যখন একটি প্রজেক্টে একাধিক ডেটা ভেরিয়েবল সমায়োজিত হয়, তবে সেই ভেরিয়েবলগুলো সময় ও স্পেসিয়াল গ্রিড একই হতে হয়। তাই আপনাকে অন্য লোকেরা যে ডেটা দিচ্ছে সেটি কন্ট্রোল করতে হয়। সেটাই হল যখন আপনাকে Data Validation দরকার। Microsoft Excel এই কাজটি সহজ করে দেয়।
Excel সেলের জন্য Data Validation কীভাবে ব্যবহার করবেন
Excel-এ Data validation ফিচারটি একটি ব্যবহারকারীকে কন্ট্রোল করতে দেয় যে একটি সেলে কী লিখা যাবে অথবা একটি পূর্বনির্ধারিত গ্রহণযোগ্য এন্ট্রির তালিকা প্রদান করতে দেয় যাতে সম্ভাব্য ভুল বা ত্রুটি দূর করা যায়। এটি Excel-এর 'Data' ট্যাবে, রিবন মেনুর অধীনে নির্ধারিত নিয়মের মাধ্যমে প্রয়োগ করা হয়। প্রক্রিয়াটি জড়িত:
- Data Validation বিবরণ লিখুন
- Input Message কাস্টোমাইজ করুন
- Error Alert কাস্টোমাইজ করুন
Data validation-এর সবচেয়ে সাধারণ ব্যবহারগুলোর একটি হল একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করা।
১] Data Validation বিবরণ লিখুন
Microsoft Excel ফাইলটি খুলুন, আপনি যেসব সেল সীমাবদ্ধ করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন।
রিবন মেনুতে অবস্থিত 'Data' ট্যাবে যান।
'Data Tools'-এর অধীনে 'Data Validation' অপশনটি নির্বাচন করুন।
Data Validation উইন্ডো খোলার তালে, আপনি নানান কন্ট্রোল দেখবেন। আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে শুধু সংখ্যা যোগ করা যাবে বা একটি নির্দিষ্ট টেক্সট দৈর্ঘ্য, যেমন একটি ফোন নম্বর।
আমাদের উদাহরণের ক্ষেত্রে, আমরা যে সময়গুলো খোলা থাকবে সেগুলোর মধ্যে বেছে নেওয়ার জন্য 'Time' নির্বাচন করি।
শুরুর সময় এবং শেষ সময় নির্দিষ্ট করুন।
২] Input Message কাস্টোমাইজ করুন
এখন, 'Input Message' ট্যাবে স্যুইচ করুন।
নির্দিষ্ট বিষয়ের বiparীত কিছু লিখলে আপনি যে ইনপুট মেসেজটি দেখাতে চান সেটি কাস্টোমাইজ করুন।
৩] Error Alert কাস্টোমাইজ করুন
'Error Alert' ট্যাবে স্যুইচ করুন।
আপনি যে মেসেজটি দেখাতে চান সেটি লিখুন বা ডিফল্টগুলো রেখে দিন।
শেষে, 'OK' বাটনে হিট করুন।
এখন, যখন সেলগুলোর একটি নির্বাচন করা হবে, সবাই ইনপুট মেসেজ রিমাইন্ডার দেখবে যেখানে সময় লিখা যাবে।
তবে, যখন লিখা সময় নির্দিষ্ট রেঞ্জের বাইরে হবে, একটি এরর মেসেজ প্রদর্শিত হবে।
সংক্ষেপে, Data validation একটি ব্যবহারকারীকে মেসেজ দেখাতে পারে যা তাদের বলে দেবে কী অনুমোদিত এবং কী অনুমোদিত নয়!
পরবর্তী পড়ুন: Word এবং Excel-এ একাধিক ফরম্যাটের জন্য Shortcut Button তৈরি করার জন্য Macro রেকর্ড কীভাবে করবেন।
