কীভাবে ওয়ার্ডে একটি মেল মার্জ করবেন

মেল মার্জ ব্যবহার করে, আপনি স্থানধারক ব্যবহার করে বাল্ক ইমেল এবং অক্ষর ব্যক্তিগতকৃত করতে পারেন। আপনার যা দরকার তা হল পরিচিতিগুলির একটি ডাটাবেস এবং তাদের কাছে ইমেল বা চিঠিগুলির জন্য একটি টেমপ্লেট৷

এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে একটি এক্সেল ডাটাবেস ব্যবহার করে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড মেল মার্জ তৈরি করতে হয়। পদক্ষেপগুলি Microsoft Word এবং Excel 2016 থেকে নেওয়া হয়েছে, কিন্তু প্রক্রিয়াটি সমস্ত সংস্করণের জন্য একই৷

কিভাবে এক্সেল থেকে একটি মেল মার্জ করবেন

মেল মার্জ একটি ডাটাবেস থেকে ডেটা উত্স ব্যবহার করে এবং আপনার বাল্ক ইমেলগুলিকে ব্যক্তিগতকৃত করার জন্য সেগুলিকে সংশ্লিষ্ট স্থানধারকগুলিতে রাখে৷ এই ডাটাবেসগুলি নীচের তালিকা থেকে কিছু হতে পারে:

1. আপনার Microsoft Excel স্প্রেডশীট খুলুন৷

2. মেল মার্জ ব্যবহার করার সময় Word-এ একটি ম্যানুয়াল যোগাযোগ তালিকা তৈরি করুন৷

3. পরিচিতি ডেটা চয়ন করুন৷ Microsoft Outlook অ্যাপ থেকে।

আপনার কাছে বেছে নেওয়ার জন্য দুটি সেট বিকল্প রয়েছে:

• একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইলে Gmail পরিচিতি।
• Microsoft SQL সার্ভার।

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাটাবেস সবচেয়ে বেশি পছন্দ করা হয় যখন আপনাকে ওয়ার্ডে মেল মার্জ ব্যবহার করতে হয়। মেল মার্জ করার জন্য, আপনি একটি ডাটাবেস তৈরি করতে Excel ব্যবহার করবেন যা Word পরে ব্যবহার করবে।

আপনার কাছে যোগাযোগের বিশদ সহ একটি এক্সেল ফাইল না থাকলে, আপনি পরীক্ষার উদ্দেশ্যে এই নমুনা এক্সেল ফাইলটি ব্যবহার করতে পারেন৷

আপনার বাল্ক ইমেল বা চিঠিতে কোনো অসঙ্গতি এড়াতে, আপনাকে নীচে উল্লিখিত হিসাবে আপনার এক্সেল ফাইলকে টুইক করতে হবে:

1. প্রথম সারিতে শুধুমাত্র সেল A1 থেকে শুরু হওয়া কলাম হেডার থাকা উচিত . শব্দ এই কলাম শিরোনামগুলিকে ক্ষেত্র একত্রিত করুন হিসাবে ব্যবহার করবে৷ যখন আপনি Microsoft Word মেইল ​​মার্জ ব্যবহার করেন।
2. ইমেল বা অক্ষর টেমপ্লেট নথিতে আপনি যে স্থানধারক নামগুলি ব্যবহার করবেন তার সাথে মেলে আপনার কলাম শিরোনামগুলি সম্পাদনা করা উচিত৷
3. আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে স্প্রেডশীট ফাইলে প্রতি সারি প্যাটার্নে একটি রেকর্ড হিসাবে যোগাযোগের ডেটা রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, বর্তমান টিউটোরিয়ালে, গ্রাহক জেমস বাট-এর প্রতিটি উপলব্ধ যোগাযোগের বিবরণ কোষ A2 এর মধ্যে অ্যাক্সেসযোগ্য এবং J2 .
4. যেকোনো পরিচিতির জন্য সংখ্যাসূচক ডেটা, যেমন জিপ কোড, ছাড় শতাংশ, মাইলেজ, মুদ্রা, ইত্যাদি উপযুক্ত নম্বর বিন্যাসে হওয়া উচিত।
5. কোনো পরিবর্তন করতে, কক্ষ বা কক্ষের পরিসর নির্বাচন করুন যেখানে সংখ্যা রয়েছে।
6. হোম ট্যাবে , রিবনের মধ্যে , ড্রপডাউন তীর ক্লিক করুন সাধারণ ছাড়াও .
7. এক্সেল ডাটাবেস ফাইলের সাথে মেল মার্জ ওয়ার্ড ডকুমেন্ট লিঙ্ক করার আগে সমস্ত সংযোজন করুন৷ একবার আপনি সমস্ত পরিবর্তন করে ফেললে, সংরক্ষণ করুন এক্সেল ফাইল।
8. আপনার পরিচিতির এক্সেল ডাটাবেস ফাইলটি আপনার কম্পিউটারের স্থানীয় স্টোরেজে থাকা উচিত।
9. নিশ্চিত করুন যে সমস্ত ডেটা এক্সেল ওয়ার্কবুকের প্রথম শীটে আছে।

