কার্যকর যোগাযোগ ওয়ার্কপ্লেসে গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু কখনো কখনো এটি বিভ্রান্তিকারক হয়ে যেতে পারে যখন আপনি ফোকাস করতে চান। সহজেই মনে হয় আমাদের যেকোনো ইমেল বা মেসেজের তাত্ক্ষণিক রেসপন্স দিতে হবে, যা কখনো কখনো একটি পূর্ণ কথোপকথনে রূপ নেয় যা আপনার আসলেই সময় নেই।
এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে আপনি আপনার যোগাযোগ টাইম-ব্লক করে আপনার হাতের কাজে ফোকাসড থাকতে পারেন।
১. আপনার ইনবক্স টাইম-ব্লকিং (Time Blocking Your Inbox)
আপনি যদি প্রতিবার ইমেল পেলে ইনবক্সে ক্লিক করেন, তবে আপনি অনেক কিছু করতে পারবেন না। আপনি শুধু হাতের কাজ থেকে সময় নিচ্ছেন ইমেল পড়তে এবং সম্ভবত রেসপন্ড করতে, কিন্তু এটি আপনাকে রি-ফোকাস করার জন্যও সময় নেয়।
আপনি টাইম ব্লকিং চেষ্টা করতে পারেন।
ইনবক্স টাইম-ব্লক করার কনসেপ্ট হচ্ছে শুধু দিন भर নির্দিষ্ট টাইম স্লটে আপনার ইমেল চেক করা। এইভাবে, আপনি একটি প্রশস্ত সময় হাতের কাজে ফোকাস করতে পারেন ন্যূনতম বাধায়।
আপনি হয়তো এখনও সেন্ডার এবং সাবজেক্ট লাইন নোটিফিকেশনে দৃষ্টি রাখতে চান যাতে কিছু গুরুত্বপূর্ণ মিস না হয়, কিন্তু আপনি একশন নিচ্ছেন না এবং ইনবক্সে ঝাঁপাচ্ছেন না। আপনার মন হাতের কাজে থাকে কারণ আপনি জানেন আপনি পরে ইমেলটি দেখবেন — যতক্ষণ না এটি জরুরি, এবং আপনাকে সেটার দিকে দৃষ্টি দিতে হয়।
আপনি যেহেতু ইমেল খোলা এবং তাত্ক্ষণিক রেসপন্ড না করার অভ্যাস অনুভব করবেন, আপনার ক্লায়েন্ট বা সহকর্মীরা ও এটাকে অভ্যস্ত হয়ে যাবেন। আসলে, আপনি আরও ভালো রেসপন্স দিতে পারেন কারণ আপনার ফোকাস যোগাযোগের ওপর থাকবে, আপনার কাজে ফিরে যাওয়ার ঘাবড়াহট নয়।
একটি সাজেশন হিসেবে, আপনি আপনার ইনবক্স ভিজিটের শুরুতে পুরনো মেসেজগুলো প্রথমে চেক করতে পারেন। যেটা ট্র্যাশ বা জাঙ্ক, সেটি সেটা দিয়ে নিন। যদি রেসপন্স দরকার না হয়, তবে যেকোনো অ্যাকশন আইটেম লিখে ফাইল করুন।
আপনি যদি সেন্ডারকে শুধু একটি কুইক রেসপন্স দরকার হয়, তবে আপনি যেহেতু সেখানে আছেন, উত্তর দিয়ে দিন, কিন্তু যদি তারা এমন উত্তর চান যেটা আপনার নির্ধারিত সময়ের চেয়ে বেশি সময় নেবে, তবে ইমেলটি ফ্ল্যাগ করুন বা একটি রিমাইন্ডার তৈরি করুন পরে রেসপন্ড করার জন্য। একটি লক্ষ্য মনে রাখুন ইনবক্সকে জিরো আনরিড মেসেজে রাখা এবং একই ইমেল দুবার ডিল না করা।
ইনবক্স টাইম-ব্লক করার সময়, আপনি টাইমিং এবং ফ্রিকোয়েন্সিও বিবেচনা করবেন। এটি ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে ভিন্ন হবে তাদের ইমেল ভলিউম, ভূমিকা, এবং শিডিউলের উপর ভিত্তি করে।
২. আপনার আউটবক্স টাইম-ব্লকিং (Time Blocking Your Outbox)
যে ইমেলগুলোর লম্বা রিপ্লাই দরকার, বা যেগুলো আপনাকে নিজে পাঠাতে হবে, সেগুলোর জন্য সময় ব্লক করুন বরং আপনার আউটবক্সে আপনার প্রোডাক্টিভ টাইমের বড় অংশ বিতর্ক করতে। এটি কিছু প্র্যাকটিস চায়, কিন্তু আপনি যদি আপনার ইমেলগুলোর সুনির্দিষ্ট হন, তবে আপনি সেগুলো লিখতে কম সময় খরচ করবেন।
প্রতিটি আউটবক্স সেশন শুরু করুন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো নিবটা করে এবং একবার সময় শেষ হলে, আপনার অন্যান্য কাজে ফোকাস করুন। শুধু আপনি কেউকে তাত্ক্ষণিক রিপ্লাই দিতে পারেন সেটাই মানে না আপনি সবসময় দিতে হবে। অবশ্যই, এক্সসেপশন আছে, কিন্তু নন-আর্জেন্ট মেসেজে রেসপন্ড করার জন্য ফোকাস ভাঙলে সেটা জমে ওঠে।
