ইমেইলকে "মৃত" ঘোষণা করা হয়েছে এতবার, এবং তারপর লাজারাসের মতো, এটি মৃত্যু থেকে উঠে আসেছে।
Google আংশিকভাবে দায়ী Gmail-এ ইমেইলকে প্রাসঙ্গিক রাখার জন্য, এবং সেখানে অফার করা শক্তিশালী ইমেইল ফিচারগুলোর জন্য। Yahoo-কে একটি মেকওভার দেওয়া হয়েছে, এবং Outlook-এ Skype ইন্টিগ্রেশন আড্ডা অন্যান্য পরিবর্তন। ন্যাশনাল সিকিউরিটি এজেন্সি আমাদের প্রাইভেট জিনিসগুলো তাকিয়ে থাকার কারণে একটি সুইস-ভিত্তিক কোম্পানি আয়রন-ক্ল্যাড এনক্রিপ্টেড ইমেইল অফার করল, সার্ভারগুলো একটি পাহাড়ের ভিতরে।
আপনি যদি এখনও একজন ইমেইল ফ্যান নন (যেমন এই চারটি প্রমুখ ব্যক্তি), তবে ইমেইলের অনেক ফাংশন আছে যেগুলো আপনি অন্য অ্যাপগুলোর হাতে ছেড়ে দিতে পারেন। সবকিছু ইমেইলে রাখার সুবিধা হলো এটি সেন্ট্রালাইজড থাকে এক জায়গায়, কিন্তু এটি একটি ব্লোটেড ওভারফ্লোইং ইনবক্স তৈরি করতে পারে যা নিঃসন্দেহে আপনার স্ট্রেস লেভেল বাড়াবে।
ইমেইল স্ট্রেসফুল এমনকি আপনি ইনবক্স জিরোর পিছনে না থাকলেও।
আপনি যদি নিশ্চিতভাবে ইমেইলকে কিল করতে চান আপনার লাইফ স্ট্রিমলাইন করার জন্য, তবে সেই ওয়ার্ক প্রসেসগুলো ব)» হিকাপ ছাড়া স্মুথলি চলতে রাখার উপায় আছে। আপনাকে প্রতি মাসে কয়েক ডলার খরচ করতে হতে পারে, কিন্তু আপনি সেটি আপনার শান্তির জন্য একটি বার্গেন মনে করতে পারেন।
রিয়েল-টাইম ডিসকাশন
অতীতে, আপনি কাউকে সহজে ইমেইল করে বندق ফিরিয়ে কথা বলতে পারতেন, Gmail-এর "Conversation View" সেটি সব व्यवस्थित রাখত। কিন্তু বিকল্পের একটি বিশাল পরিমাণ উপস্থিত হয়েছে।
উল্লেখযোগ্য প্রথমটি হলো সোশ্যাল মিডিয়া, যেমন Facebook এবং Twitter। Twitter-এ, লাইভ-টুইটিং খুব জনপ্রিয়, এবং Facebook আমাদের একটি ব্যাক-অ্যান্ড-ফর্থ ডিসকাশন বা বিতর্ক করতে দেয় (যা ভালো বা খারাপ হতে পারে, আপনার পয়েন্ট অফ ভিউ অনুযায়ী)।
তারপর, ইনস্ট্যান্ট মেসেজিং পসিবিলিটিগুলো আছে যেমন Jabber এবং Google Talk (বादটিটি এখনও অপারেশনে, যদি আপনি Pidgin বা Adium দিয়ে আপনার অ্যাকাউন্টে লগইন করেন)। কম জনপ্রিয় IM অ্যাল্টারনেটিভস আছে যেমন AIM Messenger এবং Yahoo Messenger।
বিশ্বাস করুন বা না করুন, ICQ এখনও আছে যদি আপনাদের মধ্যে কোনো পুরনো স্কুলের ইচ্ছে ইন্টারনেট নস্ট্যালজিয়ার জন্য।
VOIP আজকাল সহজ Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (Mac & iOS only), Appear.in, এবং এর এনক্রিপ্টেড রিলেশন Telegram এবং Signal দিয়ে।
সকল চেষ্টা করার পর, আমি ব্যক্তিগতভাবে Skype, Signal, এবং WhatsApp (যারা এনক্রিপ্টেড অপশন ব্যবহার করতে আগ্রহী নন, "আমার লুকানোর কিছু নেই!" দল, যেমন আমার স্ত্রী) রিকমেন্ড করি।
ওয়ার্কপ্লেস প্রোডাক্টিভিটির জন্য তিনটি ভালো অপশন আছে — Slack, Quip, এবং Convo।
