বিশ্বের সাতজন মানুষের একজন জিমেইল ব্যবহার করে কিন্তু তারা জিমেইল প্রদত্ত বিভিন্ন অপশন সম্পর্কে জানেন না। জিমেইল ব্যবহার করে আপনি শুধু মেইল চেক করতে পারবেন না, বরং গুরুত্বপূর্ণগুলো হাইলাইট করতে, কচরা ফিল্টার করতে, ইউজার ব্লক করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন।
জিমেইল অনেক ফিচার দেয় কিন্তু যেহেতু অধিকাংশ লুকিয়ে থাকে ইউজাররা সেগুলো উপভোগ করতে পারে না। এই আর্টিকেলে আমরা আপনাকে এই চমৎকার ফিচারগুলো এবং কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জানাবো। এই ফিচারগুলো শুধু আপনার জিমেইল সংগঠিত ও ম্যানেজ করতে সাহায্য করবে না, বরং জিমেইল অভিজ্ঞতাকে মজাদার ও সহজ করে তুলবে।
১. পাঠানো মেসেজ আনসেন্ড করার সময় সীমা সেট করুন
পাঠানো মেসেজের পর অনুতাপ অনুভব করেছেন কখনো? হ্যাঁ হলে, এই আনডু ফিচার আপনার জন্য ডিজাইন করা। এই ফিচারটি জিমেইল Settings > General tab > Undo Send-এ পাওয়া যায়।
ডিফল্টভাবে, জিমেইলের নতুন ভার্সনে এটি ইনেবলড থাকে এবং ক্যান্সেলেশন পিরিয়ড ০৫ সেকেন্ড সেট থাকে। কিন্তু আপনি এই টাইম ফ্রেম বাড়াতে চাইলে ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করে টাইম ফ্রেম বেছে নিতে পারেন। পাঠানো মেসেজ আনডু করার সর্বোচ্চ সময় ৩০ সেকেন্ড সেট করতে পারেন।
মনে রাখবেন: টাইম ফ্রেমের মধ্যে মেসেজ আনডু করতে হবে। মেইল পাঠানোর পর যেলো ব্যানারের নিচে Undo অপশন দেখতে পাবেন।
২. ইউজার ব্লক করুন
আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ এবং লুকানো জিমেইল টিপস এন্ড ট্রিক্স হলো নির্দিষ্ট ইউজার ব্লক করা। আর আপনাকে মেইলটি স্প্যাম হিসেবে মার্ক করতে হবে না বা ডিলিট করতে হবে না। আপনি সাদে সেই ইউজারকে ব্লক করে সেই সেন্ডারের থেকে ইমেইল পাওয়া বন্ধ করতে পারেন। এর জন্য আপনি যে সেন্ডার ব্লক করতে চান তার পাওয়া ইমেইলটি খুলুন। এখানে রিপ্লাই বাটনের ডানে তিনটি ভার্টিক্যাল ডট দেখবেন। সেটিতে ক্লিক করুন এবং Block বেছে নিন।
৩. কে আপনার জিমেইল ঠিকানা শেয়ার করছে তা চেক করুন
এই আর্টিকেলে আলোচিত জিমেইল টিপস এন্ড ট্রিক্স শুধু বিষয়গুলো সহজ করবে না, বরং সেটি আপনাকে সেই সাইট ট্র্যাক করতে দেবে যা আপনার ইমেইল ঠিকানা বিক্রি করছে। এটি খুঁজে বের করতে আপনার জিমেইল ঠিকানা নিচে বর্ণনা করা পদ্ধতিতে লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার জিমেইল ঠিকানা admin@wsxdn.com হলে সন্দেহজনক সাইট ট্র্যাক করতে আপনাকে ঠিকানাতে পিরিয়ড (.) যোগ করতে হবে। একবার যোগ হলে ইমেইল ঠিকানা দেখাবে admin@wsxdn.com। এই এডিট করা ইমেইল ঠিকানাটি সন্দেহজনক সাইটে সাবমিট করুন। আপনি যদি মডিফাইড অ্যাকাউন্টে ইমেইল পান তবে আপনি খুব ভালোভাবে জানতে পারেন সাইটটি সন্দেহজনক। কারণ ইমেইলটি যাবে admin@wsxdn.com-এ।
মনে রাখবেন: পিরিয়ড যোগ করলে আপনার ইমেইল ঠিকানা বদলায় না। এটি সন্দেহজনক সাইট শনাক্ত করার একটি উপায় যারা স্প্যাম ইমেইল পাঠায়।
৪. ত্রুটি-মুক্ত ইমেইল পাঠান
আপনার ইমেইল দিয়ে প্রাপককে প্রভাবিত করতে চান? যদি হ্যাঁ, তবে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে আপনার পাঠানো ইমেইলে কোনো বানান ত্রুটি নেই। এর জন্য ইমেইল টাইপ করার পর নিচে ডান কোণার তিনটি ভার্টিক্যাল ডটে ক্লিক করুন এবং Check spelling-এ ক্লিক করুন। এই জিমেইল টিপস এন্ড ট্রিক্স আপনাকে ত্রুটি-মুক্ত ইমেইল ড্রাফ্ট ও পাঠাতে সাহায্য করবে।
মনে রাখবেন: একটি ত্রুটি-মুক্ত ইমেইল ছাপ ফেলতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
৫. ইমোজি যোগ করুন
আপনি শুধু WhatsApp বা iMessage-এ ইমোজি যোগ করতে পারেন না, জিমেইল মেসেজেও যোগ করতে পারেন। এর জন্য কম্পোজ বা রিপ্লাই উইন্ডোর নিচে পাওয়া Emoji টুলে ক্লিক করুন।
৬. কেউ অন্য আপনার জিমেইল অ্যাক্সেস করছে কিনা চেক করুন
