এই টিউটোরিয়ালে, আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে একটি এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেল-এ মার্জ করতে হয়। প্রোডাক্ট марকেটিং, ডেলিভারি করার ব্যক্তির ঠিকানা চিহ্নিত করা সহ বিভিন্ন কারণে লেবেলিং প্রয়োজন হয়। মাইক্রোসফট এক্সেল-এ লেবেল তৈরি এবং প্রিন্ট করার আগে প্রিভিউ করার টুল রয়েছে। মাইক্রোসফট এক্সেল এবং মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-র সম্মিলন ব্যবহার করে আমরা সহজেই এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করতে পারি। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-র মেইল মার্জ ক্ষমতা মাইক্রোসফট এক্সেল-এর সাথে যুগলবন্দি করে এক্সেলে লেবেল প্রিন্ট করতে সাহায্য করে।
প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক এখান থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।
এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করার আবশ্যক ধাপসমূহ
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-র সাহায্যে এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করার পুরো প্রক্রিয়া সহজ কিন্তু কিছুটা লম্বা। তাই, আপনাকে ভালোভাবে বোঝাতে আমরা প্রক্রিয়াটিকে ৮ ধাপে দেখাব।
ধাপ-১: মেইল মার্জের জন্য এক্সেল ফাইল তৈরি
- সর্বপ্রথম, নিচের ছবির মতো একটি এক্সেল শিট তৈরি করুন। আমরা পাঁচ প্রেসিডেন্টের প্রথম নাম, উপনাম, ঠিকানা, এবং দেশ নিয়ে নিচের ডেটাসেট তৈরি করেছি।
- তবে, যখন আমরা এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করব, আমাদের এক্সেল শিটের কলাম হেডারগুলো ওয়ার্ড ডকুমেন্টে মেইল মার্জ ফিল্ডে রূপান্তরিত হবে।
- পরবর্তী ধাপে যাওয়ার আগে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিশ্চিত করতে হবে। 'Address Block'-এর জন্য আবশ্যক সেকশনের শব্দগুলো লক্ষ্য করুন যেন: প্রথম নাম, মध्य নাম, উপনাম, ইত্যাদি।
- আরো, আপনার কলাম হেডারগুলোকে 'Address Block'-এর জন্য আবশ্যক সেকশনের নামগুলোর সাথে একই রেখুন।
আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে আউটলুককে মেইল মার্জ (সহজ ধাপসহ)
ধাপ-২: মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেইল মার্জ ডকুমেন্ট রাখা
দ্বিতীয় ধাপে, আমরা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ মেইল মার্জ ডকুমেন্ট রাখে এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করব। চলুন দেখি কিভাবে এটি করতে হয়:
- প্রথমে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করুন বা কোনো এক্সিস্টিং ডকুমেন্ট খুলুন।
- এরপর, Mailings ট্যাবে যান।
- তারপর, রিবন থেকে 'Start Mail Merge' সিলেক্ট করুন।
- আরো, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'Step-by-Step Mail Merge Wizard' অপশন বেছে নিন।
- উপরের অ্যাকশনটি একটি মেইল মার্জ প্যান খুলবে।
- उसके পর, 'Select Document Type' সেকশন থেকে Labels অপশন চেক করুন।
- আরো, নিচে 'Next: Starting document' অপশনে ক্লিক করুন।
- উপরের কমান্ডটি আমাদের একটি নতুন Mail Merge প্যানে নিয়ে যাবে।
- আরো, নতুন প্যান থেকে 'Use the current document' অপশন চেক করুন। তারপর নিচে 'Next: Select recipients' অপশনে ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে মেইল মার্জ ডকুমেন্ট পপুলেট করার ম্যাক্রো
ধাপ-৩: মেইলিং লেবেল মার্জের জন্য ওয়ার্ড ফাইল এবং এক্সেল ওয়ার্কশিট লিংক করা
এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করতে আমাদের ওয়ার্ক ফাইলটি এক্সেল ওয়ার্কশিটের সাথে লিংক করতে হবে। এই ধাপে, আমরা আমাদের ওয়ার্ড ফাইলকে একটি এক্সেল ওয়ার্কশিটের সাথে কানেক্ট করব। চলুন দেখি কিভাবে করা যায়:
