কীভাবে অক্ষর, লেবেল এবং খাম তৈরি করতে ওয়ার্ডে মেল মার্জ ব্যবহার করবেন

মেল মার্জ হল একটি Microsoft Word বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে ব্যক্তিগতকৃত অক্ষর, লেবেল, খাম, ইমেল এবং একটি ডিরেক্টরি তৈরি করতে সাহায্য করে। যেহেতু মেল মার্জ সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত MS Word বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে নয়, তাই কিছু ব্যবহারকারীরা অক্ষর, লেবেল এবং খাম তৈরি করতে Word-এ মেল মার্জ কীভাবে করবেন তা জানেন না।

আপনি যদি প্রতিটি অক্ষর, লেবেল, বা অন্যান্য নথিগুলিকে ম্যানুয়ালি ব্যক্তিগতকরণে ব্যয় করা সময় বাঁচানোর চেষ্টা করেন তবে মেল মার্জ কাজে আসতে পারে। এমনকি আপনি যদি কখনও একটি মেল মার্জ লেটার তৈরি করার চেষ্টা না করেন, তবে প্রক্রিয়াটি বেশ সহজ, এবং আমরা আপনাকে নীচের প্রতিটি ধাপে নিয়ে যাচ্ছি।

কিভাবে মেইল ​​মার্জ লেটার তৈরি করবেন

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের একটি উইজার্ড রয়েছে যা আপনাকে মেল মার্জ অক্ষর তৈরি করে নিয়ে যায়। আপনি যে চিঠিটি ব্যবহার করতে চান এবং সেই চিঠির প্রাপকদের জন্য উইজার্ড জিজ্ঞাসা করবে, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে সন্নিবেশ করার জন্য প্রস্তুত প্রাপকদের একটি তালিকা আছে। যদি আপনি না করেন, কোন বড় কথা নয়, আপনি সর্বদা ম্যানুয়ালি প্রাপকদের একটি তালিকা যোগ করতে পারেন।

1. একটি Word নথি খুলুন এবং আপনার বার্তা টাইপ করুন। ব্যক্তিগতকৃত উপাদানগুলি ছেড়ে দিন (উদাহরণস্বরূপ, শিরোনাম, নাম, শহর, ইত্যাদি)। আপাতত, আপনি যেখানে এই উপাদানগুলি সন্নিবেশ করতে চান তার জন্য একটি ফাঁকা স্থান ছেড়ে দিতে পারেন, যেমন:

2. আপনার টেমপ্লেট প্রস্তুত হলে, মেলিং নির্বাচন করুন> মেল মার্জ শুরু করুন > ধাপে ধাপে মেল মার্জ উইজার্ড উপরের ফিতা থেকে।

3. আপনার MS Word উইন্ডোর ডান সীমানা বরাবর একটি নতুন ফলক প্রদর্শিত হবে। এটি সেই উইজার্ড যা আপনাকে প্রক্রিয়াটির মাধ্যমে নিয়ে যাবে। প্রথম ধাপ হিসেবে, আপনি যে ধরনের নথিতে কাজ করছেন সেটি নির্বাচন করতে হবে। অক্ষর নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী:নথি শুরু নির্বাচন করুন .

4. পরবর্তীতে মেল মার্জের জন্য আপনি যে নথিটি ব্যবহার করতে চান তা বেছে নিতে হবে।
   আপনি যদি ইতিমধ্যে আপনার চিঠির জন্য কিছু বিষয়বস্তু টাইপ করে থাকেন, তাহলে বর্তমান নথি ব্যবহার করুন নির্বাচন করুন .
   আপনি যদি ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত টেমপ্লেট ব্যবহার করতে চান তবে একটি টেমপ্লেট থেকে শুরু করুন নির্বাচন করুন। আপনি যখন একটি প্রারম্ভিক নথি নির্বাচন করেন, তখন প্রাপকদের নির্বাচন করুন এ ক্লিক করুন৷ .

