বেশিরাগ ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার একটি অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে পাঠানো বা প্রাপ্ত করা যাবে সর্বোচ্চ ইমেইল সাইজ সীমাবদ্ধ করে রাখে। কিন্তু এটি আসলে একটি প্রয়োজনীয় সীমাবদ্ধতা — অন্যথায় বড় আকারের ইমেইল들 দ্বারা সহজেই শোষিত হতে পারে।
যদি আপনি প্রাপকের সর্বোচ্চ লিমিট ছাড়িয়ে একটি ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করেন, তবে এটি বাউন্স করবে এবং আপনার মেইলবক্সে একটি এরর ফিরে আসবে। আউটলুক ২০ এমবির চেয়ে বড় আট্যাচমেন্ট সহ ইমেইল পাঠাতে অস্বীকৃতি দেয়। এটি অসুবিধাজনক, কারণ অধিকাংশ ইমেইল সার্ভার ২৫ এমবি বা তার বেশি আকারের ইমেইল পাঠানোর অনুমতি দেয়। যাইহোক, আউটলuks-এ ২০ এমবির চেয়ে বড় মেসেজ পাঠানোর উপায় আছে, যতক্ষণ না আপনার ইমেইল প্রোভাইডার এটি গ্রহণ করে।
আউটলuks-এ ২০ এমবির চেয়ে বড় ফাইল পাঠানোর চেষ্টা করলে আপনাকে "দ্য আট্যাচমেন্ট সাইজ এক্সিডস দ্য অ্যালোয়ারেবল লিমিট" বা "দ্য ফাইল ইউ আর আট্যাচিং ইজ বিগার দ্যান দ্য সার্ভার অ্যালাউজ" এরকম মেসেজ দেখাবে।
এই পরিস্থিতিতে এই সমস্যা সমাধানের кільティ উপায় রয়েছে। একটি উপায় হলো বড় আট্যাচমেন্টগুলো ক্লাউড ড্রাইভে আপলোড করে শুধু লিংকটি ইমেইল মাধ্যমে পাঠানো। ক্লাউড সার্ভারগুলো আপনাকে ১৫ জিবি পর্যন্ত ফাইল বিনামূল্যে আপলোড করার সুবিধা দেয়।
একটি আরওÉlite সমাধান হবে আউটলুক-এর ডিফল্ট আট্যাচমেন্ট লিমিট বাড়িয়ে ইমেইল সার্ভারের ডিফল্ট সাইজের সাথে মিলিয়ে দেওয়া। জিমেইল এবং কিছু অন্য প্রোভাইডারের জন্য এটি বড় উন্নতি আনবে না, কিন্তু আপনি যদি সেলফ-হোস্টেড ইমেইল সার্ভার বা এক্সচেঞ্জ ব্যবহার করেন, তবে অনেক বেশি সাইজ পর্যন্ত যেতে পারেন।
নিচে আউটলuks-এ বড় ফাইল পাঠানোর পদ্ধতিগুলোর একটি সংকলন দেওয়া আছে। এক নজর দিন!
পদ্ধতি ১: রেজিস্ট্রি এডিটরে আট্যাচমেন্ট সাইজ লিমিট পরিবর্তন
নিচের গাইডটি দেখাবে কীভাবে রেজিস্ট্রি এডিট করে আপনার আউটলুক বড় আট্যাচমেন্ট অনুমতি দেবে। আমরা রেজিস্ট্রি এডিটর ব্যবহার করে MaximumAttachmentSize প্যারামিটারটি পরিবর্তন করব। ধাপগুলো নিচে:
- Win কী + R চাপুন Run ডায়লগ বক্স খুলতে। Open:-এর পাশের বক্সে "regedit" লিখে OK চাপুন।
- উইন্ডোজ সংস্করণের উপর নির্ভর করে একটি User Account Control বক্স আসতে পারে। এগিয়ে যেতে Yes ক্লিক করুন।
- Registry Editor খুললে আপনার আউটলুক সংস্করণ অনুযায়ী নিচের পাথগুলো অনুসরণ করে Preferences ফোল্ডারে যান:
- আউটলুক ২০১৬: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Preferences
- আউটলুক ২০১৩: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preferences
- আউটলুক ২০১০: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \14.0 \ Outlook \ Preferences
- আউটলুক ২০০৭: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ Preferences
- Preferences ফোল্ডারে একবার ক্লিক করে সিলেক্ট করুন। ফোল্ডার সিলেক্টেড থাকতে New > DWord (32-bit) Value-এ যান।
- এখন Decimal অপশন চেক করুন এবং Value data বক্সে আট্যাচমেন্ট সাইজ লিমিট কিলোবাইটে লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, ২৫ এমবি সেট করতে চাইলে 25600 লিখুন। সাবধানতা হিসেবে আউটলুক লিমিটটি সার্ভার লিমিট থেকে কমপক্ষে ৫০০ কিবি কম রাখুন।
দ্রষ্টব্য: Exchange ব্যবহার করলে MaximumAttachmentSize অ্যাকাউন্টের অনুমতিপ্রাপ্ত সাইজ থেকে বেশি সেট করবেন না। অন্যথায় মেসেজ পাঠাবে না। মান ০ রেখে দিবেন না, তাহলে সব ইমেইল অডেলিভারেবল হবে। - OK চাপুন এবং রেজিস্ট্রি এডিটর বন্ধ করুন।
