কিভাবে এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করবেন (৭টি সহজ পদ্ধতি)

এই টিউটোরিয়ালটি কীভাবে একটি এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করতে হয় এর পদক্ষেপগুলি প্রদর্শন করবে . আপনি যখন প্রচুর এক্সেল ফাইল নিয়ে কাজ করছেন, তখন ফাইলের আকার কমানো খুবই প্রয়োজন। তাছাড়া, যখন আপনাকে কোনো নির্দিষ্ট ওয়েবসাইটে এক্সেল ফাইল জমা দিতে হয় বা কোনো অনলাইন সাইটের মাধ্যমে কাউকে পাঠাতে হয় তখন ফাইলের আকার ছোট থাকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই নিবন্ধটি দেখার পরে, আপনি শিখবেন কীভাবে একটি এক্সেল ফাইলকে নিজের থেকে ছোট আকারে সংকুচিত করতে হয়।

আপনি এখান থেকে অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।

এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করার 7 সহজ পদ্ধতি

আমাদের উদ্দেশ্য হল একটি এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে সংকুচিত করা। আপনি যদি পদ্ধতিগুলি সঠিকভাবে অনুসরণ করেন তবে আপনার নিজেরাই এক্সেল ফাইলগুলিকে ছোট আকারে সংকুচিত করতে শিখতে হবে৷

1. অপ্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশীট/ডেটা অপসারণ

এই ক্ষেত্রে, আমাদের লক্ষ্য হল অপ্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশীটগুলি সরিয়ে এক্সেল ফাইলটি সংকুচিত করা। এটি করার জন্য, আমরা নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করব৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, আমরা আমাদের কাঙ্খিত এক্সেল ফাইল সাজিয়েছিলাম।

• ফাইলের আকার কমাতে, আমরা পরীক্ষা করব এতে কতগুলি ওয়ার্কশীট রয়েছে এবং প্রতিটি ডেটা শীট প্রয়োজনীয় কিনা।

• তারপর, আমরা ডান-ক্লিক করব অপ্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশীটে এবং মুছুন টিপুন এটি অপসারণ করতে।

• পরে, প্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশীটগুলি নীচের ছবির মতই থাকবে।

• ফাইলটি সংরক্ষণ করার পর, আপনি যদি ফাইলের আকার পরীক্ষা করেন, তাহলে আপনি একটি কম ফলাফল পাবেন৷

আরো পড়ুন: ইমেলের জন্য কিভাবে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করবেন (১৩টি দ্রুত পদ্ধতি)

2. ফাইলকে বাইনারি ফরম্যাটে রূপান্তর করা (XLSB)

এখন, আমরা ফাইলটিকে বাইনারী ফরম্যাটে (XLSB) রূপান্তর করে এক্সেল ফাইলটিকে সংকুচিত করতে চাই। ফাইল এই লক্ষ্য পূরণের জন্য আমাদের নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, ফাইল ট্যাবে যান .

• দ্বিতীয়, এই রূপে সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন বিকল্প।

• তৃতীয়, বিকল্পটি বেছে নিন এক্সেল বাইনারি ওয়ার্কবুক(*.xlsb) এবং ঠিক আছে টিপুন .

• অবশেষে, আপনি xlsb পাবেন ছোট আকারের ফাইল।

আরো পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইলের আকারের কারণ কী তা নির্ধারণ করবেন

3. অপ্রাসঙ্গিক সূত্র নির্মূল করা

আমরা অপ্রাসঙ্গিক সূত্রগুলি বাদ দিয়ে এক্সেল ফাইলটি সংকুচিত করতে পারি। এটি করতে নীচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপ:

• শুরু করতে, সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীটটি নির্বাচন করুন এবং F5  টিপুন বোতাম।
• তারপর, এতে যান ডায়ালগ বক্স পর্দায় খুলবে।
• এরপর, বিশেষ নির্বাচন করুন বিকল্প এবং ঠিক আছে টিপুন .

• তারপর, বিশেষে যান ডিসপ্লেতে উইন্ডো খুলবে।
• সূত্র বেছে নিন বিকল্প এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন .

• শেষে, আপনি কম করা এক্সেল ফাইল পাবেন।

আরো পড়ুন: কিভাবে ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইলের আকার কমাতে হয় (১১টি সহজ উপায়)

4. ফাইলের ছবি কম্প্রেস করা

এক্সেল ফাইলের ছবি কম্প্রেস করা এক্সেল ফাইলকে কম্প্রেস করার আরেকটি পদ্ধতি হতে পারে। এটি করার পদক্ষেপগুলি নীচে বর্ণিত হয়েছে৷

পদক্ষেপ:

• প্রাথমিকভাবে, আপনি যদি ছবিটি এখনো আপলোড না করে থাকেন এবং আপলোড করার আগে এর আকার কমাতে চান তাহলে TinyPNG ব্যবহার করুন একটি খুব বিকল্প। প্রথমে, ছবিটি নির্বাচন করুন এবং এটিকে TinyPNG-এ টেনে আনুন ছবি সংকুচিত করার জন্য সাইট।

