এই টিউটোরিয়ালটি এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে কম্প্রেস করার ধাপগুলো দেখাবে। আপনি যখন অনেক এক্সেল ফাইল নিয়ে কাজ করেন, তবে ফাইল সাইজ কমানো খুব জরুরি। আরো, যখন আপনাকে এক্সেল ফাইল কোনো ওয়েবসাইটে জমা দিতে হয় বা অনলাইন সাইটের মাধ্যমে কাউকে পাঠাতে হয়, তবে ছোট ফাইল সাইজ থাকা খুব জরুরি। এই আর্টিকেল পড়ার পর, আপনি নিজে এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে কম্প্রেস করতে শিখবেন।
আপনি এখান থেকে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।
এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে কম্প্রেস করার ৭ সহজ পদ্ধতি
আমাদের লক্ষ্য হলো এক্সেল ফাইলকে ছোট আকারে কম্প্রেস করা। আপনি যদি পদ্ধতিগুলো সঠিকভাবে অনুসরণ করেন, তবে আপনি নিজে এক্সেল ফাইলগুলো ছোট আকারে কম্প্রেস করতে শিখবেন।
১. অপ্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশিট/ডেটা মুছে ফেলা
এই কেসে, আমাদের লক্ষ্য হলো অপ্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশিট মুছে ফেলায় এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করা। এজন্য আমরা নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করব।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, আমরা আমাদের ইচ্ছিত এক্সেল ফাইল সাজিয়ে নিলাম।
- ফাইল সাইজ কমানোর জন্য, আমরা চেক করব এতে কতগুলো ওয়ার্কশিট রয়েছে এবং প্রতিটি ডেটা শিট প্রয়োজনীয় কিনা।
- তারপর, অপ্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশিটের ওপর Right-click করুন এবং Delete চাপুন সেটি মুছে ফেলার জন্য।
- এরপর, প্রাসঙ্গিক ওয়ার্কশিটগুলো নিচের ছবির মত থাকবে।
- ফাইল সংরক্ষণ করার পর, আপনি ফাইল সাইজ চেক করলে কমে যাওয়া ফলাফল পাবেন।
আরও পড়ুন: ইমেইলের জন্য এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করা (১৩ কুইক মেথড)
২. ফাইলকে বাইনারি ফরম্যাটে (XLSB) রূপান্তর
এখন, আমরা ফাইলকে বাইনারি ফরম্যাট (XLSB)-এ রূপান্তর করে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে চাই। এই লক্ষ্য পূরণের জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, File tab-এ যান।
- দ্বিতীয়, Save As অপশন সিলেক্ট করুন।
- তৃতীয়, Excel Binary Workbook(*.xlsb) অপশন বেছে নিয়ে OK চাপুন।
- শেষে, আপনি কমে যাওয়া আকারের xlsb ফাইল পাবেন।
আরও পড়ুন: বড় এক্সেল ফাইল সাইজের কারণ নির্ধারণ করা
৩. অপ্রাসঙ্গিক ফর্মুলা দূর করা
আমরা অপ্রাসঙ্গিক ফর্মুলা দূর করেও এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করতে পারি। এজন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।
ধাপসমূহ:
- শুরুতে, সমগ্র ওয়ার্কশিট সিলেক্ট করুন এবং F5 বাটন চাপুন।
- তারপর, স্ক্রিনে Go To ডায়লগ বক্স খুলবে।
- পরবর্তী, Special অপশন সিলেক্ট করুন এবং OK চাপুন।
- তারপর, ডিসপ্লে-এ Go To Special উইন্ডো খুলবে।
- Formulas অপশন বেছে নিয়ে OK চাপুন।
- শেষে, আপনি পূর্বের পদ্ধতিগুলোর মত কমে যাওয়া এক্সেল ফাইল পাবেন।
আরও পড়ুন: ম্যাক্রো দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো (১১ সহজ উপায়)
৪. ফাইলের ছবি কম্প্রেস করা