- আউটলuks-এ পূর্বের অনুমতিপ্রাপ্ত সাইজের চেয়ে বড় আট্যাচমেন্ট সহ একটি ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করুন।
পদ্ধতি ২: Kutools দিয়ে ডিফল্ট সাইজ লিমিট পরিবর্তন
উপরোক্ত ধাপগুলো জটিল লাগলে, Kutools for Outlook ব্যবহার করলে আট্যাচমেন্ট সাইজ লিমিট পরিবর্তন করা অনেক সহজ। Kutools একটি আউটলুক অ্যাড-ইন যা আউটলুক-এর দৈনন্দিন কাজগুলো সহজ করে দেয়।
Kutools-এ একটি অতিরিক্ত সেটিংস সুইট আছে, যার মধ্যে একটি হলো 직관적인 উপায়ে Maximum Attachment Size পরিবর্তন করা। Kutools আউটলুক ২০১৬, ২০১৩, ২০১০ এবং অফিস ৩৬৫-এর সাথে কম্প্যাটিবল।
মনে রাখবেন, Kutools আপনাকে আপনার ইমেইল প্রোভাইডার দ্বারা নির্ধারিত লিমিটের চেয়ে বড় আট্যাচমেন্ট পাঠাতে দেবে না। এটি প্রথম পদ্ধতির মতোই কাজ করে, কিন্তু অনেক সহজে।
Kutools ব্যবহার করে ডিফল্ট Maximum Attachment Size পরিবর্তন করার গাইড নিচে:
Kutools অ্যাড-ইন দিয়ে Maximum Attachment Size পরিবর্তন
- আউটলুক সম্পূর্ণ বন্ধ করুন।
- এই লিংক থেকে Kutools for Outlook ডাউনলোড ও ইনস্টল করুন। এটি একটি বিশ্বস্ত লিংক, অনিশ্চিত জায়গা থেকে অ্যাড-ইন ডাউনলোড করবেন না।
- আউটলুক খুলুন এবং নতুন Kutools ট্যাবে ক্লিক করুন। একটি নতুন মেনু আসবে। সেখানে Options খুঁজে বের করে ডাবল ক্লিক করুন।
- এখন Others ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং Maximum Attachment Size-এর পাশের টেক্সট বক্সে আপনার ইচ্ছামতো লিমিট সাইজ লিখুন।
দ্রষ্টব্য: মান কিলোবাইটে দিন। আপনার ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডারের লিমিটের নিচে রাখুন। মান ০ দিবেন না, তাহলে আউটলুক আট্যাচমেন্ট পাঠাতে পারবে না। - OK চাপুন এবং আউটলুক রিস্টার্ট করুন যাতে পরিবর্তনগুলো কার্যকর হয়।
পদ্ধতি ৩: ইমেইল কম্প্রেশন টুলস ব্যবহার
আপনি যদি একটি আরও Élite সমাধান খুঁজেন, তবে আউটলuks-এ বড় আট্যাচমেন্ট পাঠানোর সেরা উপায় হলো ইমেইল কম্প্রেশন টুলস ব্যবহার করা। এ ধরনের টুল আপনার ড্রাফটে ফাইল যোগ करते সাথে সাথে বড় ফাইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে কম্প্রেস করে দেয়। একাধিক টুল পরীক্ষা করার পর আমরা WinZip Express-কে ফিচার করেছি কারণ এটি অধিকাংশ আউটলুক সংস্করণের সাথে seamless integration রাখে এবং অত্যন্ত নির্ভরযোগ্য।
WinZip Express আপনার আট্যাচমেন্টকে জিপ ফাইলে কম্প্রেস করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লাউডে আপলোড করে দেয়। তারপর আট্যাচমেন্টটিকে একটি সক্ষম ডাউনলোড লিংক দিয়ে প্রতিস্থাপন করে। এটি আপনার যে কোনো ইমেইল আট্যাচমেন্ট সাইজ লিমিট বাইপাস করতে সাহায্য করে। এছাড়া এনক্রিপশন ব্যবহার করে অতিরিক্ত নিরাপত্তা প্রদান করে।
WinZip Express আউটলুক ২০১৩, ২০১০ এবং ২০০৭-এর সাথে কম্প্যাটিবল। এখান থেকে বিনামূল্যে ইনস্টল করুন। ইনস্টল হলে আউটলুক খোলার সাথে সাথে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হবে। মেনুবারে WinZip Express গ্রুপ আছে কিনা চেক করে নিশ্চিত হন।
Use Cloud Services মেনুতে যেয়ে নির্ধারণ করুন বড় আট্যাচমেন্টের জন্য কোন ক্লাউড সার্ভিস ব্যবহার করবেন। আপনি সেন্ড চাপার সাথে সাথে WinZip Express চেক করবে আট্যাচমেন্ট ডিফল্ট সাইজ লিমিট ছাড়িয়েছে কিনা। যদি সাইজ কম হয়, তবে এটি কম্প্রেস করে পূর্বনির্বাচিত ক্লাউড স্টোরেজে আপলোড করবে। শেষে আট্যাচমেন্টটিকে একটি Élite ডাউনলোড লিংক দিয়ে প্রতিস্থাপন করবে।
