ম্যাক্রোর মাধ্যমে এক্সেল ফাইল আকার দ্রুত কমান: ১১টি প্রমাণিত কৌশল

VBA কোড ব্যবহার করার সময় আমরা প্রায়শই দেখি যে এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা বেড়ে যায়। বড় এক্সেল ফাইলের সাথে কাজ করা কঠিন হয়ে ওঠে কারণ এটি এক্সেলের পারফরম্যান্স ধীর করে দেয়। এইीलिए এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয়। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাবো ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল আকার কীভাবে কমাতে হয়। আশা করি এই আর্টিকেলটি আপনার জন্য তথ্যবহুল হবে এবং ফাইল আকার কমাতে kapcsolিত অনেক সমস্যার সমাধান করবে।

নিচে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।

ম্যাক্রোর মাধ্যমে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে ১১টি কার্যকর উপায়

ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে আমরা গ্যारোটি ভিন্ন পদ্ধতি খুঁজে পেয়েছি যা আপনার সমস্যা সমাধান করতে পারে। এই সকল পদ্ধতি খুবই কার্যকর। আপনি সবগুলো ট্রাই করে আপনার জন্য সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি বের করতে পারেন। কিছু ছোট ট্রিক বড় সমস্যা সমাধান করতে পারে।

১. এক্সেল ফাইল বাইনারি ফরম্যাটে সংরক্ষণ করুন

সর্বশ্রেষ্ঠ এবং সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি হলো ফাইলটি বাইনারি ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা। এই ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করে আপনি এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা কমাতে পারেন। পদ্ধতিটি বুঝতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ

• প্রথমে রিবনে File ট্যাবে যান।
• তারপর Save As অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• Save As সেকশন থেকে Browse অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• এখন ফাইল টাইপ পরিবর্তন করতে হবে।
• যেহেতু আগে আমাদের Macro-Enabled Workbook ছিল, আমরা এটিকে Binary Workbook-এ কনভার্ট করব।
• Save as type ড্রপ-ডাউন থেকে অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• তারপর Excel Binary Workbook অপশনটি বেছে নিন।

• उसके बाद Save-এ ক্লিক করুন।
• শেষে আপনি দেখবেন এক্সেল ফাইলের আকারে পরিবর্তন এসেছে। বাইনারি ফরম্যাটে ম্যাক্রো-ইনাবল্ড ফরম্যাটের চেয়ে কম আকারের ফাইল পাওয়া যায়।

আরও পড়ুন: ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কমপ্রেস করা (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)

২. অপ্রयुक्त VBA কোড সরান

কখনো কখনো আমরা কিছু VBA কোড তৈরি করি যা এক্সেল ফাইলে কোনো কাজে লাগে না। আমরা জানি VBA কোড ব্যবহার করলে ফাইলের আকার কিছুটা বেড়ে যায়। এক্সেল ফাইল থেকে অপ্রयुक्त VBA কোড সরানো ফাইল আকার কমাতে একটি কার্যকর সমাধান হতে পারে। অপ্রयुक्त VBA কোড কিছু অতিরিক্ত সমস্যাও সৃষ্টি করতে পারে। এটি এক্সেলের ফাংশনিং ধীর করে দিতে পারে। সুতরাং কার্যকর ওয়ার্ক এনভায়রনমেন্টের জন্য অপ্রयुक्त VBA কোড সরিয়ে ফেলতে হবে।

৩. রিডান্ডান্ট কোড সরান

রিডান্ডান্ট কোড সরিয়ে আপনার কোড অপ্টিমাইজ করতে পারেন। একটি অপ্টিমাইজড কোড ম্যাক্রোর মাধ্যমে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে সাহায্য করে। ধরুন, আপনাকে VBA কোড দিয়ে একটি সেলের ভ্যালু বোল্ড করতে হবে। অধিকাংশ ক্ষেত্রে আপনি প্রথম সেলটি সিলেক্ট করেন এবং তারপর ভিএবিএ কোডে বোল্ড করেন।

Sub Bold_cells() Range("B1").Select Selection.Font.Bold = True End Sub

এখানে আমরা দুই লাইন কোড ব্যবহার করেছি। প্রথমে সেলটি সিলেক্ট করলাম তারপর ফন্ট বোল্ড করলাম। এই রিডান্ডান্সি দূর করতে আমরা কোডটি এক লাইনে লিখতে পারি।

Sub Bold_cells() Range("B1").Font.Bold = True End Sub

এভাবে এক লাইনে কোড লিখলে কোডের আকার কমে যায় এবং একসাথে এক্সেল ফাইলের সামগ্রিক আকারও কমে যায়।

৪. রিমার্ক স্টেটমেন্ট কমান

কখনো কখনো আমরা VBA কোড বুঝতে সুবিধার জন্য রিমার্ক স্টেটমেন্ট ব্যবহার করি। এই রিমার্ক স্টেটমেন্টের কারণে VBA কোড খুব বড় হয়ে যায়। আমরা জানি, বড় VBA কোড এক্সেল ফাইলের আকারও বড় করে দেয়। সেক্ষেত্রে আপনাকে কিছু রিমার্ক স্টেটমেন্ট দূর করতে হবে কোড ছোট করতে। রিমার্ক স্টেটমেন্ট বাদ দিয়ে আমরা এক্সেল ফাইল আকার এবং কোড আকার উভয়ই কমাতে পারি।

