মেইল মার্জ হলো একটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ফিচার যা আপনাকে ব্যক্তিগত চিঠি, লেবেল, লিফাফা, ইমেইল, এবং ডিরেক্টরি তৈরি করতে সহায়তা করে। যেহেতু মেইল মার্জ এমএস ওয়ার্ডের সবচেয়ে সাধারণভাবে ব্যবহৃত ফিচারগুলোর মধ্যে নয়, কিছু ইউজার হয়তো জানেন না ওয়ার্ডে মেইল মার্জ কীভাবে করবেন চিঠি, লেবেল, এবং লিফাফা তৈরি করতে।
আপনি যদি প্রতিটি চিঠি, লেবেল, বা অন্যান্য ডকুমেন্ট ম্যানুয়ালি পার্সোনালাইজ করার 데 ব্যয় হওয়া সময় বাঁচাতে চান, মেইল মার্জ বড় কাজে আসতে পারে। আপনি যদি কখনো মেইল মার্জ চিঠি তৈরি করে না থাকেন, প্রক্রিয়াটি খুবই সহজ, এবং আমরা নিচে প্রতিটি ধাপে আপনাকে নিয়ে যাব।
মেইল মার্জ চিঠি তৈরির পদ্ধতি
মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে একটি উইজার্ড আছে যা মেইল মার্জ চিঠি তৈরি করার মাধ্যমে আপনাকে নিয়ে যাবে। উইজার্ডটি আপনাকে চিঠিটি কীভাবে চান এবং চিঠির প্রাপকদের তালিকা চাইবে পথে পথে, তাই প্রাপকদের তালিকা ইনসার্ট করার জন্য প্রস্তুত রাখুন। যদি না থাকে, চিন্তার কান্না নেই, আপনি সর্বদা ম্যানুয়ালি প্রাপকদের তালিকা যোগ করতে পারেন।
- একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলুন এবং আপনার মেসেজ টাইপ করুন। পার্সোনালাইজড এলিমেন্টগুলো বাদ দিন (উদাহরণ: টাইটেল, নাম, শহর, ইত্যাদি)। এখন আপনি শুধু সেই জায়গাগুলো খালি রাখতে পারেন যেখানে আপনি এই এলিমেন্টগুলো ইনসার্ট করতে চান, এইভাবে:
- আপনার টেমপ্লেট প্রস্তুত হলে, টপ রিবন থেকে Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard নির্বাচন করুন।
- আপনার এমএস ওয়ার্ড উইন্ডোর ডান কিনারEen একটি নতুন প্যানেল প্রদর্শিত হবে। এটি উইজার্ড যা প্রক্রিয়াটির মাধ্যমে আপনাকে নিয়ে যাবে। প্রথম ধাপ হিসেবে, আপনাকে আপনি যে ডকুমেন্ট টাইপে কাজ করছেন সেটি নির্বাচন করতে হবে। Letters নির্বাচন করুন এবং Next: Starting document চাপুন।
- পরবর্তীতে আপনাকে মেইল মার্জের জন্য আপনি যে ডকুমেন্টটি ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিতে হবে।
আপনি যদি ইতিমধ্যে আপনার চিঠির জন্য কিছু কন্টেন্ট টাইপ করে থাকেন, Use the current document নির্বাচন করুন।
আপনি যদি রেডি-টু-ইউজ টেমপ্লেট ব্যবহার করতে চান, Start from a template নির্বাচন করুন। স্ট্রাটিং ডকুমেন্ট বেছে নেওয়ার পর, Select recipients ক্লিক করুন।
- পরবর্তী ধাপ হলো প্রাপকদের নির্বাচন করা। ধরে নিই আপনার पास প্রাপক ডেটা পপুলেট করা একটি এক্সেল শীট আছে, আপনি Use an existing file অপশন নির্বাচন করে এবং পরবর্তী সেকশন থেকে Browse নির্বাচন করে ডেটা ইম্পোর্ট করতে পারেন।
এক্সপ্লোরার ব্যবহার করে প্রাপকদের তালিকা ধারণকারী শীটটি খুঁজে বের করুন, শীটটি নির্বাচন করুন এবং Open ক্লিক করুন।
শীটটি নির্বাচন করলে, আপনি Select Table উইন্ডো দেখবেন। প্রাসঙ্গিক টেবিল(গুলি) নির্বাচন করুন। আপনার ডেটার জন্য যদি সত্য হয় যে First row of data contains column headers টেক্সটের পাশের বক্সে টিক দিন, এবং OK ক্লিক করুন।
