এক্সেল ডেটা এক্সপোর্ট করা সহজ: ২ প্রমাণিত পদ্ধতি

মাইক্রোসফট এক্সেল-এ কাজ করার সময় অনেক সময় ইউজাররা একটি এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা অন্য আকারে সরাতে চান। তখন ইউজারদের এক্সেলে ডেটা এক্সপোর্ট কীভাবে করবেন সেটি জানতে হয়। এক্সেল থেকে ডেটা সরাতে অন্যান্য অনেক আকার রয়েছে। কিন্তু সেটি করতে হলে, সঠিক ফরম্যাটে ফাইলটি সেভ করতে হয়। এই আর্টিকেলে, আমি আপনাকে দেখাব এক্সেলে ডেটা এক্সপোর্ট কীভাবে করবেন।

এখান থেকে বিনামূল্যে এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন এবং নিজের দিয়ে প্র্যাকটিস করুন।

ওয়ার্কবুককে অন্যান্য ফাইল ফরম্যাটে কনভার্ট করে এক্সেলে ডেটা এক্সপোর্ট করার ২ সহজ উপায়

এই সেকশনে আমি এক্সেলে ডেটা এক্সপোর্ট করার প্রসেসগুলো আলোচনা করব। আপনি আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুককে CSV, TXT, PRN, এবং অন্যান্য অনেক ফরম্যাটে কনভার্ট করতে পারেন। এই আর্টিকেলে, আমি ওয়ার্কবুককে অন্যান্য ফাইল ফরম্যাটে কনভার্ট করে এক্সেলে ডেটা এক্সপোর্ট করার দুটি ভিন্ন পদ্ধতি দেখাব।

প্রথমে, আমি এক্সেল ওয়ার্কবুক ডেটাকে টেক্সট ফরম্যাটে কনভার্ট করব। এখানে, আপনি টেক্সট ফরম্যাটের তিনটি উদাহরণ দেখবেন, যেগুলো হলো- CSV, TXT, এবং PRN ফরম্যাট। দ্বিতীয় প্রসেসে, আমি এক্সেল ওয়ার্কবুককে অন্যান্য ফরম্যাটে কনভার্ট করার পদ্ধতি দেখাব যেমন PDF, ওয়েবপেজ (HTML), XPS ফরম্যাট, ইত্যাদি।

আমার কাজের সুবিধার্থে, আমি নিচের স্যাম্পল ডেটা সেট ব্যবহার করব।

১. এক্সেল ওয়ার্কবুককে টেক্সট ফরম্যাটে কনভার্ট করা

আপনি যখন File ➪ Save As বেছে নেবেন এবং তারপর আপনার ফাইল যেখানে রাখবেন সেই লোকেশন সিলেক্ট করবেন, তখন Save As ডায়ালগ বক্স আসবে, এবং আপনি বিভিন্ন টেক্সট ফাইল ফরম্যাট থেকে আপনার ইচ্ছামতো ফরম্যাট বেছে নিতে পারেন। তিনটি টাইপ হলো:

• CSV: কমা-সেপারেটেড ভ্যালু ফাইল।
• TXT: ট্যাব-ডিলিমিটেড ফাইল।
• PRN: ফরম্যাটেড টেক্সট, প্রিন্টার টেক্সট ফাইল।

উপরোক্ত তিনটি টেক্সট ফাইল নিচে আলোচনা করা হলো:

