কখনো কখনো আমরা কিছু খালি সেল রাখি যাতে বুঝতে পারি সেগুলো প্রথমে পূরণ হবে, আমাদের ডেটাসেটটি দেখে বুঝুন। কিন্তু কখনো কখনো এটি সমস্যা সৃষ্টি করে যেমন ফিল্টার বা সর্ট করার সময়। তাই সেগুলো পূরণ করা ভালো এবং এটা করার সহজ উপায় রয়েছে। এই আর্টিকেলে এক্সেলে খালি সেল পূরণের ৪টি সহজ উপায় দেখানো হয়েছে।
এক্সেলে খালি সেল পূরণ নিয়ে কাজ করার জন্য এই ফাইলটি ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে খালি সেল পূরণের ৪টি উপযুক্ত উপায়
এখানে আমাদের ডেটাসেট যা কিছু সেলস রিপ্রেজেন্টেটিভের মাসিক বিক্রয় করা ইউনিট এবং অ্যামাউন্ট দেখাচ্ছে। এবং লক্ষ্য করুন, এই ডেটা Sales Representative কলামে গ্যাপ আছে।
আমাদের উদাহরণে, কলাম B-এ একটি এন্ট্রি ডেটার একাধিক সারির জন্য প্রযোজ্য। এই ধরনের ডেটা ব্যবস্থা বোঝা সহজ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সহজে জেনের জানুয়ারি, ফেব্রুয়ারি, এবং মার্চ মাসের বিক্রয় খুঁজে পেতে পারেন। কিন্তু আপনি যদি এই ধরনের লিস্ট সর্ট করেন, তবে খালি সেলগুলো গুলগুলিয়া बनाয় দেবে, এবং আপনি কে কী বিক্রি করেছে সেটি বুঝতে পারবেন না। Amount অনুযায়ী সর্ট করা এই ফিগারটি দেখুন।
যখন ডেটা সর্ট করা হয়, তখন আপনি সেলস রিপ্রেজেন্টেটিভ খুঁজে পাবেন না কারণ এই কলামে গ্যাপ ছিল। আমরা এখানে ৪টি উপায় ব্যাখ্যা করব এই সমস্যা সমাধানের জন্য।
সমাধান ১: Fill কমান্ড ব্যবহার করে খালি সেল পূরণ করা
আপনার ডেটা ছোট হলে, আপনি মিসিং সেলের মান উপরের থেকে ম্যানুয়ালি বা এই কমান্ড দিয়ে পূরণ করতে পারেন।
ধাপসমূহ:
- Cell B6 সিলেক্ট করুন এবং বেছে নিন: Home ➪ Editing ➪ Fill ➪ Down অথবা চাপুন CTRL+ D, B6 "Jane" দেখাবে।
এখন সেলটি পূরণ হয়েছে।
- তারপর পরবর্তী খালি সেল সিলেক্ট করে প্রক্রিয়াটি রিপিট করুন উপরের থেকে মান लेकर খালি সেলগুলো পূরণ করতে।
- এক এক করে সিলেক্ট করার বদলে, আমরা একবারে এটি করতে পারি। শুধু পূরণ করা সেলটি সিলেক্ট করুন এবং সেলের প্লাস আইকন (+)-এ ডাবল-ক্লিক করুন।
শীঘ্রই সকল খালি সেল একই মান দিয়ে পূরণ হয়ে যাবে।
চূড়ান্ত আউটপুটটি দেখুন।
আরও পড়ুন: How to Fill Blank Cells with Formula in Excel (2 Easy Methods)
সমাধান ২: Go to Special টুল ব্যবহার করে খালি সেল পূরণ করা
আপনার ডেটা বড় হলে, ম্যানুয়ালি ব্ল্যাঙ্ক পূরণ করা সম্ভব নয়। এখানে একটি ভালো উপায় আছে। আমরা Go to Special টুল এবং একটি সিম্পল ফর্মুলা ব্যবহার করে খালি সেল পূরণ করব।
ধাপসমূহ:
- যে রেঞ্জে খালি সেল আছে সেটি সিলেক্ট করুন (B5:B16, আমাদের উদাহরণে)।
- বেছে নিন Home ➪ Editing ➪ Find & Select ➪ Go to Special। "Go to Special" ডায়ালগ বক্স আসবে।
- "Blanks" অপশন সিলেক্ট করুন এবং OK ক্লিক করুন। এই অ্যাকশন সেল রেঞ্জ B5:B16-এ খালি সেলগুলো সিলেক্ট করবে।
- পরবর্তীতে, সরাসরি একটি সমান চিহ্ন (=) টাইপ করুন এবং তারপর কলামের প্রথম ডেটা থাকা সেলের ঠিকানা-
=B5- এবং CTRL+ENTER চাপুন।
শীঘ্রই, আপনি নিচের ফলাফল পাবেন। খালি সেলগুলো আপনার আশা অনুযায়ী ডেটা দিয়ে পূরণ হয়েছে।
আপনি যদি সম্প্রতি পূরণ করা খালি সেলগুলো সিলেক্ট করেন, তবে সেগুলো ফর্মুলা বারে "Formula" দেখাবে ডেটার পরিবর্তে। কিন্তু আমরা সেসেলগুলতে ডেটা চাই। নিচের ফিগারটি দেখুন।
- মূল রেঞ্জটি আবার সিলেক্ট করুন এবং CTRL+ C চাপে সিলেকশন কপি করুন।
- Home ➪ Clipboard ➪ Paste ➪ Paste Values বেছে নিন ফর্মুলা মানতে রূপান্তর করতে।
এই ধাপগুলো সম্পন্ন করলে, গ্যাপগুলো সঠিক তথ্য দিয়ে পূরণ হয়ে যাবে।
আরও পড়ুন: Fill Blank Cells with Text in Excel (3 Effective Ways)
