আপনি সম্ভবত প্রতিদিন ক্লায়েন্ট, বন্ধু, বা পরিবার থেকে কয়েকটি ইমেইল পান। আপনার ইমেইল ইনবক্স সংগঠিত করার চেষ্টা মাথা ঘামাতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনার প্রতিটি মেসেজ রাখার আউট-অফ-কন্ট্রোল অভ্যাস থাকে।
এখানে আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে কিছু টিপস এবং টুল দেওয়া হলো, যাতে আপনি আপনার টু-ডু লিস্টে কাজ করার জন্য আরও সময় পाয়।
আপনার ইমেইল ইনবক্স সংগঠিত করার টিপস
- প্রতিদিন কয়েক মিনিট ব্যয় করুন প্রয়োজন নেই এমন ইমেইল ডিলিট করতে।
- অনাবশ্যক সাবস্ক্রিপশন থেকে আনসাবস্ক্রাইব করুন।
- কাজ বা পারসোনাল ইমেইলের জন্য নির্দিষ্ট ফোল্ডার তৈরি করুন যেখানে প্রযোজ্য, এবং মেসেজ আসার সাথে সাথে সেগুলো এই ফোল্ডারগুলোর মধ্যে সর্ট করুন।
- লেবেল ব্যবহার করুন ইনকামিং মেইল টপিক অনুযায়ী সংগঠিত করতে (যেন ফাইন্যান্স, ট্রাভেল, ইত্যাদি)।
- ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য জরুরি মেসেজগুলো ডিলিট না করে আর্কাইভ করুন।
- আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট যদি এক্সটার্নাল ইমেইল ঠিকানায় লিংক করা থাকে, আপনার নোটিফিকেশন সেটিংস অ্যাডজাস্ট করুন অনাবশ্যক আপডেটে ক্লাটার হওয়া থেকে বাঁচতে।
- গুরুত্বপূর্ণ মেসেজের জন্য আপনার প্রাইমারি ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করুন, এবং কম ক্রিটিক্যাল مواردের জন্য যেন ইমেইল সাবস্ক্রিপশন একটি অপর অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন।
আপনার ইমেইল ইনবক্স পরিচালনার ৭টি কার্যকর ডিজিটাল টুল
১. শিফট (Shift)
শিফট আপনাকে আপনার সব ইনবক্স এক জায়গায় সংগঠিত করতে দেয়।
আপনি ফিল্টার ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে পারেন, যেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয় যখন আপনি জিমেইল বা মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের মত ভিন্ন ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে ইমেইল পাঠান। এই ফিল্টারগুলো দিয়ে আপনি ইমেইলগুলো প্রেরক, লিস্ট, টপিক, এবং আরও অনেক কিছু অনুযায়ী সংগঠিত করতে পারেন। একবার আপনি একটি মেসেজে ফিল্টার ক্রাইটেরিয়া প্রয়োগ করলে, এটি তার লেবেলসহ একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে প্লেস হবে।
শিফট একটি চমৎকার সার্চ ফাংশনও 갖고 যেটি আপনার সকল অ্যাকাউন্ট এবং স্ল্যাক (Slack) এবং ফেইসবুক মেসেঞ্জারের মত অন্যান্য অ্যাপ জুড়ে কাজ করে, যাতে আপনি কনভারসেশন দ্রুত রিট্রিভ করতে পারেন যখন প্রয়োজন।
শিফট ব্যবহার করার প্রধান সুবিধাগুলোর একটি হলো এটি আপনার সকল ওয়ার্কফ্লো কেন্দ্রীভূত করে, অ্যাপ্লিকেশন এবং ইমেইল অ্যাকাউন্টের মধ্যে স্যুইচ করার সময় বাঁচায়, এবং আপনার উৎপাদনশীলতা উন্নত করে।
২. মেইলড্রপ (MailDrop)
