মাইক্রোসফ্ট আউटलুকে সিগনেচার যোগ ও পরিবর্তন করার পদ্ধতি

আপনার আউटलুক বা জিমেইল মেসেজের শেষে একটি সিগনেচার আপনার ইমেলে পলিশ যোগ করতে পারে। ইমেল সিগনেচার একটি নেটওয়ার্কিং এবং প্রোমোশনাল টুল। এমনকি একটি সিম্পল সিগনেচার যা আপনার নাম, যোগাযোগের তথ্য, এবং ঐচ্ছিকভাবে, আপনার ওয়েবসাইট এবং ব্যবসায়িক ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করে, অনেক কিছু বলে।

আপনি যদি আউटलুক ব্যবহার করেন আপনার ইমেলের জন্য, তবে একটি সিগনেচার তৈরি করা সুপার ইজি। এটিতে অনেক সময় লাগে না, লচীলापন অফার করে, এবং আপনাকে ব্যবসায়িক ও ব্যক্তিগত যোগাযোগের জন্য একাধিক সিগনেচার দিতে পারে।

আউटलুকে সিগনেচার যোগ করার পদ্ধতি

আপনি যদি অনিশ্চিত হন কীভাবে আউटलুকে একটি সিগনেচার তৈরি করবেন, তবে আপনাকে প্রথমে সেটআপ স্ক্রিন অ্যাক্সেস করতে হবে। আপনি আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনে দুটি ভিন্ন পদ্ধতিতে এই এলাকা খুলতে পারেন।

• প্রথম পদ্ধতি হল File > Options > Mail ক্লিক করা। আপনাকে Signatures অপশন দেখতে পাবেন এবং সেটিতে ক্লিক করুন।

• দ্বিতীয় পদ্ধতি হল ইমেল কম্পোজিশন স্ক্রিনে। Insert ট্যাব সিলেক্ট করুন, Signatures ড্রপডাউন বক্স, এবং Signatures বেছে নিন।

এই দুটি পদ্ধতিই আপনাকে Signatures and Stationery স্ক্রিনে নিয়ে যাবে। এটি হল যেখানে আপনি আপনার সিগনেচার তৈরি করবেন এবং এর সেটিংস কনফিগার করবেন।

আউटलুকে সিগনেচার তৈরি করার পদ্ধতি

শুরুতে, আপনার প্রথম সিগনেচার সৃষ্টির জন্য, নিশ্চিত করুন আপনি সেটআপ উইন্ডোতে E-mail Signature ট্যাবে আছেন। তারপর এই ধাপগুলো ফলো করুন।

1. ডান পাশে email account সিলেক্ট করুন যা আপনি ব্যবহার করতে চান যদি একাধিক ঠিকানা সেট আপ থাকে। মনে রাখবেন, আপনি একাধিক অ্যাকাউন্টের জন্য একাধিক সিগনেচার তৈরি করতে পারেন।
2. New-এ ক্লিক করুন, যা একমাত্র অ্যাকসেসযোগ্য বাটন হওয়া উচিত যদি অন্য কোনো সিগনেচার না থাকে।
3. আপনার সিগনেচারকে একটি নাম দিন। এটি ততটাই গুরুত্বপূর্ণ এবং সুবিধাজনক যদি আপনি একাধিক সিগনেচার সেট আপ করার পরিকল্পনা করেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নতুন মেসেজ এবং রিপ্লাই বা অফিস-ইন এবং অফিস-আউট মেসেজের জন্য আলাদা সিগনেচার রাখতে চাইতে পারেন। তাই, একটি অর্থবহ নাম ব্যবহার করার চেষ্টা করুন যা আপনি এক নজরে চেনে যাবেন।
4. ফিনিশ করলে OK-এ ক্লিক করুন।

সিগনেচার ফরম্যাট করার পদ্ধতি

এখন আসে মজার অংশ, টেক্সট এডিটরে একটি দারুণ ইমেল সিগনেচার তৈরি করা। অবশ্য, আপনি এটিকে সিম্পল রাখতে পারেন শুধু আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য দিয়ে। কিন্তু আপনি উপলব্ধ টুলস ব্যবহার করে ফন্ট স্টাইল এবং সাইজ পরিবর্তন করতে পারেন, টেক্সট ফরম্যাট করতে পারেন, এর রঙ পরিবর্তন করতে পারেন, এবং এটিকে বাম, ডান, বা giữaে অ্যালাইন করতে পারেন।

আপনি যদি এডজাস্টমেন্ট করতে চান, তবে আপনি টাইপ করার আগে বা পরে টুলস ব্যবহার করতে পারেন। তবে, সবচেয়ে সহজ হল প্রথমে আপনার সিগনেচার টাইপ করা Email Signature টেক্সট বক্সে এবং তারপর পরিবর্তন করা।