এরপর, আপনি ওয়ার্ড যে প্রাপকদের তালিকা আপনার মার্জে ব্যবহার করবে সেটি দেখবেন। সব ঠিক থাকলে OK ক্লিক করুন।
এক্সেল শীট যোগ হলে, Next: Write your letter ক্লিক করুন।
- আপনি এখন আপনার চিঠিতে প্লেসহোল্ডার যোগ করার জন্য প্রস্তুত। আপনার কার্সরকে туда নিয়ে যান যেখানে প্লেসহোল্ডার যোগ করতে চান এবং মেইল মার্জ প্যান থেকে More items নির্বাচন করুন।
Insert Merge Field ডায়ালগ বক্স খুলবে যেখানে থেকে আপনি প্রাসঙ্গিক প্লেসহোল্ডার নির্বাচন করে Insert ক্লিক করে আপনার চিঠিতে যোগ করতে পারেন।
- সব মার্জ ফিল্ড ইনসার্ট হলে, Next: Preview your letters ক্লিক করুন।
এটি আপনাকে মেইল মার্জ দিয়ে জেনারেট হওয়া সব চিঠির প্রিভিউ দেখাবে। মেইল মার্জ প্যানের অ্যারো বাটনগুলো ব্যবহার করে চিঠিগুলোর প্রিভিউ বদলাতে পারেন।
- Next: Complete the merge ক্লিক করুন। পরের ধাপে, হয় Print নির্বাচন করুন (আপনি যদি সব চিঠি প্রিন্ট করতে চান) অথবা Edit individual letters > All (আপনি যদি চিঠিগুলো একটি ডকুমেন্টে মার্জ করতে চান)।
মেইল মার্জ লেবেল তৈরির পদ্ধতি
আপনার মেইলিং লিস্ট সুন্দরভাবে এক্সেল শীতে কম্পাইল করা সবসময় ভালো আইডিয়া যাতে কাউকে মেইলিং ডিটেইলস দরকার হলে আপনি ডিজি না হন। তবে, আপনি যদি লেবেলগুলো প্রিন্ট করতে চান, আপনার এক্সেল শীট কম্পাইলেশনটা যথেষ্ট হবে না। বরং, আপনাকে এমএস ওয়ার্ডে মেইল মার্জ লেবেল তৈরি করতে হবে।
- আপনার যদি ইতিমধ্যে মেইলিং ডিটেইলস সহ এক্সেল শীট থাকে, পরের ধাপে যান। না থাকলে, এক্সেল শীটে আপনার মেইলিং লিস্ট সংগঠিত করুন। কিছু হেডার যোগ করুন (First Name, Last Name, Address, ইত্যাদি) এবং আপনার লিস্ট সাজান।
- এমএস ওয়ার্ড-এ যান। লেবেল তৈরি করার জন্য উইজার্ড ব্যবহার করুন। একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খুলুন এবং Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard ক্লিক করুন।
- Labels নির্বাচন করুন এবং তারপর Next: Starting document।
- পরবর্তী স্ক্রিনে, Change document layout নির্বাচন করুন। এরপর, আপনার প্রোডাক্ট নম্বর এবং লেবেল ব্র্যান্ড সেট করতে Label options নির্বাচন করুন।
OK ক্লিক করলে আপনি আপনার ডকুমেন্টে লেবেলের আউटलাইন দেখতে পাবেন। যদি না দেখেন, Table Design > Borders এ যান এবং View Gridlines নির্বাচন করুন।
- এমএস ওয়ার্ডের Mailings ট্যাবে ফিরে যান এবং Select Recipients > Use an Existing List ক্লিক করুন।
মেইল লিস্ট ধারণকারী এক্সেল ফাইলে নেভিগেট করুন। ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং Open ক্লিক করুন।
- আপনি Select Table উইন্ডো দেখবেন। আপনার ওয়ার্কবুকে একাধিক শীট থাকলে, একাধিক আইটেম দেখতে পাবেন। যে শীটে আপনার মেইলিং লিস্ট আছে সেটি নির্বাচন করুন। First row of data contains column headers টেক্সটের পাশের বক্সে টিক দিন, এবং OK ক্লিক করুন।
- এমএস ওয়ার্ড মেইলিং লিস্ট ইম্পোর্ট করল। Address Block ক্লিক করুন। ডান পাশের প্রিভিউ দেখুন।
