আপনি সম্ভবত প্রতিদিন ক্লায়েন্ট, বন্ধু বা পরিবারের কাছ থেকে বেশ কয়েকটি ইমেল পাবেন। আপনার ইমেল ইনবক্স সংগঠিত করার চেষ্টা করা অপ্রতিরোধ্য হতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনার প্রতিটি বার্তা রাখার অভ্যাস থাকে।
আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে কয়েকটি টিপস এবং সরঞ্জাম রয়েছে, যাতে আপনি আপনার করণীয় তালিকায় কাজ করার জন্য আরও সময় পেতে পারেন৷
আপনার ইমেল ইনবক্স সংগঠিত করার টিপস
- আপনার প্রয়োজন নেই এমন ইমেলগুলি মুছে ফেলতে প্রতিদিন কয়েক মিনিট ব্যয় করুন।
- অপ্রয়োজনীয় সাবস্ক্রিপশন থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন।
- যেখানে প্রযোজ্য সেখানে কাজের বা ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য নির্দিষ্ট ফোল্ডার তৈরি করুন এবং এই ফোল্ডারগুলিতে বার্তাগুলি আসার সাথে সাথে সাজান৷
- বিষয় অনুসারে ইনকামিং মেল সংগঠিত করতে লেবেল ব্যবহার করুন (যেমন, অর্থ, ভ্রমণ, ইত্যাদি)।
- ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য প্রয়োজনীয় বার্তাগুলি মুছে ফেলার পরিবর্তে সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন।
- যদি আপনার Gmail অ্যাকাউন্টটি একটি বহিরাগত ইমেল ঠিকানার সাথে লিঙ্ক করা থাকে, তাহলে অপ্রয়োজনীয় আপডেটের সাথে বিশৃঙ্খল হওয়া এড়াতে আপনার বিজ্ঞপ্তি সেটিংস সামঞ্জস্য করুন।
- গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলির জন্য আপনার প্রাথমিক ইমেল ঠিকানাটি ব্যবহার করুন, এবং ইমেল সদস্যতার মতো কম গুরুত্বপূর্ণগুলির জন্য অন্য একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন৷
এই টিপস উল্লেখযোগ্যভাবে আপনার উত্পাদনশীলতা সমতল করতে পারে. যাইহোক, যদি আপনার কিছু অতিরিক্ত সাহায্যের প্রয়োজন হয়, আপনি এই টুলগুলি ব্যবহার করতে পারেন:
আপনার ইমেল ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য 7টি কার্যকরী ডিজিটাল টুলস
1. শিফট
Shift আপনাকে আপনার ইনবক্সগুলিকে এক জায়গায় সংগঠিত করতে দেয়৷
৷আপনি Gmail বা Microsoft Outlook এর মতো বিভিন্ন ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে ইমেল পাঠালে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি, ফিল্টার ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে পারেন। এই ফিল্টারগুলির সাহায্যে, আপনি প্রেরক, তালিকা, বিষয় এবং আরও অনেক কিছু দ্বারা ইমেলগুলি সংগঠিত করতে পারেন৷ একবার আপনি একটি বার্তায় ফিল্টার মানদণ্ড প্রয়োগ করলে, এটি তার লেবেল সহ একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্থাপন করা হবে৷
Shift একটি চমৎকার সার্চ ফাংশন দিয়ে সজ্জিত যা আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্ট এবং Slack এবং Facebook Messenger এর মত অন্যান্য অ্যাপ জুড়ে কাজ করে, যাতে আপনি প্রয়োজনে দ্রুত কথোপকথন পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
