এক্সেলের ভিবিএ কোড ব্যবহার করার সময়, আমরা জানতে পারি যে এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা বৃদ্ধি পায়। একটি বড় এক্সেল ফাইলের জন্য, এটি কাজ করা কঠিন কারণ এটি আপনার এক্সেলের কার্যকারিতাকে ধীর করে দিতে পারে। এজন্য এক্সেল হ্রাস করা আবশ্যক। এই নিবন্ধে, আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় ম্যাক্রো সহ। আমি আশা করি আপনি এই নিবন্ধটি তথ্যপূর্ণ এবং ফাইল হ্রাস সংক্রান্ত অনেক সমস্যার সমাধান করেছেন৷
নিচের অনুশীলন ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।
ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানোর 11টি কার্যকরী উপায়
ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে, আমরা এগারোটি ভিন্ন উপায় খুঁজে পেয়েছি যার মাধ্যমে আপনি আপনার সমস্যার সমাধান করতে পারেন। এই সমস্ত পদ্ধতি ব্যবহার করা মোটামুটি দরকারী। আপনি এই সমস্ত পদ্ধতি চেষ্টা করে দেখতে পারেন এবং আপনার জন্য সবচেয়ে কার্যকর একটি খুঁজে বের করতে পারেন। কিছু ছোট কৌশল একটি বড় সমস্যা সমাধান করতে পারে।
1. বাইনারি ফর্ম্যাটে এক্সেল ফাইল সংরক্ষণ করা হচ্ছে
প্রথম এবং সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি হল বাইনারি ফরম্যাটে ফাইল সংরক্ষণ করা। এই ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করে, আপনি কিছু পরিমাণে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারেন। পদ্ধতিটি সঠিকভাবে বুঝতে, ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷
পদক্ষেপ
- প্রথমে, ফাইল-এ যান রিবনে ট্যাব।
- তারপর, এই রূপে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন৷ বিকল্প।
- ব্রাউজ করুন নির্বাচন করুন এভাবে সংরক্ষণ করুন থেকে বিকল্প বিভাগ।
- তারপর, আমাদের ফাইলের ধরন পরিবর্তন করতে হবে।
- যেমন আমাদের একটি ম্যাক্রো-সক্ষম ওয়ার্কবুক আছে পূর্বে, আমরা এটিকে একটি বাইনারী ওয়ার্কবুক-এ রূপান্তর করতে চাই .
- টাইপ হিসাবে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন বিকল্প।
- তারপর, এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক নির্বাচন করুন বিকল্প।
- এর পর, সংরক্ষণ করুন এ ক্লিক করুন .
- অবশেষে, আপনি এক্সেল ফাইলের আকারে একটি পরিবর্তন দেখতে পাবেন। বাইনারি বিন্যাসে, আমরা ম্যাক্রো-সক্ষম বিন্যাসের তুলনায় একটি ছোট ফাইলের আকার পাই।
আরো পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)
2. অব্যবহৃত VBA কোডগুলি সরান
কখনও কখনও আমরা কিছু VBA কোড তৈরি করেছি কিন্তু সেই এক্সেল ফাইলের জন্য তাদের কোন ব্যবহার নেই। আমরা জানি ভিবিএ কোড ব্যবহার করলে ফাইলের আকার কিছুটা বাড়তে পারে। এক্সেল ফাইল থেকে সেই অব্যবহৃত VBA কোডগুলি সরানো এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করার একটি কার্যকর সমাধান হতে পারে। অব্যবহৃত VBA কোড কিছু অতিরিক্ত সমস্যাও তৈরি করতে পারে। আমি এক্সেলের কার্যকারিতা ধীর করতে পারি। সুতরাং, একটি কার্যকর কাজের পরিবেশ পেতে, আপনাকে অব্যবহৃত VBA কোডগুলি সরিয়ে ফেলতে হবে৷
3. অপ্রয়োজনীয় কোড অপসারণ
আপনি অপ্রয়োজনীয় কোড অপসারণ করে আপনার কোড অপ্টিমাইজ করতে পারেন. একটি অপ্টিমাইজ করা কোড ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারে। ধরুন আপনাকে VBA কোড ব্যবহার করে একটি সেল মান বোল্ড করতে হবে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি প্রথমে ঘরটি নির্বাচন করুন এবং তারপর এটিকে VBA কোডে বোল্ড করুন৷
৷Sub Bold_cells()
Range("B1").Select
Selection.Font.Bold = True
End Subএখানে আমরা কোডের দুটি লাইন ব্যবহার করি। প্রথমে, আমরা ঘর নির্বাচন করি এবং তারপর ফন্টটিকে গাঢ় করি। এই অপ্রয়োজনীয়তা দূর করতে, আমরা এই কোডটি এক লাইনে লিখতে পারি।
Sub Bold_cells()