সমাধান ৩: Excel Power Query Editor ব্যবহার করে
বড় ডেটাসেটের জন্য আরেকটি স্মার্ট উপায় হলো Excel Power Query Editor ব্যবহার করা।
ধাপসমূহ:
- ডেটাসেটের যেকোনো ডেটায় ক্লিক করুন।
- তারপর এইভাবে ক্লিক করুন: Data ➪ From Table/Range।
- এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করবে, শুধু OK চাপুন।
কিছুক্ষণ পর, আপনি নিচের ছবির মতো Power Query Editor পাবেন।
- নেম কলামে রাইট-ক্লিক করুন এবং কন্টেক্সট মেনু থেকে Fill > Down বেছে নিন।
- শীঘ্রই সেলগুলো নিচের মতো পূরণ হয়ে যাবে। এখন শুধু Close & Load-এ ক্লিক করুন।
কিছুক্ষণ পর, এটি ডেটাসহ একটি নতুন শিট খুলবে।
আরও পড়ুন: How to Fill Empty Cells with Default Value in Excel
সমাধান ৪: Excel VBA ব্যবহার করে খালি সেল পূরণ করা
একটি সিম্পল ম্যাক্রো খুব দ্রুত এই অপারেশন করতে পারে। আপনি যদি VBA দিয়ে কাজ করার অভ্যাসী হন, তবে এটি আপনার জন্য সেরা পদ্ধতি।
ধাপসমূহ:
- ALT + F11 চাপে VBA উইন্ডো খুলুন।
- তারপর একটি নতুন মডিউল খোলতে এইভাবে ক্লিক করুন: Insert ➪ Module।
- সেটিতে নিচের কোড লিখুন-
Sub Fill_Blank_Cells() Dim BCells As Range For Each BCells In Selection.Cells If BCells.Value = "" Then BCells.FillDown End If Next BCells End Sub- এরপর, আপনার শিটে ফিরে যান।
কোড ব্রেকডাউন:
- প্রথমে, আমি একটি Sub প্রসিজার তৈরি করলাম- Fill_Blank_Cells()।
- তারপর একটি ভেরিয়েবল ডিক্লেয়ার করলাম, BCells as Range।
- পরে, For loop এবং If statement ব্যবহার করলাম খালি সেল সিলেক্ট করে পূরণ করার জন্য।
- এরপর, সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন এবং ক্লিক করুন Developer ➪ Macros।
- শেষে, শুধু ম্যাক্রো নাম সিলেক্ট করুন এবং Run চাপুন।
এখানে আমাদের প্রত্যাশিত আউটপুট।
আরও পড়ুন: How to Fill Blank Cells with Value Above in Excel VBA (3 Easy Methods)
এক্সেলে ০/ড্যাশ দিয়ে খালি সেল পূরণ করা
খালি সেল ০/ড্যাশ দিয়ে পূরণ করতে, Find and Replace টুল ব্যবহার করা সেরা অপশন। শুধু Find what বক্স খালি রাখুন এবং Replace with বক্সে ০/ড্যাশ টাইপ করুন।
এখানে, আমি ০ ব্যবহার করেছি, আপনি একইভাবে ০ এর বদলে ড্যাশ ব্যবহার করতে পারেন।
আরও পড়ুন: Fill Blank Cells with Dash in Excel (3 Easy Ways)
এক্সেলে বাম পাশ থেকে মান लेकर খালি সেল পূরণ করা
আমাদের যদি বাম পাশ থেকে মান लेकर খালি সেল পূরণ করতে হয়, তবে আপনি উপরের চারটি পদ্ধতিই ডান দিকেই প্রয়োগ করতে পারেন। ধাপগুলো একই থাকবে, শুধু আমাদের সেলগুলো হরিজেন্টালি বা ডান দিকেই সিলেক্ট করতে হবে। দেখুন, আমি প্রথম মেথড অনুসরণ করে Fill কমান্ড অ্যাপ্লাই করেছি।
উপসংহার
আর্টিকেলটি এখানেই সমাপ্ত। আশা করি উপরে বর্ণিত প্রসিডিউরগুলো এক্সেলে খালি সেল পূরণের জন্য যথেষ্ট ভালো হবে। কমেন্ট সেকশনে যেকোনো প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন এবং ফিডব্যাক দিন। ExcelDemy ভিজিট করুন আরও এক্সপ্লোর করতে। Happy Excelling 🙂
আরও পড়ুন
- Selecting Non-Adjacent or Non-Contiguous Cells in Excel (5 Simple Methods)
- How to Select Multiple Cells in Excel (7 Easy Ways)
- How to Fill Blank Cells in Excel with Go To Special (With 3 Examples)
- Fill Blank Cells with Color in Excel (5 Methods)
- How to Autofill Blank Cells in Excel with Value Above (5 Easy Ways)
- Fill Blank Cells with Value from Left in Excel (4 Suitable Ways)
- How to Fill Down Blanks in Excel (4 Quick Methods)
