মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে মেল মার্জ আপনাকে প্রতিটি অক্ষর কাস্টমাইজ না করেই ব্যক্তিগতকৃত চিঠি এবং ইমেল পাঠাতে দেয়। আপনি আপনার ডকুমেন্টটি আপনি যেভাবে চান সেভাবে প্রস্তুত করতে পারেন এবং বিভিন্ন ডেটা ক্ষেত্রগুলির জন্য স্থানধারক যোগ করতে পারেন যা আপনি একটি ডেটা উত্স থেকে গতিশীলভাবে পূরণ করতে চান৷
উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সমস্ত বন্ধুদের জন্য একটি একক চিঠি প্রস্তুত করতে পারেন যাতে তারা কীভাবে কাজ করছেন তবে চিঠিতে গতিশীলভাবে নাম এবং শহরগুলি পরিবর্তন করার ক্ষমতা সহ। এইভাবে, জনকে লেখা আপনার জেনেরিক চিঠিতে তার নাম এবং তার শহর উল্লেখ থাকবে এবং মাইকে লেখা একই চিঠিতে তার চিঠিতে মাইকের নাম এবং তার শহর থাকবে।
একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে আপনার প্রাপকদের তালিকা তৈরি করুন
আপনাকে একটি একক ডেটা উত্সে প্রাপকদের একটি তালিকা এবং তাদের ডেটা সংগ্রহ করতে হবে। এটি করার একটি সহজ উপায় হ'ল একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সেল স্প্রেডশীট তৈরি করা এবং এতে আপনার সমস্ত প্রাপকের ডেটা যুক্ত করা। তারপর আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মেল মার্জ লেটারে এই এক্সেল ডেটা পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
- স্টার্ট মেনু ব্যবহার করুন অনুসন্ধান করতে এবং Microsoft Excel খুলতে অনুসন্ধান করুন .
- হোম-এ ক্লিক করুন বাম সাইডবারে ট্যাব করুন এবং খালি ওয়ার্কবুক বেছে নিন ডানদিকের ফলক থেকে। এটি আপনার জন্য একটি ফাঁকা ওয়ার্কশীট তৈরি করবে।
- আপনার মেল মার্জ প্রাপকদের জন্য ডেটা প্রবেশ করা শুরু করুন৷ আপনার ডেটার শিরোনামগুলির জন্য প্রথম সারিটি ব্যবহার করা নিশ্চিত করুন। আপনি যদি কারো নাম লিখতে যাচ্ছেন, নাম ব্যবহার করুন প্রথম সারিতে হেডার হিসাবে, এবং তাই।
- নিম্নলিখিত উদাহরণে, আমরা চার জনের জন্য কিছু ডেটা সহ একটি টেবিল তৈরি করেছি। আমরা মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে এই প্রত্যেক ব্যক্তির জন্য একটি ব্যক্তিগতকৃত মেল মার্জ লেটার তৈরি করব।
- ফাইল-এ ক্লিক করুন উপরের মেনুতে, সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন বাম সাইডবার থেকে, এবং ব্রাউজ করুন ক্লিক করুন বোতাম।
- আপনার ডেস্কটপে নেভিগেট করুন, আপনার এক্সেল স্প্রেডশীটের জন্য একটি নাম লিখুন এবং সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন আপনার ডেস্কটপে স্প্রেডশীট সংরক্ষণ করতে বোতাম। যখন আপনি Microsoft Word এ এটি ব্যবহার করেন তখন এটি আপনার স্প্রেডশীট খুঁজে পাওয়া সহজ করে তুলবে।
- আপনি Microsoft Excel বন্ধ করতে পারেন আপনার কম্পিউটারে।
Microsoft Word এ আপনার নথি প্রস্তুত করুন
আপনাকে একটি জেনেরিক চিঠি লিখতে হবে যা আপনি আপনার প্রতিটি প্রাপককে পাঠাতে চান। এই চিঠিতে এমন তথ্য থাকা উচিত যা সকল প্রাপকের কাছে সাধারণ। কিছু উদাহরণের মধ্যে রয়েছে অভিবাদন লাইন লেখা, তারা কেমন করছে তা জিজ্ঞাসা করা, আপনার চিন্তাভাবনা শেয়ার করা ইত্যাদি।