যদি এটি আপনার ইচ্ছামতো না দেখায়, Match Fields ক্লিক করুন। নিশ্চিত করুন যে সব ডিটেইল আপনার ওয়ার্কশিটের উপযুক্ত হেডারের সাথে মিলে যায় এবং OK ক্লিক করুন।
আবার প্রিভিউ দেখুন। যদি ভালো লাগে, OK ক্লিক করুন।
- আপনি এখন লেবেলে <<AddressBlock>> দেখবেন। Mailings > Update Labels এ যান <<AddressBlock>> সব লেবেলে যোগ করতে।
- লেবেলগুলো এখন মার্জ করার জন্য প্রস্তুত। Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents এ যান।
আপনি একটি ছোট উইন্ডো পপ আপ দেখবেন। All নির্বাচন করুন এবং তারপর OK।
- আপনি এখন আপনার সব লেবেল মার্জ হয়ে দেখবেন।
মেইল মার্জ লিফাফা তৈরির পদ্ধতি
মেইল মার্জ লিফাফা তৈরি করা প্রায় লেবেলের মতোই, কিন্তু কিছু পরিবর্তনের সাথে।
আবার Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard ক্লিক করুন, কিন্তু এই বার Envelopes নির্বাচন করুন এবং নিচ থেকে Next: Starting document ক্লিক করুন।
- আপনাকে একটি স্ট্রাটিং ডকুমেন্ট নির্বাচন করতে বলা হবে। Envelope options নির্বাচন করুন লিফাফার আকার এবং ডেলিভারি/রিটার্ন অ্যাড্রেসের পজিশন সিলেক্ট করতে (পরবর্তী ধাপ রেফার করুন), এবং Next: Select recipients ক্লিক করুন।
- আপনি Envelope options ক্লিক করলে একটি ছোট উইন্ডো পপ আপ হবে। আপনার পছন্দের লিফাফার আকার নির্বাচন করুন এবং ডেলিভারি ও রিটার্ন অ্যাড্রেসের জন্য ফন্ট এবং প্লেসমেন্ট নির্বাচন করুন।
- উইজার্ডের পরের ধাপ হলো প্রাপকদের নির্বাচন। Use an existing list নির্বাচন করুন (ধরে নিই আপনার কাছে প্রাপক ডেটা ধারণকারী এক্সেল শীট আছে), এবং ফাইল খুঁজে বের করতে Browse ক্লিক করুন। প্রাসঙ্গিক ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং Next: Arrange your envelope ক্লিক করুন।
- পরবর্তী স্ক্রিনে, Address block নির্বাচন করুন, প্রিভিউ দেখুন আপনার ইচ্ছামতো দেখাচ্ছে কিনা, এবং OK ক্লিক করুন।
আপনি এখন লিফাফায় <<AddressBlock>> দেখবেন।
- Next: Preview your envelopes ক্লিক করুন। আপনি আগের ধাপের মতো প্রিভিউ দেখবেন কিন্তু আপনার ডকুমেন্টে। উইজার্ড প্যানের অ্যারো বাটন ব্যবহার করে লিফাফাগুলোর মধ্যে স্যুইচ করতে পারেন।
আপনার লিফাফাগুলো এখন মার্জ করার জন্য প্রস্তুত। Next: Complete the merge ক্লিক করুন।
- পরবর্তী স্ক্রিনে, আপনি Edit individual envelopes অপশন দেখবেন। এটিকে ক্লিক করুন, সব রেকর্ড মার্জ করতে All নির্বাচন করুন, এবং OK ক্লিক করুন।
আপনি এখন একটি একক ডকুমেন্টে সব লিফাফা মার্জ হয়ে দেখবেন।
বাল্ক প্রিন্টিং এবং ইমেইল করা সহজ
মেইল মার্জ ব্যবহার করে আপনি অনেক সময় বাঁচাতে পারেন যা আপনি অন্যথায় চিঠি, লেবেল, বা লিফাফা কাস্টমাইজ করার পেছনে ব্যয় করতেন। এটিই একমাত্র জিনিস নয় যা আপনি এমএস ওয়ার্ড দিয়ে করতে পারেন। আপনি গ্রিটিং কার্ড, বুকলেট, এবং ইনডেক্স কার্ডও তৈরি করতে পারেন।
মেইল מר্জ কিছু বছর ধরে আছে, কিন্তু আপনি যদি আপনার প্রসেসগুলো কার্যকর করতে চান, মাইক্রোসফ্ট অফিস ২০১৯ কিছু সুন্দর ফিচার নিয়ে এলো যা আপনি দেখতে চাইতে পারেন।
