এই পোস্টে, আমরা আগত মেইলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পৃথক ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করে কীভাবে আপনি আপনার Outlook ইমেলটি আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে পারেন তা দেখব। আপনি যদি প্রতিদিন অনেক ইমেল পান, তাহলে এটি অনেক সময় বাঁচাতে পারে।
ইনবক্স থেকে আপনার শ্রেণীবদ্ধ ফোল্ডারগুলিতে ইমেলগুলি সরানোর জন্য সপ্তাহে একবার এক ঘন্টা ব্যয় করার পরিবর্তে, ইমেল নিয়মগুলি আপনার ইনবক্স সংস্থাকে স্বয়ংক্রিয় করতে সহায়তা করবে৷ এটি Gmail-এ লেবেল এবং ফিল্টার ব্যবহার করার মতো।
ইমেলের নিয়মগুলি জটিল বলে মনে হতে পারে এবং আপনি যদি সত্যিই কিছু পরিশীলিত বাছাই করতে চান তবে সেগুলি হতে পারে, কিন্তু আপনি যদি কাজের ইমেলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজের ফোল্ডারে সরাতে চান তবে এটি একটি কেকের টুকরো।
নিয়মগুলি উপযোগী হওয়ার জন্য, আপনাকে প্রথমে আপনার ইমেলের শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য আপনার ইনবক্সের নীচে কিছু ফোল্ডার তৈরি করতে হবে, যেমন প্রকল্প, কাজ, পরিবার ইত্যাদি।
আপনি ইনবক্স-এ ডান-ক্লিক করে ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন অথবা যেকোনো ফোল্ডার এবং নতুন ফোল্ডার নির্বাচন করা . নিম্নলিখিত পদ্ধতিটি Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 এবং Office 365-এ কাজ করে।
আউটলুক নিয়ম সেটআপ করুন
এখন শুরু করতে, Outlook খুলুন, ফাইল-এ ক্লিক করুন ট্যাব এবং আপনি নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন দেখতে পাবেন নীচের দিকে বোতাম৷
৷
নিয়ম এবং সতর্কতা প্রধান উইন্ডোটি প্রদর্শিত হবে এবং ডিফল্টরূপে আপনি আপনার Outlook এর সংস্করণের উপর নির্ভর করে ইতিমধ্যেই তৈরি করা একটি নিয়ম দেখতে পাবেন৷
এখান থেকে আপনি নতুন নিয়মে ক্লিক করবেন আপনার প্রথম Outlook ইমেল নিয়মের সাথে শুরু করার জন্য বোতাম। নিয়ম উইজার্ড ডায়ালগ পপ আপ হবে এবং এটি আপনাকে কিছু সাধারণ নিয়ম টেমপ্লেট দেখাবে৷
এগুলি সবচেয়ে সাধারণ এবং সম্ভবত আপনার যা প্রয়োজন হবে। সবচেয়ে সাধারণ নিয়ম হল তালিকাভুক্ত প্রথমটি, “কারো থেকে বার্তাগুলিকে একটি ফোল্ডারে সরান৷ " এগিয়ে যান এবং এটি নির্বাচন করুন, তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন৷ .
