আউटलুক ব্যবহার করে এক্সেল থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠান: ৩টি প্রমাণিত পদ্ধতি

আপনি যদি Outlook ব্যবহার করে এক্সেল থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানোর উপায় খুঁজছেন, তবে আপনি সঠিক জায়গায় আছেন। কখনো কখনো আমাদের একই ইমেইল বড় সংখ্যক প্রাপকের কাছে পাঠাতে হয় এবং এই কাজটি সহজ করার জন্য এই আর্টিকেলে আমরা এই কাজ করার ভিন্ন ভিন্ন উপায় আলোচনা করব। তাহলে আমাদের মূল আর্টিকেল শুরু করা যাক।

ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন

এক্সেল ব্যবহার করে আউटलুক থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানোর ৩টি উপায়

এখানে একটি কোম্পানির কর্মচারীদের আইডি, নাম, লিঙ্গ, বয়স এবং ইমেইল আইডির একটি তালিকা রয়েছে। আমরা এক্সেল, আউटलুক, ওয়ার্ড এবং পাওয়ার অটোমেটের সাহায্যে নিচের ৩টি পদ্ধতিতে এই ইমেইল আইডিগুলোতে ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করব।

আমরা এখানে Microsoft Office 365 ভার্সন ব্যবহার করেছি, আপনি আপনার সুবিধা অনুযায়ী অন্য ভার্সনও ব্যবহার করতে পারেন।

পদ্ধতি-১: এক্সেল এবং আউटलুক ব্যবহার করে ফাইল অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেইল পাঠানো

এখানে আমরা নিচের ইমেইল আইডিগুলোতে Outlook-এ ম্যানুয়ালি আইডি টাইপ করে ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করব এবং এই এক্সেল ফাইলটি ইমেইলের সাথে অ্যাটাচ করব।

স্টেপস:
➤ এক্সেল ফাইলের উপরের ডান কোণে ড্রপডাউন সিম্বলে ক্লিক করুন।

➤ বিভিন্ন অপশনের মধ্যে Email অপশনে টিক দিন।

এরপর আপনি কুইক এক্সেস বারে (quick access bar) Email সিম্বলটি দেখতে পাবেন।
➤ Email সাইনে ক্লিক করুন।

পরে Outlook উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি দেখবেন এক্সেল ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই ইমেইলের সাথে অ্যাটাচড আছে।
➤ To বক্সে প্রাপকের ইমেইল আইডিগুলো সেমিকোলন (;) দিয়ে সিরিয়ালে টাইপ করুন।

প্রাপকের আইডিগুলোতে এই ইমেইল পাঠাতে শুধু Send অপশনে ক্লিক করুন এবং ফাইল অ্যাটাচমেন্টটি প্রতিটি কর্মচারীর কাছে পাঠানো হবে।

আরও পড়ুন: অ্যাটাচমেন্ট সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর জন্য ম্যাক্রো প্রয়োগ করার উপায়

পদ্ধতি-২: এক্সেল এবং ওয়ার্ড ব্যবহার করে আউटलুক থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠান

এই সেকশনে আমরা নিচের ইমেইল আইডিগুলোর সব প্রাপককে তাদের আইডি টাইপ না করেই ইমেইল পাঠানোর উপায় দেখাব। এই পদ্ধতিতে আমাদের Microsoft Word প্রয়োজন Excel এবং Outlook-সহ।
এখানে আমরা কলাম হেডার নামগুলো প্রথম রোতে ইনসার্ট করেছি এবং শীটের নাম Word।

স্টেপ-০১: এক্সেল ফাইল থেকে প্রাপক লিস্ট তৈরি

➤ একটি ব্ল্যাঙ্ক Word ডকুমেন্ট খুলুন।

➤ Mailings Tab >> Start Mail Merge Dropdown >> E-mail Messages Option।

এখন এই ডকুমেন্ট ইমেইল লিখতে প্রস্তুত কিন্তু ইমেইল লিখার আগে আমাদের আরও কিছু স্টেপ করতে হবে।
➤ Mailings Tab >> Select Recipients Dropdown >> Use an Existing List Option।

➤ File Explorer উইন্ডোতে এক্সেল ফাইল Sending Bulk Mail.xlsx (অথবা অন্য নামে সেভ করা আপনার ফাইল) সিলেক্ট করুন এবং Open চাপুন।

उसके পর Select Table উইজার্ড খুলবে।
➤ ইমেইল আইডির লিস্ট যেটা শীটে আছে সেটি সিলেক্ট করুন।
➤ First row of data contains column headers অপশনে টিক দিয়ে OK চাপুন।