জিমেইল শুধু একটি ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার নয়, এটি আপনাকে জানাতে দেয় কেউ অন্য আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করছে কিনা এবং কোন লোকেশন থেকে। এ জানতে, জিমেইল ইনবক্সের নিচে স্ক্রোল করুন এবং এই জিমেইল টিপস এন্ড ট্রিক্স ব্যবহার করুন। এখানে নিচে ডান কোণে দেখবেন "Last account activity." লিখা। এখানে Details-এ ক্লিক করুন সব ইনফরমেশন পেতে। শুধু তাই নয়, আপনি যদি কোনো জিমেইল ওয়েব সেশন সন্দেহজনক পান তবে Sign out of all other Gmail web sessions-এ ক্লিক করুন এবং পাসওয়ার্ড চেঞ্জ করে সুরক্ষিত থাকুন।
৭. একসাথে Send এবং Archive করুন
কিছু ইমেইল থাকে যা রিপ্লাই দিয়ে আর্কাইভ করতে চাই। কিন্তু জিমেইলে এই ২-স্টেপ প্রসিডিউর ফলো করতে হয় না কারণ জিমেইল পাঠানো মেইল আর্কাইভ করতে দেয়। এই জিমেইল টিপস এন্ড ট্রিক্স ইনেবল করতে, Gmail Settings > Send and Archive-এ যান। এখানে, Show "Send & Archive" button in reply রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন।
৮. জিমেইল প্রিভিউ পেন ইমেইল চেক করতে
এটি সবচেয়ে উপযোগী জিমেইল টিপ। কারণ এটি আপনাকে ইনবক্স ছাড়া ইমেইল ভিউ ও রিপ্লাই করতে দেবে। Preview Pane জিমেইল ল্যাবস ফিচার যা আপনাকে রিপ্লাই এবং ইনবক্স নেভিগেট করতে দেবে। এটি ইনেবল করতে Gmail Settings > Labs-এ যান। এখানে নিচে স্ক্রোল করে Preview Pane খুঁজুন এবং ইনেবল করুন। Save Changes-এ ক্লিক করুন, এখন আপনি ইনবক্স নেভিগেট করার সময় ইমেইল প্রিভিউ করতে পারবেন। এই Preview Pane কে ভার্টিক্যাল, হরিজেন্টাল সেট করতে পারেন। এর জন্য ইনবক্সের উপরের ডান কোণার টগল বাটনে ক্লিক করুন।
৯. জিমেইলে একটি কনভার্সেশন মিউট করুন
যদি একটি জিমেইল কনভার্সেশন ডিস্টার্বিং হয়, তবে জিমেইল টিপ ব্যবহার করে এটি Mute করতে পারেন। একবার কনভার্সেশন মিউট হলে সেটি সরাসরি আর্কাইভে চলে যাবে। একটি কনভার্সেশন মিউট করতে সেটি টিক মার্ক করুন > কনভার্সেশনের ঠিক উপরের তিনটি ভার্টিক্যাল লাইনে ক্লিক করুন। এখানে Mute সিলেক্ট করুন ইনবক্সে দেখতে না পাওয়ার জন্য। আপনি যেকোনো সময় একই ধাপ ফলো করে আনমিউট করতে পারেন যদি ইনবক্সে ফিরে পেতে চান।
১০. অন্য কাউকে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দিন
এই ফিচার দিয়ে আপনি অন্য কাউকে আপনার পক্ষ থেকে মেইল পড়তে, পাঠাতে বা ডিলিট করতে অনুমতি দিতে পারেন। এই ফিচার ফायदेमন্দ যখন আপনি নো রিসেপশন জোনে থাকেন এবং কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মিস করতে চান না।
এই ফিচার ব্যবহার করতে, আপনাকে আপনার লগইন আইডি বা পাসওয়ার্ড শেয়ার করতে হবে না, আপনাকে শুধু সেই ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা দিতে হবে যাকে আপনি অ্যাক্সেস দিতে চান।
এর জন্য Gmail Settings > Accounts and Import > Grant access to your account-এ যান। এর সাথে সাথে Leave conversation as unread when opened by others-ও ইনেবল করতে পারেন।
এই ১০টি চমৎকার জিমেইল টিপস ব্যবহার করে আপনি জিমেইল ব্যবহারে প্রো হতে পারেন। এই জিমেইল টিপস আপনাকে জনপ্রিয় ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার জিমেইল থেকে সেরা আউটপুট পেতে সাহায্য করবে। আশা করি এই জিমেইল টিপস জানার পর আপনি সമ്മত হবেন জিমেইল শুধু একটি ফ্রি ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার নয়। এটি তার চেয়ে অনেক বেশি। এর সাথে সাথে, আপনি থিম যোগ করতে পারেন, শিডিউল করতে পারেন, রিপ্লাই স্নুজ করতে পারেন, ক্যানড রিপ্লাই সেট করে টাইম বাঁচাতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু। এই অপশনগুলো খুঁজে পেতে সমস্যা হলে আমাদের জানান। আমরা আরও জিমেইল টিপস এন্ড ট্রিক্স শেয়ার করবো প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে।
