নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে, আপনি আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপে আপনার ইমেইল রিকল করতে পারেন। এটি খুব উপকারী যদি আপনি রিসিপিয়েন্টকে একটি নির্দিষ্ট মেসেজ পড়তে দিতে না চান বা আপনার কাছে একটি রিপ্লেসমেন্ট মেসেজ থাকে তাদের জন্য।
আউटलুক ইমেইল রিকল করার মেথড নিচে দেখানো হলো। একমাত্র শর্ত হল সেন্ডার এবং রিসিপিয়েন্ট দুজনেরই মাইক্রোসফট ৩৬৫ বা মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ ইমেইল একাউন্ট ব্যবহার করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, এই টেকনিক শুধু একই প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের জন্য কাজ করবে যারা আউटलুক প্রোগ্রাম ব্যবহার করছে।
আউटलুক ইমেইল রিকল করার ধাপগুলো
ইমেইল পাঠানোর পর, চেক করুন আপনার আউटलুক মেইলবক্সের Drafts ফোল্ডারে এখনো আছে কিনা। এগুলো অসম্পূর্ণ মেসেজ যা ডিলিট করা যায়, তাই সেগুলো পাঠানো হয়েছে কিনা সেটি চিন্তা করতে হবে না।
তবে, যদি ইমেইল "Sent" ফোল্ডারে দেখাচ্ছে, তবে রিসিপিয়েন্ট tarafından পড়া হয়ে যাওয়া থেকে রোধ করার জন্য আপনি অনেক কিছু করতে পারবেন না। যদি রিসিপিয়েন্ট ইতিমধ্যে তাদের পিসি, ল্যাপটপ, বা আউटलুক মোবাইল অ্যাপে অ্যালার্ট পেয়ে থাকেন, তবে এই ইমেইলগুলো রিকল করা বিশেষভাবে কঠিন। তবুও, যদি কয়েক সেকেন্ড বা মিনিট আগে পাঠানো হয়, তবে আপনি চান্স নিতে পারেন এবং ইমেইল রিকল করার চেষ্টা করতে পারেন। এই স্ক্রিনশটগুলো আউटलুক ২০২০ ডেস্কটপের জন্য, কিন্তু এই মেথডগুলো অফিস ২০০৭ পর্যন্ত সব 備ে কাজ করবে।
আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপের "Sent" আইটেমস ফোল্ডারে যান। ইমেইলটি ডাবল-ক্লিক করে খুলুন। এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেমন নিচে দেখানো। ইমেইলের ডান পাশে "Message" ট্যাবের অধীনে "three-dot" মেনুতে যান। "Actions"-এ, আপনি "Recall this message" অপশনটি দেখবেন।
আউटलুকে মেসেজ রিকল করার ধারণা হল রিসিপিয়েন্ট ইনবক্সে মেসেজের কপি ডিলিট বা রিপ্লেস করা শুধু যদি মেসেজটি ইতিমধ্যে পড়া নয়।
আউटलুকে মেসেজ রিকল করার পর কী হয়
Sent Items-এ থেকে মেসেজ রিকল করার পর, আপনার দুটি চয়স আছে: অপড়া মেসেজের কপিগুলো ডিলিট করুন অথবা অপড়া কপিগুলো ডিলিট করে একটি নতুন মেসেজ দিয়ে রিপ্লেস করুন। আপনি আউटलুককে বলতে পারেন রিকল সাফল্য বা ব্যর্থ হয়েছে কিনা প্রতিটি রিসিপিয়েন্টের জন্য।
মেসেজ রিকল অ্যাকশন আপনার মেইলবক্সের Sent আইটেমসে প্রমিনেন্টলি দেখাবে। আপনি যদি মেসেজ রিপ্লেস করেন, তবে এটি একটি অ্যালার্ট দেখাবে: "This is the most recent version, but you made changes to another copy. Click here to see the other versions."
যদি রিসিপিয়েন্ট একই প্রতিষ্ঠানের মাইক্রোসফট আউटलুক ইউজার হয়, তবে মেসেজ সফলভাবে রিকল হবে। আসল মেসেজ যদি পড়া না থাকে, তবে আসল মেসেজ ডিলিট হয়ে যাবে, এবং রিসিপিয়েন্টকে জানানো হবে যে আপনি, সেন্ডার, তাদের মেইलबক্স থেকে মেসেজটি ডিলিট করেছেন।
তবে, যদি আসল মেসেজ রিড হিসেবে মার্ক করা থাকে (রিডিং পেনে দেখলে রিড হিসেবে গণনা হয় না) রিকল মেসেজ প্রসেস হওয়ার সময়, তবে রিসিপিয়েন্টকে জানানো হবে যে আপনি, সেন্ডার, মেসেজটি ডিলিট করতে চান। কিন্তু, মেসেজ রিসিপিয়েন্টের আউटलুক ফোল্ডারে থাকবে।
অবশ্যই, যদি রিসিপিয়েন্ট নন-আউटलুক ইউজার হয়, তবে রিকল টেকনিক কোনো কন্ডিশনে কাজ করবে না। রিসিপিয়েন্ট তাদের ইনবক্স খোলার প্রতিবার আপনার আসল মেসেজ এবং রিকল মেসেজ দুটোই দেখতে পাবে।
আপনি যদি আউटलুকে অনিচ্ছাকৃত ইমেইল পাঠানোয়ের সমস্যা এড়াতে চান যা রিকল করা যাবে না, তবে এর "Send Later" ফাংশন ব্যবহার করুন এবং ইমেইল আগামকَالَ শিডিউল করুন।
আউटलুকের সাথে তুলনায়, জিমেইল (Gmail) পাঠানো ইমেইল আনসেন্ড করার জন্য আরও ফ্লেক্সিবল কৌশল রাখে। এর একটি উদার ৩০-সেকেন্ড রিকল উইন্ডো আছে, যার মধ্যে আপনি যেকোনো রিসিপিয়েন্টকে পাঠানো ইমেইল আনসেন্ড করতে পারেন, শুধু জিমেইল যারা নয়।