Slack-এর সুবিধাগুলোর পরিচয় দরকার নেই। Quip এবং Convo ফাংশনে সাদৃশ্য। এটি একটি টিমের সকল সদস্যকে এক জায়গায় আনে যেখানে আপনি রিয়েল টাইমে চ্যাট করতে পারেন, ফাইল দেখতে পারেন, টাস্ক লিস্ট দেখতে ও আপডেট করতে পারেন, এবং Convo এমনকি ডকুমেন্ট এনটেট করতেও দেয়। এই অপশনগুলো ছোট টিমের জন্য অযথা ফ্রি অপশন দেয়, প্রাইসিং শুরু হয় আপনার টিম এবং আপনার প্রয়োজন বড় হলে।
প্রজেক্ট কল্যাবরেশন
প্রজেক্ট কল্যাবরেশন এমন কিছু যা সঠিকভাবে করলে অনেক পজিটিভ সুবিধা আনতে পারে। Google Docs ২০০৬ সালে Writely কেনার সাথে অনলাইন কল্যাবরেশনের সোনার মানদণ্ড স্থাপন করল। সেখান থেকে, এটি রিয়েল-টাইমে একটি ডকুমেন্টে একসাথে কাজ করার চেষ্টা করা টিমদের জন্য অমূল্য বোঝাতে পারল, এবং Google Sheets আরও ভ্যালু যোগ করল।
কিন্তু সব ইন্টারনেট জিনিসের মতো, প্রতिद্বন্দ্বীদের এখন আউট হয়েছে Google Docs-এর চমক কমানোর জন্য।
সর্ববড় অ্যাল্টারনেটিভ হলে Office.com, যদিও আপনি যদি মাইক্রোসফট ফ্যান না হন, তবে আপনি এটি ব্যবহার করতে খুব উত্সাহিত নাও হবেন। সেক্ষেত্রে, আপনি Dropbox Paper-এ আগ্রহী হতে পারেন, যা আমি gầnশেষে ব্যাপকভাবে ট্রাই করছি। অবশ্যই আপনি ডকুমেন্টে যা করবেন সেটি আপনার Dropbox অ্যাকাউন্টে ব্যাকআপ হবে।
এইগুলো আপনার মন ভালো না করলে, দুটি অন্য অপশন আছে। প্রথমটি Zoho, যা ২৫ ইউজার পর্যন্ত ফ্রি। তারপর, প্রতি ইউজার প্রতি মাসে শুধু $৫, তাই Zoho ছোট বিজনেসের জন্য খুব কস্ট-ইফেক্টিভ সমাধান। ইন্টারফেস Google Docs এবং Microsoft Office-এর সাথে ঘনিষ্ঠভাবে মিলে, এবং খুব সহজ ব্যবহার (উপরে দেখুন)।
আপনি যদি জীবনকে সিম্পল রাখতে চান, এবং সেজন্য একটি সিম্পলার সমাধান চান, তবে PiratePad চেক করুন। ডোমেন রিফ্রেশ করার প্রতিবার, একটি নতুন ইউনিক URL তৈরি হয়, যা অন্য লোকদের সাথে পেজ শেয়ার করা সহজ করে দেয়। এটি সেটি যা আমি অ্যাপ টেস্ট করতে ব্যবহার করলাম।
আপনি লোকেদের ডকুমেন্টে অংশগ্রহণ করতে আহ্বান করতে পারেন। আপনি যদি কাউকে ডকুমেন্ট ভিউ করতে দিন কিন্তু এডিট না করতে দিন, তবে "read only" বাটন চাপুন একটু আলাদা লিংক পাওয়ার জন্য। "read-only" লিংকവালা কেউ HTML, প্লেইন টেক্সট, Microsoft Word, বা PDF ফরম্যাটে ডকুমেন্ট ডাউনলোড করতে পারেন।
মিটিং শিডিউলিং
বিজনেস ইমেইলের সবচেয়ে বড় ব্যবহারগুলোর একটি হলো মিটিং শিডিউলিং। কেউ কখনো মিটিং শিডিউল করার চেষ্টা করলে সেই ফিলিং জানেন খুব ভালো। পুরো "ব্যাক-অ্যান্ড-ফর্থ" ডিলবার্ট-লাইক ফার্স। আপনি পাঁচ জনের জন্য একটি বিজনেস মিটিং অরেঞ্জ করার চেষ্টা করছেন এবং প্রায় এক দর্জন বা তার বেশি ইমেইল লাগে কয়েক দিনে, সবাই বলে "I can make this time" এবং "I can't make that time"।
কি তারোনি হতো যদি মিটিংটি ওয়ার্কপ্লেস টাইম ম্যানেজমেন্ট এবং প্রোডাক্টিভিটির ওপর হতো?