Shift ব্যবহার করার প্রধান উত্থানগুলির মধ্যে একটি হল এটি আপনার সমস্ত কর্মপ্রবাহকে কেন্দ্রীভূত করে, অ্যাপ্লিকেশন এবং ইমেল অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে স্যুইচ করার সময় বাঁচায় এবং আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করে৷
2. মেলড্রপ
আপনি একটি অ্যাপ্লিকেশন ডাউনলোড করতে বা একটি ওয়েবসাইটে সাইন আপ করতে নাও চান এমন একটি কারণ হল আপনি ভয় পান যে তারা ক্রমাগত আপনাকে ইমেল দিয়ে বোমাবর্ষণ করবে। একটি অস্থায়ী এবং নিষ্পত্তিযোগ্য ইমেল ঠিকানা থাকা আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করার এবং স্প্যাম এড়াতে একটি দুর্দান্ত উপায়৷
আপনার প্রাথমিক ইমেল ঠিকানা দেওয়ার পরিবর্তে, আপনি দুর্বল নিরাপত্তা খ্যাতি সহ অ্যাপস/ওয়েবসাইটগুলির জন্য বা স্প্যামি বিজ্ঞাপনগুলি এড়াতে একটি বিনামূল্যে থ্রোওয়ে ঠিকানা তৈরি করতে MailDrop ব্যবহার করতে পারেন৷
3. Google ইনবক্স
Gmail দ্বারা ইনবক্স আপনাকে কাস্টমাইজযোগ্য বিভাগ সরবরাহ করে এবং সেই বিষয়গুলির সাথে ইমেলগুলি আপনার ইনবক্সের শীর্ষে রাখে৷ এটি একটি "স্নুজ" বৈশিষ্ট্যও অফার করে, যা আপনাকে একটি নির্দিষ্ট তারিখ বা সময় পর্যন্ত একটি ইমেল লুকানোর অনুমতি দেয়। গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে আপনার Google টাস্ক তালিকায় দ্রুত লিঙ্ক করতে আপনি "টাস্কে যোগ করুন" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে আপনি নোট যোগ করতে এবং নির্ধারিত তারিখ সেট করতে পারেন৷
"বান্ডেলগুলি" হল স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিউজলেটার এবং সোশ্যাল মিডিয়া আপডেট থেকে অনুরূপ বার্তাগুলিকে সহজে-ব্যবস্থাপনার বিভাগে সাজানোর আরেকটি উপায়৷ এই কৌশলগুলি আপনাকে সেই সমস্ত বিশৃঙ্খলতা কাটাতে সাহায্য করে—সেটি সাবস্ক্রিপশন থেকে হোক বা অফুরন্ত কাজের ইমেল থেকে হোক—এবং সরাসরি যা গুরুত্বপূর্ণ তা পেতে।
4. Unroll.me
Unroll.me হল একটি বিনামূল্যের টুল যা আপনাকে নিউজলেটার থেকে সদস্যতা ত্যাগ করতে এবং একই সাথে আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করতে দেয়৷
একটি নিউজলেটার থেকে সদস্যতা ত্যাগ করা খুব একটা চ্যালেঞ্জের মত নাও মনে হতে পারে, কিন্তু যখন আপনাকে দশ বা শত শত সদস্যতার সাথে মোকাবিলা করতে হয় তখন এটি অপ্রতিরোধ্য হয়ে ওঠে।
Unroll.me একই সময়ে শত শত ইমেল পরিচালনা করা সহজ করে তোলে। মাত্র কয়েকটি ক্লিকে, আপনি নিউজলেটারগুলিকে সম্পূর্ণরূপে আনসাবস্ক্রাইব করতে পারেন, আপনি চাইলে লেবেল দিয়ে সেগুলিকে সংগঠিত করতে পারেন এবং কীওয়ার্ড দ্বারা নির্দিষ্ট বার্তাগুলি অনুসন্ধান করতে পারেন৷
যারা প্রচুর ইমেল নিউজলেটার দ্বারা অভিভূত তাদের জন্য, Unroll.me-এর "রোলআপ" বৈশিষ্ট্যটি সহায়ক হতে পারে। এটি আপনাকে আপনার সমস্ত প্রিয় ইমেল সাবস্ক্রিপশনগুলিকে একটি দৈনিক সহজ তালিকায় রোল আপ করার অনুমতি দেয়৷
এইভাবে, আপনি যতবার প্রচারের খবর পাবেন ততবার আপনার ইনবক্সে গিয়ে সময় নষ্ট না করে একবারে সাবস্ক্রিপশনের মাধ্যমে যেতে পারেন।
5. ইমেইল গেম