এক্সেল ফাইলের ছবি কম্প্রেস করা ফাইল কম্প্রেস করার আরেকটি পদ্ধতি। এটি করার ধাপগুলো নিচে বর্ণনা করা হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রাথমিকভাবে, আপনি যদি এখনো ছবি আপলোড করেননি এবং আপলোড করার আগে এর আকার কামাতে চান, তবে TinyPNG ব্যবহার করা খুব ভালো অপশন। প্রথমে, ছবিটি সিলেক্ট করুন এবং TinyPNG সাইটে টেনে আনুন ছবি কম্প্রেস করার জন্য।
- কিন্তু, আপনি যদি ইতিমধ্যে এক্সেল ফাইলে ছবি যোগ করে কম্প্রেস করছেন তবে প্রথমে ছবিটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Picture Format ট্যাবে যান এবং Compress Pictures অপশন সিলেক্ট করুন।
- এরপর, উইন্ডোতে Compress Pictures উইন্ডো খুলবে।
- পরে, ইচ্ছিত অপশন সিলেক্ট করে OK চাপুন।
- শেষে, আপনি পূর্বের পদ্ধতিগুলোর মত কমে যাওয়া ফলাফল পাবেন।
আরও পড়ুন: ছবি সহ এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো (২ সহজ উপায়)
৫. Compressed (zipped) Folder Option ব্যবহার
Compressed (zipped) folder অপশন ব্যবহার করা এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করার আরেকটি পদ্ধতি। ধাপগুলো নিচে বর্ণনা করা হলো।
ধাপসমূহ:
- শুরুতে, এক্সেল ফাইলটি সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, সেটির ওপর রাইট-ক্লিক করুন।
- তৃতীয়, Send to অপশন সিলেক্ট করুন।
- চতুর্থ, Compressed(zipped) folder অপশন বেছে নিন।
- পঞ্চম, আপনি পূর্বের পদ্ধতিগুলোর মত কমে যাওয়া ফাইল পাবেন।
আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইলকে ZIP-এ কম্প্রেস করা (২ উপযুক্ত পদ্ধতি)
৬. ডেটা ফরম্যাটিং সরিয়ে ফেলা
এই উদাহরণে, আমাদের লক্ষ্য হলো ডেটা ফরম্যাটিং সরিয়ে এক্সেল ফাইল কম্প্রেস করা। এজন্য, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Home ট্যাবে যান।
- দ্বিতীয়, Editing অপশন বেছে নিন।
- তৃতীয়, Clear অপশন থেকে Clear formats অপশন সিলেক্ট করুন।
- শেষে, আপনি আপনার কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পাবেন।
৭. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সরিয়ে ফেলা
এই পদ্ধতিটি পদ্ধতি ৬-এর সাথে মিল রয়েছে কিছু পরিবর্তনের সাথে। এই পদ্ধতির ধাপগুলো হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Home>Editing>Clear অপশনে যান।
- আপনার যদি কোনো কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং থাকে, তবে সেটি সিলেক্ট করুন এবং আপনি Clear অপশনটি দেখবেন।
- শেষে, আপনি আপনার কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পাবেন।
মনে রাখার বিষয়গুলো
- সকল পদ্ধতির মধ্যে পদ্ধতি ২ ব্যবহার করলে সর্বোচ্চ ফাইল সাইজ কমে।
- ছবি কম্প্রেস করার ক্ষেত্রে, এক্সেল ফাইলে ইনসার্ট করার আগে ফাইল সাইজ কমানো সুপারিশ করা হয়।
- এক্সেল ফাইল জিপ করা অন্য ডিভাইসে পাঠাতে হলে বড় সুবিধা দেয়।
উপসংহার
সুতরাং, উপরে বর্ণিত পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করুন। তাহলে, আপনি এক্সেল ফাইলগুলো ছোট আকারে কম্প্রেস করতে সক্ষম হবেন। আপনার কাছে আরও কোনো পদ্ধতি থাকলে আমাদের জানান। ExcelDemy ওয়েবসাইট ফলো করুন এই রকম আর্টিকেলের জন্য। কমেন্ট সেকশনে কমেন্ট, সুপারিশ, বা প্রশ্ন করা ভুলবেন না আপনার যদি কোনো থাকে।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- খোলা ছাড়া এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো (সহজ ধাপে)
- পিভট টেবিল দিয়ে এক্সেল ফাইল সাইজ কমানো
- [সঠিক করা!] কারণ ছাড়া বড় এক্সেল ফাইল সাইজ (১০ সম্ভাব্য সমাধান)