কিভাবে ওয়ার্ডে একটি মেল মার্জ করবেন

Excel এ ডাটাবেস তৈরি করার পরে, আপনাকে ইমেল বা চিঠির টেমপ্লেট খুলতে হবে যা আপনি অনেক প্রাপককে পাঠাতে চান। নীচে বর্ণিত ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

1. রিবনে , মেলিং ট্যাবে ক্লিক করুন .

2. স্টার্ট মেল মার্জ গ্রুপে , আপনাকে স্টার্ট মেল মার্জ এ ক্লিক করতে হবে .

3. আপনি ছয়টি মেল মার্জ ডকুমেন্টের ধরন দেখতে পাবেন। অক্ষর-এ ক্লিক করুন অথবা ই-মেইল বার্তা .

4. স্টার্ট মেল মার্জ-এ৷ গোষ্ঠীতে, প্রাপক নির্বাচন করুন এ ক্লিক করুন . আপনি বিকল্পগুলি দেখতে পাবেন যেমন একটি নতুন তালিকা টাইপ করুন, একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন এবং Outlook পরিচিতিগুলি থেকে চয়ন করুন৷

5. আপনি টেমপ্লেট অক্ষরের সাথে পরিচিতি তালিকাকে কীভাবে লিঙ্ক করতে চান তার উপর নির্ভর করে আপনি উপরের তিনটি বিকল্পের যেকোনো একটি বেছে নিতে পারেন। এই টিউটোরিয়ালে, আসুন একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন নির্বাচন করি এক্সেল ডাটাবেস ব্যবহার করতে যা আপনি আগে তৈরি বা ডাউনলোড করেছেন।

6. ডেটা উৎস নির্বাচন করুন-এ ডায়ালগ বক্স, ফোল্ডারটি সনাক্ত করুন যেখানে এক্সেল ডাটাবেস ফাইলটি উপলব্ধ। একবার আপনি ফাইলটি খুঁজে পেলে, এটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে খুলুন এ ক্লিক করুন৷ Word এর মেইল ​​মার্জে ডাটাবেস লোড করতে।

7. আপনি সারণী নির্বাচন করুন দেখতে পাবেন ডায়ালগ বক্স। ঠিক আছে ক্লিক করে বাক্স থেকে প্রস্থান করুন ডায়ালগ বক্সে কোনো পরিবর্তন না করেই।

8. এটা দারুণ! আপনি সফলভাবে ওয়ার্ড মেল মার্জ প্রোগ্রামের সাথে উত্স ডেটা লিঙ্ক করেছেন৷

9. Word স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটাবেস কলাম শিরোনামগুলিকে মার্জ ফিল্ড আইটেমগুলির সাথে মিলবে৷ উপযুক্ত মিল নিশ্চিত করতে, লেখা এবং ক্ষেত্র সন্নিবেশ গোষ্ঠী-এ যান৷ মেলিং ট্যাবে ফিতা এর এবং তারপর ম্যাচ ফিল্ডস-এ ক্লিক করুন .

10. ম্যাচ ফিল্ড ডায়ালগ বক্স দেখাবে। বাম পাশের কলামে, আপনি মার্জ ফিল্ড আইটেম দেখতে পাবেন। ডানদিকে, আপনি লিঙ্ক করা এক্সেল ডাটাবেস থেকে মিলিত ডেটা পাবেন।

11. আপনি যদি অন্য উৎস ডেটা যেমন Outlook পরিচিতি বা Gmail থেকে রপ্তানি করা পরিচিতিগুলি ব্যবহার করেন তবে এটি একই হবে৷ তালিকার মধ্য দিয়ে স্ক্রোল করে নিশ্চিত করুন যে কোনও অমিল নেই। ঠিক আছে এ ক্লিক করুন বন্ধ করতে।

12. আপনার টেমপ্লেট অক্ষরে, প্রথম অক্ষরের আগে কার্সার রাখুন এবং Enter টিপুন কয়েকবার লেটার বডির উপরে কিছু জায়গা তৈরি করুন।

13. নথির শীর্ষে কার্সারটি রাখুন এবং তারপরে ঠিকানা ব্লক এ ক্লিক করুন লেখা এবং ক্ষেত্র সন্নিবেশ গোষ্ঠীতে মেলিং ট্যাবে ফিতা এর .

