আপনি যদি এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ করতে চান, তবে এই আর্টিকেল আপনার জন্য। এখানে, আমরা আপনাকে ২ সহজ ও উপযুক্ত পদ্ধতি দেখাব যারা দিয়ে আপনি এই কাজটি সহজে সম্পন্ন করতে পারবেন।
ওয়ার্ড ডকুমেন্ট ডাউনলোড করুন
মেইল মার্জ কী?
অনেক উদ্দেশ্যে, আমাদের ভিন্ন ভিন্ন ঠিকানার মানুষকে অনেক ইমেইল পাঠাতে হয়। সেক্ষেত্রে, মেইল মার্জ একটি হ্যান্ডি ফিচার হিসেবে কাজ করে। মেইল মার্জ আমাদের মেইলিং লিস্টের প্রতিটি ঠিকানার জন্য এনভেলোপের একটি গ্রুপ তৈরি করতে সাহায্য করে, যেখানে প্রতিটি এনভেলোপ আমাদের মেইলিং লিস্টের একটি ঠিকানা বহন করে।
এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জের ২ পদ্ধতি
নিচের টেবিলে First Name, Last Name, Street Address, City, এবং Zip Code কলাম আছে। আমরা এই টেবিলটি ব্যবহার করব এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ করার জন্য। কাজটি করতে, আমরা ২টি ভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করব। এখানে আমরা Excel 365 ব্যবহার করেছি। আপনি যেকোনো উপলব্ধ এক্সেল ভার্সন ব্যবহার করতে পারেন।
১. Envelope অপশন ব্যবহার করে এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ
এই পদ্ধতিতে, আমরা Word ডকুমেন্টের Mailings ট্যাব থেকে Envelope অপশন ব্যবহার করব এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ করার জন্য।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, আমরা আমাদের Word ডকুমেন্ট খুলব
- এপরে, Mailings ট্যাবে যাব >> Start Mail Merge- থেকে >> Envelopes সিলেক্ট করব।
Envelope Options ডায়লগ বক্স আসবে।
এরপর, আপনি Envelope size বক্সের drop-down arrow-এ ক্লিক করে এনভেলোপ সাইজ পরিবর্তন করতে পারেন।
- এখানে, আমরা Envelope size-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
তারপর, আমরা Delivery address-এর Font-এ ক্লিক করব।
Envelope Address ডায়লগ বক্স আসবে।
- এরপর, আমরা Bold হিসেবে Font style >> 14 হিসেবে Font size সিলেক্ট করব।
আপনি Font color, এবং Underline style drop-down arrow-এ ক্লিক করে বেছে নিতে পারেন।
সাথে সাথে, আপনি Effects বেছে নিতে পারেন।
- এখানে, আমরা Font color, Underline style, এবং Effects-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
এরপর, আপনি Preview দেখবেন।
- এপরে, OK ক্লিক করুন।
- এপরে, আমরা Return address-এর Font-এ ক্লিক করব।
এরপর, Envelope Return Address ডায়লগ বক্স আসবে।
- এরপর, আমরা Bold হিসেবে Font style >> 14 হিসেবে Font size সিলেক্ট করব।
আপনি Font color, এবং Underline style drop-down arrow-এ ক্লিক করে বেছে নিতে পারেন।
সাথে সাথে, আপনি একটি Effects বেছে নিতে পারেন।
- এখানে, আমরা Font color, Underline style, এবং Effects-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
এরপর, আপনি Preview দেখবেন।
- এপরে, OK ক্লিক করুন।
- এপরে, Envelope Options ডায়লগ বক্সে OK ক্লিক করুন।
এরপর, আপনি দেখবেন একটি Envelope তৈরি হয়েছে।
- তারপর, আমরা টপ লেফ্ট কর্নার-এ ক্লিক করব Return address লিখতে।
পরে, আমরা Return address দেখব।
- এপরে, আমরা Envelope-এ ক্লিক করব Delivery address বক্স ইনসার্ট করতে।
এরপর, আমরা Envelope-এ Delivery address বক্স দেখব।
এখন, আমরা আমাদের এক্সেল ফাইল সিলেক্ট করব address recipients list-র জন্য।
- এপরে, আমরা Mailings ট্যাবে যাব >> Select Recipients- থেকে >> Use an Existing List সিলেক্ট করব।
- এপরে, আমরা আমাদের এক্সেল ফাইলে নেভিগেট করব।
- তারপর, আমরা আমাদের এক্সেল ফাইল নামক Mail Merge from Excel to Word Envelopes সিলেক্ট করব >> Open ক্লিক করব।
Select Table ডায়লগ বক্স আসবে।
নিশ্চিত করুন First row of data contains column header মার্ক করা আছে।
- তারপর OK ক্লিক করুন।
- এপরে, আমরা Write and Insert Fields থেকে Address Block অপশন সিলেক্ট করব।
Insert Address Block ডায়লগ বক্স আসবে।
