জিমেইলে গ্রুপ ইমেইল তৈরি করার পদ্ধতি

চারপাশে নজর দিন। গ্রুপ সব জায়গায় আছে। সোশ্যাল অ্যাপস যেমন ফেসবুক বা হোয়াটসঅ্যাপে আমরা যেভাবে রোল করি। তাহলে পুরনো ও বিনয়ী জিমেইল কেন আলাদা হবে? জিমেইলে একটি গ্রুপ ইমেইল আপনাকে একে একে ঠিকানা বেছে নেওয়ার ঝামেলা থেকে বাঁচায়। কিন্তু আমাদের গ্রুপ ইমেইলের অন্যান্য সুবিধাগুলোর ওপর কথা বলতে হবে।

একটি গ্রুপ ইমেইল শুধু ইমেইল ঠিকানার একটি সিম্পল লিস্ট নয়। আমরা প্রথম আমাদের প্রথম ইমেইল গ্রুপ জিমেইলে তৈরি করার পর সুবিধাগুলোর দিকে আসব।

জিমেইলে দ্রুত গ্রুপ ইমেইল তৈরি করার পদ্ধতি

ততক্ষণে একটি ইমেইল গ্রুপ তৈরি করুন যখন আপনি খেয়াল করবেন যে আপনি একই গোষ্ঠী লোকেদের বারবার মেইল করছেন। একটি ইমেইল গ্রুপ সেটি বলে যা টিনে লেখা আছে—ইমেইল ঠিকানার একটি গোষ্ঠী যা একটি সাধারণ কথোপকথন শেয়ার করতে পারে। তাই আপনার জিমেইল ইনবক্স খুলুন এবং নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

১. আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট দিয়ে Google Contacts-এ লগইন করুন।

২. যেসব কন্ট্যাক্ট গ্রুপ করতে চান সেগুলো চেকমার্ক দিয়ে সিলেক্ট করুন তাদের নাম এবং ইমেইল ঠিকানার সাথে লিস্টে। নিচের স্ক্রিনশটে আমি ইমেইল আইডিগুলো ব্লার করেছি।

৩. শীর্ষে Groups আইকন ক্লিক করুন (তিনটি স্টিক হেডের আইকন) ড্রপডাউন মেনু দেখানোর জন্য।

৪. এই ড্রপ-ডাউন মেনুতে, একটি বিদ্যমান গ্রুপ সিলেক্ট করুন বা Create new ক্লিক করুন এই কন্ট্যাক্টগুলো তাদের নিজস্ব یونিক লিস্টে রাখতে।

৫. পপ-আপ হওয়া New group ডায়ালগে নতুন গ্রুপের জন্য একটি ইউনিক নাম দিন।

৬. ইমেইল গ্রুপ সংরক্ষণ করতে OK ক্লিক করুন। গ্রুপটি এখন স্ক্রিনের বাম পাশে, "My Contacts" এর নিচে দেখাবে। আপনি লিস্টে তাদের নামের পাশে গ্রুপ নামের সাথে একটি লেবেলও দেখতে পারেন।

সার্চ বক্স ব্যবহার করে একটি কমন গ্রুপ তৈরি করুন

Google Contacts সার্চ বক্স একটি গ্রুপ ইমেইল তৈরি করার আরেকটি দ্রুত উপায়। আপনার অধিকাংশ কন্ট্যাক্ট ইনফরমেশন যদি Google Contacts-এ সংগঠিত থাকে, তবে আপনি যেকোনো সার্চ ক্রাইটেরিয়ায় একটি গ্রুপ অর্গানাইজ করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, নিচের স্ক্রিনশটে, আমি Notes ফিল্ড থেকে একটি কীওয়ার্ড ব্যবহার করেছি তথ্য প্রযুক্তিতে কাজ করে এমন আমার বন্ধুদের খুঁজে বের করতে।

তারপর, সেটি শুধু কন্ট্যাক্ট সিলেক্ট করে একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করা বা পুরনো গ্রুপে মেম্বার যোগ করা।