5. পরবর্তী ধাপ হল প্রাপক নির্বাচন করা। ধরে নিই যে আপনার কাছে প্রাপকের ডেটা দিয়ে একটি এক্সেল শীট রয়েছে, আপনি একটি বিদ্যমান ফাইল ব্যবহার করুন নির্বাচন করে ডেটা আমদানি করতে পারেন বিকল্প এবং ব্রাউজ করুন নির্বাচন করুন পরবর্তী বিভাগ থেকে।

এক্সপ্লোরার ব্যবহার করে প্রাপকদের তালিকা সম্বলিত শীটে নেভিগেট করুন, শীটটি নির্বাচন করুন এবং খুলুন নির্বাচন করুন .

আপনি যখন শীট নির্বাচন করবেন, আপনি সারণী নির্বাচন করুন দেখতে পাবেন৷ জানলা. প্রাসঙ্গিক টেবিল(গুলি) নির্বাচন করুন। ডেটার প্রথম সারিতে কলাম শিরোনাম রয়েছে পাঠ্যের পাশে বাক্সটি চেক করতে ভুলবেন না যদি এটি আপনার ডেটার জন্য সত্য হয়, এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন .

এর পরে, আপনি প্রাপকদের তালিকা দেখতে পাবেন যেগুলি Word আপনার একত্রীকরণে ব্যবহার করবে। সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে, ঠিক আছে নির্বাচন করুন .

আপনি যখন এক্সেল শীট যোগ করবেন, তখন পরবর্তী:আপনার চিঠি লিখুন নির্বাচন করুন .

6. আপনি এখন আপনার চিঠিতে স্থানধারক যোগ করতে প্রস্তুত৷ যেখানে আপনি স্থানধারক যোগ করতে চান সেখানে আপনার কার্সার আনুন এবং আরো আইটেম নির্বাচন করুন মেল মার্জ প্যান থেকে।

একত্রীকরণ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন৷ ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখান থেকে আপনি প্রাসঙ্গিক স্থানধারক নির্বাচন করতে পারবেন এবং ঢোকান নির্বাচন করতে পারবেন এটি আপনার চিঠিতে যোগ করার জন্য।

7. যখন আপনি সমস্ত মার্জ ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান, নির্বাচন করুন পরবর্তী:আপনার অক্ষরগুলির পূর্বরূপ দেখুন .

এটি আপনাকে মেল মার্জ দিয়ে তৈরি করা সমস্ত অক্ষরের পূর্বরূপ দেখাবে। অক্ষরগুলির পূর্বরূপ পরিবর্তন করতে আপনি মেল মার্জ প্যানে তীর বোতামগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷

8. নির্বাচন করুন পরবর্তী:মার্জ সম্পূর্ণ করুন . পরবর্তী ধাপে, হয় মুদ্রণ নির্বাচন করুন (যদি আপনি সমস্ত অক্ষর মুদ্রণ করতে চান) অথবা স্বতন্ত্র অক্ষর সম্পাদনা করুন > সমস্ত (যদি আপনি অক্ষরগুলিকে একটি একক নথিতে মার্জ করতে যাচ্ছেন)।

কিভাবে মেল মার্জ লেবেল তৈরি করবেন

আপনার মেইলিং তালিকাটি একটি এক্সেল শীটে পরিপাটিভাবে সংকলন করা সর্বদা একটি ভাল ধারণা যাতে আপনার যখন কারো মেইলিং বিশদ প্রয়োজন হয় তখন আপনার মাথা ঘোরা না হয়। যাইহোক, আপনি যদি লেবেলগুলি মুদ্রণ করতে চান তবে আপনার এক্সেল শীট সংকলন এটি কাটাবে না। পরিবর্তে, আপনাকে MS Word-এ মেল মার্জ লেবেল তৈরি করতে হবে।