এছাড়া এটা বিবেচনাগ্রস্ত যে মেসেজটি কি রেসপন্স দরকারে আসে। সহজেই বাধ্যবোধ লাগে রেসপন্স দিতে, কিন্তু যদি সেন্ডার আপনার থেকে কিছু কনক্রিট asko না করে অথবা আপনার ইনপুট দরকার না হয়, তবে একটি সিম্পল ধন্যবাদ কাজ করে দেয় সেটা ডিপেন্ড করে কে পাঠিয়েছে।
আপনি যেকোনো ইমেল পেলে রেসপন্স দেবেন কিনা সেটা ওয়ার্কপ্লেস এটিকেট এবং আপনার সেন্ডারের সাথে সম্পর্কের বিষয়। কিছু লোক কোনো রেসপন্স না পাওয়া পছন্দ করে দু শব্দের ধন্যবাদ মেসেজ খোলার চেয়ে, অন্যদের নোটটি প্রিয় করতে পারে।
৩. আপনার মেসেজগুলো টাইমআউটে রাখুন (Putting Your Messages on Timeout)
মেসেজগুলো ইমেলের চেয়ে অনেক কম সময় নেয় পড়তে এবং রেসপন্ড করতে — বিশেষ করে যেহেতু এক শব্দ বা একটি স্ট্র্যাটজিক ইমোজি বা GIF দিয়ে রেসপন্ড করা বেশি গ্রহণযোগ্য। যাইহোক, সেগুলোও জমে ওঠে।
আপনার মেসেঞ্জারকে একটি শিডিউলে রাখতে পারেন বাধা সীমাবদ্ধ করতে। মেসেজ টাইম-ব্লক করা ইমেল থেকে কিছুটা ভিন্ন কারণ সেগুলো এমন কিছু নয় যেটা রেসপন্ড করতে লম্বা সময় লাগে। বরং, আপনি আপনার টাস্কে ফোকাস করার জন্য সময় ব্লক করতে চান, এবং আপনার ইনকামিং মেসেজগুলো সেশন শেষ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে দিন।
আপনি যদি Slack ব্যবহার করেন, তবে আপনি একটি Slack স্ট্যাস দেখাতে পারেন আপনি ফোকাসড আছেন snooze 사용하는 পরিবর্তে যদি আপনি এখনও নোটিফিকেশনে চোখ রাখতে চান। যাইহোক, আপনি যদি snooze ব্যবহার করেন, তবে লোকরা মেসেজ পাঠাতে পারবেন আপনাকে জানাতে এটি আর্জেন্ট।
আপনি যদি আপনার সহকর্মীকে মেসেজ করেন, এবং আপনি একটি কথোপকথন দীর্ঘ হয়ে যাওয়া দেখেন, তবে আপনি আপনার সহকর্মীকে কল করার জন্য আহ্বান করতে পারেন স্পষ্টতা পাওয়ার জন্য, কারণ ফোনে কথা বলা দ্রুত হতে পারে।
৪. ইলেকট্রনিক কমিউনিকেশনের জন্য বাউন্ডারি সেট করা (Setting Boundaries for Electronic Communications)
প্রথম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, এটা সবার পছন্দের রিমাইন্ডার নয়, কিন্তু আপনি প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধি দেখবেন আপনি যদি আপনার পারসোনাল মেসেজ চেক করেন ব্রেক নেওয়ার সময় বা ডাউনটাইমে।
অ্যাপল এবং অ্যান্ড্রয়েড ফোন দুটোই অত্যন্ত কাস্টোমাইজেবল ফোকাস সেটিংস আছে যা আপনাকে সাহায্য করে, যখন আপনি Do Not Disturb অন করেন নির্দিষ্ট অ্যাপস সাইলেন্ট করতে। এইভাবে, আপনি সেই অ্যাপস এবং টেক্সট সাইলেন্ট করতে পারেন যা আপনি বিভ্রান্তিকারক পান, কিন্তু কল অন রেখে দিতে পারেন যদি কেউ আপনার কাছে পৌঁছাতে চান।
আপনার কম্পিউটারেও সেমিলার সেটিংস পাবেন। উদাহরণস্বরূপ, iOS-এ System Preferences (সিস্টেম প্রিফারেন্স)-এ Notifications (নোটিফিকেশন) প্যানেল আপনাকে Do Not Disturb শিডিউল করতে এবং অ্যাপস অন/অফ টগল করতে দেয়।
অবশ্যই, কিছু লোক এবং পরিস্থিতি আপনার তাত্ক্ষণিক দৃষ্টি চাইবে, কিন্তু কিছু জিনিস আপনার প্রোডাক্টিভিটি সেশন শেষ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে পারে। এটি ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে ভিন্ন হবে, কিন্তু আপনার নিজস্ব নিয়ম তৈরি করার চেষ্টা করুন কে এবং কী আপনাকে আপনার ফোকাস ভাঙতে দেবে।
আপনার বিভ্রান্তি সীমাবদ্ধ করুন (Limit Your Distractions)
প্রতিদিন আপনি যে পরিমাণে ইমেল এবং নোটিফিকেশন পান, সেটা ফোকাস করার সময় বিভ্রান্ত হওয়া সহজ। আপনি যদি এটা সাধারণ পান, তবে এই টিপসগুলো থেকে এক বা একাধিক চেষ্টা করুন দেখতে কী আপনার জন্য কাজ করে।