নন-ইমেইল সমতুল্য যা MakeUseOf-এ ব্যবহার করা হয়েছে সেটি হলো চমৎকার ScheduleOnce। এটি আপনার Google Calendar-এ প্লাগ ইন করে এবং একবার সবাই তাদের উপলব্ধ সময় দিয়ে দিলে, সাইট সেগুলো একত্রিত করে সবার জন্য উপযুক্ত একটি টাইম স্লট খুঁজে বের করে।
আপনি অলমস্ট স্পويلড ফর চয়েস যখন অন্যান্য সম্ভাবনার কথা আসে। उनमें কিছু হলো Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet, এবং Timebridge। যেটি তাদের পেইড ScheduleOnce থেকে আলাদা করে সেটি হলো তারা হয় ফ্রি বা খুব ভালো ফ্রি অপশন দেয়।
যেটি আমার চোখে সবচেয়ে লেগেছে সেটি NeedToMeet। তাদের ফ্রি pentru একটি ইম্প্রেসিভ ফিচার লিস্ট আছে, Outlook ইন্টিগ্রেশন এবং মোবাইল অ্যাপসহ। অন্যদিকে, যদি খুব ছোট মিটিং আপনার জিনিস হয়, তবে WhenIsGood টাইম পিরিয়ডগুলো ১৫ মিনিট ইনক্রিমেন্টে ভাঙে।
কন্টাক্ট ম্যানেজমেন্ট
কাগজের অ্যাড্রেস বুকের দিনগুলো প্রায় চলে গেছে, কারণ আমাদের অধিকাংশ এখন অনলাইন সমতুল্য ব্যবহার করি। একটি জিনিস যা ভাগ্যাবশত একটি ইমেইল ঠিকানার সাথে সুরক্ষিতভাবে বাঁধা ছিল, এখন আপনি অন্য অ্যাপগুলোর হাতে ছেড়ে দিতে পারেন এই টাস্ক।
Plaxo একটি ভালো রিকমেন্ডেড Google Contacts অ্যাল্টারনেটিভ। এর একটি খুব ডিসেন্ট ফ্রি বেসিক প্লান আছে। আপনার কন্টাক্ট বুকের ব্যাকআপ ক্লাউডে তৈরি হয় যেখানে আপনি সেকশনাল অ্যাকাউন্ট থেকে আসা এড্রেস বুকগুলো এক "ইউনিভার্সাল" অ্যাড্রেস বুকে একত্রিত করতে পারেন। আপনার কোনো কন্টাক্ট Plaxo-এ থাকলে, তাদের কন্টাক্ট ডিটেইলস আপডেট হলে আপনাকে নোটিফাই করা হবে।
প্রতিদ্বন্দ্বীগুলোর মধ্যে Memotoo আছে, যেটি তার কিছুটা নিরাশাজনক ফ্রি প্লান এবং ৩০ দিনের পর ইনঅ্যাক্টিভ ফ্রি অ্যাকাউন্ট ডিলিট হওয়ার কারণে কিছুটা ভুগে। Fruux বিজনেসের দিকে টার্গেটেড। একটি Fruux অ্যাল্টারনেটিভ যা আপনি দেখতে পারেন সেটি FullContact, যা টিম এবং বড় বিজনেসের দিকে অপেক্ষিত।
ফাইল ও অন্যান্য অ্যাটাচমেন্ট পাঠান
ফাইল সেন্ডিং সার্ভিস ডাইম অ্যা ডজেন এবং ইন্টারনেট টাইমের শুরু থেকে চলে আসছে। ইমেইল দিয়ে ফাইল ট্রান্সফার এখনও খুব স্ট্রিক্ট লিমিটের অধীন, তাই আপনি যদি একটি ক্লাঙ্কার নভেল লিখে থাকেন এবং আপনার মামাকে ফিডব্যাকের জন্য পাঠাতে চান, তবে আপনি কনভেনশনাল ইমেইল দিয়ে পাঠাতে পারবেন না।
