আপনি যদি সব বা অধিকাংশ ইমেইল একইভাবে সাইন করেন, তবে ইমেইল সিগনেচার তৈরি করতে পারেন। এটি ব্যবসায়িক যোগাযোগে প্রফেশনালিজম প্রদর্শন করে এবং ডিজিটাল বিজনেস কার্ডের মত কাজ করে। সুন্দর ডিজাইন করা সিগনেচার ব্যবসা, ওয়েবসাইট, ব্লগ বা বই প্রমোশনের টুলও হতে পারে।
আমরা আগে Outlook ডেস্কটপে সিগনেচার যোগ করার পদ্ধতি আলোচনা করেছি। কিন্তু Microsoft Outlook Web App (Office 365) ব্যবহার করলে? এই আর্টিকেলে Office 365-এ Outlook Web App-এ সিগনেচার যোগ, ইনসার্ট ও চেঞ্জ করার পদ্ধতি দেখাব।
স্টেপ ১: Microsoft Office 365-এ লগইন করুন
Microsoft Office সাইটে গিয়ে পারসোনাল Microsoft একাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন। অথবা বিজনেস/স্কুল একাউন্ট দিয়ে লগইন করুন।
তারপর Apps এর অধীনে Outlook ক্লিক করুন।
স্টেপ ২: Microsoft Outlook সেটিংস খুলুন
উপরের ডান কোণে Settings গিয়ার আইকন ক্লিক করুন।
তারপর Settings পেনের নিচে View all Outlook settings ক্লিক করুন।
স্টেপ ৩: সেটিংসে ইমেইল সিগনেচার অ্যাক্সেস করুন
Settings স্ক্রিনে বাম প্যানেলে Mail ক্লিক করুন। মাঝের প্যানেলে Compose and reply ক্লিক করুন।
স্টেপ ৪: আপনার ইমেইল সিগনেচার ফরম্যাট করুন
Email signature বক্সের উপরে টুলবার আছে যা দিয়ে সিগনেচার ফরম্যাট করতে পারবেন। টেক্সট বল্ড, ইট্যালিক, আন্ডারলাইন, সাইজ ও অ্যালাইনমেন্ট চেঞ্জ করা যায়।
টেস্ট করার সময় দেখলাম, টুলবার সিলেক্ট করা ফরম্যাটিং সিগনেচারের শুরুতে অ্যাপ্লাই করে, কার্সর যেকোনো জায়গায় থাকুক। তাই ফরম্যাট করা টেক্সট শুরুতে রাখে কপি-পেস্ট করে আপনার পছন্দের জায়গায় নিতে হতে পারে।
স্টেপ ৫: Office 365 ইমেইল সিগনেচার যোগ করুন
Email signature বক্সে আপনার পছন্দের টেক্সট লিখুন। কী লিখবেন না জানলে অনলাইন সিগনেচার জেনারেটর হেল্প করতে পারে।
Outlook Web App-এ সিগনেচারে ইমেজ ফাইল ইনসার্ট করা যায় না। কিন্তু অন্য প্রোগ্রাম থেকে ইমেজ কপি করে সিগনেচারে পেস্ট করা যায়। টেক্সট বা ইমেজ পেস্ট করলে কার্সরের জায়গায় যায়, ফরম্যাটিংয়ের মত শুরুতে নয়।
বা বিনামূল্য সিগনেচার জেনারেটর অ্যাপ দিয়ে ডিজাইন করে এখানে পেস্ট করুন।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিগনেচার ইনক্লুড করার দুটি অপশন:
- নতুন সব মেসেজে সিগনেচার থাকবে: Automatically include my signature on new messages that I compose বক্স চেক করুন।
- রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ডে সিগনেচার থাকবে: Automatically include my signature on messages I forward or reply to বক্স চেক করুন।
Outlook Web App-এ শুধু একটি সিগনেচার থাকতে পারে, তাই নতুন মেসেজ ও রিপ্লাই/ফরওয়ার্ডের জন্য একই সিগনেচার। ডেস্কটপ Outlook-এ রিপ্লাই ও নতুন মেসেজের জন্য আলাদা সিগনেচার রাখা যায়।
Save ক্লিক করে Compose and reply ডায়লগ বক্স বন্ধ করুন (উপরের ডান কোণে X)।
Outlook Web App ও ডেস্কটপ App দুটোই ব্যবহার করলে একে তৈরি সিগনেচার অন্যটিতে আসবে না। প্রতিটি অ্যাপে আলাদা করে তৈরি করতে হবে। Web App-এ শুধু একটি, ডেস্কটপে এক ডিফল্ট ও একাধিক অল্টারনেটিভ সিগনেচার রাখা যায়।
স্টেপ ৬: স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেইল সিগনেচার ইনসার্ট করুন
নতুন মেসেজে অটো-ইনসার্ট সিলেক্ট করলে New message ক্লিক করলে মেসেজ বডিতে আপনার সিগনেচার দেখা যাবে।
স্টেপ ৭: ম্যানুয়ালি ইমেইল সিগনেচার ইনসার্ট করুন
অটো-অ্যাড অফ করলে ইমেইলের টপ মেনু বাটন থেকে Insert Signature সিলেক্ট করে ম্যানুয়ালি যোগ করতে পারেন।
সিগনেচার মেসেজে ইনসার্ট হবে এবং কার্সর মেসেজ বডির শুরুতে থাকবে। রিসিপিয়েন্ট ও সাবজেক্ট লাইন যোগ করা ভুলবেন না।
স্টেপ ৮: Office 365-এ Outlook ইমেইল সিগনেচার চেঞ্জ করুন
Outlook Web App-এ সিগনেচার চেঞ্জ করতে সেটিংসের Compose and reply স্ক্রিনে যেন Email signature বক্সের কন্টেন্ট চেঞ্জ করুন।
পরিবর্তিত সিগনেচার এই পয়н্ট থেকে সব নতুন ইমেইল, রিপ্লাই, ফরওয়ার্ডে দেখাবে।
ইমেইল সিগনেচার দিয়ে প্রফেশনালি কমিউনিকেশন করুন
ইমেইল সিগনেচার দিয়ে সহজে দ্রুত ভালো পারসোনাল বা প্রফেশনাল 임প্রেশন তৈরি করা যায়। শুধু সিগনেচার দিয়ে ভুল ইমপ্রেশন দিয়ে দেবেন না।