টেক্সট সাজান

টাইপ করার পর টেক্সট পরিবর্তন করতে, শুধু টেক্সট সিলেক্ট করুন এবং ফন্ট স্টাইল, সাইজ, ফরম্যাটিং, বা রঙে পরিবর্তন আনুন। উদাহরণস্বরূপ, হয়তো আপনি চান আপনার নাম বড় এবং একটি শালীন ফন্টে দেখাবে। অথবা হয়তো আপনি চান আপনার ব্যবসায়িক নাম এবং ফোন নম্বর আপনার কোম্পানির রঙে প্রদর্শিত হবে।

একটি লিংক যোগ করুন

আউटलুক ডেস্কটপে আপনার সিগনেচার তৈরি করার একটি সুন্দর ফিচার হল যদি আপনি একটি ওয়েবসাইটের লিংক যোগ করতে চান, তবে অ্যাপ্লিকেশনটি আপনার জন্য αυτόম্যাটিক্যালি করে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি "www." টাইপ করে শুরু করেন এবং তারপর বাকি URL, যখন আপনি Enter কী টিপবেন, টেক্সটটি সাইটের সাথে লিংক হয়ে যাবে।

বিকল্পভাবে, আপনি নিজে টেক্সট লিংক করতে পারেন এবং Hyperlink বাটন ব্যবহার করে আলাদা ভাষা ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে যেকোনো টেক্সট কম্পোজ করতে দেয় এবং সেটি লিংক করতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো চান আপনার কোম্পানির নাম যেন যেন আছে কিন্তু সেটি কোম্পানির ওয়েবসাইটের সাথে লিংক করা।

এটি করতে, এই ধাপগুলো ফলো করুন:

1. টেক্সট সিলেক্ট করুন এবং এডিটরের উপরে Hyperlink বাটনে ক্লিক করুন।
2. Link To-এর অধীনে নিশ্চিত করুন যে Existing File or Web Page সিলেক্টেড।
3. শীর্ষে ডিসপ্লে করার টেক্সট কনফার্ম করুন এবং তারপর Address ফিল্ডে URL লিখুন।
4. OK-এ ক্লিক করুন এবং আপনি সেট।

আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি সেই একই বক্সে একটি ইমেলও লিংক করতে পারেন, যা আপনার ইমেল ঠিকানা ফরম্যাট করার আরেকটি সুবিধাজনক উপায়। আপনি এমনকি একটি সাবজেক্ট লাইনও অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন যাতে আপনি জানেন মেসেজটি ইমেলে আপনার ঠিকানাটি ক্লিক করে এসেছে। শুধু মনে রাখবেন, ব্যবহারকারী সম্ভবত তাদের নিজের অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে সাবজেক্ট লাইন পরিবর্তন করতে পারেন।

একটি ইমেজ ইনসার্ট করুন

আপনার সিগনেচারকে আউটস্ট্যান্ডিং করার আরেকটি চমৎকার উপায় হল একটি ইমেজ ইনসার্ট করা। এর সবচেয়ে সাধারণ ব্যবহার হল আপনার কোম্পানির লোগো। এবং অনেক ব্যবসায় আসলে তাদের লোগো আপনার সিগনেচারে থাকতে চায়। যাইহোক, এটি যোগ করা লিংক যোগ করার মতো সহজ।

আপনার কーソরকে আপনার সিগনেচারে সেই জায়গায় নিয়ে যান যেখানে আপনি ইমেজটি চান এবং Image বাটনে ক্লিক করুন। পপ-আপ উইন্ডোতে আপনার ফাইল ব্রাউজ করুন, সিলেক্ট করুন, এবং Insert হিট করুন। এটিই, আউटलুক আপনার ইমেজ আপনার সিগনেচারে ইনসার্ট করে।

আপনি যদি ইমেজ ইনসার্ট করার পর বুঝতে পারেন যে এটিকে কিছু ফরম্যাটিং দরকার, তবে আপনি সেটিও করতে পারেন। শুধু ইমেজে ডাবল-ক্লিক করুন ফরম্যাটিং উইন্ডো খোলার জন্য। তারপর, আপনি আকার বা রঙ এবং লাইন এডজাস্ট করতে পারেন, সেইসাথে অল্টারনেট টেক্সট লিখতে পারেন এবং ইমেজ ক্রপ করতে পারেন।