14. ঠিকানা ব্লক ঢোকান এর বাম দিকে ডায়ালগ বক্স, আপনি নাম, কোম্পানির নাম, ঠিকানা, দেশ, ইত্যাদি ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি চয়ন করতে পারেন৷ ডানদিকে, আপনি ঠিকানা ব্লকের একটি পূর্বরূপ দেখতে পাবেন।

15. আপনি ম্যাচ ফিল্ড ব্যবহার করতে পারেন কোনো ইনপুট ডেটা অমিল সংশোধন করার বিকল্প। ঠিক আছে ক্লিক করুন AddressBlock যোগ করতে শেভরনের মধ্যে।

16. এরপর, অভিবাদন লাইন-এ ক্লিক করুন লেখা ও সন্নিবেশ ক্ষেত্র-এ AddressBlock এর পরে গোষ্ঠী , এটি একটি লাইনের ব্যবধান প্রদান করে।

17. গ্রিটিং লাইন সন্নিবেশ করুন ডায়ালগ বক্স আসবে। আপনি আপনার ইচ্ছা মত পরিবর্তন করতে পারেন এবং তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন৷ . গ্রিটিংলাইন শেভরনের মধ্যে চিঠিতে প্রদর্শিত হবে।

18. আপনি প্রিভিউ ফলাফল-এ ক্লিক করতে পারেন রিবনে কমান্ড চিঠিটি দেখতে কেমন লাগে।

19. আপনি AddressBlock ছাড়াও কাস্টম মার্জ ক্ষেত্র যোগ করতে পারেন এবং গ্রিটিংলাইন . ধরা যাক আপনি গাড়ি তৈরি এবং মডেল যোগ করতে চান চিঠির অংশের মধ্যে।

20. এটি করতে, মেল মার্জের সাথে লিঙ্ক করা এক্সেল ডাটাবেস ফাইলটি খুলুন এবং গাড়ি তৈরি এবং মডেল যোগ করুন। কলাম হেডার। গাড়ির বিবরণ লিখুন এবং সংরক্ষণ করুন এক্সেল ফাইল।

21. এখন, মেল মার্জ ওয়ার্ড ডকুমেন্টে যান এবং চারটি ধাপ পুনরাবৃত্তি করুন , পাঁচ , এবং ছয় .

22. এখন, অক্ষরের মূল অংশের মধ্যে যেকোনো শব্দ বা কয়েকটি শব্দ নির্বাচন করুন এবং তারপরে মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন এ ক্লিক করুন লেখা ও ক্ষেত্র সন্নিবেশ গোষ্ঠীতে .

23. একত্রীকরণ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন-এ৷ বাক্সে, ডেটাবেস ক্ষেত্র নির্বাচন করুন , এবং তারপর গাড়ি তৈরি এবং মডেল নির্বাচন করুন . ঢোকান-এ ক্লিক করুন কাস্টম মার্জ ক্ষেত্র যোগ করতে।

24. আপনার পাঠানো প্রতিটি চিঠি বা ইমেল কাস্টমাইজ করতে আপনি যতগুলি পরিবর্তনশীল স্থানধারক চান এইভাবে আপনি যোগ করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড মেল মার্জ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাপকদের নামের সাথে ডেটা মিলবে৷

25. রিবনে , Finish &Merge-এ ক্লিক করুন কমান্ড দিন এবং তারপর প্রিন্ট ডকুমেন্টস বেছে নিন অথবা ইমেল বার্তা পাঠান . এছাড়াও আপনি স্বতন্ত্র নথি সম্পাদনা করুন এ ক্লিক করতে পারেন৷ আপনার ইমেল বা চিঠি পাঠানোর আগে প্রুফরিড করতে।

ইমেল উৎপাদনশীলতা বাড়াতে মেল মার্জ ব্যবহার করুন

এখন আপনি জানেন কিভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং এক্সেল ব্যবহার করে একটি মেল মার্জ করতে হয়। উপযোগী ইমেলগুলি দ্রুত পাঠাতে মেল মার্জ ব্যবহার করুন এবং আপনার পেশাদার বা ব্যক্তিগত পরিচিতিগুলির সাথে একটি ভাল সম্পর্ক স্থাপন করুন৷ আপনার পেশাগত এবং ব্যক্তিগত জীবনকে আগের চেয়ে সহজ করতে Word ব্যবহার করতে থাকুন।