৫. সকল VBA মডিউল এক্সপোর্ট করে আবার ইম্পোর্ট করুন

ম্যাক্রোর মাধ্যমে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে একটি সহজ পদ্ধতি। প্রথমে আগে তৈরি করা সকল VBA মডিউল এক্সপোর্ট করুন। তারপর আবার সেগুলো VBA মডিউলে ইম্পোর্ট করুন। এই পদ্ধতির মূল সুবিধা হলো যখন আপনি VBA মডিউল এক্সপোর্ট করেন, তখন তার আকার কমে যায়। আবার যখন ইম্পোর্ট করেন, কম করা আকারেই ইম্পোর্ট হয়। ফলে এক্সেল ফাইলের সামগ্রিক আকার কিছুটা কমে যায়। এটি ফাইল আকার কমাতে একটি কার্যকর সমাধান হতে পারে।

৬. ম্যাক্রো ডিজেবল করুন

এক্সেলে VBA কোড ব্যবহার করার সময় আমাদের ফাইলটি Macro-Enabled Workbook-এ সংরক্ষণ করতে হয়। একটি ছোট ট্রিক আপনার এক্সেল ফাইল আকার কমাতে পারে। সেক্ষেত্রে আপনাকে ম্যাক্রো ডিজেবল্ড অবস্থায় ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করতে হবে এবং তারপর ওয়ার্কবুকটি পুনরায় খুলতে হবে। এরপর ম্যাক্রো ইনেবল করুন। এটি করার ফলে এক্সেল আকার বাড়ার কারণবিশেষ ইন-বিল্ট সমস্যা দূর হয়। এই প্রক্রিয়া খুব সহজ কিন্তু কিছু কেসে কার্যকর হতে পারে।

৭. অপ্রयुक्त এরিয়া সরিয়ে এক্সেল ফাইল আকার অপ্টিমাইজ করুন

কখনো কখনো এমন সমস্যা দেখা যায় যে এক্সেল ফাইলের আকার খুব বড় কিন্তু সেখানে তেমন ডেটা নেই। ডেটা রেঞ্জের বাইরে ডেটা ফরম্যাটিং ব্যবহার করার কারণে এটি হতে পারে। আপনি এটিকে ম্যানুয়ালি বা VBA কোড দিয়ে সরাতে পারেন। এই অপ্রयुक्त এরিয়াগুলোর কারণে এক্সেল ফাইলের আকার বেড়ে যায়। VBA কোড ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল আকার অপ্টিমাইজ করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ

• প্রথমে রিবনে Developer tab-এ যান।
• তারপর Code গ্রুপ থেকে Visual Basic সিলেক্ট করুন।

• এটি Visual Basic উইন্ডো খুলবে।
• তারপর রিবনে Insert ট্যাবে যান।
• সেখান থেকে Module সিলেক্ট করুন।

• তারপর Module উইন্ডোতে নিচের কোডটি লিখুন।

Sub RemoveUnused() Dim cell_last As Range Dim ans Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub Application.ScreenUpdating = False ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel) If ans = vbCancel Then GoTo ExitSub End If If ans = vbYes Then file_name_full = ActiveWorkbook.FullName If file_name_full = "" Then MsgBox "Please run the macro after saving the file" GoTo ExitSub End If position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".") target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss")) ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name End If row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column Application.ScreenUpdating = False Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear ActiveWorkbook.Save ExitSub: Application.ScreenUpdating = True End Sub

• তারপর রিবনে Developer ট্যাবে যান।
• Code গ্রুপ থেকে Macros সিলেক্ট করুন।

• এটি ম্যাক্রো ডায়ালগ বক্স খুলবে।
• সেখান থেকে RemoveUnused অপশনটি সিলেক্ট করুন।
• তারপর Run-এ ক্লিক করুন।

• এই কোড ব্যবহার করে আপনি সহজেই এক্সেলের অপ্রयुक्त এরিয়া সরাতে পারেন এবং গুরুত্বপূর্ণভাবে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে পারেন।

আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল আকার ৪০-৬০% কমাতে (১২টি প্রমাণিত পদ্ধতি)

৮. খালি সারি ও কলাম সরান

এক্সেল ফাইল আকার কমাতে আরেকটি সহজ উপায় হচ্ছে ব্ল্যাংক সারি ও কলাম সরানো। আমাদের ডেটাসেটে অনেক খালি সারি ও কলাম থাকতে পারে। এই খালি সারি ও কলাম ডেটাসেট বড় করে দেয় এবং végül এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা বেড়ায়। সুতরাং এক্সেল ফাইল আকার কমাতে সেই খালি সারি ও কলাম সরিয়ে এক্সেল ফাইল সংরক্ষণ করতে হবে। ফলে আপনি এক্সেল ফাইল আকারে কিছু কমানো পাবেন।

