এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট: ৩টি വിശ্বস্ত পদ্ধতি

আপনি যদি ডেটার সাথে কিছু করতে চান, তবে প্রথমে সেই ডেটা আপনার ওয়ার্কশিট-এ আনা होगा। এক্সেল টেক্সট ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করতে পারে এবং ওয়েবসাইট থেকে ডেটা রিট্রিভ করতে পারে। এখানে আপনি এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করার পদ্ধতিগুলো পাবেন।

এক্সেলে ডেটা ইমপোর্টের ৩টি পদ্ধতি

এখানে আমরা আলোচনা করব এক্সেল কোন ফাইল টাইপগুলো সরাসরি খুলতে পারে। ফাইল টাইপ থেকে ডেটা পেতে এই কমান্ড ব্যবহার করুন: File >> Open >> Browse। নিচের ছবিতে এক্সেল যেসব ফাইল টাইপ খুলতে পারে তার লিস্ট দেখানো হয়েছে।

১. বিভিন্ন ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করা

এখানে, আমরা ডেটা ট্যাব-এর Get Data ফিচার ব্যবহার করে এক্সেলে বিভিন্ন ধরনের ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করার পদ্ধতি দেখাব। এক্সেল ওয়ার্কশিটে ফাইল ইমপোর্ট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

১.১. একাধিক এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করা

এক্সেল ২০১৩ ব্যাকওয়ার্ড কম্প্যাটিবল। ব্যাকওয়ার্ড কম্প্যাটিবল মানে যখন এক্সেলের নতুন ভার্সন মার্কেটে আসে, এটি এক্সেলের পুরনো ভার্সন-এর ফাইলের সাথে কম্প্যাটিবল। এক্সেল ২০১৩ XLSX, XLSM, XLSB, XLTX, XLTM, এবং XLAM ফাইল টাইপ সাপোর্ট করে। এই কারেন্ট ফাইল ফরম্যাটের পাশাপাশি, এক্সেল ২০১৩ এক্সেলের সব পুরনো ভার্সনের ওয়ার্কবুক ফাইল খুলতে পারে।

• XLS: এক্সেল ৪, এক্সেল ৯৫, এক্সেল ৯৭, এক্সেল ২০০০, এক্সেল ২০০২, এবং এক্সেল ২০০৩ দ্বারা তৈরি বাইনারি ফাইল
• XLM: এক্সেল ৪ ম্যাক্রো ধারণকারী বাইনারি ফাইল (নো ডেটা)
• XLT: এক্সেল টেমপ্লেটের জন্য বাইনারি ফাইল
• XLA: এক্সেল অ্যাড-ইনের জন্য বাইনারি ফাইল

এক্সেল অন্যান্য স্প্রেডশিট সফটওয়্যার দ্বারা তৈরি একটি ফাইল ফরম্যাটও সাপোর্ট করে: ODS, OpenDocument স্প্রেডশিট ফরম্যাট। ODS ফাইলগুলো বিভিন্ন "ওপেন" সোর্স সফটওয়্যার দ্বারা তৈরি হয়, যার মধ্যে রয়েছে Google Drive, OpenOffice, LibreOffice, StarOffice, এবং অন্যান্য।

নোট: এক্সেল Lotus 1-2-3, Quattro Pro, বা Microsoft Works ফাইল সাপোর্ট করে না।

আপনি Power Query Editor ব্যবহার করে ডেটা ট্রান্সফর্ম করে অথবা সরাসরি লোড করে অন্য এক্সেল ফাইল থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করতে পারেন। Power Query Editor ব্যবহার করে ডেটা ট্রান্সফর্ম করে অন্য এক্সেল ফাইল থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Data tab >> Get Data >> From File >> From Excel Workbook সিলেক্ট করুন।

• এখন, Import Data বক্স খুলবে।
• তারপর, যে Excel File- থেকে আপনি এই এক্টিভ ওয়ার্কশিট-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Student Information নামে Excel File সিলেক্ট করব।
• उसके बाद, Import-এ ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, Navigator বক্স দেখাবে।
• তারপর, যে টেবিল থেকে আপনি এই এক্টিভ ওয়ার্কশিট-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Importing Data from Excel File নামে table সিলেক্ট করব।
• পরে, Transform Data-এ ক্লিক করুন।