1. যদি আপনার কাছে ইতিমধ্যেই মেইলিং বিশদ সহ একটি এক্সেল শীট থাকে, তাহলে আপনি পরবর্তী ধাপে যেতে পারেন। যদি না হয়, একটি এক্সেল শীটে আপনার মেইলিং তালিকা সংগঠিত করুন। কিছু শিরোনাম যোগ করুন (প্রথম নাম, শেষ নাম, ঠিকানা, ইত্যাদি) এবং আপনার তালিকা সাজান।
2. MS Word-এ সুইচ ওভার করুন। লেবেল তৈরির জন্য উইজার্ড ব্যবহার করুন। একটি ফাঁকা নথি খুলুন এবং মেলিং নির্বাচন করুন৷> মেল মার্জ নির্বাচন করুন > ধাপে ধাপে মেল মার্জ উইজার্ড .

3. লেবেল নির্বাচন করুন এবং তারপর পরবর্তী:নথি শুরু হচ্ছে .

4. পরবর্তী স্ক্রিনে, নথি বিন্যাস পরিবর্তন করুন নির্বাচন করুন৷ . এরপরে, লেবেল বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ আপনার পণ্য নম্বর এবং লেবেল ব্র্যান্ড সেট করতে।

একবার আপনি ঠিক আছে নির্বাচন করুন , আপনি আপনার নথিতে রূপরেখা লেবেল দেখতে পাবেন। যদি না করেন, তাহলে টেবিল ডিজাইন -এ যান> সীমানা এবং গ্রিডলাইন দেখুন নির্বাচন করুন

5. মেইলিং-এ ফিরে যান MS Word-এ ট্যাব করুন এবং প্রাপকদের নির্বাচন করুন নির্বাচন করুন> একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন।

মেল তালিকা সহ এক্সেল ফাইলে নেভিগেট করুন। ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং খুলুন নির্বাচন করুন৷ .

6. আপনি সারণী নির্বাচন দেখতে পাবেন জানলা. আপনার ওয়ার্কবুকে একাধিক পত্রক থাকলে, আপনি এখানে একাধিক আইটেম দেখতে পাবেন। আপনার মেলিং তালিকা রয়েছে এমন একটি নির্বাচন করুন। পাঠ্যের পাশে বাক্সটি চেক করুন ডেটার প্রথম সারিতে কলাম হেডার রয়েছে, এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন .

7. MS Word মেইলিং তালিকা আমদানি করে। ঠিকানা ব্লক নির্বাচন করুন . ডানদিকে প্রিভিউ তাকান.

আপনি এটি যেভাবে চান তা যদি মনে না হয় তবে ম্যাচ ফিল্ড নির্বাচন করুন। নিশ্চিত করুন যে সমস্ত বিবরণ আপনার ওয়ার্কশীট থেকে একটি উপযুক্ত হেডারের সাথে মিলে যায় এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন .

আবার প্রিভিউ তাকান. যদি এটি ভাল দেখায়, ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷ .

8. আপনি এখন <> দেখতে পাবেন লেবেলে মেইলিং-এ যান> লেবেল আপডেট করুন <> যোগ করতে সকল লেবেলে।

9. লেবেলগুলি এখন মার্জ করার জন্য প্রস্তুত৷ মেইলিং-এ যান> সমাপ্ত করুন এবং একত্রিত করুন > ব্যক্তিগত নথি সম্পাদনা করুন .

আপনি একটি ছোট উইন্ডো পপ আপ দেখতে পাবেন। সমস্ত নির্বাচন করুন এবং তারপর ঠিক আছে .