এখানে, আমরা প্রথম প্রাপকের ঠিকানা preview বক্সে দেখব। Red color box-র সাথে চিহ্নিত rightward arrow-এ ক্লিক করলে অন্য ঠিকানাগুলো দেখতে পাব।
- তারপর OK ক্লিক করুন।
পরে, আপনি Envelope-এ প্রথম প্রাপকের ঠিকানা দেখবেন।
- এপরে, প্রিভিউ देखने Preview Results- থেকে >> Preview Results সিলেক্ট করব।
- আপনি Red color box-র সাথে চিহ্নিত rightward arrow-এ ক্লিক করলে অন্যান্য প্রাপকদের ঠিকানাও দেখতে পারবেন।
সুতরাং, আমরা এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ তৈরি করেছি।
এখন, Address Blocks-এর পাশাপাশি Insert Merge Field অপশনও আছে এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ তৈরি করতে, Delivery address Envelope-এ ইনসার্ট করার জন্য।
- এখানে, আমাদের Insert Merge Field অপশনের drop-down arrow-এ ক্লিক করতে হবে।
এরপর, আপনি আপনার Excel ফাইলের সকল recipients address list অপশন সেটি list-এ দেখতে পাবেন।
- এপরে, আমরা সেটি থেকে First Name সিলেক্ট করব।
আপনি Envelope-এর DeliveryDeivery address বক্সে ইনসার্ট করা First Name দেখতে পাবেন।
- একইভাবে, আমরা Insert Merge Fields লিস্ট থেকে Last Name ইনসার্ট করলাম।
- এপরে, ENTER চাপুন নেক্সট লাইনে যেতে, এবং নেক্সট লাইনে, আমরা Insert Merge Fields লিস্ট থেকে অন্যান্য অপশন সিলেক্ট করব।
এখানে, আপনি Envelope-এর Delivery address বক্সে, ইনসার্ট করা recipient address দেখতে পাচ্ছেন।
- এপরে, আমরা Preview Results-এ ক্লিক করব preview দেখতে।
- এপরে, আপনি Red color box-র সাথে চিহ্নিত rightward arrow-এ ক্লিক করলে অন্যান্য প্রাপক ঠিকানার প্রিভিউও দেখতে পারবেন।
- এপরে, Finish & Merge- থেকে >> Print Document সিলেক্ট করব।
Merge to Printer ডায়লগ বক্স আসবে।
নিশ্চিত করুন All সিলেক্টেড আছে Print records- হিসেবে।
- তারপর OK ক্লিক করুন।
এরপর, একটি Print ডায়লগ বক্স আসবে।
- এপরে, OK ক্লিক করুন এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ প্রিন্ট করার জন্য।
আরও পড়ুন: ওয়ার্ড ছাড়া এক্সেলে মেইল মার্জ (২ উপযুক্ত পদ্ধতি)
২. “Step-by-Step Mail Merge Wizard” অপশন ব্যবহার করে এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ
এই পদ্ধতিতে, আমরা Word ডকুমেন্টের Mailings ট্যাব থেকে Step by Step Mail Merger Wizard ব্যবহার করব এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ করার জন্য।
ধাপগুলো:
- প্রথমে, আমরা আমাদের Word ডকুমেন্ট খুলব
- এপরে, আমরা Mailings ট্যাবে যাব >> Start Mail Merge- থেকে >> Step by Step Mail Merge Wizard সিলেক্ট করব।
এরপর, আমরা ওয়ার্ড ডকুমেন্টের right corner-এ একটি Mail Merge ডায়লগ বক্স দেখব।
- এপরে, select document type হিসেবে Envelope >> from Step 1 of 6 and Next: Starting document-এ ক্লিক করব।
- এপরে, Change Document layout- থেকে Envelope options সিলেক্ট করব।
- Envelope Options ডায়লগ বক্স আসবে।
এরপর, আপনি Envelope size বক্সের drop-down arrow-এ ক্লিক করে এনভেলোপ সাইজ পরিবর্তন করতে পারেন। - এখানে, আমরা Envelope size-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
তারপর, আমরা Delivery address-এর Font-এ ক্লিক করব।
একটি Envelope Address ডায়লগ বক্স আসবে।
- এরপর, আমরা Bold হিসেবে Font style >> 14 হিসেবে Font size সিলেক্ট করব।
আপনি Font color, এবং Underline style drop-down arrow-এ ক্লিক করে বেছে নিতে পারেন।
সাথে সাথে, আপনি একটি Effects বেছে নিতে পারেন।
- এখানে, আমরা Font color, Underline style, এবং Effects-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
এরপর, আপনি Preview দেখবেন।
- এপরে, OK ক্লিক করুন।
- তারপর, আমরা Return address-এর Font-এ ক্লিক করব।
Envelope Return Address ডায়লগ বক্স আসবে।
- এরপর, আমরা Bold হিসেবে Font style >> 14 হিসেবে Font size সিলেক্ট করব।
আপনি Font color, এবং Underline style drop-down arrow-এ ক্লিক করে বেছে নিতে পারেন।
সাথে সাথে, আপনি একটি Effects বেছে নিতে পারেন।
