দক্ষতা মানে সঠিক সময়ে কাজ করা, যা অটোমেট করা যায় সেটি অটোমেট করা, এবং একবারে সেগুলো প্রক্রিয়া করা। আপনি যদি কার্যকর হন, তবে আপনি কিছু সঠিক করছেন। তাই আপনার ইমেল ফিল্টার এবং শিডিউল ইমেল টাইম ব্যবহার করা উচিত। একটি ট্রিক হলো আপনি যেসব ইমেল বারবার লিখেন সেগুলোর জন্য ক্যানড রেসপন্স প্রস্তুত রাখা।
আপনার অনুপ্রেরণার জন্য একটি তালিকা।
সিজনস গ্রিটিংস, জন্মদিনের শুভেচ্ছা ও অন্যান্য বিশেষ अवसर
মERRY Christmas, Happy New Year, Happy Easter, এবং আপনকেও জন্মদিনের শুভকামনা। বার্ষিক শুভেচ্ছা পাঠাতে হলে, আপনি সম্ভবত একই কথা বারবার বলেন, যেন একটি ভাঙা রেকর্ড। আপনি কি তাদের প্রশংসা করেন যারা অন্যদের মত না হলে সেদিন লিখতে পারে? মুল শুভেচ্ছা আরও মেমorable এবং meaningful কারণ লেখক সেটি প্রস্তুত করার সময় চিন্তা করেছেন।
এটার ক্যানড রেসপন্সের সাথে কী সম্পর্ক? সবাই সবসময় সৃজনশীল হয় না, কিন্তু প্রায় সব কিছু কপি করা হয়। কিছু সময় বাদ দিন আপনার পছন্দের শুভেচ্ছা সংগ্রহ করতে, কিছু নিজে লিখুন, এবং সেগুলো যথাযথ ইমেল টেমপ্লেটে কপি করুন। আপনি যখন কারো মুল শুভেচ্ছা দেখেন, সেটি আপনার বাড়তে থাকা তালিকায় যোগ করুন এবং কে অনুপ্রাণিত করলো সেটি নোট করুন। নোট করুন যে ইমেল টেমপ্লেট শুধু টেক্সটে সীমাবদ্ধ নয়। আপনি বিশেষ অনুষ্ঠানের জন্য GIF বা লিংকও সংগ্রহ করতে পারেন।
শুভেচ্ছা পাঠাতে হলে, আপনি আপনার সংগ্রহে ডুবিয়ে যেতে পারেন আইডিয়ার জন্য। আপনি যখন সৃজনশীল মনে করছেন, তখন সেখানে বিল্ড আপ করুন বা কিছু নতুন যোগ করুন। আপনি যখন সময় সংকটে আছেন, তখন তালিকা থেকে একটি ভালো শুভেচ্ছা কপি-পেস্ট করুন এবং এগিয়ে যান।
সিগনেচার
বেশির ভাগ ইমেল প্রোগ্রাম আপনাকে ভিন্ন "সেন্ড ফ্রোম" ইমেল ঠিকানার জন্য আলাদা সিগনেচার সেট আপ করতে দেয়। কিন্তু যদি আপনি অনেক ভূমিকা পালন করেন এবং শুধু একটি ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করেন? ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করে একাধিক ইমেল সিগনেচারের মধ্যে স্যুইচ করার চেষ্টা করুন। আপনার কন্ট্যাক্টরা আপনার সিগনেচার থেকে বিরক্ত হবেন না যদি আপনি সব উদ্দেশ্যের মেসেজ বা আপনার প্রিয় উক্তির একটি সেটের মাধ্যমে সাইকেল করেন। সেটি তবই যদি আপনি থার্ড পার্টি সিগনেচার টুলসের ওপর নির্ভর করতে না চান যা উক্তির সাথে আপনার সিগনেচার কাস্টমাইজ করে। শুধু নিশ্চিত করুন আপনার ইমেল সিগনেচার সঠিক ছাপ ফেলে।
পুনরাবৃত্তি ব্যবসায়িক ইমেল
আপনি যদি একই জিনিস বারবার ব্যাখ্যা করেন বা একই তথ্য শেয়ার করেন, তবে আপনার টেমপ্লেট সেট আপ করে ক্যানড রেসপন্স হিসেবে সংরক্ষণ করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি অনলাইনে জিনিস বিক্রি করেন এবং একই প্রশ্ন বারবার পান, তবে আপনি একটি FAQ সেট আপ করতে পারেন এবং নতুন প্রশ্নের উত্তর যোগ করতে পারেন। কিন্তু দীর্ঘমেয়াদে, একটি ওয়েব-ভিত্তিক FAQ পেজ সেট আপ করে তার URL ক্যানড রেসপন্সে যোগ করা বুদ্ধিমানের কাজ। আপনি সময়ের সাথে আপনার টেমপ্লেট পারফেক্ট করতে পারেন এবং প্রতিটি ব্যবহার için কাস্টমাইজ করতে পারেন যাতে সেগুলো আরও ব্যক্তিগত মনে হয়।
স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া
ম্যানুয়ালি পাঠানো টেমপ্লেটের চেয়ে কুল হলো যা অটোমেটিক্যালি পাঠানো যায়। আমরা আপনাকে থান্ডারবার্ডে অটো রেসপন্স সেট আপ করা এবং জিমেইল ফিল্টারের সাথে অটোমেটিক ইমেল রেসপন্স তৈরি করা দেখিয়েছি। এবং আপনি অধিকাংশ অন্যান্য ইমেল প্রোগ্রামে এই ফিচার পাবেন।
একটি সুন্দর ট্রিক হলো অটো-রেসপন্স ট্রিগার করা যে আলিআসের মাধ্যমে ইমেল আসছে সেটির ওপর ভিত্তি করে। আপনি এতে তথ্য সংরক্ষণ ও অ্যাক্সেস করতে পারেন; আপনি আপনার পার্টনারের সাথে বর্তমান গ্রোসারি লিস্টও শেয়ার করতে পারেন।
কি আপনি ক্যানড রেসপন্স আপত্তিযোগ্য মনে করেন?
ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করার জন্য বुरা মনে করবেন না এবং কেউ করলে তাকে দোষ দেবেন না। এটি আপনার সময় সঠিক ব্যবহার করার একটি উপায়। জীবনে ইমেল লিখার চেয়ে আরও সুন্দর জিনিস আছে।
একটি শান্ত দিনে কিছু সময় বিনিয়োগ করুন। আপনার সেন্ট ফোল্ডার স্ক্যান করুন পুনরাবৃত্তি কন্টেন্টের জন্য। আপনার ক্যানড রেসপন্স প্রস্তুত করুন, এবং নতুন কন্টেন্ট পাওয়ার সাথে সেট আপ করুন। আপনি যখন একটি ক্যানড রেসপন্স ব্যবহার করেন, মনে রাখুন এটিতে একটি ব্যক্তিগত স্পর্শ দিন। আসলে, আপনি স্ক্রিনের ওপার দিকের মানুষের প্রতি যত্নশীল, ঠিক না?