Range("B1").Font.Bold = True
End Subসুতরাং, আমরা এক লাইনে কোড লিখি। এটি করার মাধ্যমে, আমরা কোডের আকার কমাতে পারি, এবং একই সাথে, আমরা সামগ্রিক এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারি।
4. মন্তব্য বিবৃতি হ্রাস করুন
কখনও কখনও আমরা এটি সঠিকভাবে বোঝার জন্য VBA কোডের কিছু মন্তব্য বিবৃতি ব্যবহার করি। এই মন্তব্য বিবৃতি ব্যবহার করার কারণে, আমরা VBA কোডকে অনেক বড় করে তুলি। আমরা জানি, বড় VBA কোড এক্সেল ফাইলের আকারকেও বড় করে তোলে। সেই ক্ষেত্রে, কোডটি সংক্ষিপ্ত করার জন্য আপনাকে কিছু মন্তব্য বিবৃতি বাদ দিতে হবে। মন্তব্য বিবৃতি বাদ দিয়ে, আমরা এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারি এবং কোডের আকারও কমাতে পারি।
5. সমস্ত VBA মডিউল রপ্তানি করা এবং সেগুলি আবার আমদানি করা হচ্ছে
আরেকটি সহজ উপায় আপনি ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারেন। প্রথমে, আপনি অতীতে তৈরি করা সমস্ত VBA মডিউল রপ্তানি করুন। তারপর আবার, তাদের VBA মডিউলগুলিতে আমদানি করুন। এই পদ্ধতির প্রধান সুবিধা হল যে আপনি যখন VBA মডিউলগুলি রপ্তানি করেন, এটি তাদের আকার হ্রাস করে। তারপর যখন আপনি VBA মডিউলগুলিতে সেগুলি আমদানি করেন, তখন এটি একটি হ্রাস আকার হিসাবে আমদানি করে। সুতরাং, এক্সেল ফাইলের সামগ্রিক আকার কিছুটা হ্রাস পায়। সুতরাং, এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে এটি একটি কার্যকর সমাধান হতে পারে।
6. ম্যাক্রো নিষ্ক্রিয় করা হচ্ছে
Excel এ VBA কোড ব্যবহার করার সময়, আমাদের একটি ম্যাক্রো-সক্ষম ওয়ার্কবুকে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে হবে . আরেকটি ছোট কৌশল আপনার এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারে। সেই ক্ষেত্রে, আপনাকে ম্যাক্রো অক্ষম করে ওয়ার্কবুকটি সংরক্ষণ করতে হবে এবং তারপরে ওয়ার্কবুকটি পুনরায় খুলতে হবে। এর পরে, ম্যাক্রো সক্ষম করুন। এটি করার মাধ্যমে, আপনি ইন-বিল্ড সমস্যাটি দূর করতে পারেন যার কারণে এক্সেলের আকার বৃদ্ধি পায়। এই প্রক্রিয়াটি খুবই সহজ কিন্তু কিছু ক্ষেত্রে এটি কার্যকর হতে পারে।
7. অব্যবহৃত এলাকা অপসারণ করে এক্সেল ফাইলের আকার অপ্টিমাইজ করুন
কখনও কখনও আপনি একটি নির্দিষ্ট সমস্যার সম্মুখীন হন যেখানে এক্সেল ফাইলের আকার খুব বড় কিন্তু সেখানে খুব বেশি ডেটা নেই। ডেটা সীমার বাইরে ডেটা ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করার কারণে এটি ঘটতে পারে। আপনি ম্যানুয়ালি বা VBA কোড ব্যবহার করে এটি সরাতে পারেন। এই অব্যবহৃত অঞ্চলগুলির কারণে, এক্সেল ফাইলের আকার বৃদ্ধি পাবে। VBA কোড ব্যবহার করে Excel ফাইলের আকার অপ্টিমাইজ করতে, ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷
৷পদক্ষেপ
- প্রথমে, ডেভেলপার ট্যাবে যান রিবনে।
- তারপর, ভিজ্যুয়াল বেসিক নির্বাচন করুন কোড থেকে গ্রুপ।
- এটি ভিজ্যুয়াল বেসিক খুলবে৷ উইন্ডো।
- তারপর, সন্নিবেশ এ যান রিবনে ট্যাব।
- মডিউল নির্বাচন করুন সেখান থেকে।
- তারপর, মডিউলে উইন্ডোতে, নিচের কোডটি লিখুন।
Sub RemoveUnused()
Dim cell_last As Range
Dim ans
Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long
Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String
If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub
Application.ScreenUpdating = False
ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel)
If ans = vbCancel Then
GoTo ExitSub
End If
If ans = vbYes Then
file_name_full = ActiveWorkbook.FullName
If file_name_full = "" Then
MsgBox "Please run the macro after saving the file"
GoTo ExitSub
End If
position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".")