স্টেপ-০২: ইমেইলের স্ট্রাকচার তৈরি

➤ এখন ইমেইলের স্ট্রাকচার টাইপ করুন।

যেহেতু আমরা প্রতিটি কর্মচারীর নাম তাদের ইমেইলে Dear পরে অ্যাড্রেস করতে চাই, তাই এই স্টেপটি ফলো করতে হবে।
➤ আপনার কার্সর Dear এর পরে যেখানে নাম চান সেখানে রাখুন, তারপর Mailings Tab >> Insert Merge Field Dropdown >> First_Name (কর্মচারীদের প্রথম নাম ধারণকারী ফিল্ড নাম)।

তাহলে সিলেক্ট করা ফিল্ড নাম Dear এর পরে দেখাবে।

➤ এই ইনসার্ট করা ফিল্ডের ফলাফল দেখতে Mailings Tab >> Preview Results Group >> Preview Results Option।

उसके পর আপনি তালিকার প্রথম নাম থেকে Sara-কে Dear এর পরে দেখতে পাবেন।

➤ এই ইমেইল পাঠাতে Mailings Tab >> Finish & Merge Group >> Send Email Messages Option।

তারপর Merge to E-mail উইজার্ড পপ আপ হবে।
➤ To বক্সে ড্রপডাউন সিম্বলে ক্লিক করলে আপনার ওয়ার্কশীটের বিভিন্ন কলামের জন্য ভিন্ন ফিল্ড পাবেন। Email_Id ফিল্ড সিলেক্ট করুন যেটা কর্মচারীদের ইমেইল আইডি ধারণ করে।

এভাবে আমরা প্রাপকের ইমেইল আইডিগুলো To বক্সে রাখলাম।
➤ প্রতিটি কর্মচারীর কাছে এই ইমেইল পাঠাতে শুধু OK চাপুন।

আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে আউटलুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায় (৪ টি পদ্ধতি)

সদৃশ পড়ুন

• এক্সেল স্প্রেডশীট থেকে একাধিক ইমেইল পাঠানোর উপায় (২ টি সহজ পদ্ধতি)
• তারিখের ভিত্তিতে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায়
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর উপায় (সহজ স্টেপসহ)
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানোর উপায় (৩ টি উপযুক্ত পদ্ধতি)
• এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৫ টি উপযুক্ত উদাহরণ)

পদ্ধতি-৩: এক্সেল এবং পাওয়ার অটোমেট (Power Automate) ব্যবহার করে আউटलুক থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠান

Excel, Onedrive, Outlook, এবং Power Automate বাল্ক ইমেইল পাঠানোর জন্য এই সেকশনে প্রয়োজন হবে।
আমরা ডেটা রেঞ্জকে একটি টেবিলে কনভার্ট করেছি এবং Table Design ট্যাবে গিয়ে আমরা টেবিলের নাম দেখতে পাচ্ছি যেটি Table1। আর একটা জিনিস আপনাকে এক্সেল ফাইল Sending Bulk Mail.xlsx (অথবা অন্য কোনো ফাইলনেম) Onedrive-এ সেভ করে রাখতে হবে।

স্টেপ-০১: ফ্লো (Flow) তৈরি

➤ আপনার Microsoft Office 365 অ্যাকাউন্টে যান এবং বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন থেকে Power Automate সিলেক্ট করুন।

এভাবে আমরা Power Automate-এর সাহায্যে আমাদের বাল্ক ইমেইল পাঠাব।

➤ বাম পাশ থেকে Create অপশন এবং ডান পাশ থেকে Instant cloud flow অপশন সিলেক্ট করুন।

उसके পর আপনি এই ফ্লো ট্রিগার করার বিভিন্ন অপশন পাবেন।
➤ সহজতর করার জন্য আপনি Manually trigger a flow অপশন সিলেক্ট করুন এবং তারপর Create চাপুন।

স্টেপ-০২: এক্সেল ফাইলের জন্য প্রথম স্টেপ যোগ

আমাদের ফ্লো তৈরি করার পর আমাদের কয়েকটা স্টেপ যোগ করতে হবে।
➤ New step-এ ক্লিক করুন।

उसके পর এই স্টেপে কিছু অপারেশন ইনক্লুড করতে হবে।
➤ সার্চ বারে Excel সার্চ করুন।
➤ তারপর আমরা Excel Online (Onedrive) অপশন সিলেক্ট করলাম কারণ আমরা আমাদের ফাইলটি এখানে সেভ করেছি।