- শুরুতে, 'Select recipients' সেকশন থেকে 'Use an existing list' অপশন চেক করুন।
- আরো, Browse অপশনে ক্লিক করুন।
- তখন নিচের ছবির মত একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে। সেখান থেকে আমরা সেই এক্সেল ওয়ার্কশিটটি ব্রাউজ করব যা মেইলিং লেবেল মার্জ করতে ব্যবহার করব।
- ব্রাউজ করার পর নিচের ছবির মত একটি নতুন পপ-আপ উইন্ডো আসবে। সেখানে OK ক্লিক করুন।
- শেষে, পপ-আপ উইন্ডো থেকে আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশিট 'Merge Mailing Labels$' সিলেক্ট করে OK ক্লিক করুন।
আরও পড়ুন: ওয়ার্ড ছাড়া এক্সেলে মেইল মার্জ (২ উপযুক্ত উপায়)
ধাপ-৪: এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জের জন্য রিসিপিয়েন্ট সিলেক্ট করা
ধাপ-৩-এর পর ডিফল্টভাবে, 'Mail Merge Recipients' উইন্ডো আপনার এক্সেল মেইলিং লিস্টের সকল রিসিপিয়েন্ট দেখাবে।
এই ধাপে আমরা যেসব কাজ করতে পারি:
- প্রথমে, কোনো নির্দিষ্ট ফিল্ড বাদ দিতে সেই ফিল্ডের পাশের চেক বক্স ক্লিয়ার করুন।
- দ্বিতীয়, কোনো নির্দিষ্ট কলাম অনুযায়ী সর্ট করতে কলাম হেডারে ক্লিক করুন।
- তৃতীয়, কলাম হেডারের পাশের অ্যারোতে ক্লিক করে রিসিপিয়েন্ট লিস্ট ফিল্টার করুন।
- চতুর্থ, কলাম নামের পাশের অ্যারোতে ক্লিক করে ড্রপ-ডাউন থেকে 'Advanced…' অপশন বেছে নিয়ে অ্যাডভান্সড সর্টিং বা ফিল্টারিং প্রয়োগ করুন।
- পঞ্চম, আপনার প্রয়োজনীয় অপারেশন كامل হলে OK ক্লিক করে পরবর্তী ধাপে যান।
সাদৃশ্য পড়াশোনা
- এক্সেলকে ওয়ার্ড লেবেলে রূপান্তর (সহজ ধাপসহ)
- ওয়ার্ড ছাড়া এক্সেলে লেবেল তৈরি (স্টেপ-বাই-স্টেপ গাইড)
- এক্সেল লিস্ট থেকে ওয়ার্ডে লেবেল তৈরি (স্টেপ-বাই-স্টেপ নির্দেশিকা)
ধাপ-৫: ঠিকানার লেবেলের জন্য ארেন্জমেন্ট সংগঠিত করা
এই ধাপে, আমরা ঠিক করব আমাদের মেইলিং লেবেলে কী ইনফরমেশন রাখব। এর জন্য আমরা আমাদের ওয়ার্ড ফাইলে একটি নতুন ফিল্ড যোগ করব যাকে মেইল মার্জ ফিল্ড বলা হয়।
ঠিকানার লেবেলের আরেন্জমেন্ট সংগঠিত করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- শুরুতে, ওয়ার্ড ডকুমেন্টে যান।
- এরপর, যেখানে ফিল্ড যোগ করতে চান সেখানে ক্লিক করুন।
- তারপর, 'Mail Merge' প্যান থেকে 'Address block' অপশনে ক্লিক করুন।
- উপরের কমান্ডটি 'Insert Address Block' নামে একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
- আরো, বক্স থেকে প্রয়োজনীয় অপশনগুলো সিলেক্ট করুন। প্রিভিউ সেকশনে ফলাফল চেক করে OK ক্লিক করুন।
ধাপ-৬: মেইলিং লেবেল প্রদর্শন
এখন আমরা আমাদের চূড়ান্ত ফলাফলের কinink মাঝপথে আছি। এই ধাপে, আমরা দেখব প্রিন্ট করার সময় আমাদের লেবেলগুলো কেমন দেখাবে। এর জন্য নিচের ধাপগুলো দেখুন।
- প্রথমে, 'Mail Merge' প্যানে যান।
- এরপর, অ্যারো চিহ্নের বাম বা ডান পাশে ক্লিক করুন। যখন আমরা 'Recipient: 1' বেছে নেব, তখন নিচের ছবির মত একটি লেবেল দেখতে পাব।
- আরো, যদি আমরা 'Recipient:2' বেছে নেই, তখন নিচের ছবির মত লেবেল দেখাবে।
- যখন আপনি আপনার ঠিকানার লেবেল-গুলো দেখে খুশি হবেন, তখন 'Next: Complete the merge' ক্লিক করুন।
ধাপ-৭: এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করে প্রিন্ট করা
এই ধাপে, আমরা দেখব এক্সেল ফাইলগুলো মার্জ করার পর মেইলিং লেবেল প্রিন্ট কিভাবে করব। প্রিন্ট করার প্রক্রিয়া মাত্র দুটি সহজ ধাপে হয়।
- প্রথমে, 'Mail Merge' প্যান থেকে প্রিন্ট অপশনে ক্লিক করুন।
- দ্বিতীয়, নির্দিষ্ট করুন আপনি সকল মেইলিং লেবেল প্রিন্ট করতে চান, কেবল বর্তমান এন্ট্রি, অথবা কয়েকটি মাত্র।
আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে অভেরি লেবেল প্রিন্ট (২ সহজ পদ্ধতি)
ধাপ-৮: ভবিষ্যতে ব্যবহার করার জন্য মার্জ করা মেইলিং লেবেল সেভ করা
এখন, আমাদের মার্জ করা এক্সেল ফাইল থেকে মেইলিং লেবেলগুলো সেভ করব। যদি লেবেলগুলো সেভ করি, তবে ভবিষ্যতে এগুলো প্রিন্ট করা যাবে।
- লেবেলগুলো সেভ করতে কীবোর্ড থেকে Ctrl + S চাপুন।
- উপরের কমান্ডটি লেবেলগুলো সেভ করবে।
- তাহলে, এক্সেল মেইলিং লিস্টে যেকোনো পরিবর্তন করলে তা অবিলম্বে ওয়ার্ড-এ লেবেলগুলো আপডেট করবে।
- পরবর্তী বার, যদি ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি আবার খুলেন তবে নিচের ছবির মত একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে।
- শেষে, এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে মেইল মার্জ লেবেল করতে Yes ক্লিক করুন। No ক্লিক করলে এক্সেল ওয়ার্কশিট এবং ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সংযোগ ভাঙবে।
এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জের জন্য কাস্টম লেআউট তৈরি
কখনও কখনও, Address Block-এ উপলব্ধ অপশনগুলো আমাদের জন্য পর্যাপ্ত নাও হতে পারে। সেক্ষেত্রে, এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করার জন্য কাস্টম লেআউট তৈরি করতে হয়। নিচের সহজ ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- শুরুতে, Mailings ট্যাবে যান।
- আরো, রিবন থেকে 'Insert Merge Field' অপশন সিলেক্ট করুন।
- 'Insert Merge Field' নামে একটি নতুন পপ-আপ উইন্ডো আসবে।
- তারপর, একটি নতুন ফিল্ড সিলেক্ট করে Insert-এ ক্লিক করুন।
মার্জ করা এক্সেল ফাইল থেকে মেইলিং লেবেলে অনুপস্থিত উপাদান পূরণ
কখনও কখনও এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করার আউটপুট আমাদের চাওয়া ফলাফল থেকে ভিন্ন হতে পারে। যদি প্রিভিউ সেকশনের লেবেলগুলো আমাদের প্রত্যাশিত ফলাফলের সাথে মেলে না, তবে এর মানে কিছু অনুপস্থিত আছে। সেক্ষেত্রে, আমরা সহজে অনুপস্থিত ফিল্ডগুলো পূরণ করতে পারি। এটি করার ধাপগুলো দেখি।
- প্রথমে, আমরা চেক করব আমাদের এক্সেল সোর্স ফাইলে প্রয়োজনীয় সকল ডেটা আছে কিনা।
- যদি কোনো ফিল্ড অনুপস্থিত থাকে, তবে 'Match Fields' বাটনে ক্লিক করুন।
- শেষে, 'Address Block'-এর জন্য আবশ্যক সেকশনের ফিল্ডগুলোর সাথে ফিল্ডগুলো ম্যানুয়ালি ম্যাচ করুন।
যাদব রাখার বিষয়সমূহ
- লেবেল তৈরি করার পর ভবিষ্যতে ব্যবহার করার জন্য সেভ করা ভুলবেন না।
- সারি বা কলামে ব্ল্যাঙ্ক সেল रहने থেকে অনुपযুক্ত ফলাফল আসে। তাই, এগুলো এড়িয়ে চলা ভালো।
- প্রতিটি লেবেলের জন্য একবারের এক কলাম ব্যবহার করুন। অন্যথায়, এই পদ্ধতি কাজ করবে না।
উপসংহার
উপসংহারে, এই টিউটোরিয়ালটি এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করার সম্পূর্ণ গাইড ছিল। এই আর্টিকেলের সাথে আসা প্র্যাকটিস ওয়ার্কশিট ব্যবহার করে আপনার দক্ষতা পরীক্ষা করুন। আপনার কোনো প্রশ্ন থাকলে নিচের বক্সে কমেন্ট করুন। আমরা যতক্ষণ দ্রুত সম্ভব উত্তর দিতে চেষ্টা করব। ভবিষ্যতে আরও আকর্ষণীয় মাইক্রোসফট এক্সেল সমাধানের জন্য আমাদের ওয়েবসাইটে নজর রাখুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন (দ্রুত ধাপসহ)
- অ্যাটাচমেন্টসহ এক্সেল থেকে আউটলুককে মেইল মার্জ (২ উদাহরণ)
- এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলপে মেইল মার্জ (২ সহজ পদ্ধতি)
- এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে ছবি মেইল মার্জ (২ সহজ উপায়)
- এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ (সহজ ধাপসহ)
