প্রায় এক্সেলের সাথে কাজ করার সময়, আমাদের বিভিন্ন সোর্স থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করতে হয়। এই সোর্সগুলোর মধ্যে থাকতে পারে ওয়ার্ড ফাইল যা ডেটা সংরক্ষণ বা টেবিল তৈরির জন্য অন্য একটি সাধারণ সফ্টওয়্যার। সুবিধার্থে, প্রায় আমাদের ওয়ার্ড ফাইলের ডেটা এক্সেলে ইম্পোর্ট করতে হয়। এই আর্টিকেলে আমরা শিখব ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে ডেটা ইম্পোর্ট করার পদ্ধতি।
আপনি এখান থেকে প্র্যাক্টিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন।
ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে ডেটা ইম্পোর্ট করার ৩ সহজ মেথড
ওয়ার্ড থেকে এক্সেল-এ ডেটা ইম্পোর্ট করার অনেক মেথড রয়েছে। সবচেয়ে সাধারণটি হলো কপি-পেস্ট মেথড, যা ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। অন্য একটি মেথড হলো ডিফল্ট ‘From Text’ অপশন ব্যবহার করা। এই সব মেথড নিচে সঠিক ধাপে ধাপে বর্ণনা করা হলো।
১. কেবল একটি সেল ইম্পোর্ট করুন
ওয়ার্ড থেকে এক্সেলে ডেটা ইম্পোর্ট করার জন্য এটি সবচেয়ে সাধারণ মেথড। এই মেথডের জন্য, ধরে নিন আমাদের নিচের ছবির মত ওয়ার্ড ডেটা রয়েছে।
এখানে আমরা সহজে ওয়ার্ড ফাইল থেকে এই ডেটা কপি করে আমাদের প্রত্যাশিত সেলে এক্সেল-এ পেস্ট করতে পারি। ধরুন আমরা সেল B4-এ পেস্ট করতে চাই। তাহলে আমরা B4 সেল সিলেক্ট করে রাইট-ক্লিক করব পেস্ট বাটন পেতে। অথবা আমরা সহজে Ctrl+V চাপলে পেস্ট হবে।
এভাবে আমরা পুরো ডেটা সেট কপি-পেস্ট করে কাস্টমাইজ করব এক্সেল ওয়ার্কশিট কমপ্লিট করার জন্য নিচের ছবির মতো।
আরও পড়ুন: How to Copy from Word to Excel into Multiple Cells (3 Ways)
২. একাধিক সেলের জন্য ডেটা ইম্পোর্ট করুন
আমরা পুরো ডেটাসেট ইম্পোর্ট করতে পারি যদি সেগুলো ওয়ার্ডে টেবিল বা টেবিল হিসেবে সোর্ট করা থাকে। এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলো আলাদা কলাম ডেটা হিসেবে সোর্ট করবে এবং আমরা আমাদের প্রত্যাশিত ডেটা পাব। সঠিক ইলাস্ট্রেশনসহ ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
ধাপসমূহ:
- প্রথম, ওয়ার্ড ফাইলে ডেটা সোর্ট করতে হবে বা ডেটা স্ট্রাকচার্ড রাখতে হবে। তাই এখানে, আমরা ডেটাকে একটি টেবিল বা টেবিল-লাইক স্ট্রাকচারে রাখব নিচের ছবির মতো।
- দ্বিতীয়, পুরো টেবিল বা টেবিল-লাইক স্ট্রাকচার্ড ডেটা ওয়ার্ড ফাইলে সিলেক্ট করুন। রাইট-ক্লিক করে কপি সিলেক্ট করুন বা শুধু Ctrl+C চাপুন একসাথে সব ডেটা কপি করতে।
- তৃতীয়, সেলটি সিলেক্ট করুন যেখানে থেকে আমরা আমাদের ডেটা পেস্ট করা শুরু করব। আমাদের কেসে সেলটি হলো B4।
- শেষে, সিলেক্ট করা সেলে রাইট-ক্লিক করুন এবং Paste-এ ক্লিক করুন। অথবা আপনি শুধু Ctrl+V চাপুন একই কাজ করতে।
আরও পড়ুন: How to Convert Word Table to Excel Spreadsheet (6 Methods)
সাদৃশ্য পড়ুন
- How to Convert Word Picture to Excel Table
- Transfer Data from One Excel Worksheet to Another Automatically