उसके পর এক্সেল সংক্রান্ত বিভিন্ন টাইপের অ্যাকশন দেখাবে।
➤ List rows present in a table অপশন সিলেক্ট করুন।

➤ File বক্সের পাশের Folder সিম্বলে ক্লিক করুন।

उसके পর আপনি আপনার Onedrive-এ থাকা ফোল্ডার নামগুলো দেখবেন।
➤ যে ফোল্ডারনামে প্রয়োজনীয় এক্সেল ফাইলটি আছে সেটি সিলেক্ট করুন (এখানে আমরা EXCEL ফোল্ডার সিলেক্ট করছি)।

তারপর এই ফোল্ডারের সকল ফাইল দেখাবে এবং আমরা ফাইল Sending Bulk Mail.xlsx সিলেক্ট করছি, আপনি আপনার সেভ করা ফাইল নাম সিলেক্ট করতে পারেন।

उसके পর এই ফাইলের টেবিল নাম (Table1) যেটা আমাদের ইমেইল অ্যাড্রেস ধারণ করে Table বক্সে সিলেক্ট করুন।

ফাইল এবং এর সংশ্লিষ্ট টেবিল ইনসার্ট করে আমরা প্রথম স্টেপটি সম্পন্ন করেছি।

স্টেপ-০৩: আউटलুকের জন্য দ্বিতীয় স্টেপ যোগ

➤ New step-এ ক্লিক করুন আউटलুক দিয়ে ইমেইল পাঠানোর জন্য একটি স্টেপ যোগ করতে।

➤ সার্চ বারে Outlook সার্চ করুন।
➤ তারপর আমরা আমাদের ইমেইল পাঠাতে Outlook.com অপশন সিলেক্ট করলাম।

➤ নির্দিষ্ট অ্যাকশন সিলেক্ট করতে ইমেইল সার্চ করুন এবং তারপর বিভিন্ন অ্যাকশন থেকে Send an email (V2) অপশন সিলেক্ট করুন।

उसके পর এই স্টেপের নাম রিনেম হবে Send an email (V2)।
➤ To বক্সের নিচে Add dynamic content অপশনে ক্লিক করুন ইমেইল অ্যাড্রেস সিলেক্ট করতে।

➤ List rows present in a table ফ্লো-এর অধীনে Email Id (ইমেইল আইডি ধারণকারী কলামের নাম) সিলেক্ট করুন।

তাহলে একটি শব্দ value একটি বক্সে দেখাবে যা বলে এই আউটপুটটি আগের স্টেপ থেকে সিলেক্ট করা হয়েছে।
➤ এখন Send an email (V2) ফ্লো সিলেক্ট করুন এই ফ্লোর ডিটেইলস দেখতে।

➤ ইমেইলের ফরম্যাট লিখুন।

যেহেতু আমরা যারা কে ইমেইল পাঠাতে চাই তাদের প্রত্যেককে অ্যাড্রেস করতে চাই, তাই Dear এর পরে কার্সর রেখে ডাইনামিক কন্টেন্ট থেকে First Name (প্রথম নাম ধারণকারী কলামের নাম) অপশন সিলেক্ট করলাম।

➤ Apply to each সিলেক্ট করুন এই স্টেপটি সব ইমেইল আইডিতে প্রয়োগ করতে।

আমরা সকল স্টেপ সম্পন্ন করেছি।
➤ Save ক্লিক করুন।

➤ ফ্লোতে ফিরে যেয়ে শুধু Run অপশনে ক্লিক করুন সব কর্মচারীর কাছে এই ইমেইল পাঠাতে।

আরও পড়ুন: শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায়

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমরা আউटलুক ব্যবহার করে এক্সেল থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানোর উপায়গুলো কভার করার চেষ্টা করেছি। আশা করি আপনি এটি উপকারী পাবেন। আরও এক্সেল সংক্রান্ত আর্টিকেল এক্সপ্লোর করতে আমাদের সাইট Exceldemy.com ভিজিট করতে পারেন।

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• [সমাধান]: শেয়ার ওয়ার্কবুক এক্সেলে দেখাচ্ছে না (সহজ স্টেপসহ)
• এক্সেল লিস্ট থেকে ইমেইল পাঠানোর উপায় (২ টি ইফেক্টিভ উপায়)
• এডিটেবল এক্সেল স্প্রেডশীট ইমেইল দিয়ে পাঠানোর উপায় (৩ টি কুইক মেথড)
• সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায় (২ টি পদ্ধতি)
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৩ টি উপকারী কেস)
• এক্সেল ম্যাক্রো: সেলে থাকা অ্যাড্রেসে ইমেইল পাঠানো (২ টি সহজ উপায়)