• কিন্তু, যদি আপনি ইতিমধ্যেই এক্সেল ফাইলটি যোগ করে থাকেন এবং এটি পরিবর্তন না করে এটিকে সংকুচিত করে থাকেন, তাহলে আপনি প্রথমে ছবিটি নির্বাচন করেছেন।
• তারপর, ছবির বিন্যাসে যান৷ ট্যাব এবং ছবি কম্প্রেস নির্বাচন করুন বিকল্প।

• এরপর, ছবি কম্প্রেস করুন উইন্ডোতে উইন্ডো খুলবে।
• পরে, পছন্দসই বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে টিপুন .

• অবশেষে, আপনি পূর্ববর্তী পদ্ধতির মত ফলাফল হ্রাস পাবেন।

আরো পড়ুন: কিভাবে ছবি দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমাতে হয় (2টি সহজ উপায়)

5. সংকুচিত (জিপ করা) ফোল্ডার বিকল্প ব্যবহার করা

সংকুচিত (জিপ করা) ফোল্ডার ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করার জন্য বিকল্প আরেকটি পদ্ধতি হতে পারে। ধাপগুলো নিচে বর্ণনা করা হয়েছে।

পদক্ষেপ:

• শুরুতে, এক্সেল ফাইলটি নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, এটিতে ডান-ক্লিক করুন।
• তৃতীয়, এ পাঠান  নির্বাচন করুন বিকল্প।
• চতুর্থ, সংকুচিত(জিপ করা) ফোল্ডার বেছে নিন বিকল্প।
• অবশেষে, আপনি পূর্ববর্তী পদ্ধতির মতো একটি ছোট ফাইল পাবেন।

আরো পড়ুন: কিভাবে এক্সেল ফাইলকে জিপ-এ কম্প্রেস করবেন (2টি উপযুক্ত উপায়)

6. ডেটা ফরম্যাটিং বন্ধ করা

এই উদাহরণের জন্য, আমাদের লক্ষ্য হল ডেটা ফরম্যাটিং বন্ধ করে এক্সেল ফাইলটি সংকুচিত করা। এটি করতে, নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, হোম  এ যান৷ ট্যাব।
• দ্বিতীয়, সম্পাদনা বেছে নিন বিকল্প।
• তৃতীয়, ফরম্যাটগুলি সাফ করুন নির্বাচন করুন৷ ক্লিয়ার  থেকে বিকল্প বিকল্প।
• অবশেষে, আপনি পছন্দসই ফলাফল পাবেন।

7. শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস অপসারণ

এই পদ্ধতিটি সামান্য পরিবর্তন সহ পদ্ধতি 6 এর অনুরূপ। এই পদ্ধতির ধাপগুলি হল৷

পদক্ষেপ:

• প্রথমে, Home>Editing>Clear  এ যান৷ বিকল্প।
• যদি আপনার কোনো শর্ত বিন্যাস থাকে, তাহলে সেটি নির্বাচন করুন এবং আপনি সাফ  দেখতে পাবেন বিকল্প।
• শেষে, আপনি আপনার পছন্দসই ফলাফল পাবেন।

মনে রাখার বিষয়গুলি

• পদ্ধতি ব্যবহার করে সমস্ত পদ্ধতির মধ্যে 2 সর্বোচ্চ ফাইলের আকার কমিয়ে দেবে।
• ইমেজ কম্প্রেস করার ক্ষেত্রে, এক্সেল ফাইলে ঢোকানোর আগে ফাইলের আকার কমানোর পরামর্শ দেওয়া হয়।
• এক্সেল ফাইল জিপ করা একটি বিশাল সুবিধা দেয় যদি এক্সেল ফাইলগুলিকে অন্য ডিভাইসে পাঠানোর প্রয়োজন হয়।

উপসংহার

এখন থেকে, উপরে বর্ণিত পদ্ধতি অনুসরণ করুন। এইভাবে, আপনি এক্সেল ফাইলগুলিকে ছোট আকারে সংকুচিত করতে সক্ষম হবেন। আপনার কাছে টাস্কটি করার আরও উপায় থাকলে আমাদের জানান। ExcelDemy অনুসরণ করুন এই মত আরো নিবন্ধের জন্য ওয়েবসাইট. নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার যদি কোনও মন্তব্য, পরামর্শ বা প্রশ্ন থাকে তবে তা জানাতে ভুলবেন না৷

সম্পর্কিত প্রবন্ধ

• কিভাবে এক্সেল ফাইলের সাইজ না খুলেই কমাতে হয় (সহজ ধাপে)
• পিভট টেবিলের মাধ্যমে এক্সেল ফাইলের আকার হ্রাস করুন
• [স্থির!] এক্সেল ফাইল কোনো কারণ ছাড়াই অনেক বড় (10 সম্ভাব্য সমাধান)