মেল মার্জ একটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড টুল যা আপনাকে অনন্য ডেটা উপাদান সহ একটি নথির একটি অংশ সহজেই পরিবর্তন করতে দেয়।
কিভাবে মেল মার্জ কাজ করে
আপনার নথিতে একটি ডাটাবেস লিঙ্ক করে মেল মার্জ কাজ করে। ডাটাবেসে অনন্য উপাদান রয়েছে (সু, জ্যাক, পেগি, ইত্যাদি) এবং নথিটি আপনার চিঠি, চালান, লেবেল সেট বা অন্য ফাইল।
মেল মার্জ আপনার সময় এবং শ্রম সাশ্রয় করে কারণ এটি একটি নথিতে ডেটার একটি অনন্য অংশ প্রবেশ করার প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে। উদাহরণস্বরূপ, বলুন আপনি একটি ছুটির চিঠি লিখতে চান এবং 20 জনকে পাঠাতে চান। আপনি চিঠিটি লিখতে পারেন এবং 20টি ভিন্ন অভিবাদন (প্রিয় সু, প্রিয় জ্যাক, প্রিয় পেগি, ইত্যাদি) সহ এটি প্রিন্ট করতে একটি মেল মার্জ তৈরি করতে পারেন।
কিভাবে ওয়ার্ডে মেল মার্জ লেটার তৈরি করবেনমেল মার্জ ব্যবহার করে
আপনি যে কোনো ধরনের মুদ্রিত নথি, সেইসাথে ইলেকট্রনিক নথি তৈরি করতে মেল মার্জ ব্যবহার করতে পারেন। এখানে নথি প্রকারের কিছু উদাহরণ রয়েছে:
- ক্যাটালগ
- জায়
- চালান
- লেবেলগুলি
- খাম
- এবং, অবশ্যই, অক্ষর
আপনার সময় বাঁচানোর পাশাপাশি, মেল মার্জ আপনার তৈরি করা নথির কার্যকারিতা বাড়াতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট নাম বা অন্যান্য উপাদান সহ অক্ষর কাস্টমাইজ করে, আপনি একটি পালিশ, ব্যক্তিগত ছবি উপস্থাপন করেন।
একটি মেল মার্জ এর অ্যানাটমি
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, মেল মার্জ দুটি প্রধান অংশ নিয়ে গঠিত:নথি এবং ডেটা উত্স বা ডেটাবেস৷ Word আপনাকে ডেটা উত্স হিসাবে Excel বা Outlook এর মতো অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করতে সক্ষম করে আপনার কাজকে সহজ করে৷
যদি আপনার কাছে সম্পূর্ণ অফিস স্যুট থাকে, তবে আপনার ডেটা উৎস হিসাবে এই অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে একটি ব্যবহার করা সহজ এবং সুবিধাজনক। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সেই পরিচিতিগুলি ব্যবহার করতে পারেন যেগুলি আপনি ইতিমধ্যেই Outlook-এ প্রবেশ করেছেন, সেগুলিকে Word-এ পুনঃপ্রবেশের ঝামেলা থেকে বাঁচিয়ে৷ একটি বিদ্যমান এক্সেল স্প্রেডশীট আপনাকে আপনার ডেটার সাথে আরও বেশি নমনীয়তা দেয়।
আপনার যদি শুধুমাত্র Word থাকে তবে আপনি এখনও মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন। Word এর নিজস্ব সম্পূর্ণ কাস্টমাইজযোগ্য ডেটা উৎস তৈরি করার ক্ষমতা রয়েছে।
একটি মেল মার্জ সেট আপ করা হচ্ছে
একটি মেল মার্জ জটিল এবং জটিল মনে হতে পারে। যাইহোক, Word উইজার্ডগুলির সাথে সাধারণ ব্যবহারের জন্য সেটআপকে সহজ করে যা আপনাকে আপনার নথিকে একটি ডাটাবেসের সাথে লিঙ্ক করার প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে নিয়ে যায়৷
সাধারণত, আপনি ত্রুটি খুঁজে বের করা এবং সংশোধন সহ 10টিরও কম ধাপে সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করতে পারেন। এটি আপনার ডকুমেন্ট ম্যানুয়ালি প্রস্তুত করতে এবং অনেক কম সময় এবং ঝামেলার চেয়ে কম।