১.১ এক্সেল ওয়ার্কবুককে CSV ফাইলে কনভার্ট করা

যখন আপনি একটি ওয়ার্কশিটকে CSV ফাইল ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করেন, ডেটা যেন দেখায় তেনি সেভ হয়। ধরুন আপনি এক্সেলে একটি ওয়ার্কশিট নিয়ে কাজ করছেন। আপনার একটি সেল (ধরুন সেটি A5) এই মান ধারণ করে: 12.8312344। কিন্তু আপনি সেল A5-কে এভাবে ফরম্যাট করেছেন যে এটা দুটি দশমিক পয়েন্ট সহ সংখ্যা দেখাবে। তাই A5 দেখাবে 12.83। এখন আপনি এই এক্সেল ফাইলকে CSV ফরম্যাটে কনভার্ট করতে চান, তাহলে A5 সেভ হবে 12.83, এবং így дале। সেলগুলো কমা ক্যারেক্টার দিয়ে ডিলিমিটেড, এবং সারি ক্যারেজ রিটার্ন এবং লাইন ফিড দিয়ে ডিলিমিটেড। নিচের ছবিগুলো আপনাকে ব্যাখ্যা করবে কীভাবে একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক CSV ফরম্যাটে সেভ করবেন।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, আপনার ডেটা সেট প্রস্তুত করুন।
• তারপর, রিবনের File ট্যাবে যান।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, আপনি এক্সেলের Home উইন্ডো দেখবেন।
• তারপর, উইন্ডো থেকে Save As কমান্ড বেছে নিন।

স্টেপ ৩:

• তৃতীয়, পূর্বের কমান্ড বেছে নেওয়ার পর আপনি ফাইল সেভ করার লোকেশন বেছে নেওয়ার অপশন পাবেন।
• তারপর, Browse-এ ক্লিক করুন।

স্টেপ ৪:

• চতুর্থ, সেভ করার জন্য একটি ফোল্ডার বেছে নিন এবং নতুন ফাইলকে নাম দিন।
• তারপর, সেভিং টাইপে, CSV (Comma delimited) বেছে নিন ফাইল কনভার্ট করতে।
• শেষে, Save চাপুন।

স্টেপ ৫:

• পঞ্চম, আপনার এক্সেল ফাইল CSV-এ কনভার্ট হবে
• তারপর, আপনার কম্পিউটারের Notepad সফটওয়্যার দিয়ে ফাইলটি খুলুন।

স্টেপ ৬:

• চূড়ান্ত, খোলার পর CSV ফাইল নিচের ছবির মতো দেখাবে।

নোটস:

• যদি কোনো সেলে কমা থাকে, সেল ভ্যালু কোটেশন মার্কের ভিতরে সেভ হয়।
• যদি কোনো সেলে কোটেশন মার্ক ক্যারেক্টার থাকে, সেই ক্যারেক্টার দুবার আসবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ক্যারেক্টার এরপরের টেক্সট এক্সট্র্যাক্ট করা (৬ উপায়)

১.২ এক্সেল ওয়ার্কবুককে TXT ফাইলে কনভার্ট করা

এক্সেল ওয়ার্কবুককে TXT ফাইলে এক্সপোর্ট করা উপরের CSV ফাইল ফরম্যাটের সাথে প্রায় একই। একমাত্র পার্থক্য হলো সেলগুলো কমার বদলে ট্যাব ক্যারেক্টার দিয়ে সেপারেট করা হয়। আপনার ওয়ার্কশিটে যদি ইউনিকোড ক্যারেক্টার থাকে, তবে আপনাকে অবশ্যই ইউনিকোড টেক্সট ব্যবহার করে ফাইল এক্সপোর্ট করতে হবে। অন্যথায়, ইউনিকোড ক্যারেক্টারগুলো প্রশ্নবোধক চিহ্ন হিসেবে সেভ হবে। এই প্রসেসের ধাপগুলো নিচে।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, ডেটা সেট কমপ্লিট করার পর File ট্যাবে যান।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, পূর্বের মেথডের ধাপগুলো অনুসরণ করে ফাইল সেভ করুন।
• এখানে, Save as type বক্সে, Text (Tab delimited) ফাইল ফরম্যাট হিসেবে সিলেক্ট করুন।

স্টেপ ৩:

• তৃতীয়, ফাইল সেভ করার পর, Notepad- দিয়ে খুলুন এবং রেজাল্ট নিচের ছবির মতো দেখাবে।

