এই পোস্টে আমরা দেখব Outlook ইমেইল ভালো ম্যানেজ করার উপায়: ইনকামিং মেইল অটোমেটিক্যালি আলাদা ফোল্ডারে মুভ করানো। প্রতিদিন খুব ইমেইল পেলে এটি অনেক সময় বাঁচাবে।
হফতে একবার এক ঘণ্টা लगाয়ে Inbox থেকে ক্যাটাগরাইজড ফোল্ডারে ইমেইল মুভ করার বদলে, ইমেইল রুলস ইনবক্স অর্গানাইজেশন অটোমেট করবে। এটি Gmail-এ লেবেল ও ফিল্টার ব্যবহার করার মত।
ইমেইল রুলস জটিল লাগতে পারে এবং জটিলও হতে পারে যদি আপনি সফিস্টিকেটেড সোর্টিং চান, কিন্তু শুধু ওয়ার্ক ইমেইল Work ফোল্ডারে অটোমেটিক মুভ করতে চাইলে এটি খুব সহজ।
রুলস উপকারী হলে আপনাকে প্রথমে Inbox-এর নিচে কয়েকটা ফোল্ডার তৈরি করতে হবে ইমেইল ক্যাটাগরাইজ করার জন্য: Projects, Work, Family, ইত্যাদি।
ফোল্ডার বানান: Inbox বা যেকোনো ফোল্ডারে রাইট-ক্লিক > New Folder। নিচের প্রসিডিউর Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 এবং Office 365-এ কাজ করে।
Outlook Rules সেটআপ করুন
শুরু করতে Outlook খুলুন, File ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নিচে Manage Rules & Alerts বাটন দেখবেন।
Rules and Alerts মেইন উইন্ডো আসবে, ডিফল্টরূপে আপনার Outlook ভার্সনের উপর নির্ভর করে একটি রুল ইতিমধ্যে থাকতে পারে।
এখান থেকে New Rule বাটন চাপুন প্রথম Outlook ইমেইল রুল बनाने। Rules Wizard ডায়লগ পপ আপ হবে এবং কিছু কমন রুল টেমপ্লেট দেখাবে।
এগুলো সবচেয়ে কমন এবং প্রায়শই আপনার দরকারি সব। সবচেয়ে কমন রুল হলো প্রথমটি: "Move messages from someone to a folder"। সিলেক্ট করুন > Next।
নিচের লিস্ট বক্স "Step 2:" কিছু আন্ডারলাইন টেক্সট সহ থাকবে। বাস্তবে আপনাকে শুধু people or public group এবং specified হাইপারলিংকে ক্লিক করে ইমেইল অ্যাড্রেস এবং কোথায় যাবে সেটা বেছে নিতে হবে।
তারপর Finish চাপলে হয়ে যাবে। কিন্তু রুল আরও জটিল করতে চাইলে Next চাপলে অনেক অপশন আসবে:
টপ লিস্ট বক্সে আলাদা কন্ডিশন চেক করলে বটমে রুল ডেসক্রিপশন আরও হাইপারলিংক দিয়ে পপুলেট হবে। ইমেইল বডিতে নির্দিষ্ট শব্দ খুঁজে সেই ইমেইলগুলোর ওপর অ্যাকশন নেওয়ার রুলও বানানো যায়।
আপনার পরবর্তী টাস্ক: প্রতিটি হাইপারলিংকে ক্লিক করে asosicated ভ্যালু বেছে নিন (ইমেইল অ্যাড্রেস, ফোল্ডার ইত্যাদি)। আমাদের উদাহরণে, people or public group ক্লিক করে একটি ইমেইল অ্যাড্রেস বেছে নিন।
তারপর specified শব্দে ক্লিক করুন এবং ফোল্ডার ব্রাউজ করুন যেখানে ইমেইল মুভ করতে চান বা New চাপলে করেন্ট হাইলাইটেড ফোল্ডারের নিচে নতুন ফোল্ডার তৈরি হবে।
এখন বটম পার্ট আপনার রুলের একচুয়া ভ্যালুসহ আপডেট হবে।
Next চাপলে রুলের জন্য আরো অ্যাকশন সেট করতে পারবেন। সিম্পল রুলের জন্য এটা ছাড়া দিতে পারেন, কিন্তু সাউন্ড প্লে, ফরওয়ার্ড, কপি, প্রিন্ট, অন্য প্রোগ্রাম স্টার্ট, স্ক্রিপ্ট রান ইত্যাদি একশন যোগ করতে চাইলে এই স্ক্রিনে করুন।
Next চাপলে Exceptions ডায়লগ আসবে যেখানে আপনি কী কন্ডিশনে এই রুল প্রসেস করা না চান সেটা বেছে নিতে পারবেন। Unique কেস না হলে ব্ল্যাঙ্ক রেখে ডিফল্ট रहने দিন।
Next চাপলে রুল উইজার্ডের শেষে পৌঁছাবেন! রুলের নাম দিন যেমন "Move Friends Email" যাতে পরে দেখে বুঝতে পারেন কী করে।
ইনবক্সে ইতিমধ্যে ইমেইল থাকলে যেগুলো নতুন রুলে ম্যাচ করবে, Run this rule on messages already in Inbox বক্স চেক করুন। বাকি ডিফল্ট রেখে Finish চাপুন!
এখন লোক, নিউজলেটার, ব্যাংক/ক্রেডিট কার্ড স্টেটমেন্ট, যা মনয় 일어난 সবার জন্য রুল বানান এবং Outlook ইমেইল আরও দক্ষতার সাথে ম্যানেজ করুন! Enjoy!