আপনি কোনো অ্যাপ ডাউনলোড বা ওয়েবসাইটে সাইন আপ করতে চান না তার কারণগুলির একটি হলো আপনি ভয় পান তারা আপনাকে συνεχে ইমেইল দিয়ে বমবারা করবে। একটি টেম্পোরারি এবং ডিসপোজেবল ইমেইল ঠিকানা আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে এবং স্প্যাম এড়াতে একটি চমৎকার উপায়।
আপনার প্রাইমারি ইমেইল ঠিকানা দেওয়ার বদলে, আপনি মেইলড্রপ ব্যবহার করে একটি ফ্রি থ্রোয়ে-ওয়ে ঠিকানা তৈরি করতে পারেন খারাপ সিকিউরিটি রেপুটেশন বা স্প্যামি বিজ্ঞাপন এড়াতে অ্যাপ/ওয়েবসাইটের জন্য।
৩. গুগল ইনবক্স (Google Inbox)
জিমেইল দিয়ে ইনবক্স (Inbox by Gmail) আপনাকে কাস্টোমাইজেবল ক্যাটাগরি প্রদান করে এবং সেই টপিকের ইমেইলগুলো আপনার ইনবক্সের শীর্ষে রাখে। এটি একটি "snooze" ফিচারও অফার করে, যা আপনাকে একটি ইমেইল নির্দিষ্ট তারিখ বা সময় পর্যন্ত লুকিয়ে রাখতে দেয়। আপনি "add to task" ফিচারও ব্যবহার করতে পারেন গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলোক আপনার গুগল টাস্ক লিস্টের সাথে দ্রুত লিংক করতে, যেখানে আপনি নোটস যোগ করতে পারেন এবং ডিউ ডেট সেট করতে পারেন।
"Bundles" অটোমেটিক্যালি সাদৃশ্য মেসেজগুলো নিউজলেটার এবং সোশ্যাল মিডিয়া আপডেট থেকে সহজে পরিচালনাযোগ্য ক্যাটাগরিতে সর্ট করার আরেকটি উপায়। এই কৌশলগুলো আপনাকে সাবস্ক্রিপশন হোক বা কাজের ইমেইলের Бесконечный ঢের হোক সেগুলো চিড়িয়ে আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ ক چیزগুলোতে সরাসরি পৌঁছাতে সাহায্য করে।
৪. আনরোল.মি (Unroll.me)
আনরোল.মি একটি ফ্রি টুল যা আপনাকে নিউজলেটার থেকে আনসাবস্ক্রাইব করতে এবং একসাথে আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে দেয়।
একটি নিউজলেটার থেকে আনসাবস্ক্রাইব করা বড় চ্যালেঞ্জ মনে হয় না, কিন্তু এটি আতঙ্কিত করানো হয়ে ওঠে যখন আপনাকে দশক বা শতক সাবস্ক্রিপশন নিয়ে নিপটতে হয়।
আনরোল.মি সেটিকে সিম্পল করে দেয় সैकড সैकড ইমেইল একসাথে ম্যানেজ করতে। শুধু কয়েক ক্লিকে, আপনি নিউজলেটারগুলো সমগ্ররূপে মাস-আনসাবস্ক্রাইব করতে পারেন, চাইলে লেবেল দিয়ে সংগঠিত করতে পারেন, এবং কীওয়ার্ড দিয়ে নির্দিষ্ট মেসেজ সার্চ করতে পারেন।
যারা টন টন ইমেইল নিউজলেটার দ্বারা অভিভূত, তাদের জন্য আনরোল.মির "Rollup" ফিচার উপকারী হতে পারে। এটি আপনাকে আপনার সব পছন্দের ইমেইল সাবস্ক্রিপশনকে একটি একদিনে একবার সিম্পল লিস্টে রোল আপ করতে দেয়।
এই পদ্ধতিতে, আপনি একবারে সাবস্ক্রিপশনগুলো পড়তে পারেন আপনার ইনবক্সে প্রতিবার পромোশন নিউজ পাওয়ার সময় যেতে না যেতে।
৫. দ ইমেইল গেম (The Email Game)
আপনি যদি একটি প্রতিযোগিতামূলক ব্যক্তি হন যিনি নিজে করাকে পছন্দ করেন, তাহলে আপনি মাস ইমেইল আনসাবস্ক্রিপশন ক্যাম্পেইনকে একটি মজাদার গেমে রূপান্তর করতে পারেন। দ ইমেইল গেম একটি ফ্রি টুল যা আপনার ইনবক্স ক্লিয়ার করার প্রক্রিয়াকে গেমিফাই (gamifies) করে।