ক্ষেত্রগুলি ফাঁকা রাখুন যেখানে আপনি আপনার প্রাপকদের তথ্য দেখতে চান। আপনি পরে এটি যোগ করবেন যখন আপনি Microsoft Word-এ মেল মার্জ শুরু করবেন।
- লঞ্চ করুন Microsoft Word স্টার্ট মেনু থেকে আপনার কম্পিউটারে।
- হোম এ ক্লিক করুন বাম সাইডবারে এবং খালি নথি বেছে নিন ডানদিকের ফলক থেকে। আপনি চাইলে একটি টেমপ্লেটও ব্যবহার করতে পারেন।
- একটি ফাঁকা নথি খুলবে। আপনি আপনার প্রাপকদের কাছে যে চিঠি পাঠাতে চান তা লিখুন।
- আপনি যে কোনো রঙ, বিন্যাস, ফন্ট শৈলী এবং আপনার পছন্দের অন্যান্য আইটেম ব্যবহার করতে পারবেন। আমরা আমাদের প্রাপকদের পাঠাতে নিম্নলিখিত সহজ চিঠি তৈরি করেছি। চিঠির উপরে ব্যক্তির নাম এবং নীচে তাদের শহর থাকবে।
- দস্তাবেজটি খোলা রাখুন কারণ আপনি নীচের বিভাগে মেল মার্জ করবেন৷
Microsoft Word এ একটি মেল মার্জ তৈরি করুন
Microsoft Word আপনাকে ধাপে ধাপে উইজার্ড ব্যবহার করে একটি মেল মার্জ তৈরি করতে দেয়। এটি আপনার পক্ষে আপনি যে চিঠিটি ব্যবহার করতে চান তা চয়ন করা, আপনার প্রয়োজনীয় প্রাপকদের যোগ করা এবং চিঠির বিষয়বস্তু গতিশীলভাবে পরিবর্তন করা অত্যন্ত সহজ করে তোলে৷
- যখনও আপনার চিঠিটি Word-এ খোলা থাকে, মেইলিং-এ ক্লিক করুন উপরের ট্যাবে, মেল মার্জ শুরু করুন নির্বাচন করুন বিকল্প, এবং ধাপে ধাপে মেল মার্জ উইজার্ড বেছে নিন .
- আপনার স্ক্রিনের ডানদিকে একটি নতুন ফলক প্রদর্শিত হবে। প্রথম বিভাগের অধীনে যা বলে দস্তাবেজ প্রকার নির্বাচন করুন৷ , অক্ষর বেছে নিন . আপনি ই-মেইল বার্তা চয়ন করতে পারেন৷ যদি আপনি একটি ইমেলের মাধ্যমে আপনার চিঠি পাঠাতে চান৷
তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী:নথি শুরু হচ্ছে চালিয়ে যেতে নীচে।
- নিম্নলিখিত স্ক্রিনে, Word জিজ্ঞাসা করবে আপনি মেল মার্জের জন্য কোন নথি ব্যবহার করতে চান। বর্তমান নথি ব্যবহার করুন ক্লিক করুন৷ কাজের জন্য আপনার বর্তমান অক্ষর ব্যবহার করার বিকল্প৷
যদি আপনার চিঠি অন্য Word ফাইলে থাকে, তাহলে বিদ্যমান নথি থেকে শুরু করুন ক্লিক করুন সেই ফাইলটি খুলতে৷
তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী:প্রাপকদের নির্বাচন করুন নীচে।
- এর অধীনে প্রাপকদের নির্বাচন করুন বিভাগে, একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন নির্বাচন করুন৷ . এর কারণ হল আপনি ইতিমধ্যেই আপনার প্রাপকদের ডেটা সহ একটি এক্সেল স্প্রেডশীট তৈরি করেছেন৷
আপনি একটি নতুন তালিকা টাইপ করুন নির্বাচন করতে পারেন। আপনি যদি ইতিমধ্যে আপনার প্রাপকদের ডেটা সংগ্রহ না করে থাকেন তাহলে বিকল্প৷
তারপর ব্রাউজ করুন ক্লিক করুন আপনার এক্সেল স্প্রেডশীট আমদানি করতে।
- আপনার ডেস্কটপে নেভিগেট করুন এবং আপনার আগে তৈরি করা এক্সেল স্প্রেডশীটটিতে ডাবল ক্লিক করুন। এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে স্প্রেডশীট খুলবে৷ ৷
- শব্দ জিজ্ঞাসা করবে আপনি আপনার স্প্রেডশীট থেকে কোন পত্রকটি ব্যবহার করতে চান৷ আপনার ডেটা রয়েছে এমন শীটটি নির্বাচন করুন, ডেটার প্রথম সারিতে কলাম হেডার রয়েছে চেকমার্ক করুন বিকল্প, এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন .
- যদি আপনি তালিকায় থাকা সবাইকে ব্যবহার করতে না চান তাহলে Word আপনাকে মেল মার্জের জন্য যে প্রাপকদের ব্যবহার করতে চান তাদের নির্বাচন করতে দেয়৷ আপনি আপনার চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন লোকেদের জন্য চেকমার্ক বক্স৷
আপনার প্রাপকদের সাজাতে এবং ফিল্টার করতে আপনি তালিকার নীচে পরিমার্জিত বিকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ বাছাই করা হচ্ছে আপনাকে আপনার রেকর্ডগুলিকে আরোহী এবং অবরোহী ক্রমে সাজাতে দেয়। ফিল্টারিং আপনাকে ক্ষেত্রগুলির তুলনা করতে এবং আপনার প্রয়োজন নেই এমনগুলিকে ফিল্টার করতে দেয়৷
অবশেষে, ঠিক আছে ক্লিক করুন নীচে।
- ক্লিক করুন পরবর্তী:আপনার চিঠি লিখুন নীচে।
- নিম্নলিখিত স্ক্রীন আপনাকে আপনার চিঠিতে আপনার ডেটা ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করতে দেয়৷ এটি ব্যবহার করতে, আপনার কার্সার রাখুন যেখানে আপনি চিঠিতে একটি ডেটা ক্ষেত্র যোগ করতে চান এবং আরো আইটেম ক্লিক করুন ডানদিকের ফলকে৷ ৷
- আপনি যে ডেটা ক্ষেত্রটি যোগ করতে চান সেটি বেছে নিন এবং ঢোকান এ ক্লিক করুন নীচে।
- আপনি চিঠিতে আপনার সমস্ত ডেটা ক্ষেত্র যুক্ত করতে চাইবেন যাতে আপনার চিঠিগুলিতে সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে৷ তারপর পরবর্তী:আপনার অক্ষরগুলির পূর্বরূপ দেখুন ক্লিক করুন৷ .
- আপনার মেল একত্রিত হওয়ার ফলে যে অক্ষরগুলি তৈরি হবে আপনি তার পূর্বরূপ দেখতে পারেন। আপনার প্রতিটি প্রাপকের জন্য অক্ষর দেখতে বাম এবং ডান তীর চিহ্নগুলিতে ক্লিক করুন৷
তারপর ক্লিক করুন পরবর্তী:মার্জ সম্পূর্ণ করুন .
- আপনি এখন মুদ্রণ এ ক্লিক করতে পারেন৷ এই ব্যক্তিগতকৃত অক্ষরগুলি মুদ্রণ করতে বা স্বতন্ত্র অক্ষর সম্পাদনা করুন নির্বাচন করুন৷ এই অক্ষরগুলি সম্পাদনা করতে৷
মেইল মার্জ আসলেই মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে একটি দুর্দান্ত সময় সাশ্রয়ী বৈশিষ্ট্য।
আপনি কি জানেন যে আপনি Word এ একসাথে একাধিক নথি একত্রিত করতে পারেন? এটি সাহায্য করবে যদি আপনি ইতিমধ্যে আপনার ব্যক্তিগতকৃত চিঠিগুলি লিখে থাকেন এবং আপনি সেগুলিকে একটি ফাইলে একত্রিত করতে চান৷