আপনি যেকোনো ক্রাইটেরিয়া ব্যবহার করে একটি কমন লিস্ট তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, একই দেশের সদস্যদের লিস্ট, বা একই লাস্ট نیم वालাদের। এইीलئے আপনার গুগল কন্ট্যাক্টস ক্লিন এবং টিডি রাখা উচিত।

ইমেইল গ্রুপে কন্ট্যাক্ট যোগ করার পদ্ধতি

এই নির্দিষ্ট ইমেইল গ্রুপগুলো ইনবক্স অর্গানাইজেশনের সিক্রেটগুলোতে একটি। তাই সঠিক গ্রুপে নতুন কন্ট্যাক্ট যোগ করতে থাকুন এবং আপনাকে বারবার ঠিকানার লিস্ট খাঙ্খার করতে হবে না। আপনি মাস্টার My Contacts লিস্ট থেকে বা একটি গ্রুপের ভেতর থেকে কয়েক ক্লিকে ইমেইল গ্রুপে কন্ট্যাক্ট যোগ করতে পারেন।

এখানে গ্রুপের ভেতর থেকে কীভাবে করবেন সেটি দেওয়া হলো।

১. বাম সাইডবার থেকে গ্রুপ সিলেক্ট করুন।

২. এক স্টিক হেডের আইকন যা বলে Add to "Group Name" সেটি ক্লিক করুন।

৩. টেক্সট বক্সে তাদের নাম টাইপ করুন এবং জিমেইল দ্বারা সাজেস্ট করা ইমেইল ঠিকানা বেছে নিন। Add ক্লিক করুন। তাদের একাধিক ইমেইল থাকলে, গুগল কন্ট্যাক্টের জন্য লিস্ট করা প্রথমটিই বেছে নেয়।

আপনি তাদের কন্ট্যাক্ট কার্ড থেকে পৃথক কন্ট্যাক্ট যেকোনো গ্রুপে যোগ করতে পারেন। নিচের স্ক্রিন দেখুন:

ইমেইল গ্রুপ থেকে কন্ট্যাক্ট মুছে ফেলার পদ্ধতি

আপনি হয়তো ভুল কন্ট্যাক্ট যোগ করেছেন, অথবা কয়েক মেম্বার শাফল করতে চান। সিলেক্ট করে বাতিল করে একটি মেম্বার ইমেইল গ্রুপ থেকে সরাতে পারেন। ছয় ধাপে কীভাবে করবেন সেটি এখানে।

1. Google Contacts-এ বাম সাইডবার থেকে গ্রুপ সিলেক্ট ও খুলুন।
2. যে এক বা একাধিক কন্ট্যাক্ট সরাতে চান সেগুলো চেকমার্ক দিয়ে তাদের নামের পাশে সিলেক্ট করুন।
3. শীর্ষে Groups বাটন ক্লিক করুন।
4. যে গ্রুপ থেকে তাদের সরাতে চান সেটির চেকবক্স আনচেক করুন।
5. সেই ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Apply ক্লিক করুন।
6. কন্ট্যাক্টগুলো অবিলম্বে লিস্ট থেকে সরিয়ে যাবে এবং জিমেইল স্ক্রিনের শীর্ষে একটি ছোট নোটিফিকেশন দেখাবে কনফার্ম করতে। আপনি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে এটি আনডু করতে পারেন যদি চান।

জিমেইলে একটি ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট তৈরি করুন

একবার গ্রুপ তৈরি হলে সেটি যেকোনো কন্টেন্টের জন্য আপনার ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট হয়ে যায়। আপনি Google Contacts- থেকেও সরাসরি ইমেইল করতে পারেন। তবে আপনি জিমেইল ব্যবহার করবেন তা অধিক সম্ভাবনা।

1. জিমেইল খুলুন।
2. Compose বাটন ক্লিক করুন।
3. To: টেক্সট বক্সে, গ্রুপের নাম লিখতে শুরু করুন। জিমেইল আপনাকে সিলেক্ট করার জন্য গ্রুপের নাম অটো-সাজেস্ট করবে।
4. গ্রুপের নাম বেছে নিন এবং সকল ইমেইল আইডি To: ফিল্ডে অ্যাড হয়ে যাবে।

