মাইক্রোসফট আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করার উপায়

অনেক সময় নির্দিষ্ট শর্তের ভিত্তিতে ইমেইল অন্য অ্যাকাউন্টে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরওয়ার্ড করার প্রয়োজন হয়। এটি সাবজেক্ট, কিওয়ার্ড, বা কোনো নির্দিষ্ট সেন্ডারের ভিত্তিতে হতে পারে। এই পোস্টে আমরা শেয়ার করবো কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক ২০১৯/১৬-এ রুল সেট আপ করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে হয়।

মাইক্রোসফট আউটলুকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল ফরওয়ার্ড করুন

যেহেতু ফরওয়ার্ডিং একাধিক কريتেরিয়ার ভিত্তিতে হতে পারে, তাই আমাদের Rules তৈরি করতে হবে। এটি আউটলুকের একটি ফিচার যা নির্দিষ্ট কريتেরিয়ার ভিত্তিতে অ্যাকশন নেওয়ার সুযোগ দেয়। এখানে আমাদের কريتেরিয়া হলো ইমেইল ফরওয়ার্ড করা। আপনি রুল ব্যবহার করতে পারেন σχεδόν সবকিছুর জন্য, যেমন ইমেইল ডিলিট করা, ফোল্ডারে সরানো ইত্যাদি।

1. File > Rules and Alerts > Manage Rules and Alerts-এ ক্লিক করুন
2. পপ-আপ উইন্ডোতে, Email Rules tab সিলেক্ট করুন এবং New Rule-এ ক্লিক করুন।
3. এটি Rules Wizard খুলবে যার দুটি ধাপ রয়েছে:
   • ধাপ ১: Blank Rule থেকে সিলেক্ট করুন, এবং messages I receive-এ রুল প্রয়োগ করুন
   • ধাপ ২: যে রুলে Apply this rule after the message arrives লিখা আছে সেটি বেছে নিন এবং Next-এ ক্লিক করুন।
4. পরবর্তী স্ক্রিনে আপনাকে কন্ডিশন সিলেক্ট করতে হবে। এই কন্ডিশনগুলোর ভিত্তিতে ইনকামিং ইমেইল মেসেজ ফরওয়ার্ড হবে।
   • যদি আপনি সব মেসেজ ফরওয়ার্ড করতে চান, তবে কোনো কন্ডিশন সিলেক্ট করবেন না। এটি উপযোগী যদি আপনি আপনার ইমেইল আইডি পরিবর্তন করতে চান এবং ধীরে ধীরে সবাইকে জানাতে চান।
   • যদি আপনি শুধু নির্দিষ্ট ইমেইল ফরওয়ার্ড করতে চান, তবে কিওয়ার্ড, ইমেইল আইডি, নির্দিষ্ট শব্দ, নির্দিষ্ট গ্রুপ ইত্যাদির ভিত্তিতে বেছে নিন।
   • Apply this rule after the message arrives বেছে নিশ্চিত করুন। তারপর Next-এ ক্লিক করুন, এবং কনফার্ম করুন।
5. এরপর আপনাকে নির্ধারণ করতে হবে ইমেইল কোথায় ফরওয়ার্ড করা হবে। forward it to people or public group লেখা চেকবক্সটি চেক করুন।
6. people or public group লিঙ্কে ক্লিক করুন। এটি কন্টাক্ট বুক খুলবে যেখানে থেকে আপনি কন্টাক্ট বা গ্রুপ ইমেইল আইডি বেছে নিতে পারেন, অথবা টাইপ করতে পারেন।
7. পরবর্তী স্ক্রিনে এক্সেপশন যোগ করার অপশন থাকবে। যদি আপনি চান কিছু নির্দিষ্ট ইমেইল ইনবক্সে থাকে, তবে এখানে যোগ করুন।
8. শেষে, রুলের একটি নাম দিন যাতে আপনি এটিকে চিনতে পারেন। এছাড়া Turn on this rule চেকবক্সটি টিক দিন। Finish-এ ক্লিক করুন এবং কাজ শেষ।

আপনি चाहেন তো রুলটি অবিলম্বে রান করাতে পারেন ইনবক্সে প্রয়োগ করার জন্য। আপনার আউটলুকে একাধিক অ্যাকাউন্ট থাকলে, আপনি প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য রুল প্রয়োগ করতে পারেন।

আশা করি ধাপগুলো স্পষ্ট ছিল, এবং আপনি আউটলুক ২০১৯/১৬-এ ইমেইল ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করতে পেরেছেন। এটি অফিস ৩৬৫-ও কাজ করে।

সম্পর্কিত পোস্ট: আউটলুকে ভ্যাকেশন রিপ্লাই সেট আপ করার উপায়।