ফাইলটি যদি ইমেইল লিমিটের (সাধারণত ২৫MB) থেকে কিছুটা বেশি হয়, তবে আপনি শুধু Skype-এর মতো একটি সার্ভিস ব্যবহার করে পাঠাতে পারেন। কিন্তু আপনি যদি বড় হয়, তবে ক্লাউড স্টোরেজ সম্ভবত আপনার সেরা বেট। আপনার ফাইলের সাইজ নির্ধারণ করবে আপনাকে এক্সট্রা ক্লাউড স্টোরেজের জন্য পে করতে হবে কিনা, কিন্তু Google Drive এবং OneDrive (১০ GB পর্যন্ত) তাদের ফ্রি প্ল্যানে খুব উদার। Dropbox অন্যদিকে শুধু প্রাথমিক একটি ক্ষুদ্র ৩GB দেয় — যা অধিকাংশ কেসের জন্য পর্যাপ্ত হতে পারে।
অথবা আপনার নিজস্ব ডোমেন থাকলে, FTP দিয়ে আপনার ডোমেনে ফাইল আপলোড করুন একটি পাসওয়ার্ড-প্রোটেক্টেড Zip বা RAR ফাইলে। অন্য পক্ষ তাদের এন্ড থেকে আপনার ডোমেন থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।
সংবেদনশীল তথ্য পাঠানো
সংবেদনশীল তথ্য, যেমন পাসওয়ার্ড এবং ক্রেডিট কার্ড ডিটেইলস, ইমেইল দিয়ে পাঠানো অধিকাংশ সময় খুব খারাপ আইডিয়া। এটি অনেক ভালো SMS মেসেজ দিয়ে পাঠানো, বা পুরানো স্কুল처럼 ফোন করে বলা!
কিন্তু এখন কিছু "সেলফ-ডিস্ট্রাক্টিং" ইমেইল সার্ভিস আছে যা আপনার মেসেজ সিকিউরলি পাঠাবে, এবং প্রাপকের জন্য ৬০ সেকেন্ডের একটি টাইম লিমিট на upotreবে আপনার মেসেজ পড়ার আগে সেটি গায়েব হয়ে যাবে। আমার ফেভারিট হলো SnapMail যা Gmail-এ ইন্টিগ্রেট করা যাবে একটি Chrome এক্সটেনশন দিয়ে।
আরেকটি Gmail-ইন্টিগ্রেটেড অপশন হলো Dmail যা কিছু রেভ রিভিউ পেয়েছে। আমি এটি ট্রাই করলাম এবং খুব ইম্প্রেসিভ পেলাম। Dmail-এ একটি টগল অন/অফ সুইচ আছে এবং আপনি স্পেসিফাই করতে পারেন কখন মেসেজটি ডিস্ট্রয় হবে। কিন্তু আপনার শুধু তিনটি অপশন আছে, টাইম পেরিয়ড কাস্টোমাইজ করার কোনো উপায় নেই। সেজন্য, সেটি একটু লিমিটেড।
অন্য অ্যাল্টারনেটিভ খুঁজতে, আপনি সিম্পলি Google "self-destructing email" করুন আরও পসিবিলিটির জন্য।
শেয়ারিং এবং কালেক্টিং ইনফরমেশন
ইমেইল ঐতিহ্যবাহ্যভাবে একটি নির্দিষ্ট গ্রুপের মানুষ থেকে ইনফরমেশন কালেক্ট করতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্কুল প্যারেন্টদের ইমেইল করতে পারে একটি আসন্ন ক্লাস ট্রিপের জন্য। একটি অনলাইন স্টোর তাদের কাস্টমারদের ইমেইল করতে পারে তাদের শপিং এক্সপেরিয়েন্স সম্পর্কে জানতে। বা একটি স্টার্টআপ একটি নতুন প্রোডাক্টে ফিডব্যাক কালেক্ট করতে চায়।