আপনি CC (Carbon Copy) এবং BCC (Blind Carbon Copy) ফিল্ডেও জিমেইল গ্রুপগুলো ইনক্লুড করতে পারেন যেভাবে অন্য কোনো ঠিকানাকে। BCC ফিল্ড ব্যবহার করুন যদি আপনি এমন লোকদের গ্রুপে মেইল করতে চান যারা একে অপরকে চেনে না। তাদের শুধু তাদের নিজের ঠিকানা দেখতে পাবেন।

জিমেইল কন্ট্যাক্ট গ্রুপস vs গুগল গ্রুপস

জিমেইল মেইলিং লিস্ট এবং গুগল গ্রুপস দুটি আলাদা জিনিস।

একটি জিমেইল কন্ট্যাক্ট গ্রুপ ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য যখন গুগল গ্রুপস অনলাইন ডিসকশন ফোরামের মতো। জিমেইলে গ্রুপ ইমেইল কন্ট্যাক্টস দিয়ে ম্যানেজ হয় এবং ক্রিয়েটরের মালিকানায় থাকে।

আপনি গুগল গ্রুপস দিয়ে ইমেইল-ভিত্তিক গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। সেগুলো সকল মেম্বার এবং যেকোনো কেউ যিনি মেম্বারশিপ রিকোয়েস্ট করেন তারা ব্যবহার করতে পারে। সুবিধার একটি হলো আপনি জিমেইল ছাড়া গুগল গ্রুপস জয়েন করতে পারেন। এগুলো একমত টিমের জন্য একটি চমৎকার সহযোগী স্পেস হতে পারে। গুগল গ্রুপস আপনাকে একটি সহযোগী ইনবক্স তৈরি করতে দেয় একটি কমন শেয়ারড ইমেইল ঠিকানার সাথে, এবং গুগল ক্যালেন্ডার শেয়ার করার স্বাধীনতা।

আমরা এখানে জিমেইল থেকে গ্রুপ ইমেইলের ওপর ফোকাস করছি, তাই আপনি যদি আরও জানতে চান তবে গুগল গ্রুপসের সঠিক সাপোর্ট পেজে পয়েন্ট করছি।

ইমেইল গ্রুপের পণ্যতার সুবিধা

জিমেইল গ্রুপ ইমেইল শুধু টিমের জন্য নয়। যেকোনো অন্য গ্রুপের মতো, আপনি যেকোনো কমন ইন্টারেস্টের চারপাশে সেগুলো তৈরি করতে পারেন। আমি সুপারিশ করব আপনার প্রতিটি উদ্দেশ্যে কাস্টম কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরি করতে।

• স্টাডি গ্রুপ কোঅর্ডিনেট করতে চান? একটি জিমেইল গ্রুপ তৈরি করুন।
• পারসোনালাইজড নিউজলেটার পাঠাতে চান? একটি নিউজলেটার টেমপ্লেটসহ একটি ডিস্ট্রিবিউটেড মেইলিং লিস্ট তৈরি করুন।
• সামনে একটি ইভেন্ট? এই ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট দিয়ে আপনি কাউকে ভুলে যাওয়ার চিন্তা করবেন না।
• জিমেইলে একাধিক ইমেইল অ্যাকাউন্ট ম্যানেজ করেন? আপনার পাঠানো মেইল অর্গানাইজ করতে কাস্টম গ্রুপ ইমেইল ব্যবহার করুন।

ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট হিসেবে ইমেইল গ্রুপ আউটলকে একটি কমন ফিচার। কিছু প্রচেষ্টা দিয়ে, আপনি জিমেইলকে একটি পাওয়ারফুল ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্টের মত বানাতে পারেন। এটি একটি সহজ ধাপ এবং আপনাকে জিমেইল পাওয়ার ইউজার বানাতে সাহায্য করবে।