মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেইল মার্জ আপনাকে প্রতিটি চিঠি আলাদাভাবে কাস্টমাইজ না করে ব্যক্তিগত চিঠি এবং ইমেইল পাঠাতে দেয়। আপনি আপনার ডকুমেন্টটি যেভাবে চান সেভাবে প্রস্তুত করুন এবং যে ডেটা ফিল্ডগুলো ডাইনামিক্যালি একটি ডেটা সোর্স থেকে পূরণ করতে চান সেগুলোর জন্য প্লেসহোল্ডার যোগ করুন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সব বন্ধুদের জন্য একটি চিঠি প্রস্তুত করতে পারেন যেটায় সবার জন্য একই কথা থাকবে কিন্তু নাম এবং শহর ডাইনামিক্যালি পরিবর্তন হবে। এইভাবে জনের চিঠিতে তার নাম এবং তার শহর থাকবে, এবং মাইকের চিঠিতে মাইকের নাম এবং তার শহর থাকবে।
এক্সেল স্প্রেডশিটে আপনার প্রাপকদের তালিকা তৈরি করুন
আপনাকে প্রাপকদের তালিকা এবং তাদের ডেটা একটি একক ডেটা সোর্সে সংগ্রহ করতে হবে। এটি করার সহজ উপায় হলো একটি মাইক্রোসফট এক্সেল স্প্রেডশিট তৈরি করা এবং সেখানে আপনার সব প্রাপকদের ডেটা যোগ করা। তারপর এই এক্সেল ডেটাটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেইল মার্জ চিঠিতে রিট্রিভ করা যাবে।
- আপনার কম্পিউটারের স্টার্ট মেনু সার্চ ব্যবহার করে মাইক্রোসফট এক্সেল খুঁজে বের করুন এবং খুলুন।
- বাম সাইডবারে হোম ট্যাবে ক্লিক করুন এবং ডান প্যান থেকে ব্ল্যাঙ্ক ওয়ার্কবুক বেছে নিন। এটি আপনার জন্য একটি ব্ল্যাঙ্ক ওয়ার্কশিট তৈরি করবে।
- আপনার মেইল মার্জ প্রাপকদের জন্য ডেটা এন্ট্রি শুরু করুন। প্রথম সারিটি আপনার ডেটার হেডারসের জন্য ব্যবহার করতে ভুলবেন না। আপনি যদি কাউকে নাম দিতে চান, তবে প্রথম সারিতে হেডার হিসেবে নাম ব্যবহার করুন, এবং így дале।
- নিচের উদাহরণে, আমরা চারজনের জন্য কিছু ডেটা নিয়ে একটি টেবিল তৈরি করেছি। আমরা এই চারের প্রত্যেকের জন্য মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে একটি ব্যক্তিগত মেইল মার্জ চিঠি তৈরি করব।
- উপরে ফাইল মেনুতে ক্লিক করুন, বাম সাইডবার থেকে সেভ বেছে নিন, এবং ব্রাউজ বাটনে ক্লিক করুন।
- ডেস্কটপে নেভিগেট করুন, আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটের জন্য একটি নাম দিন, এবং সেভ বাটনে ক্লিক করুন স্প্রেডশিটটি ডেস্কটপে সেভ করতে। এটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে ব্যবহার করার সময় স্প্রেডশিটটি খুঁজে পেতে সহজ করবে।
- আপনার কম্পিউটারে মাইক্রোসফট এক্সেল বন্ধ করুন।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে আপনার ডকুমেন্ট প্রস্তুত করুন
