আমরা আমাদের এক্সেল ওয়ার্কশিটে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সংরক্ষণ করি। আমরা সময়-सময়ে ডেটা বিশ্লেষণের জন্য ডেটার ওপর প্রয়োজনীয় অপারেশনও সম্পাদন করি। এখন, এই এক্সেল ডেটা থেকে নিয়মিত সময়ে রিপোর্ট তৈরি করা একটি কোম্পানি বা অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের জন্য অত্যন্ত জরুরি। এ 보고서를 통해 তারা উন্নতি বুঝতে পারে বা যে এলাকাটি উন্নতির প্রয়োজন সেটি সম্পর্কে সঠিক জ্ঞান পেতে পারে। এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরি করার কার্যকর কিন্তু সহজ পদ্ধতিগুলো দেখাব।
নিচের ওয়ার্কবুকগুলো ডাউনলোড করে নিজে অনুশীলন করুন।
এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরির ২টি সহজ পদ্ধতি
ব্যাখ্যা করার জন্য, আমরা একটি নমুনা ডেটাসেট উদাহরণ হিসেবে ব্যবহার করব। উদাহরণস্বরূপ, নিচের ডেটাসেট একটি কোম্পানির ৩ মাস (জানুয়ারি - মার্চ), ২টি পণ্য (এসি এবং হিটার), এবং নেট সেলস প্রকাশ করে। এই আর্টিকেলে, আমরা মাস এবং পণ্য অনুযায়ী নেট সেলস-এর যোগফল সম্পর্কে রিপোর্ট তৈরি করব।
১. চার্ট ইনসার্ট করে এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরি করুন
১.১ রিকমেন্ডেড চার্ট যোগ করুন
আমাদের প্রথম পদ্ধতিতে আমরা এক্সেল চার্ট ফিচার ব্যবহার করব। তাই, এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরি করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, B4:C10 রেঞ্জটি নির্বাচন করুন।
- তারপর, Insert ➤ Recommended Charts-এ যান।
- ফলস্বরূপ, Insert Chart ডায়লগ বক্স পপ আউট হবে।
- সেখানে, বাম প্যানেল থেকে আপনার পছন্দের চার্ট টাইপ নির্বাচন করুন।
- এই উদাহরণের জন্য, Clustered Column নির্বাচন করুন। এটি প্রতিটি মাসে প্রতিটি পণ্যের নেট সেলস দেখাচ্ছে ২টি ভিন্ন রঙে। তাই, এগুলো সহজে আলাদা করা যায়।
- এরপর, OK চাপুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি নিচের মতো আপনার পছন্দের চার্ট একটি নতুন ওয়ার্কশিটে পাবেন।
- অতিরিক্তভাবে, আপনি Month এবং Product ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করে আপনার প্রয়োজনীয় ফিল্ডগুলো সাজাতে পারেন।
- অতিরিক্তভাবে, আপনি চাইলে চার্টটি আলাদা একটি ছবি হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
- এজন্য, চার্টটি নির্বাচন করে মাউসের রাইট-ক্লিক করুন।
- শেষে, Save as Picture নির্বাচন করুন।
১.২ ম্যানুয়ালি চার্ট তৈরি করুন
যদি আপনি এক্সেল-এর সুপারিশের বদলে নিজে চার্ট তৈরি করতে চান, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, B4:C10 নির্বাচন করুন এবং Insert ট্যাব নির্বাচন করুন।
- এরপর, আপনার পছন্দের চার্ট নির্বাচন করুন। এই উদাহরণে, Markers সহ 2-D Line গ্রাফ চাপুন।
- এইভাবে, আপনি নিচের মতো একটি লাইন গ্রাফ পাবেন।
- এখানে, চার্টের পাশে লাল রঙের বক্সে দেখানো ৩টি ভিন্ন আইকনে ক্লিক করে আপনি আপনার চার্ট মডিফাই করতে পারেন।
- উদাহরণস্বরূপ, মাঝের আইকনে ক্লিক করে এবং পছন্দের স্টাইল বেছে নিয়ে আমরা চার্ট স্টাইল পরিবর্তন করেছি। নিচের চিত্রটি দেখুন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সেলস রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (সহজ ধাপ সহ)
সদৃশ পঠনীয়
- এক্সেলে ডেইলি এক্টিভিটি রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (৫ সহজ উদাহরণ)
- এক্সেলে ডেইলি প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করুন (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
