থেকে ইমেইল অ্যাকাউন্ট বেছে নিয়ে করতে পারেন। আপনি নতুন ইমেইল লেখার সময়, রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করার সময় কোন সিগনেচার ব্যবহার হবে সেটিও এখান থেকে বেছে নিতে পারেন।

আউটলুক অন দ্য ওয়েবে সিগনেচার তৈরি করা

আউটলুক ফর দ্য ওয়েবে সিগনেচার তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে স্ক্রিনের উপরের ডান কোণার Settings-এ যেতে হবে। তারপর View all Outlook Settings-এ ক্লিক করুন এবং Compose and reply বেছে নিন। আপনাকে তারপর ইমেইল সিগনেচার অপশন দেখাবে। এখান থেকে, আপনি সিগনেচার টাইপ করতে পারেন এবং ফরম্যাটিং অপশন ব্যবহার করে এর চেহারা পরিবর্তন করতে পারেন।

অপশনগুলো আউটলুক ডেস্কটপের মতোই থাকবে। আপনি ছবি ইনসার্ট করতে পারেন, ফন্ট সাইজ এবং কালার পরিবর্তন করতে পারেন, লিংক ইনসার্ট করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু। তবে, আপনার কিছু অতিরিক্ত অপশনও আছে।

আপনি যদি চান যে আপনার সিগনেচার আপনার কম্পোজ করা সকল নতুন ইমেইল মেসেজের নিচে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসুক, তবে Automatically include my signature on new messages I compose চেকবক্স সিলেক্ট করুন। এবং, আপনি যদি চান যে আপনার সিগনেচার ফরওয়ার্ড বা রিপ্লাই করা মেসেজেও আসুক, তবে Automatically include my signature on messages I forward or reply to চেকবক্স সিলেক্ট করুন। হয়ে গেলে Save চাপুন। আবার, এই অপশনগুলো আউটলুক ডেস্কটপ অভিজ্ঞতার মতোই।

যদি আপনি আউটগোইং মেসেজে সিগনেচার যোগ করার অপশন বেছে নেননি, তবে আপনি এখনও ম্যানুয়ালি যোগ করতে পারেন। আপনি আপনার মেইलबক্সে जाकर New Message বেছে নিন। তারপর আপনার মেসেজ টাইপ করুন এবং কম্পোজ পেজের নিচে Insert Signature বেছে নিন।

আপনি আউটলুক দিয়ে কী করবেন?

সিগনেচার যোগ করা আউটলুকে আপনি যা করতে পারেন তার 수많은 জিনিসের মধ্যে একটি। আমরা আগে ব্যাখ্যা করেছি কীভাবে আউটলুক অ্যাপে ইমেইল অনুবাদ করতে পারেন, এবং কীভাবে জিমেইল এবং গুগল ড্রাইভ অ্যাকাউন্ট আউটলুক.কম-এ যোগ করতে পারেন। আমরা যে অন্যান্য টপিক কভার করেছি সেগুলো হলো আউটলুক ক্যালেন্ডারের টিপস অ্যান্ড ট্রিকস, এবং কন্ট্যাক্ট ম্যানেজমেন্ট। অনএমএসএফটি ফলো করুন সব অফিস ৩৬৫ খবরের জন্য।