আপনাকে একটি জেনেরিক চিঠি লিখতে হবে যা আপনি আপনার প্রতিটি প্রাপককে পাঠাতে চান। এই চিঠিতে সেটি থাকবে যা সব প্রাপকের জন্য সাধারণ। উদাহরণস্বরূপ অভিবাদন লাইন লিখা, কেমন আছেন জানানো, আপনার মতামত শেয়ার করা, ইত্যাদি।
যে ফিল্ডগুলিতে আপনি আপনার প্রাপকদের তথ্য দেখাতে চান সেগুলো খালি রাখুন। আপনি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেইল مار্জ শুরু করলে সেগুলো পরে যোগ করবেন।
- আপনার কম্পিউটারের স্টার্ট মেনু থেকে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড চালু করুন।
- বাম সাইডবারে হোম-এ ক্লিক করুন এবং ডান প্যান থেকে ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট বেছে নিন। আপনি চাইলে টেমপ্লেটও ব্যবহার করতে পারেন।
- একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খুলবে। আপনি আপনার প্রাপকদের পাঠাতে চান এমন চিঠিটি লিখুন।
- আপনি যেকোনো রঙ, ফরম্যাটিং, ফন্ট স্টাইল, এবং অন্যান্য আইটেম ব্যবহার করতে পারেন। আমরা নিচের সাধারণ চিঠিটি তৈরি করেছি যা আমাদের প্রাপকদের পাঠাতে হবে। চিঠিটিতে উপরে ব্যক্তির নাম থাকবে এবং নিচে তার শহর।
- ডকুমেন্টটি খোলা রাখুন কারণ নিচের বিভাগে আপনি মেইল মার্জ করবেন।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মেইল মার্জ তৈরি করুন
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড আপনাকে স্টেপ-বাই-স্টেপ উইজার্ড ব্যবহার করে মেইল মার্জ তৈরি করতে দেয়। এটি আপনার জন্য খুব সহজ করে দেয় চিঠিটি বেছে নেওয়া, প্রাপকদের যোগ করা, এবং চিঠির কন্টেন্ট ডাইনামিক্যালি পরিবর্তন করা।
- আপনার চিঠিটি ওয়ার্ডে খোলা থাকার অবস্থায়, উপরে মেইলিংস ট্যাবে ক্লিক করুন, স্টার্ট মেইল মার্জ অপশনটি সিলেক্ট করুন, এবং স্টেপ-বাই-স্টেপ মেইল মার্জ উইজার্ড বেছে নিন।
- আপনার স্ক্রিনের ডান পাশে একটি নতুন প্যান দেখাবে। প্রথম সেকশন সিলেক্ট ডকুমেন্ট টাইপ-এ লেটারস বেছে নিন। আপনি চাইলে ই-মেইল মেসেজেস বেছে নিতে পারেন যদি আপনি ইমেইল এর মাধ্যমে চিঠি পাঠাতে চান।
তারপর নিচে নেক্সট: স্টার্টিং ডকুমেন্ট-এ ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- পরবর্তী স্ক্রিনে, ওয়ার্ড জিজ্ঞাসা করবে আপনি মেইল মার্জের জন্য কোন ডকুমেন্ট ব্যবহার করতে চান। ইউজ দ্য কারেন্ট ডকুমেন্ট অপশনটি ক্লিক করুন আপনার বর্তমান চিঠিটি এই কাজে ব্যবহার করতে।
যদি আপনার চিঠিটি অন্য একটি ওয়ার্ড ফাইলে থাকে, তবে স্টার্ট فرাম এক্সিস্টিং ডকুমেন্ট ক্লিক করে সেটি খুলুন।
তারপর নেক্সট: সিলেক্ট রেসিপিয়েন্টস-এ ক্লিক করুন।
- সিলেক্ট রেসিপিয়েন্টস সেকশন وتحت, ইউজ án এক্সিস্টিং লিস্ট সিলেক্ট করুন। কারণ আপনি ইতিমধ্যে আপনার প্রাপকদের ডেটা ধারণকারী একটি এক্সেল স্প্রেডশিট তৈরি করেছেন।