এটি এখন সব থার্ড-পার্টি অ্যাপস দিয়ে করা যাবে এবং ইনবক্সগুলো ইমেইল বর্ষণ থেকে বাঁচবে। এই এলাকার বড় নাম স্বাভাবিকভাবেই Google Forms, যা খুব রবাস্ট, খুব কাস্টোমাইজেবল, এবং একটি বড় সারি কোম্পানি ব্যবহার করে (MakeUseOf সহ)।
আমার পাসনড ফেভারিট হলো Typeform যা আমি নিজের ওয়েবসাইটে নতুন ক্লায়েন্টদের জন্য ব্যবহার করেছি। দুটি সাদৃশ্য অপশন হলো Responster এবং Survey Monkey. Последнийটির একদম চমৎকার ফ্রি প্লান নেই, কিন্তু Typeform এবং Responster-এ আছে।
রেফারেন্স মেটেরিয়াল সংরক্ষণ করুন
আমি ২০০৪ সালে প্রথমবার Gmail অ্যাকাউন্ট পেলাম, তখন থেকে আমি এর বিশাল স্পেস ব্যবহার করলাম আমার সকল রেফারেন্স মেটেরিয়াল, ইমেজ, MP3-এর কপি সংরক্ষণ করতে। আমি Gmailকে একটি ডেটাবেস হিসেবে ব্যবহার করতাম এবং কিছু খুঁজতে পারতাম শুধু Gmail-এর সার্চ ফাংশন ব্যবহার করে।
এখন ২০১৬ সালে, আমার ইমেইল অ্যাকাউন্ট প্রায় খালি। আমার Gmail স্পেস কমে যাওয়ার সাথে সাথে, আমি সবকিছু Evernote-এ সরিয়ে দিলাম এবং প্রিমিয়াম সাবস্ক্রিপশন কিনলাম অ্যাডভান্সড ফিচার পাওয়ার জন্য। আমি নোট-টেকিং সার্ভিসের একটি ডাই-হার্ড ফ্যান এবং হাইলি রিকমেন্ড করি।
আপনি যদি Microsoft ফ্যান হন, তবে OneNote আপনার পছন্দের অ্যাপ হবে।
অন্যান্য কিছু অপশন হলো Google Keep, Delicious, এবং Apple Notes। চূড়ান্তভাবে, আপনার সিদ্ধান্ত আপনার নোট-টেকিং অভ্যাসের ওপর নির্ভর করবে।
Google Keep সিম্পল, কিন্তু আমি ব্যক্তিগতভাবে Google Keep ব্যবহার করব না কারণ Google-এর একটু খারাপ অভ্যাস আছে অকস্মাত সার্ভিসগুলো বন্ধ করে দেওয়া যেগুলো তাদের টাকা আয় করছে না।
Apple Notes উপযোগী কিন্তু এটি iOS এবং Mac OS X ব্যবহারকারীদের জন্য সীমাবদ্ধ, এবং যদিও এটি gầnশেষে একটি বড় আপগ্রেড পেয়েছে, এটি এখনও আমার প্রয়োজনের জন্য কিছুটা বেশি সিম্পল। কিন্তু আপনার প্রয়োজন ভিন্ন হতে পারে এবং আপনি এই সার্ভিসগুলোকে পর্যাপ্তটির চেয়ে বেশি দেখতে পারেন।
Delicious একটি সোশ্যাল টুল এবং ওয়েব URL সংরক্ষণের জন্য একটি অপশন হতে পারে। সাইটটি এর প্রারম্ভিক গ্লোরি দিন থেকে ফেড হয়ে গেছে, কিন্তু এটি এখনও একটি স olid অ্যাপ।