৯. ডেটা ফরম্যাটিং সরান

ডেটা ফরম্যাটিং এক্সেল ফাইলে ব্যবহৃত সবচেয়ে জনপ্রিয় কমান্ডগুলোতে এক। ডেটা ফরম্যাটিং-এ ব্যাকগ্রাউন্ড কালার, বর্ডার যোগ করা, বা ফন্ট স্টাইল পরিবর্তন করা সব থাকে। এই ডেটা ফরম্যাটিং সেগমেন্টের কারণে আপনার এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা বেড়ে যেতে পারে। ডেটা ফরম্যাটিং সরাতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ

• প্রথমে সেই ডেটাসেটটি সিলেক্ট করুন যেখানে থেকে ডেটা ফরম্যাটিং সরাতে চান।
• তারপর রিবনে Home ট্যাবে যান।
• उसके बाद Editing গ্রুপ থেকে Clear অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• তারপর Clear Formats সিলেক্ট করুন।
• এটি আপনার ডেটাসেট থেকে সকল ফরম্যাটিং সরিয়ে দেবে।

• শেষে ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন।
• তারপর আপনি এক্সেল ফাইল আকারে কিছু কমানো দেখবেন।

১০. ফাইল কমপ্রেস করুন

এক্সেল ফাইল আকার কমাতে আরেকটি পদ্ধতি হচ্ছে ফাইলটি জিপ ফাইলে কমপ্রেস করা। আপনি যখন এক্সেল ফাইলকে জিপ ফাইলে কমপ্রেস করেন, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবেই এর আকার মূল আকারের ১০-১৫% পর্যন্ত কমিয়ে দেয়। তারপর আপনি অন্যদের সাথে এই এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে পারেন। এই পদ্ধতি প্রয়োগ করতে ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ

• প্রথমে এক্সেল ফাইলে রাইট-ক্লিক করুন।
• তারপর Send to অপশনটি সিলেক্ট করুন।
• उसके बाद Send to সেকশনে Compressed (Zipped) Folder সিলেক্ট করুন।

• এটি এক্সেল ফাইলকে জিপ ফাইলে রূপান্তর করবে।
• এবং এটি cuối পর্যন্ত এক্সেল ফাইল আকার কমিয়ে দেয়। স্ক্রিনশট দেখুন।

আরও পড়ুন: খোলা ছাড়া এক্সেল ফাইল আকার কমাতে (সহজ ধাপসমূহ সহ)

১১. ছবি কমপ্রেস করুন

যদি আপনি এক্সেলে ছবি নিয়ে কাজ করেন, তবে সেই ছবিগুলো কমপ্রেস করতে হবে। অন্যথায়, এটি এক্সেল ফাইলের আকার বেড়াতে পারে। এখানে আপনাকে খেয়াল রাখতে হবে যে কমপ্রেস করার সময় ছবির কোয়ালিটি ভালো থাকতে হবে। এক্সেলের বাইরে ছবিগুলো কমপ্রেস করার পর, এক্সেলের বিল্ট-ইন কমান্ড দিয়ে সেগুলো আবার কমপ্রেস করতে হবে। এটি করার জন্য ধাপগুলো সঠিকভাবে অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ

• প্রথমে কমপ্রেস করতে চাওয়া ছবিটি সিলেক্ট করুন।
• তারপর রিবনে Picture Format ট্যাবে যান।
• Adjust গ্রুপ থেকে Compress Pictures অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• তবে Compress Pictures ডায়ালগ বক্স খুলবে।
• Compression Options থেকে Apply only to this picture অপশনটি আনচেক করুন।
• তারপর Email (96 ppi): minimize document size for sharing-এ ক্লিক করুন।
• শেষে OK-এ ক্লিক করুন।

• তারপর ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন।
• এটি ম্যাক্রোর সাথে এক্সেল ফাইল আকার কমিয়ে দেবে। স্ক্রিনশট দেখুন।

আরও পড়ুন: ছবি সহ এক্সেল ফাইল আকার কমাতে (২টি সহজ পদ্ধতি)

উপসংহার

আমরা ম্যাক্রোর মাধ্যমে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে গ্যারোটি ভিন্ন ও কার্যকর পদ্ধতি দেখিয়েছি। এই সব পদ্ধতি কার্যকর এবং আপনার সমস্যা সমাধান করতে পারে। এই পদ্ধতিগুলো মূলত কিছু এক্সেল ট্রিক যা দিয়ে আপনি এক্সেল আকারের মোট কন্ট্রোল পেতে পারেন। আশা করি আমরা এক্সেল ফাইল আকার কমাতে সকল সম্ভাব্য এরিয়া কভার করেছি। যদি আপনার আরও কোনো প্রশ্ন থাকে, কমেন্ট বক্সে জিজ্ঞেস করতে পারেন। আমাদের ExcelDemy পেজ ভিজিট करना ভুলবেন না।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল আকার কমাতে
• [সমাধান!] কারণ ছাড়া এক্সেল ফাইল খুব বড় (১০টি সম্ভাব্য সমাধান)
• কী কারণে এক্সেল ফাইল আকার বড় হচ্ছে তা নির্ধারণ করুন