মেইল মার্জ ব্যবহার করে আপনি প্লেসহোল্ডারের মাধ্যমে বাল্ক ইমেইল এবং চিঠি ব্যক্তিগত করতে পারেন। আপনার শুধু একটি কন্ট্যাক্ট ডাটাবেস এবং ইমেইল বা চিঠির জন্য একটি টেমপ্লেট দরকার।
এক্সেল থেকে মেইল মার্জ কীভাবে করবেন
মেইল মার্জ ডাটাবেস থেকে ডেটা সোর্স ব্যবহার করে এবং সেগুলো যথাযথ প্লেসহোল্ডারে রাখে যাতে আপনার বাল্ক ইমেইলগুলো ব্যক্তিগত হয়। এই ডাটাবেসগুলো নিচের যেকোনো একটি হতে পারে:
- আপনার মাইক্রোসফট এক্সেল স্প্রেডশীট খুলুন।
- মেইল মার্জ ব্যবহার করার সময় ওয়ার্ডে ম্যানুয়াল কন্ট্যাক্ট লিস্ট তৈরি করুন।
- মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাপ থেকে কন্ট্যাক্ট ডেটা বেছে নিন।
আপনার দুটি সেট অপশন আছে:
- সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইলে জিমেইল কন্ট্যাক্ট।
- মাইক্রোসফট SQL সার্ভার।
ওয়ার্ডে মেইল মার্জের জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল ওয়ার্কবুক ডাটাবেস সবচেয়ে পছন্দনীয়। মেইল মার্জের জন্য, আপনি এক্সেল ব্যবহার করে একটি ডাটাবেস তৈরি করবেন যা পরে ওয়ার্ড ব্যবহার করবে।
যদি আপনার কন্ট্যাক্ট ডিটেইলস সহ এক্সেল ফাইল না থাকে, তবে আপনি ট্রায়াল উদ্দেশ্যে এই স্যাম্পল এক্সেল ফাইলটি ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার বাল্ক ইমেইল বা চিঠিতে যেকোনো অসঙ্গতি এড়াতে, নিচের নির্দেশনা অনুযায়ী আপনার এক্সেল ফাইলটি সংশোধন করুন:
- প্রথম সারি শুধুমাত্র সেল A1 থেকে শুরু করে কলাম হেডার থাকা উচিত। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড মেইল মার্জ ব্যবহার করার সময় এই কলাম হেডারগুলো মার্জ ফিল্ড হিসেবে ব্যবহার করবে।
- কলাম হেডারগুলো সম্পাদনা করুন যাতে সেগুলো ইমেইল বা চিঠি টেমপ্লেট ডকুমেন্টে আপনার ব্যবহার করার প্লেসহোল্ডার নামের সাথে মিলে যায়।
- স্প্রেডশীট ফাইলে কন্ট্যাক্ট ডেটা থাকা উচিত প্রতি সারি একটি রেকর্ড প্যাটার্নে। উদাহরণস্বরূপ, বর্তমান টিউটোরিয়ালে, গ্রাহক জেমস বাট-র সব উপলব্ধ কন্ট্যাক্ট ডিটেইল সেল A2 এবং J2-র মধ্যে অ্যাক্সেসযোগ্য।
- যেকোনো কন্ট্যাক্টের জন্য সংখ্যাসূচক ডেটা, যেমন ZIP কোড, ডিসকাউন্ট পারসেন্টেজ, মাইলেজ, কারেন্সি ইত্যাদি, উপযুক্ত সংখ্যা ফরম্যাটে থাকা উচিত।
- পরিবর্তন করতে, সংখ্যাসূচক ডেটা ধারণকারী সেল বা সেলের রেঞ্জটি সিলেক্ট করুন।
- হোম ট্যাবে, রিবনে, General-এর পাশের ড্রপডাউন তীর-এ ক্লিক করুন।