• এখন, Importing Data from Excel File টেবিল Power Query Editor-এ খুলবে।

• তারপর Reduce Rows >> Remove Rows >> Remove Top Rows সিলেক্ট করুন।

• পরবর্তী, Remove Top Rows বক্স খুলবে।
• তারপর, আপনি কত Number of rows রিমুভ করতে চান সেটি ইনসার্ট করুন। এখানে, আমরা ২ ইনসার্ট করব।
• उसके बाद, OK ক্লিক করুন।

• এখন, প্রথম সারিকে হেডার হিসেবে সিলেক্ট করতে Use First Row as Headers-এ ক্লিক করুন।

• তারপর Close & Load >> Close & Load To সিলেক্ট করুন।

• পরবর্তী, Import Data বক্স খুলবে।
• তারপর, আপনি আপনার ওয়ার্কবুকে এই ডেটা কীভাবে দেখতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Table সিলেক্ট করব।
• তারপর, Existing worksheet অপশন অন করুন।
• এখন, যেখানে ডেটা রাখতে চান সে Cell reference ইনসার্ট করুন। এখানে, আমরা সেল B4 ইনপুট করব।
• পরে, OK ক্লিক করুন।

• শেষে, আপনি Power Query Editor ব্যবহার করে অন্য এক্সেল ফাইল থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করবেন।

আরও পড়ুন: Excel Macro: একাধিক এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করার ৪ মেথড

১.২. এক্সেলে টেক্সট ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করা

এক টেক্সট ফাইল-এ আপনি র キャスト ক্যারেক্টার পাবেন, নো ফরম্যাটিং। এক্সেল প্রায় সব টাইপের টেক্সট ফাইল খুলতে পারে:

• CSV: কমা-সেপারেটেড ভ্যালুস। কলামগুলো কমা দিয়ে ডিলিমিটেড, এবং সারিগুলো ক্যারেজ রিটার্ন (Enter) দিয়ে ডিলিমিটেড।
• TXT: কলামগুলো ট্যাব দিয়ে ডিলিমিটেড, এবং সারিগুলো ক্যারেজ রিটার্ন (Enter) দিয়ে ডিলিমিটেড।
• PRN: কলামগুলো একাধিক স্পেস ক্যারেক্টার দিয়ে ডিলিমিটেড, এবং সারিগুলো ক্যারেজ রিটার্ন (Enter) দিয়ে ডিলিমিটেড। এক্সেল এই টাইপের ফাইলকে একটি কলামে ইমপোর্ট করে।
• DIF: VisiCalc স্প্রেডশিট দ্বারা ব্যবহৃত মূল ফাইল ফরম্যাট। এটি কদাচিৎ ব্যবহার হয়।
• SYLK: Multiplan দ্বারা ব্যবহৃত মূল ফাইল ফরম্যাট। এটি কদাচিৎ ব্যবহার হয়।

এই টেক্সট ফাইল টাইপগুলোর অধিকাংশের ভেরিয়েশন রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, Mac এনভায়রনমেন্টে তৈরি টেক্সট ফাইল-গুলোর ভিন্ন এন্ড-অফ-রো ক্যারেক্টার থাকে। এক্সেল ভেরিয়েন্টগুলো সমস্যা ছাড়া হ্যান্ডেল করতে পারে।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আপনি টেক্সট ফাইল থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করতে পারেন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Data tab >> Get Data >> From File >> From Text/CSV সিলেক্ট করুন।

• এখন, Import Data বক্স খুলবে।
• তারপর, যে Text File- থেকে আপনি এই এক্টিভ ওয়ার্কশিট-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Using Text Files to Import Data নামে Text File সিলেক্ট করব।
• उसके बाद, Import-এ ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, টেক্সট ফাইল-এর ডেটা ধারণকারী একটি বক্স খুলবে। এখানে, এটি আটোমেটিক্যালি Semicolon-কে Delimiter হিসেবে সিলেক্ট করবে।
• পরে, Load-এ ক্লিক করুন।