আপনি যখন থার্ড-পার্টি সার্ভিসের জন্য পে করতে চান না, এবং আপনি ইতিমধ্যে আপনার নিজস্ব ডোমেনের জন্য পে করছেন, তবে আপনি পরিবর্তে আপনার নিজস্ব উইকি ইনস্টল করার আইডিয়ায় আগ্রহী হতে পারেন।
Wikipedia ফ্রি ওপেন-সোর্স সফটওয়্যার MediaWiki-এ চলে, এবং আপনি যদি নিজে ইনস্টল করার টেকনিক্যাল চপ্স না থাকেন, অনেক ওয়েব হোস্ট অটোমেটেড ইনস্টলেশন অফার করে। আপনি শুধু মনে রাখবেন যে আপনার ডেটাবেস বড় হয়ে যাওয়ার সাথে সাথে, আপনার মাসিক হোস্টিং খরচ বেড়ে যাবে।
দূরবর্তী প্রিয়জনকে আপনি তাঁকে ভালোবাসেন তা জানানো
আমি আমার স্ত্রীকে ২০০১ সালে অনলাইনে সুযোগবশত মিললাম। কিন্তু সেদিন, কোনো Skype, Google Hangouts, WhatsApp, Facebook (যা ভালোভাবে ডার্ক এইজস হিসেবে পরিচিত) ছিল না। তাই আমরা বাধ্য ছিলাম সাধারণ SMS (দামি), সাধারণ ল্যান্ডলাইন ফোন (আরও দামি), এবং ইনস্ট্যান্ট মেসেজিং (খুব ভালো, এবং ইন্টারনেট ক্যাফে থেকে সস্তা)। কিন্তু আমাদের কাছে সবসময় ছিল ইমেইল, এবং আমার ইমেইল লাভ লেটার এবং লাভ কবিতা লেজেন্ডারি।
Roses Are Red
Violets Are Blue
Get In The Kitchen
And Bake Me Some Pie
কিন্তু এখন আপনার এতগুলো অন্য সম্ভাবনা আছে যে ইমেইল প্রায় আউটডেটেড মনে হয় তুলনায়। আমি যা বললাম, অনেক VOIP সম্ভাবনা, ডেটা প্ল্যান দিয়ে টেক্সটিং, এবং সোশ্যাল মিডিয়া। Skype ব্যবহার হচ্ছে জোড়া রান্না করতে, এবং একসাথে ঘুমাতে (শুধু ঘুমাতে, অন্য জিনিস না)। WhatsApp SMS খরচের কষ্ট দূর করল, এবং ইন্টারনেট আপনার প্রিয়জনকে বাস্তবে দেখায় সেরা ট্রাভেল ডিল খুঁজে বের করা অনেক সহজ করে দিয়েছে।
কিন্তু কি এটা সব মানে ইমেইলের শেষ?
এতগুলো অ্যাপ এবং সাইট প্রতিশ্রুতি দেয় যে তারা ইমেইল কিলার। কিন্তু যদি তারা কিলার হয়, তবে তারা খুব ভালো কিলার নয়, কারণ ইমেইল এখনও সাঁস নিচ্ছে। ইমেইল ইন্টারনেটের বেডরক এবং আমি মনে করি এটি সদা কোনো না কোনো রূপে থাকবে।
সেটি বলা যাক, এর কিছু ফাংশন হচ্ছে থার্ড-পার্টি অ্যাপ এবং সার্ভিস দ্বারা আটকিয়ে নেওয়া। আপনি আর আপনার ইনবক্সের কیدی নন। এবং হয়তো সেটি একটি ভালো জিনিস।
আপনি কি ইমেইলের স্বাস্থ্যের ওপর একমত? আপনি কি আপনার ওয়ার্কফ্লো কোনো অ্যাল্টারনেটিভ ওয়ার্ক টুলে শিফ্ট করতে পেরেছেন? কমেন্টে জানান।