আপনার সিগনেচারে একটি ইমেজ ফরম্যাট করার আরেকটি চমৎকার উপায় হল সেটি লিংক করা। এইভাবে, আপনার প্রাপক শুধু লোগোতে ক্লিক করে সরাসরি আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইটে যেতে পারেন। এটি করতে, উপরের ধাপগুলো ফলো করে ইমেজ যোগ করুন এবং লিংক ইনসার্ট করুন।

একটি বিজনেস কার্ড অন্তর্ভুক্ত করুন

অন্য ফরম্যাটিং টুলস만큼 সাধারণ না হলেও, বিজনেস কার্ড যোগ করার অপশন উপলব্ধ। শুধু আপনার কーソর যেখানে চান সেটি রাখুন, Business Card বাটনে ক্লিক করুন, Look in ড্রপডাউন বক্সে লোকেশন সিলেক্ট করুন, এবং OK-এ ক্লিক করুন।

আপনার যদি একটি সেভ করা বিজনেস কার্ড থাকে যেটি আপনার নাম, জব টাইটেল, এবং কোম্পানির নাম অন্তর্ভুক্ত করে, তবে এটি সেই ডিটেইলগুলো দ্রুত যোগ করার একটি সুবিধাজনক উপায়।

সিগনেচার কনফিগার করার পদ্ধতি

এখন আপনার যা করতে হবে সেটি হল সিদ্ধান্ত নেওয়া এটি কখন ব্যবহার করা উচিত। আপনি ইতিমধ্যে ইমেল ঠিকানা বেছে নিয়েছেন এটিকে আট্যাচ করার জন্য, কিন্তু আরও আছে। আপনি সিগনেচারটি নতুন মেসেজের জন্য, রিপ্লাই এবং ফরওয়ার্ডের জন্য, বা উভয়ের জন্য ব্যবহার করতে পারেন। এবং, আপনি প্রতিটির জন্য আলাদা সিগনেচার তৈরি করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনার যদি একটি সিগনেচার থাকে যা আপনার নামের সাথে অনেক ডিটেইল অন্তর্ভুক্ত করে, তবে আপনি হয়তো সেটি সব দিয়ে নিতে চান না আপনি শুধু রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করছেন। সেই সময়, আপনি হয়তো শুধু একটি সিম্পল "ধন্যবাদ" আপনার প্রথম নামের সাথে চান।

তাহলে, আপনি আপনার নতুন ইমেল সিগনেচারের নামটি New messages এলাকায় রাখবেন এবং তারপর আরেকটি নতুন সিগনেচার তৈরি করবেন এবং এর নাম সিলেক্ট করবেন Replies/forwards বক্সে। আউटलুক ডিফল্টভাবে এগুলো আপনার ইমেলে ইনসার্ট করবে কিন্তু আপনি পাঠানোর আগে সেগুলো পরিবর্তন করতে পারেন।

আউटलুকে ভিন্ন সিগনেচার ব্যবহার করার পদ্ধতি

এখন যেহেতু আপনার ডিফল্ট সিগনেচারগুলো সেট হয়েছে, আপনাকে কম্পোজ, রিপ্লাই, বা ফরওয়ার্ড করার সময় সেগুলো ইনসার্ট করার চিন্তা করতে হবে না। কিন্তু আপনি যদি সেই ইমেলে একটি ভিন্ন সিগনেচার ব্যবহার করতে চান?

নতুন মেসেজ উইন্ডোতে, Insert ট্যাবে ক্লিক করুন। তারপর, Signatures ড্রপডাউন বক্স সিলেক্ট করুন এবং আপনি যে সিগনেচারটি ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিন। আপনি তখন আপনার পছন্দটি আপনার ইমেলে পপ করে যাবে ডিফল্টটি প্রতিস্থাপন করে।

আউटलুকে সিগনেচার পরিবর্তন করার পদ্ধতি

আপনার সব সিগনেচার সেট আপ হয়ে থাকতে পারে, কিন্তু আপনি বুঝতে পারেন আপনাকে একটি পরিবর্তন করতে হবে। একটি বিদ্যমান সিগনেচার কীভাবে এডিট করবেন? এটি তৈরি করার মতো সহজ।

একবার আবার সিগনেচার সেট আপ উইন্ডো অ্যাক্সেস করুন File > Options > Mail ক্লিক করে। অথবা ইমেল কম্পোজিশন স্ক্রিনে, Insert ট্যাব, Signatures ড্রপ-ডাউন বক্স, এবং Signatures বেছে নিন।

তারপর, Select signature to edit বক্সে সিগনেচারের নাম বেছে নিন। এডিটরে আপনার পরিবর্তন করুন এবং তারপর Save-এ ক্লিক করুন।

আপনি এই এলাকা থেকে আপনার সিগনেচার রিনেমও করতে পারেন যদি দরকার হয়। Rename-এ ক্লিক করুন, একটি নতুন নাম দিন, এবং Save-এ ক্লিক করুন।