• শেষে, Text file- থেকে data এক্সেলে imported হবে।

আরও পড়ুন: টেক্সট ফাইল এক্সেলে ইমপোর্ট করার ৪ সহজ পদ্ধতি

১.৩. ওয়েব পেজ থেকে ডেটা লোড করা

আপনি অধিকাংশ ওয়েব পেজ থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করতে পারেন। ওয়েব পেজ থেকে ডেটা ইমপোর্ট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Data tab >> Get Data >> From Other Sources >> From Web সিলেক্ট করুন।

• এখন, From Web বক্স দেখাবে।
• তারপর, আপনার Excel worksheet-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে যে URL- থেকে চান সেটি ইনসার্ট করুন।
• उसके बाद, OK চাপুন।

• পরবর্তী, Navigator বক্স খুলবে।
• পরে, আপনি যে table ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Population Aged 65 and Older টেবিল সিলেক্ট করব।
• তারপর, Load-এ ক্লিক করুন।

• শেষে, Web Page থেকে data এক্সেলে imported হবে।

আরও পড়ুন: ওয়েব থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করার পদ্ধতি (দ্রুত ধাপসহ)

১.৪. PDF ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করা

আমরা এক্সেলে PDF ফাইল থেকেও ডেটা ইমপোর্ট করতে পারি। এক্সেলে PDF ফাইল থেকে ডেটা ইমপোর্ট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Data tab >> Get Data >> From File >> From PDF সিলেক্ট করুন।

• এখন, Import Data বক্স খুলবে।
• তারপর, যে PDF File- থেকে আপনি এই এক্টিভ ওয়ার্কশিট-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Importing PDF Files নামে PDF File সিলেক্ট করব।
• उसके बाद, Import-এ ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, Navigator বক্স খুলবে।
• পরে, আপনি যে table ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Table001(Page1) টেবিল সিলেক্ট করব।
• তারপর, Load-এ ক্লিক করুন।

• শেষে, PDF File থেকে data এক্সেলে imported হবে।

১.৫. Microsoft Access ডেটাবেস থেকে ডেটা লোড করা

Excel 2013 নিচের ডেটাবেস-রিলেটেড ফাইল ফরম্যাটগুলো খুলতে পারে:

• Microsoft Access files: এই ফাইলগুলোর বিভিন্ন এক্সটেনশন রয়েছে, MDB এবং ACCDB সহ।
• dBase files: Excel 2013 dBase III এবং dBase IV দ্বারা প্রোডিউসড ফাইল সাপোর্ট করে। Excel dBase II ফাইল সাপোর্ট করে না।

আপনি Excel দিয়ে databases এর সাথে বিভিন্ন ধরনের database connections পারফর্ম করতে পারেন। ডেটাবেসের সাথে কানেক্ট করার পর, আপনি পুরো database-এর বদলে query পারফর্ম করে selectively data retrieve করতে পারেন।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আপনি Microsoft Access Database থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করতে পারেন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Data tab >> Get Data >> From Database >> From Microsoft Access Database সিলেক্ট করুন।

• এখন, Import Data বক্স খুলবে।
• তারপর, যে Microsoft Access Database file- থেকে আপনি এই এক্টিভ ওয়ার্কশিট-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Importing Data from Microsoft Access Database নামে File সিলেক্ট করব।
• उसके बाद, Import-এ ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, Navigator বক্স খুলবে।
• পরে, আপনি যে table ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Importing Data from Microsoft Access Database নামে table সিলেক্ট করব।
• তারপর, Load-এ ক্লিক করুন।

• শেষে, Microsoft Access Database থেকে data এক্সেলে imported হবে।

১.৬. XML ফাইল ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করা

XML (Extensible Markup Language) একটি text file ফরম্যাট যেটি structured data ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়। Data tags-এ এনক্লোজড থাকে, যা data-কে describe করতেও সাহায্য করে।