মেইল মার্জ ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি এক্সেল ডাটাবেস ফাইলের সাথে লিংক করার আগে সকল যোগাদি সম্পন্ন করুন। সকল পরিবর্তন করার পর এক্সেল ফাইলটি সেভ করুন।- আপনার কন্ট্যাক্টের এক্সেল ডাটাবেস ফাইলটি আপনার কম্পিউটারের লোকাল স্টোরেজে থাকা উচিত।
- নিশ্চিত করুন যে সকল ডেটা এক্সেল ওয়ার্কবুকের প্রথম শীটে রয়েছে।
ওয়ার্ডে মেইল মার্জ কীভাবে করবেন
এক্সেলে ডাটাবেস তৈরি করার পর, আপনাকে ওই ইমেইল বা চিঠি টেমপ্লেটটি খুলতে হবে যা আপনি অনেক প্রাপকের কাছে পাঠাতে চান। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- রিবনে, Mailings ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Start Mail Merge গ্রুপে, Start Mail Merge-এ ক্লিক করুন।
- ছয়টি মেইল মার্জ ডকুমেন্ট টাইপ দেখবেন। Letters বা E-mail Messages-এ ক্লিক করুন।
- Start Mail Merge গ্রুপে, Select Recipients-এ ক্লিক করুন। Type a New List, Use an Existing List, এবং Choose from Outlook Contacts অপশনগুলো দেখবেন।
- উপরোক্ত তিনটি অপশন থেকে যেকোনো একটি বেছে নিন কন্ট্যাক্ট লিস্টটি টেমপ্লেট চিঠির সাথে লিংক করার প্রকার অনুযায়ী। এই টিউটোরিয়ালে, Use an Existing List সিলেক্ট করুন আগে তৈরি বা ডাউনলোড করা এক্সেল ডাটাবেস ব্যবহার করার জন্য।
- Select Data Source ডায়ালগ বক্সে, এক্সেল ডাটাবেস ফাইলটি যেখানে আছে সেই ফোল্ডারটি লোকেট করুন। ফাইলটি খুঁজে পেলে সিলেক্ট করুন এবং Open-এ ক্লিক করুন ডাটাবেসটি ওয়ার্ডের মেইল মার্জে লোড করার জন্য।
- Select Table ডায়ালগ বক্স দেখবেন। ডায়ালগ বক্সে কোনো পরিবর্তন না করে OK-এ ক্লিক করে বক্সটি বন্ধ করুন।
- ব্যাকি! আপনি সফলভাবে সোর্স ডেটাকে ওয়ার্ড মেইল মার্জ প্রোগ্রামের সাথে লিংক করেছেন।
- ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটাবেস কলাম হেডারগুলো মার্জ ফিল্ড আইটেমের সাথে ম্যাচ করবে। যথাযথ ম্যাচিং নিশ্চিত করতে, Mailings ট্যাবের Ribbon-এ Write & Insert Fields group-এ যান এবং Match Fields-এ ক্লিক করুন।
- Match Fields ডায়ালগ বক্স দেখাবে। বাম পাশের কলামে মার্জ ফিল্ড আইটেমগুলো দেখবেন। ডান পাশে, লিংক করা এক্সেল ডাটাবেস থেকে ম্যাচিং ডেটা পাবেন।
- আউটলুক কন্ট্যাক্ট বা জিমেইল থেকে এক্সপোর্ট করা কন্ট্যাক্টের মতো অন্যান্য সোর্স ডেটা ব্যবহার করলেও একই হবে। তালিকা স্ক্রল করে কোনো মিসম্যাচ নেই কিনা নিশ্চিত করুন। বক্স বন্ধ করতে OK-এ ক্লিক করুন।
- আপনার টেমপ্লেট চিঠিতে, প্রথম অক্ষরের সামনে কーソর রাখুন এবং Enter কী চাপুন কয়েকবার চিঠির বডির উপরে কিছু স্পেস তৈরি করতে।
- ডকুমেন্টের উপরে কーソর রাখুন এবং তারপর Ribbon-এ Mailings ট্যাবের Write & Insert Fields group-এ Address Block-এ ক্লিক করুন।