- এখানে, আমরা Font color, Underline style, এবং Effects-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
এরপর, আপনি Preview দেখবেন।
- এপরে, OK ক্লিক করুন।
- এপরে, Envelope Options ডায়লগ বক্সে OK ক্লিক করুন।
এরপর, আপনি একটি Envelope তৈরি হয়েছে দেখবেন।
- এপরে, Step 2 of 6- থেকে Next: Select recipients-এ ক্লিক করব।
- এপরে, আমাদের Excel ফাইল সিলেক্ট করার জন্য Browse-এ ক্লিক করব recipient address list- হিসেবে।
- এপরে, আমরা আমাদের এক্সেল ফাইলে নেভিগেট করব।
- তারপর, আমরা আমাদের এক্সেল ফাইল নামক Mail Merge from Excel to Word Envelopes সিলেক্ট করব >> Open ক্লিক করব।
Select Table ডায়লগ বক্স আসবে।
নিশ্চিত করুন First row of data contains column header মার্ক করা আছে।
- তারপর OK ক্লিক করুন।
Mail Merge Recipients ডায়লগ বক্স আসবে।
আপনি এই ডায়লগ বক্স থেকে একটি Data Source unmark করতে পারেন, এবং সাথেথেকে, আপনি Refine recipient list করতে পারেন।
- এখানে, আমরা recipient list-কে যেন আছে তেনেই রাখব।
- তারপর OK ক্লিক করুন।
এপরে, আমরা Envelope-এর top left corner-এ Return address টাইপ করব।- তারপর, আমরা Envelope-এ ক্লিক করব Delivery address বক্স ইনসার্ট করতে।
পরে, আপনি Delivery address বক্স দেখবেন।
- এপরে, Step 3 of 6- থেকে Next: Arrange your envelope-এ ক্লিক করব।
- এপরে, আমরা Address Block সিলেক্ট করব।
Insert Address Block ডায়লগ বক্স আসবে।
এখানে, আমরা প্রথম প্রাপকের ঠিকানা preview বক্সে দেখব। Red color box-র সাথে চিহ্নিত rightward arrow-এ ক্লিক করলে অন্য ঠিকানাগুলো দেখতে পাব।
- তারপর, OK ক্লিক করুন।
এখানে, আপনি More Items-এ ক্লিক করেও ঠিকানা ইনসার্ট করে এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ তৈরি করতে পারেন।
আপনি যদি More items-এ ক্লিক করেন, তবে আপনি Insert Merge Fields লিস্ট দেখবেন।
আপনি এই লিস্ট থেকে ম্যানুয়ালি ঠিকানা ইনসার্ট করতে পারেন।
- এখানে, আমরা Address Block অপশন থেকে ঠিকানা ইনসার্ট করলাম।
- এপরে, Step 4 of 6- থেকে আমরা Next: Preview your envelopes সিলেক্ট করলাম।
এখন, আপনি প্রথম প্রাপকের ঠিকানার Preview দেখতে পাচ্ছেন।
- আপনি Red color box-র সাথে চিহ্নিত rightward arrow-এ ক্লিক করলে অন্যান্য প্রাপকদের ঠিকানার প্রিভিউও দেখতে পারবেন।
- এপরে, Step 5 of 6- থেকে আমরা Next: Complete the merge-এ ক্লিক করব।
- এপরে, Merge বক্স থেকে Print সিলেক্ট করব।
Merge to Printer ডায়লগ বক্স আসবে।
নিশ্চিত করুন All সিলেক্টেড আছে Print records- হিসেবে।
তারপর OK ক্লিক করুন।
এরপর, একটি Print ডায়লগ বক্স আসবে।
- এপরে, OK ক্লিক করুন এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ প্রিন্ট করার জন্য।
আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে পিকচার মেইল মার্জ করা (২ সহজ পদ্ধতি)
মনে রাখার বিষয়গুলো
- আপনি Address Block বা Insert Merge Field যেকোনো একটি ব্যবহার করতে পারেন Envelope-এ recipient address ইনসার্ট করার জন্য।
- Step by Step Mail Merge Wizard অপশনটি সাহায্যকারী যখন আপনি কিছু Source data unmark করতে চান।
প্র্যাকটিস সেকশন
আপনার শিটের প্র্যাকটিস সেকশনে, আপনি ব্যাখ্যা করা পদ্ধতিগুলো অনুশীলন করতে পারেন।
উপসংহার
এখানে, আমরা আপনাকে ২ পদ্ধতি দেখিয়েছি এক্সেল থেকে ওয়ার্ড এনভেলোপে মেইল মার্জ করার। এই আর্টিকেল পড়ার জন্য ধন্যবাদ, আশা করি এটি সহায়ক ছিল। আপনার যেকোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে জানান। আরও এক্সপ্লোর করতে আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy ভিজিট করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেল থেকে মেইল মার্জ ডকুমেন্ট পপুলেট করার ম্যাক্রো
- এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করা (দ্রুত ধাপে)
- এক্সেল ফাইলকে মেইলিং লেবেলে মার্জ করা (সহজ ধাপে)
- অ্যাটাচমেন্টসহ এক্সেল থেকে আউटलукে মেইল মার্জ করা (২ উদাহরণ)