প্রথমে xml ফাইলগুলো এখান থেকে ডাউনলোড করুন XML files

সহজ XML ফাইলগুলো কম বা শূন্য esfuerে খুলতে পারেন। জটিল XML files হলে কিছু কাজ লাগবে।

এখন, আমরা দেখাব কীভাবে আপনি একটি XML file থেকে Excel-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে পারেন। নিজে করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Data tab >> Get Data >> From File >> From XML সিলেক্ট করুন।

• তারপর Import Data বক্স খুলবে।
• পরবর্তী, যে XML file- থেকে আপনি এই এক্টিভ ওয়ার্কশিট-এ ডেটা ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Importing XML File নামে XML File সিলেক্ট করব।
• उसके بعد, Import-এ ক্লিক করুন।

• এখন, Navigator বক্স খুলবে।
• পরে, আপনি যে table ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা url নামে table সিলেক্ট করব।
• তারপর, Load-এ ক্লিক করুন।

• শেষে, আপনি দেখবেন XML File- থেকে data এক্সেল ওয়ার্কশিটে imported হয়েছে।

আরও পড়ুন: এক এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে অন্যটিতে অটোমেটিক্যালি ডেটা ট্রান্সফার করা

সদৃশ পড়ুন

• এক্সেলে অন্য ওয়ার্কশিট থেকে ভ্যালু পুল করা
• Excel VBA: ওয়েবসাইট থেকে অটোমেটিক্যালি ডেটা পুল করা (২ মেথড)
• ম্যাক্রোস ব্যবহার করে এক শিট থেকে অন্য শিটে ডেটা ট্রান্সফার করা
• সিঙ্গেল কRITEERIA বেসড এক্সেলে মাল্টিপল ভ্যালু রিটার্ন করা (৩ অপশন)
• এক্সেলে মাল্টিপল কRITEERIA বেসড টেবিল থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করা

২. কপি পেস্ট ফিচার ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করা

কখনও কখনও স্ট্যান্ডার্ড Copy Paste ফিচার ট্রাই করা ভালো। ধরা যাক, আমরা আগের কাজটি এই সহজ Copy Paste ফিচার দিয়ে করতে চাই।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আপনি সহজে Text file থেকে data copy করে এক্সেল ওয়ার্কশিটে paste করতে পারেন Copy Paste ফিচার ব্যবহার করে।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, যে Text file- থেকে আপনি data copy করে এক্সেল ফাইলে paste করতে চান সেটি খুলুন। এখানে, আমরা Sales Analysis নামে একটি Text file open করব।
• তারপর, ডেটা সিলেক্ট করে CTRL+C চাপুন।

• उसके बाद, যে Cell-এ আপনি data paste করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা সেল B4 সিলেক্ট করব।
• পরবর্তী, CTRL+V চাপুন data paste করতে।

• তারপর, Ctrl button >> Use Text Import Wizard-এ ক্লিক করুন।

• এখন, Text Import Wizard বক্স খুলবে।
• পরে, Next ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, Semicolon Delimiters হিসেবে সিলেক্ট করুন।
• আবার, Next ক্লিক করুন।

• শেষে, Finish ক্লিক করুন।

• এভাবে, আপনি একটি Text file- থেকে এক্সেল ওয়ার্কশিটে copy paste data করতে পারেন।

আরও পড়ুন: মাল্টিপল ডিলিমিটারসহ টেক্সট ফাইল এক্সেলে ইমপোর্ট করার ৩ মেথড

৩. VBA ব্যবহার করে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করা

শেষ মেথডে, আমরা দেখাব কীভাবে আপনি আপনার পছন্দের একটি file- থেকে VBA ব্যবহার করে এক্সেলে data import করতে পারেন। নিজে করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Developer tab >> Visual Basic-এ ক্লিক করুন।

• এখন, Microsoft Visual Basic for Application বক্স খুলবে।
• পরে, Insert >> Module সিলেক্ট করুন।