আরও পড়ুন: পাইপ ডিলিমিটার দিয়ে এক্সেলকে টেক্সট ফাইলে কনভার্ট করার ২ উপায়

১.৩ এক্সেল ওয়ার্কবুককে PRN ফাইলে কনভার্ট করা

এক PRN-টাইপ ফাইল ওয়ার্কশিটের একটি প্রিন্টেড ইমেজের মতো। সেলগুলো একাধিক স্পেস দিয়ে সেপারেট করা হয়। একটি লাইনে সর্বোচ্চ ২৪০ ক্যারেক্টার থাকতে পারে। PRN ফাইলগুলো সাধারণত ব্যবহার হয় না। এই ফাইল টাইপ কনভার্ট করার প্রসেস নিচে।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, রিবনের File ট্যাবে যান।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, প্রথম মেথডে দেখানো ধাপগুলো অনুসরণ করে আবার ফাইল সেভ করুন।
• Save as type বক্সে, ফাইল ফরম্যাট হিসেবে Formatted Text (Space delimited) সিলেক্ট করুন।

স্টেপ ৩:

• চূড়ান্ত, নতুন কনভার্ট করা ফাইলটি Notepad- দিয়ে খুলুন এবং নিচের ছবির মতো রেজাল্ট দেখুন।

আরও পড়ুন: ইমেজ থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করে এক্সেলে আন tức পদ্ধতি

সদৃশ পঠনযোগ্য

• ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক শিট থেকে অন্য শিটে ডেটা ট্রান্সফার করার পদ্ধতি
• এক্সেলে ডেটা ইম্পোর্ট করা (৩ উপযুক্ত উপায়)
• এক্সেলে একাধিক ক্রাইটেরিয়া ভিত্তিক টেবিল থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করা
• ডিলিমিটার দিয়ে এক্সেলকে টেক্সট ফাইলে কনভার্ট করা (২ সহজ পদ্ধতি)
• অন্য এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা এক্সেলে ইম্পোর্ট করার ২ উপায়

২. এক্সেল ওয়ার্কবুককে অন্যান্য ফাইল ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করা

উপরের আলোচনায়, আমি এক্সেল ডেটাকে টেক্সট ফরম্যাটে কনভার্ট করে এক্সপোর্ট করার প্রসেস দেখিয়েছি। এখন, আমি কিছু অন্যান্য ফরম্যাটে আলোচনা করব যেগুলোতে আমরা এক্সেল ডেটা এক্সপোর্ট করতে পারি। ডিফল্টলি এক্সেল আপনাকে আপনার ওয়ার্কবুককে অনেকগুলো অন্যান্য ফরম্যাটে সেভ করতে দেয়। DIF ফরম্যাটে, প্রতিটি এলিমেন্ট ২ বা ৩-লাইন ব্লক দিয়ে রিপ্রেজেন্ট করা হয়।

২.১ DIF (Data Interchange Format)

এই ফাইলগুলোর DIF এক্সটেনশন থাকে। এগুলো ইউজাররা বিরলই ব্যবহার করেন। এটি একবারে শুধু একটি এক্সেল ওয়ার্কশিটের ডেটা স্টোর করতে পারে।

আপনার ওয়ার্কশিটের ডেটাকে DIF (Data Interchange Format) ফরম্যাটে স্টোর করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুককে DIF (Data Interchange Format)-এ সেভ করুন।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, সেভ করা ফাইলটি Notepad ব্যবহার করে খুলুন নিচের রেজাল্ট দেখতে।

আরও পড়ুন: এক এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে অন্য ওয়ার্কশিটে ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রান্সফার করা

২.২ SYLK (Symbolic Link)

এই ফাইলগুলোর .slk এক্সটেনশন থাকে। এগুলোও খুব কম ব্যবহৃত হয়। .slk এক্সটেনশন বা ফাইল ফরম্যাট ইউনিকোড ক্যারেক্টার সাপোর্ট করে না। এক্সেল ফাইলকে SYLK ফরম্যাটে কনভার্ট করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, আপনার এক্সেল ফাইলকে নিচের ছবির মতো SYLK ফরম্যাটে সেভ করুন।
• এখানে, ফাইল এক্সটেনশন অবশ্যই .slk হতে হবে।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, রেজাল্ট দেখতে নতুন ফাইলটি Notepad- দিয়ে খুলুন।