- How to Convert Word to Excel but Keep Formatting (2 Easy Methods)
- Import Data from Excel into Word Automatically Using VBA (2 Ways)
- How to Import Text File to Excel (4 Easy Ways)
৩. From Text/CSV অপশন ব্যবহার করুন
যখন আমরা খুব বড় পরিমাণ ডেটা ইম্পোর্ট করি, টেবিল-লাইক স্ট্রাকচার বা টেবিল তৈরি করা খুব অক্ষম এবং সাধারণ চেয়ে অনেক বেশি মেমরি কনসাম করবে। তাই বড় পরিমাণ ডেটা ইম্পোর্ট করার জন্য এক্সেল প্রদত্ত এই মেথডটি সবচেয়ে বিশ্বস্ত।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে আমাদের ওয়ার্ড ফাইলটিকে টেক্সট ফাইল হিসেবে সেভ করতে হবে। তাই আমরা ওয়ার্ড ফাইলের Save As সেকশনে যাব এবং এটি .txt হিসেবে সেভ করব। আমরা ফাইল প্রপার্টিজ অ্যাক্সেস করে একই কাজ করতে পারি।
- দ্বিতীয়, আমরা Ribbon-এ Data ট্যাবে যাব এবং Get & Transform সেকশনে যাব।
- তৃতীয়, আমরা টপ লেফট সাইডে From Text/CSV অপশনটি সিলেক্ট করব। আমরা Get Data এবং From Files অপশনেও এই অপশনটি পেতে পারি।
- পরবর্তী, একটি সিলেকশন বক্স আসবে। ফাইলটি এর পাথ খুঁজে বের করে সিলেক্ট করুন।
- তারপর, ফাইল সিলেক্ট করলে একটি উইন্ডো আসবে টেক্সট ফাইলের নামে। এই উইন্ডোতে, আমরা আমাদের টেবিলের প্রিভিউ দেখতে পাব। এখানে আমরা আমাদের ফিল্ডগুলো এডিট করতে পারি এবং এমনকি Transform data অপশন বেছে নিলে ডিলিটও করতে পারি।
- उसপর, আমরা বটমে Load অপশনে ক্লিক করব। এটি তৎক্ষণাৎ টেক্সট ফাইলের নামে একটি নতুন ওয়ার্কশিট ওপেন করবে।
- শেষে, ওয়ার্কশিটটি এডিট করুন ডিজায়ারড টেবিল লুক পেতে।
আরও পড়ুন: Importing Data into Excel (3 Suitable Ways)
মনে রাখার বিষয়গুলো
- আপনার ডেটা যদি এক্সেলের একটি সেলে ধারণ করার জন্য খুব বড় হয়, তবে একাধিক সেল মার্জ করুন অথবা সেল সাইজ বাড়ান। আমরা Text Wrap ইন্যাবলও করতে পারি এক সেলের মধ্যে সব কিছু রাখতে।
- পুরো ডেমো Excel 365-এ করা হয়েছে তাই ইন্টারফেস ভিন্ন ভার্সনে ভিন্ন হতে পারে।
উপসংহার
এইভাবে আমরা ওয়ার্ড- থেকে এক্সেল-এ ডেটা রূপান্তর করি। আশা করি এই আর্টিকেল আপনাকে সাহায্য করবে। আপনি যদি এখনও এই মেথডগুলোর যেকোনো একটি নিয়ে সমস্যায় পড়েন, তবে কমেন্টে জানান। আমাদের টিম আপনার সব প্রশ্নের উত্তর দিতে প্রস্তুত। যেকোনো এক্সেল-সম্পর্কিত সমস্যায়, আপনি আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy-এ ভিজিট করতে পারেন সমাধানের জন্য।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- How to Convert Word to Excel with Columns (2 Methods)
- Import Data into Excel from Another Excel File (2 Ways)
- How to Import Data from Text File into Excel (3 Methods)
- Import Data from Secure Website to Excel (With Quick Steps)
- How to Extract Data from Excel to Word (4 Ways)
- Pull Data From Another Sheet Based on Criteria in Excel