আপনি যদি একজন প্রতিযোগী ব্যক্তি হন যিনি নিজে কিছু করতে উপভোগ করেন, তাহলে আপনি একটি গণ ইমেল সদস্যতা বাতিলের প্রচারকে একটি মজার খেলায় পরিণত করতে পারেন। ইমেল গেম হল একটি বিনামূল্যের টুল যা আপনার ইনবক্স সাফ করার প্রক্রিয়াকে গ্যামিফাই করে৷
৷আপনার ইমেল ইনবক্সগুলি পরিচালনা করতে, আপনার ইমেল ঠিকানা লিখুন এবং গেমটি শুরু করুন৷ উদ্দেশ্য হল একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে যতটা সম্ভব ইমেল সংগঠিত করা। আপনি যদি খুব বেশি সময় নেন তাহলে আপনাকে শাস্তি দেওয়া হবে, কিন্তু আপনি যদি আপনার বার্তাগুলি দ্রুত পরিচালনা করেন তবে আপনি আরও পয়েন্ট পাবেন৷
ইমেল গেমটি আপনাকে পরেরটিতে যাওয়ার আগে একবারে একটি ইমেলে ফোকাস করার অভ্যাস গড়ে তোলার ক্ষমতা দেয়, যখন এটির সমন্বিত টাইমার আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়ায়৷
6. InMoat
InMoat হল একটি টুল যা ইমেলগুলিকে তাদের প্রকার অনুসারে সংগঠিত করে, উদাহরণস্বরূপ, অর্থ, উৎপাদনশীলতা, স্বাস্থ্য, ইত্যাদি অন্যদের উপরে।
আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করার পরে, InMoat আপনাকে আপনার কর্মপ্রবাহকে অপ্টিমাইজ করতে এবং অগ্রাধিকার সেট করতে একটি শিল্প এবং পেশা নির্বাচন করতে বলবে। আপনার ইনবক্সে থাকা ইমেলের বিভাগ বেছে নিতে আপনি "স্মার্ট ফিল্টার" বিকল্পটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনার সুবিধামত পরবর্তীতে দেখার জন্য কম গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিকে আপনার InMoat ফোল্ডারে নিয়ে যাবে৷
InMoat আপনার নেটওয়ার্ক বিশ্লেষণ করবে এবং অজানা উত্স থেকে বার্তাগুলিকে অন্য ফোল্ডারে স্থানান্তর করার সময় আপনার বিশ্বস্ত পরিচিতিগুলিকে তাদের ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার জন্য বেছে নিতে বলবে৷
7. অনুসরণ করুন তারপর
FollowUpThen হল আপনার নিজস্ব ব্যক্তিগত সহকারী যা আপনাকে নির্দিষ্ট ইমেলগুলি অনুসরণ করার কথা মনে করিয়ে দেয়৷ এটি ব্যস্ত মানুষ বা যারা প্রায়ই গুরুত্বপূর্ণ বার্তা ভুলে যান তাদের জন্য একটি জীবন রক্ষাকারী৷
৷একবার আপনি FollowUpএর সাথে একটি ইমেল পাঠালে, ইমেলটি সঠিকভাবে আপনার ইনবক্সে নির্দিষ্ট দিন এবং সময় ফিরে আসবে। বন্ধুদের সাথে গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক লেনদেন বা তারিখগুলি সম্পর্কে আর ভুলে যাবেন না।
আপনার ইনবক্স সংগঠিত করতে এবং আপনার সময়ের নিয়ন্ত্রণ পুনরুদ্ধার করতে এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন
সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট, বন্ধু, সহকর্মীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত টন ইমেলের কারণে আপনার ইনবক্স দ্রুত আপনার উত্পাদনশীলতার উপর প্রভাব ফেলতে পারে এবং সেইসব বিরক্তিকর নিউজলেটার এবং প্রচারের খবর যা আপনি কখনও চাননি!
পরের বার যখন আপনি আপনার ইনবক্সের সবকিছুর দ্বারা অভিভূত বোধ করবেন, তখন একটি গভীর শ্বাস নিন, এই টিপসগুলি বাস্তবায়ন শুরু করুন এবং সবকিছু নিয়ন্ত্রণে আনতে এবং আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন৷