- Insert Address Block ডায়ালগ বক্সের বাম পাশে, আপনি নাম, কোম্পানির নাম, ঠিকানা, দেশ ইত্যাদি ফরম্যাটিং অপশন বেছে নিতে পারেন। ডান পাশে, অ্যাড্রেস ব্লকের প্রিভিউ দেখবেন।
- কোনো ইনপুট ডেটা মিসম্যাচ রেক্টিফাই করতে Match Fields অপশন ব্যবহার করতে পারেন। AddressBlock শভ্র বন্ধনীর মধ্যে যোগ করতে OK-এ ক্লিক করুন।
- এরপর, AddressBlock-এর পর Write & Insert Fields গ্রুপে Greeting Line-এ ক্লিক করুন, একটি লাইন স্পেসিং দিয়ে।
- Insert Greeting Line ডায়ালগ বক্স দেখাবে। আপনার ইচ্ছামতো পরিবর্তন করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন। চিঠিতে শভ্র বন্ধনীর মধ্যে GreetingLine দেখাবে।
- চিঠিটি কেমন দেখে সেটি দেখতে Ribbon-এ Preview Results কমান্ডে ক্লিক করুন।
- AddressBlock এবং GreetingLine-এর পাশাপাশি কাস্টম মার্জ ফিল্ডও যোগ করতে পারেন। ধরুন আপনি চিঠির বডিতে Vehicle Make and Model যোগ করতে চান।
- এটা করতে, মেইল মার্জের সাথে লিংক করা এক্সেল ডাটাবেস ফাইলটি খুলুন এবং Vehicle Make and Model কলাম হেডার যোগ করুন। গাড়ির ডিটেইলস লিখুন এবং এক্সেল ফাইলটি সেভ করুন।
- এখন, মেইল মার্জ ওয়ার্ড ডকুমেন্টে যান এবং ধাপ চার, পাঁচ, এবং ছয় পুনরাবৃত্তি করুন।
- চিঠির বডির মধ্যে যেকোনো শব্দ বা কয়েকটি শব্দ সিলেক্ট করুন এবং তারপর Write & Insert Fields group-এ Insert Merge Field-এ ক্লিক করুন।
- Insert Merge Field বক্সে, Database Fields বেছে নিন, এবং তারপর Vehicle Make and Model সিলেক্ট করুন। কাস্টম মার্জ ফিল্ড যোগ করতে Insert-এ ক্লিক করুন।
- এভাবে আপনি চাইতেইত পারেন ভেরিয়েবল প্লেসহোল্ডার যোগ করে পাঠানো প্রতিটি চিঠি বা ইমেইল কাস্টমাইজ করতে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড মেইল মার্জ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটাকে প্রাপকের নামের সাথে ম্যাচ করবে।
- Ribbon-এ, Finish & Merge কমান্ডে ক্লিক করুন এবং তারপর Print Documents বা Send Email Messages বেছে নিন। ইমেইল বা চিঠি পাঠানোর আগে প্রুফরিড করার জন্য Edit Individual Documents-এও ক্লিক করতে পারেন।
মেইল মার্জ ব্যবহার করে ইমেইল উৎপাদনশীলতা বাড়ান
এখন আপনি জানেন মাইক্রোসফট ওয়ার্ড এবং এক্সেল ব্যবহার করে মেইল মার্জ কীভাবে করবেন। দ্রুত টেইলরড ইমেইল পাঠাতে এবং পেশাদার বা ব্যক্তিগত কন্ট্যাক্টের সাথে ভালো সম্পর্ক স্থাপন করতে মেইল মার্জ ব্যবহার করুন। আপনার পেশাদার ও ব্যক্তিগত জীবন সহজ করার জন্য ওয়ার্ড ব্যবহার চালিয়ে যান।