- এক্সেলে ডেইলি সেলস রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (দ্রুত ধাপ সহ)
- এক্সেলে কোয়ার্টারলি সেলস প্রদর্শনকারী রিপোর্ট তৈরি করুন (সহজ ধাপ সহ)
- সেলসের জন্য এক্সেলে এমআইএস রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (সহজ ধাপ সহ)
২. এক্সেল পিভট টেবিল ফিচার প্রয়োগ করে রিপোর্ট তৈরি করুন
পিভট টেবিল এক্সেল-এ একটি খুব উপযোগী ফিচার। এই পদ্ধতিতে, আমরা আমাদের রিপোর্ট তৈরি করতে এই ফিচারটি প্রয়োগ করব। তাই, কাজটি সম্পাদনের জন্য নিচের ধাপগুলো শিখুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে B4:C10 নির্বাচন করুন।
- এখন, Insert ট্যাবে ক্লিক করুন এবং PivotTable ➤ From Table/Range নির্বাচন করুন।
- এরপর, একটি ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। সেখানে, OK চাপুন।
- ফলস্বরূপ, একটি নতুন ওয়ার্কশিট উদ্ভব করবে। ডান পাশের প্যানেলে, আপনি PivotTable Fields দেখতে পাবেন।
- পরবর্তী, Month এবং Net Sales-এ চেক মার্ক দিন।
- Month-কে Rows-এ এবং Net Sales-কে Values সেকশনে রাখুন।
- অতএব, এটি নিচের মতো রিপোর্ট ফেরত দেবে যেখানে মাসের ভিত্তিতে নেট সেলস-এর যোগফল দেখানো হয়েছে।
- আবার, Month-এর চেকмар্ক সরিয়ে Product-কে Rows সেকশনে রাখুন।
- শেষে, এটি পণ্যের ভিত্তিতে রিপোর্ট ফেরত দেবে।
- এখন, Slicer যোগ করতে, PivotTable Analyze-এ যান।
- Filter সেকশন থেকে Insert Slicer চাপুন।
- শেষে, আপনি স্লাইসারগুলো পাবেন এবং স্লাইসারের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে আপনার পছন্দের ফলাফল দেখতে পারেন।
আরও পড়ুন: টেবিল হিসেবে এক্সেলে রিপোর্ট তৈরি করুন (সহজ ধাপ সহ)
এক্সেল ডেটা থেকে তৈরি রিপোর্ট প্রিন্ট করার পদ্ধতি
শেষে, আমাদের শুধু এক্সেল ওয়ার্কবুকে রাখা নয়, রিপোর্টগুলো প্রিন্ট করার প্রয়োজনও পড়তে পারে। তাই, অপারেশনটি সম্পাদনের প্রক্রিয়া শিখুন।
ধাপসমূহ:
- প্রথমে, Insert ট্যাবে যান।
- Text ড্রপ-ডাউন থেকে Header & Footer চাপুন।
- তারপর, নিচে দেওয়া অনুযায়ী Header টাইপ করুন।
- তারপর, রিপোর্টে যেসব শিট প্রয়োজন নেই সেগুলো হাইড করুন।
- এজন্য, শিটটি নির্বাচন করে মাউসের রাইট-ক্লিক করুন।
- Hide নির্বাচন করুন।
- এরপর, File ট্যাবে যান।
- File উইন্ডোতে, Print নির্বাচন করুন।
- Print Entire Workbook, Landscape Orientation, Fit All Columns on One Page নির্বাচন করুন।
- শেষে, Print নির্বাচন করুন এবং এটি রিপোর্টের একটি পিডিএফ ফাইল তৈরি করবে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সারমারি রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (২ সহজ পদ্ধতি)
উপসংহার
অতএব, উপরে বর্ণিত পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করে আপনি এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। এগুলো ব্যবহার করতে থাকুন এবং আপনার যদি আরও কোনো পদ্ধতি থাকে তবে আমাদের জানান। আরও এইরকম আর্টিকেলের জন্য ExcelDemy ওয়েবসাইট ফলো করুন। কমেন্ট সেকশনে আপনার মন্তব্য, সুপারিশ বা প্রশ্ন দিতে ভুলবেন না।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে এক্সপেন্স রিপোর্ট তৈরি করুন (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেলে ইনকাম ও এক্সপেন্স রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (৩ উদাহরণ)
- এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করুন (২ সাধারণแบบ)
- এক্সেলে ইনভেন্টরি एজিং রিপোর্ট তৈরির পদ্ধতি (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
- এক্সেলে এমআইএস রিপোর্ট প্রস্তুত করার পদ্ধতি (২ উপযুক্ত উদাহরণ)