target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss"))
ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name
End If
row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row
column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column
Application.ScreenUpdating = False
Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear
Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear
ActiveWorkbook.Save
ExitSub:
Application.ScreenUpdating = True
End Sub- তারপর, ডেভেলপার-এ যান রিবনে ট্যাব।
- নির্বাচন করুন ম্যাক্রো কোড গ্রুপ থেকে।
- এটি ম্যাক্রো ডায়ালগ বক্স খুলবে।
- সেখান থেকে, Uused অপসারণ নির্বাচন করুন বিকল্প।
- তারপর, চালান এ ক্লিক করুন .
- এই কোডটি ব্যবহার করে, আপনি সহজেই আপনার এক্সেলের অব্যবহৃত এলাকা মুছে ফেলতে পারেন এবং আরও গুরুত্বপূর্ণভাবে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে পারেন।
আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকার 40-60% হ্রাস করুন (12টি প্রমাণিত পদ্ধতি)
8. খালি সারি এবং কলাম সরান
এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে আরেকটি সহজ উপায় হল ফাঁকা সারি এবং কলামগুলি সরিয়ে ফেলা। আমাদের ডেটাসেটে, বেশ কয়েকটি খালি সারি এবং কলাম থাকতে পারে। এই ফাঁকা সারি এবং কলামগুলি ডেটাসেটকে বড় করে তুলতে পারে এবং অবশেষে এক্সেল ফাইলকে কিছুটা বাড়িয়ে তুলতে পারে। সুতরাং, এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে, আমাদের সেই খালি সারি এবং কলামগুলি সরিয়ে ফেলতে হবে এবং তারপরে এক্সেল ফাইলটি সংরক্ষণ করতে হবে। ফলস্বরূপ, আপনি এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস দেখতে পাবেন।
9. ডেটা ফরম্যাটিং সরান
ডেটা ফরম্যাটিং হল সবচেয়ে জনপ্রিয় কমান্ডগুলির মধ্যে একটি যা আমরা এক্সেল ফাইলগুলিতে ব্যবহার করি। ডেটা বিন্যাসে পটভূমির রঙ, সীমানা যোগ করা বা ফন্ট শৈলী পরিবর্তন করা থাকে। এই সব তথ্য বিন্যাস বিভাগে আছে. এই ডেটা ফরম্যাটিং সেগমেন্টের কারণে, আপনার এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা বৃদ্ধি পেতে পারে। ডেটা ফরম্যাটিং অপসারণ করতে আপনাকে নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে৷
৷পদক্ষেপ
- প্রথমে, সমগ্র ডেটাসেটটি নির্বাচন করুন যেখান থেকে আপনি ডেটা বিন্যাস অপসারণ করতে চান৷ ৷
- তারপর, হোম এ যান রিবনে ট্যাব।
- এর পর, ক্লিয়ার নির্বাচন করুন সম্পাদনা থেকে বিকল্প গ্রুপ।
- তারপর, সাফ বিন্যাস নির্বাচন করুন .