আপনার ইমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করতে, আপনার ইমেইল ঠিকানা দিন এবং গেম শুরু করুন। উদ্দেশ্য হলো একটি নির্দিষ্ট টাইমফ্রেমের মধ্যে যতটা সম্ভব ইমেইল সংগঠিত করা। আপনি পেনাল্টি পাবেন আপনি যদি বেশি সময় নেন, কিন্তু আপনি দ্রুত আপনার মেসেজ ম্যানেজ করলে অধিক পয়েন্ট পাবেন।
দ ইমেইল গেম আপনাকে একবারে একটি ইমেইল ওপর ফোকাস করার অভ্যাস বিকাশ করতে ক্ষমতা দেয় এর ইন্টিগ্রেটেড টাইমারের সাথে আপনার উৎপাদনশীলতা বেড়াতে।
৬. ইনমোয়াট (InMoat)
ইনমোয়াট একটি টুল যা ইমেইলগুলোক তাদের টাইপ অনুযায়ী সংগঠিত করে, উদাহরণস্বরূপ, ফাইন্যান্স, প্রোডাক্টিভিটি, হেলথ, ইত্যাদি। এই টুল আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল টাইপগুলো সিলেক্ট করে এবং সেগুলোক আপনার ইনবক্সের শীর্ষে রাখে প্রায়োরিটি দিয়ে, অন্যদের ওপর প্রাধান্য দিয়ে।
আপনার অ্যাকাউন্টে লগইন করার পর, ইনমোয়াট আপনাকে একটি ইন্ডাস্ট্রি এবং অকুপেশন সিলেক্ট করতে বলে আপনার ওয়ার্কফ্লো অপ্টিমাইজ করতে এবং প্রায়োরিটি সেট করতে। আপনি "Smart Filters" অপশন ব্যবহার করতে পারেন ইমেইল ক্যাটাগরি বেছে নেওয়ার জন্য যা আপনার ইনবক্সে থাকবে। এটি কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো আপনার ইনমোয়াট ফোল্ডারে মুভ করবে পরবর্তীতে সুবিধামতো দেখার জন্য।
ইনমোয়াট আপনার নেটওয়ার্কও বিশ্লেষণ করবে এবং আপনাকে আপনার বিশ্বস্ত কন্ট্যাক্টগুলো বেছে নেওয়ার জন্য বলবে তাদের ইমেইল প্রায়োরিটি দিয়ে, অনজান সোর্স থেকে আসা মেসেজগুলো অন্য ফোল্ডারে মুভ করবে।
৭. ফলোআপদেন (FollowUpThen)
ফলোআপদেন আপনার নিজস্ব পারসোনাল অ্যাসিস্ট্যান্ট যা আপনাকে নির্দিষ্ট ইমেইলগুলো ফলো-আপ করতে রিমাইন্ড করবে। এটি ব্যস্ত মানুষ বা যারা প্রায় গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ ভুলে যান তাদের জন্য একটি লাইফসেভার।
ফলোআপদেন দিয়ে একবার ইমেইল পাঠালে, ইমেইলটি ঠিক আপনি যে দিন ও সময় নির্দিষ্ট করেছেন সেটি আপনার ইনবক্সে ফিরে আসবে। ব্যবসায়িক চুক্তি বা বন্ধুদের সাথে ডেটের কথা আর ভুলে যাবেন না।
এই টুলগুলো ব্যবহার করুন আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে এবং আপনার সময়ের নিয়ন্ত্রণ ফিরে পেতে
আপনার ইনবক্স খুব দ্রুত আপনার উৎপাদনশীলতাকে টোল নিতে পারে কারণ আপনি পান পটেনশিয়াল ক্লায়েন্ট, বন্ধু, সহকর্মী, এবং সেই বিরক্তিকর নিউজলেটার ও প্রোমোশন নিউজ যেগুলো আপনি কখনো চাইনি!
পরবর্তী বার আপনি আপনার ইনবক্সে সব কিছুর দ্বারা অভিভূত অনুভব করলে, একটি গভীর শ্বাস নিন, এই টিপসগুলো বাস্তবায়ন করা শুরু করুন এবং এই টুলগুলো ব্যবহার করুন সবকিছু নিয়ন্ত্রণে আনতে এবং আপনার উৎপাদনশীলতা লেভেল আপ করতে।