২.৩ PDF (Portable Document Format)

এই ফাইলগুলোর .pdf এক্সটেনশন থাকে। এটি একটি অত্যন্ত জনপ্রিয় "রিড-অনলি" ফাইল ফরম্যাট। PDF-এ কনভার্ট করার পর আপনি কোনো ডেটা পরিবর্তন করতে পারবেন না। এক্সেল ফাইলকে PDF-এ রূপান্তর করার প্রসেস নিচে।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, বর্তমান এক্সেল ফাইলকে PDF এক্সটেনশন ব্যবহার করে সেভ করুন।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, নতুন কনভার্ট করা ফাইলটি খুলতে একটি PDF রিডার ব্যবহার করুন রেজাল্ট দেখতে।

২.৪ XPS (XML Paper Specification Document)

এই ফাইলগুলোর .xps এক্সটেনশন থাকে। এটি মাইক্রোসফ্টের PDF ফাইল스의 বিকল্প। ইউজাররা এই টাইপের ফরম্যাট বিরলই ব্যবহার করেন। এই ধরনের ফাইল পড়তে আপনার PC-তে XPS Reader থাকতে হবে।

২.৫ ওয়েব পেজ ফরম্যাট

এই ফাইলগুলোর HTM/HTML (Hyper Text Markup Language) এক্সটেনশন থাকে। আপনার এক্সেল ফাইলকে এই ফরম্যাটে সেভ করে আপনি নতুন ফাইলটি একটি ওয়েব ব্রাউজারে খুলতে পারেন। এই ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

স্টেপ ১:

• প্রথমে, বর্তমান এক্সেল ফাইল সেভ করতে Web Page সেভিং টাইপ হিসেবে ব্যবহার করুন।

স্টেপ ২:

• দ্বিতীয়, আপনি Publish as Web Page ডায়ালগ বক্স দেখবেন।
• তারপর, বক্সে Publish সিলেক্ট করুন।

স্টেপ ৩:

• চূড়ান্ত, আপনি কনভার্ট করা ফাইলটি আপনার কম্পিউটারের প্রি-ইনস্টলড ওয়েব ব্রাউজারে খুলতে পারবেন, এবং সেটি নিচের ছবির মতো দেখাবে।

আরও পড়ুন: ওয়েব থেকে ডেটা এক্সেলে ইম্পোর্ট করার পদ্ধতি (কুইক স্টেপস সহ)

২.৬ ODS (OpenDocument Spreadsheet)

এই ফাইলগুলোর .ods এক্সটেনশন থাকে। এই ফাইলগুলো বিভিন্ন ওপেন-সোর্স স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের সাথে কম্প্যাটিবল। আপনি ODS ফাইলগুলো Google Docs বা Open Office ব্যবহার করে খুলতে পারেন।

উপসংহার

এই আর্টিকেলের এখানেই সমাপ্তি। আশা করি আপনি এই আর্টিকেলটি উপকারী পেয়েছেন। উপরের বর্ণনা পড়ার পর, আপনি উপরে উল্লিখিত যেকোনো মেথড ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা এক্সপোর্ট করতে পারবেন। আপনার আরও যেকোনো কোয়েরি বা সুপারিশ আমাদের সাথে কমেন্ট সেকশনে শেয়ার করুন।

ExcelDemy টিম সদা আপনার পছন্দের চিন্তা করে। তাই, কমেন্ট করার পর, দয়া করে কিছু সময় দিন আমাদের সমস্যা সমাধান করার জন্য, এবং আমরা আপনার কোয়েরিগুলোর সেরা সম্ভাব্য সমাধান দিতে চেষ্টা করব।

Happy Excelling 🙂

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে সেল থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করার ৫ পদ্ধতি
• একাধিক ডিলিমিটারসহ টেক্সট ফাইল ইম্পোর্ট করে এক্সেলে (৩ মেথড)
• টেক্সট ফাইল থেকে ডেটা এক্সেলে ইম্পোর্ট করার ৩ পদ্ধতি
• VLOOKUP ব্যবহার করে এক এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে অন্য ওয়ার্কশিটে ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রান্সফার করা
• টেক্সট ফাইলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেলে কনভার্ট করার ৩ উপযুক্ত উপায়
• টেক্সট ফাইলকে এক্সেলে কনভার্ট করার VBA কোড (৭ মেথড)
• কলামসহ নোটপ্যাডকে এক্সেলে কনভার্ট করার ৫ পদ্ধতি