- এটি আপনার ডেটাসেট থেকে সমস্ত বিন্যাস মুছে ফেলবে।
- অবশেষে, ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করুন।
- তারপর, আপনি এক্সেল ফাইলের আকার কিছুটা হ্রাস দেখতে পাবেন।
10. কম্প্রেস ফাইল
এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে আরেকটি উপায় হল ফাইলটিকে একটি জিপ ফাইলে সংকুচিত করা . আপনি যখন আপনার এক্সেলকে একটি জিপ ফাইলে কম্প্রেস করেন, তখন এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এর আকারকে এর আসল আকারের 10-15% পর্যন্ত কমিয়ে দেবে। তারপর আপনি অন্যদের সাথে এই এক্সেল ফাইল শেয়ার করতে পারেন. এই পদ্ধতি প্রয়োগ করতে, ধাপগুলি অনুসরণ করুন
পদক্ষেপ
- প্রথমে, এক্সেল ফাইলে ডান ক্লিক করুন।
- তারপর, এতে পাঠান নির্বাচন করুন বিকল্প।
- এর পরে, এ পাঠান-এ বিভাগে, সংকুচিত(জিপ করা) ফোল্ডার নির্বাচন করুন .
- এটি এক্সেল ফাইলটিকে একটি জিপ ফাইলে রূপান্তর করবে।
- IT অবশেষে এক্সেল ফাইলের আকার কমিয়ে দেয়। স্ক্রিনশট দেখুন।
আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলের সাইজ না খুলেই কমাতে হয় (সহজ ধাপে)
11. ছবি কম্প্রেস করুন
আপনি যদি Excel এ ইমেজ নিয়ে কাজ করেন, তাহলে আপনাকে সেই ইমেজগুলো কম্প্রেস করতে হবে। অন্যথায়, এটি এক্সেল ফাইলের আকার বৃদ্ধি করবে। এখানে, আপনাকে ফোকাস করতে হবে যে কম্প্রেস করার সময় ছবির গুণমান অবশ্যই ভালো হতে হবে। এক্সেলের বাইরের দিকে সেই ছবিগুলিকে সংকুচিত করার পরে, আপনাকে সেগুলিকে এক্সেল বিল্ট-ইন কমান্ডে সংকুচিত করতে হবে। এটি করতে, সঠিকভাবে পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
পদক্ষেপ
- প্রথমে, আপনি যে ছবিটি কম্প্রেস করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- তারপর, ছবির বিন্যাসে যান৷ রিবনে ট্যাব।
- ছবি সংকুচিত করুন নির্বাচন করুন অ্যাডজাস্ট থেকে বিকল্প গ্রুপ।
- তারপর, এটি ছবি কম্প্রেস খুলবে ডায়ালগ বক্স।
- কম্প্রেশন বিকল্প থেকে , শুধুমাত্র এই ছবিতে প্রয়োগ করুন আনচেক করুন৷ বিকল্প।
- তারপর, ইমেল(96 ppi) এ ক্লিক করুন:শেয়ার করার জন্য নথির আকার ছোট করুন .
- অবশেষে, ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
- তারপর, ওয়ার্কবুকটি সংরক্ষণ করুন।
- এটি অবশেষে ম্যাক্রো সহ এক্সেল ফাইলের আকার কমিয়ে দেবে। স্ক্রিনশট দেখুন।
আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)
উপসংহার
আমরা ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে এগারোটি ভিন্ন এবং কার্যকর পদ্ধতি দেখিয়েছি। এই সব কার্যকরী এবং আপনার সমস্যা সমাধান করতে পারেন. এই পদ্ধতিগুলি মূলত কিছু এক্সেল কৌশল যার মাধ্যমে আপনি এক্সেল আকারের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ পেতে পারেন। আমি আশা করি আমরা এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাসের সমস্ত সম্ভাব্য ক্ষেত্রগুলি কভার করেছি। আপনার আরও প্রশ্ন থাকলে, মন্তব্য বক্সে নির্দ্বিধায় জিজ্ঞাসা করুন। আমাদের Exceldemy দেখতে ভুলবেন না পৃষ্ঠা।
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- কিভাবে পিভট টেবিলের মাধ্যমে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয়
- [স্থির!] এক্সেল ফাইল কোনো কারণ ছাড়াই অনেক বড় (10 সম্ভাব্য সমাধান)
- বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা কীভাবে নির্ধারণ করবেন