• তারপর, আপনার Module-এ নিচের কোড লিখুন।

Sub Import_Data_Using_VBA() Dim Location_of_File As String Location_of_File = Application.GetOpenFilename If Location_of_File = "False" Then Beep Exit Sub End If Application.ScreenUpdating = False Set Import_Data = Workbooks.Open(Filename:=Location_of_File) Import_Data.Worksheets(1).Range("A1:C7").Copy Sheet7.Range("B4").PasteSpecial xlPasteValues Import_Data.Close Application.ScreenUpdating = True End Sub

Code Breakdown

• প্রথমে, আমরা একটি Sub Procedure তৈরি করলাম Import_Data_Using_VBA নামে।
• তারপর, Location_of_File কে String হিসেবে ডিক্লেয়ার করলাম।
• পরে, GetOpenFilename মেথড ব্যবহার করে ফাইল খোলার জন্য Location_of_File ব্যবহার করলাম।
• পরবর্তী, If স্টেটমেন্ট ব্যবহার করে চেক করলাম Location_of_File যদি False হয়, তবে বিপ হবে এবং exit sub।
• তারপর, Application.ScreenUpdating কে False সেট করলাম।
• পরে, Import_Data কে Open মেথড ব্যবহার করে Filename Location_of_File খোলার জন্য সেট করলাম।
• পরবর্তী, Import_Data ফাইলের Worksheet1-এর সেল রেঞ্জ A1:C7 Copy মেথড ব্যবহার করে কপি করলাম।
• তারপর, Sheet7-এর সেল B4-এ PasteSpecial মেথড ব্যবহার করে ডেটা পেস্ট করলাম।
• পরে, Import_Data ক্লোজ করলাম।
• শেষে, Application.ScreenUpdating কে True সেট করলাম।

• পরবর্তী, Save বাটনে ক্লিক করুন এবং আপনার ওয়ার্কশিটে ফিরে যান।

• পরে, Developer tab >> Macros-এ ক্লিক করুন।

• এখন, Macros বক্স দেখাবে।
• তারপর, Importing_Data_Using_VBA সিলেক্ট করুন।
• পরে, Run ক্লিক করুন।

• এখন, Open বক্স দেখাবে।
• পরে, আপনি যে file ইমপোর্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে, আমরা Using VBA to Import Data নামে Excel File ইনসার্ট করব।
• তারপর, Open ক্লিক করুন।

• এভাবে, আপনি VBA ব্যবহার করে একটি file- থেকে data import করতে পারেন।

• শেষে, আপনি আপনার পছন্দমতো এক্সেলে ডেটা ফরম্যাট করতে পারেন।

উপসংহার

তো, এই আর্টিকেলে আপনি এক্সেলে ৩ পদ্ধতি পেয়েছেন ডেটা ইমপোর্ট করার। এই যেকোনো পদ্ধতি ব্যবহার করে ফলাফল পেতে পারেন। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য সহায়ক ও ইনফরমেটিভ হবে। কিছু কঠিন লাগলে কমেন্ট করুন। আমরা যে অন্যান্য পদ্ধতিগুলো মিস করেছি সেগুলো জানান। এবং আরও অনেক এরকম আর্টিকেলের জন্য ExcelDemy-এ ভিজিট করুন। ধন্যবাদ!

সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ

• এক্সেলে একাধিক শিটে একই ডেটা এন্টার করার পদ্ধতি
• ডিলিমিটারসহ এক্সেলকে টেক্সট ফাইলে কনভার্ট করা (২ সহজ পদ্ধতি)
• সিকিউয়ার ওয়েবসাইট থেকে এক্সেলে ডেটা ইমপোর্ট করার পদ্ধতি (দ্রুত ধাপসহ)
• VLOOKUP ব্যবহার করে এক এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে অন্য অটোমেটিক্যালি ডেটা ট্রান্সফার করা
• এক্সেল শিট থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করার ৬ কার্যকর মেথড
• Excel Formula ব্যবহার করে লিস্ট থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করা (৫ মেথড)
• এক্সেল সেল থেকে ডেটা এক্সট্র্যাক্ট করার ৫ মেথড