সিগনেচার শুধু ব্যবসায়িক ইমেলের জন্য নয়

আপনি হয়তো এমন পরিস্থিতিতে আছেন যেখানে আপনার কোম্পানির ইমেল সিগনেচার এবং ফরম্যাটিং-এ কঠোর নিয়ম আছে। অথবা আপনি শুধু পেশাদার কারণlardan আপনার সিগনেচারগুলো সিম্পল রাখতে পছন্দ করেন। কিন্তু ইমেল সিগনেচার শুধু ব্যবসায়িক এবং আউटलুক যা অফার করে সেটি ব্যবহার করে, আপনি আপনার ব্যক্তিগত ইমেলকে মজাদার ও সৃজনশীল করতে পারেন।

এখানে কয়েকটি সাজেশন।

বন্ধু ও পরিবারের পাঠানো ইমেলে হলিডে চিয়ার যোগ করুন। আপনি একটি কিউট হলিডে ইমেজ পপ ইন করতে পারেন, একটি চিয়ারফুল ক্লোজিং যোগ করতে পারেন, এবং আপনার সিগনেচারকে ফেস্টিভ রঙ দিয়ে সাজাতে পারেন।

একটি কোটের সাথে মোটিভেশন, ইনস্পিরেশন, বা পুরনো হিউমার যোগ করুন। আপনি আউटलুকের ফরম্যাটিং টুলস দিয়ে যেকোনো শব্দকে ফ্যান্সি বা ফানি করতে পারেন।

ফুটবল, বাস্কেটবল, বা বেসবল সিজনে আপনার টিম স্পিরিট দেখান। আপনি আপনার প্রিয় টিমের একটি ফটো ইনসার্ট করতে পারেন, এটিকে তাদের অফিসিয়াল ওয়েবসাইটের সাথে লিংক করতে পারেন, এবং টিম রঙ ব্যবহার করে একটি কুল ইফেক্ট তৈরি করতে পারেন।

আরও অপশনের জন্য, এই ইমেল সিগনেচার জেনারেটরগুলো দেখুন আপনার ইমেলকে আউটস্ট্যান্ডিং করতে।

আপনার অনলাইন আউटलুক সিগনেচার

আপনি যদি কখনো কখনো আপনার আউटलুক অ্যাকাউন্ট ওয়েবে এক্সেস করেন, তবে আপনি সেখানে ডিফল্ট সিগনেচারও যোগ করতে পারেন। হ্যাঁ, ওয়েবে আউटलুক ডেস্কটপে আউटलুকের মতো একদম নয়, কিন্তু এটি একটা জিনিস যা উভয়ে শেয়ার করা হয়। আউटलুক, হটমেইল, এবং মাইক্রোসফ্টের ইমেল সার্ভিসের পার্থক্য সম্পর্কে আরও জানুন।

1. উপরের ডানদিকে গিয়ার আইকন-এ ক্লিক করুন আপনার সেটিংস খোলার জন্য।
2. নিচে View All Outlook Settings সিলেক্ট করুন।
3. বামে Mail বেছে নিন এবং তারপর Compose and reply।

যদিও আপনি বর্তমানে শুধু একটি সিগনেচার তৈরি ও ব্যবহার করতে পারেন ওয়েব সাইটে, তবে আপনি এখনও এটিকে ফরম্যাট করতে পারেন, ইমেজ এবং লিংক যোগ করতে পারেন, এবং মেসেজ টাইপ অনুযায়ী কনফিগার করতে পারেন।

আপনার আউटलুক ইমেল সিগনেচার তৈরি করার জন্য সময় নিন

ব্যবসায়িক ইমেলের জন্য, সিগনেচারগুলো সিম্পল, আকর্ষণীয়, এবং উপযোগী হতে পারে একই সাথে। এগুলো আপনার প্রাপকদের আপনার যোগাযোগের তথ্য দেখার এবং আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইট ভিজিট করার একটি সহজ উপায় দেয়। ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য, সিগনেচারগুলো অনন্য, মজাদার, এবং মনোরঞ্জনকর হতে পারে। এগুলো ব্যক্তিত্ব এবং স্পিরিট দেখাতে পারে।

তাই আপনার আউटलুক ইমেল সিগনেচার তৈরি করার জন্য সময় নেওয়া সবসময় ارزشপূর্ণ।

আপনার ব্যবসায়িক সিগনেচারের সাথে কিছু আরো সাহায্য দরকার হলে, পারফেক্ট প্রফেশনাল ইমেল সিগনেচার তৈরির আমাদের টিপস চেক করুন।