আপনি নীচের তালিকার বাক্সটি লক্ষ্য করবেন যাকে বলা হয় "ধাপ 2:" নীচে কিছু আন্ডারলাইন করা পাঠ্য সহ রয়ে গেছে। বাস্তবে, নিয়মটি সেটআপ করার জন্য আপনাকে যা করতে হবে তা হল লোক বা সর্বজনীন গোষ্ঠীর হাইপারলিঙ্কগুলিতে ক্লিক করুন এবং নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানা নির্বাচন করতে এবং আপনি সেই ইমেলগুলি কোথায় যেতে চান।
তারপর আপনি সমাপ্ত ক্লিক করতে পারেন৷ এবং তুমি করে ফেলেছ. যাইহোক, আপনি যদি নিয়মটিকে আরও জটিল করতে চান, তাহলে পরবর্তী ক্লিক করুন আপনাকে আরও অনেক বিকল্প দেবে:
আপনি উপরের তালিকা বাক্সে বিভিন্ন শর্তে চেক করার সাথে সাথে নীচের নিয়মের বিবরণ আরও হাইপারলিঙ্কের সাথে পূর্ণ হবে। এমনকি আপনি নিয়ম তৈরি করতে পারেন যা ইমেলের বডিতে নির্দিষ্ট শব্দের সন্ধান করে এবং তারপর সেই ইমেলগুলিতে ক্রিয়া সম্পাদন করে৷
৷আপনার পরবর্তী কাজ হল প্রতিটি হাইপারলিংকে ক্লিক করা এবং সংশ্লিষ্ট মানগুলি যেমন ইমেল ঠিকানা, ফোল্ডার ইত্যাদি বেছে নেওয়া। উপরের উদাহরণে, আপনি লোক বা সর্বজনীন গোষ্ঠী-এ ক্লিক করতে চান এবং একটি ইমেল ঠিকানা নির্বাচন করুন।
তারপর নির্দিষ্ট শব্দটিতে ক্লিক করুন এবং আপনি যে ফোল্ডারে ইমেলটি সরাতে চান সেটি ব্রাউজ করুন বা নতুন এ ক্লিক করুন এবং বর্তমানে হাইলাইট করা ফোল্ডারের অধীনে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করা হবে।
এখন আপনি নীচের অংশটি আপনার নিয়মের প্রকৃত মান সহ আপডেট দেখতে পাবেন।
আপনি যখন পরবর্তী ক্লিক করেন, আপনি নিয়মের জন্য আরও অ্যাকশন সেট করতে পারেন। আপনি সাধারণত এটিকে একা ছেড়ে দিতে পারেন যদি এটি একটি সাধারণ নিয়ম হয়, তবে আপনি যদি অন্যান্য ক্রিয়াগুলিও সম্পাদন করতে চান যেমন একটি শব্দ চালানো, ইমেল ফরওয়ার্ড করা, এর একটি অনুলিপি তৈরি করা, ইমেল প্রিন্ট করা, অন্য প্রোগ্রাম শুরু করা, একটি স্ক্রিপ্ট চালানো ইত্যাদি। , তারপর আপনি এই পর্দায় যে সব করতে পারেন.
পরবর্তী ক্লিক করুন যখন আপনি সম্পন্ন করবেন এবং আপনাকে ব্যতিক্রম-এ আনা হবে ডায়ালগ, যেখানে আপনি বেছে নিতে পারেন কোন শর্তগুলির জন্য আপনি এই নিয়মটি প্রক্রিয়া করতে চান না৷ আপনার কিছু অনন্য কেস না থাকলে, আপনি এটিকে ফাঁকা রাখতে পারেন, যা ডিফল্ট।
পরবর্তী ক্লিক করুন এবং আমরা অবশেষে নিয়ম উইজার্ডের শেষে পৌঁছেছি! নিয়মটিকে "মুভ ফ্রেন্ডস ইমেল" এর মতো একটি নাম দিন যাতে আপনি পরে এটি দেখলে বুঝতে পারবেন এটি কী করে৷
তারপর যদি আপনার ইমেলগুলি ইতিমধ্যেই আপনার ইনবক্সে থাকে যা আপনার নতুন নিয়মের সাথে মেলে, তাহলে "ইনবক্সে ইতিমধ্যেই থাকা বার্তাগুলিতে এই নিয়মটি চালান করার জন্য বাক্সটি চেক করুন৷ " আপনি ডিফল্ট হিসাবে অন্য সবকিছু ছেড়ে দিতে পারেন এবং সমাপ্ত ক্লিক করুন৷ !
এখন আপনি লোকেদের জন্য নিয়ম তৈরি করতে পারেন, নিউজলেটার, ব্যাঙ্ক/ক্রেডিট কার্ড স্টেটমেন্ট এবং আপনার Outlook ইমেল আরও দক্ষতার সাথে পরিচালনা শুরু করার জন্য আপনি যা ভাবতে পারেন! উপভোগ করুন!