আপনি টাইপ á নিউ লিস্ট অপশন বেছে নিতে পারেন যদি আপনার প্রাপকদের ডেটা ইতিমধ্যে সংগৃহীত না থাকে।
তারপর আপনার এক্সেল স্প্রেডশিট ইম্পোর্ট করতে ব্রাউজ-এ ক্লিক করুন।
- ডেস্কটপে নেভিগেট করুন এবং আগে তৈরি করা এক্সেল স্প্রেডশিটে ডাবল-ক্লিক করুন। এটি স্প্রেডশিটটি মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে খুলবে।
- ওয়ার্ড জিজ্ঞাসা করবে আপনার স্প্রেডশিট থেকে কোন শীটটি ব্যবহার করতে চান। যে শীটে আপনার ডেটা আছে সেটি সিলেক্ট করুন, ফার্স্ট রো অফ ডেটা কন্টেইনস কলাম হেডারস অপশনটি চেক করুন, এবং ওকে ক্লিক করুন।
- ওয়ার্ড আপনাকে প্রাপকদের সিলেক্ট করতে দেয় যদি আপনি লিস্টে থাকা সবাইকে ব্যবহার করতে না চান। যেসব ব্যক্তিকে আপনি আপনার চিঠিতে অন্তর্ভুক্ত করতে চান তাদের চেকবক্সে টিক দিন।
লিস্টের নিচে রিফাইন অপশনগুলো ব্যবহার করে আপনি আপনার প্রাপকদের সোর্ট ও ফিল্টার করতে পারেন। সোর্টিং-এ আপনি আপনার রেকর্ডগুলো आरোহী এবং অवरোহী ক্রমে সাজাতে পারেন। ফিল্টারিং-এ আপনি ফিল্ডগুলো তুলনা করে যেসব দরকার নেই সেগুলো বাদ দিতে পারেন।
শেষে নিচে ওকে ক্লিক করুন।
- নিচে নেক্সট: রাইট যোর লেটার-এ ক্লিক করুন।
- পরবর্তী স্ক্রিন আপনাকে আপনার ডেটা ফিল্ডগুলো চিঠিতে ব্যবহার করতে দেয়। এটি ব্যবহার করতে, আপনার চিঠিতে যেখানে ডেটা ফিল্ড যোগ করতে চান সেখানে কার্সর রাখুন এবং ডান প্যানের মোর আইটেমস-এ ক্লিক করুন।
- আপনি যে ডেটা ফিল্ডটি যোগ করতে চান সেটি বেছে নিন এবং নিচে ইনসার্ট ক্লিক করুন।
- আপনার চিঠিতে আপনার সব ডেটা ফিল্ড যোগ করুন যাতে আপনার চিঠিগুলোতে সব প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে। তারপর নেক্সট: প্রিভিউ যোর লেটারস-এ ক্লিক করুন।
- আপনি আপনার মেইল মার্জের ফলাফল হিসেবে জেনারেট হওয়া চিঠিগুলো প্রিভিউ করতে পারেন। বাম ও ডান তীর আইকনে ক্লিক করে আপনার প্রতিটি প্রাপকের জন্য চিঠি দেখুন।
তারপর নেক্সট: কমপ্লিট দ্য মার্জ-এ ক্লিক করুন।
- এখন আপনি প্রিন্ট-এ ক্লিক করে এই ব্যক্তিগত চিঠিগুলো প্রিন্ট করতে পারেন অথবা এডিট ইন্ডিভিজুয়াল লেটারস সিলেক্ট করে এই চিঠিগুলো এডিট করতে পারেন।
মেইল מר্জ সত্যিই মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের একটি অতুলনীয় টাইম-সেভিং ফিচার।
আপনি কি জানতেন আপনি ওয়ার্ডে একাধিক ডকুমেন্ট একসাথে মার্জ করতে পারেন? এটি সাহায্য করবে যদি আপনি ইতিমধ্যে আপনার ব্যক্তিগত চিঠিগুলো লিখে ফেলেছেন এবং সেগুলো একক ফাইলে কম্বাইন করতে চান।