10. আপনি এখন আপনার সমস্ত লেবেল একত্রিত দেখতে পাবেন৷
৷

কিভাবে মেল মার্জ খাম তৈরি করবেন

মেল মার্জ খাম তৈরি করা বেশিরভাগ লেবেলের মতোই, তবে কয়েকটি পরিবর্তন সহ।

আবার, মেইলিং-এ ক্লিক করুন> মেল মার্জ শুরু করুন> ধাপে ধাপে মেল মার্জ উইজার্ড , কিন্তু এইবার, খাম নির্বাচন করুন এবং তারপর পরবর্তী:নথি শুরু নির্বাচন করুন নিচ থেকে।

1. আপনাকে একটি প্রারম্ভিক নথি নির্বাচন করতে বলা হবে। খামের বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ খামের আকার এবং ডেলিভারি/ফেরত ঠিকানার অবস্থান নির্বাচন করতে (পরবর্তী ধাপে পড়ুন), এবং পরবর্তী:প্রাপক নির্বাচন করুন নির্বাচন করুন .

2. যখন আপনি খামের বিকল্পগুলি নির্বাচন করেন , আপনি একটি ছোট উইন্ডো পপ আপ দেখতে পাবেন। আপনার পছন্দের খামের আকার নির্বাচন করুন এবং ডেলিভারি এবং ফেরত ঠিকানার জন্য ফন্ট এবং প্লেসমেন্ট নির্বাচন করুন৷

3. উইজার্ডের পরবর্তী ধাপ হল প্রাপক নির্বাচন করা। একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন নির্বাচন করুন৷ (ধরে নিন আপনার কাছে ইতিমধ্যেই প্রাপকের ডেটা সহ একটি এক্সেল শীট আছে), এবং ব্রাউজ করুন নির্বাচন করুন ফাইল খোঁজার জন্য. প্রাসঙ্গিক ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী:আপনার খাম সাজান-এ ক্লিক করুন .

4. আপনার পরবর্তী স্ক্রিনে, ঠিকানা ব্লক নির্বাচন করুন , আপনি এটি চান তা নিশ্চিত করতে পূর্বরূপ দেখুন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷ .

আপনি এখন <> দেখতে পাবেন খামের উপর উপস্থিত হয়।

5. নির্বাচন করুন পরবর্তী:আপনার খামের পূর্বরূপ দেখুন . আপনি একই পূর্বরূপ দেখতে পাবেন যা আপনি আগের ধাপে দেখেছিলেন কিন্তু আপনার নথিতে। আপনি খামের মধ্যে স্যুইচ করতে উইজার্ড প্যানে তীর বোতামগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷

আপনার খাম এখন মার্জ করার জন্য প্রস্তুত। পরবর্তী:মার্জ সম্পূর্ণ করুন নির্বাচন করুন৷ .

6. নিম্নলিখিত স্ক্রিনে, আপনি ব্যক্তিগত খাম সম্পাদনা করার একটি বিকল্প দেখতে পাবেন . এটি নির্বাচন করুন, সমস্ত নির্বাচন করুন সমস্ত রেকর্ড মার্জ করতে, এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷ .

আপনি এখন সমস্ত খাম একটি একক নথিতে মার্জ দেখতে পাবেন৷

বাল্ক প্রিন্টিং এবং ইমেল সহজ করা হয়েছে

মেল মার্জ ব্যবহার করে আপনি আপনার অক্ষর, লেবেল বা খামগুলি কাস্টমাইজ করতে ব্যয় করতে অনেক সময় বাঁচাতে পারেন। যদিও আপনি এমএস ওয়ার্ড দিয়ে করতে পারেন তা নয়। আপনি অভিবাদন কার্ড, বুকলেট এবং সূচী কার্ডও তৈরি করতে পারেন।

মেল মার্জ কিছু সময়ের জন্য প্রায় হয়েছে, কিন্তু আপনি যদি আপনার প্রক্রিয়াগুলিকে দক্ষ করে তুলতে চান, তাহলে Microsoft Office 2019 এমন কিছু সূক্ষ্ম বৈশিষ্ট্য উপস্থাপন করেছে যা আপনি দেখতে চাইতে পারেন৷