কর্মক্ষেত্রে কার্যকর যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু আপনি যখন ফোকাস করার চেষ্টা করছেন তখন কখনও কখনও এটি একটি বিভ্রান্তি হয়ে উঠতে পারে। এটা ভাবা সহজ যে আমাদের প্রতিটি ইমেল বা বার্তার একটি তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দিতে হবে, যা কখনও কখনও একটি পূর্ণ কথোপকথনে পরিণত হয় যার জন্য আপনার সত্যিই সময় নেই৷
এই প্রবন্ধে, আমরা আপনাকে সাহায্য করব কীভাবে আপনি আপনার যোগাযোগকে সময়মতো ব্লক করতে পারেন যাতে আপনি হাতের কাজটিতে মনোনিবেশ করতে পারেন৷
1. সময় আপনার ইনবক্স ব্লক করা
আপনি যদি প্রতিবার একটি ইমেল পান তখন যদি আপনি ক্রমাগত আপনার ইনবক্সে ক্লিক করেন তবে আপনি খুব বেশি কিছু করতে যাচ্ছেন না। আপনি ইমেল পড়ার এবং সম্ভাব্যভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে যে কাজটি হাতের কাছে আছে তা থেকে শুধু সময়ই নিচ্ছেন না, তবে এটি পুনরায় ফোকাস করতেও সময় নেয়৷
আপনি একটি চেষ্টা ব্লক সময় দিতে চাইতে পারেন.
আপনার ইনবক্স অবরুদ্ধ করার পিছনের ধারণাটি হল সারা দিন ডেডিকেটেড টাইম স্লটের মধ্যে আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করা। এইভাবে, আপনি ন্যূনতম বাধা সহ একটি বর্ধিত সময়ের জন্য হাতের কাজটিতে ফোকাস করতে পারেন।
যদিও আপনি এখনও গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস না করার জন্য বিজ্ঞপ্তিতে প্রেরক এবং বিষয় লাইনের দিকে নজর দিতে চাইতে পারেন, আপনি পদক্ষেপ নিচ্ছেন না এবং এখনই আপনার ইনবক্সে চলে যাচ্ছেন। আপনার মন হাতের কাজটিতে থাকে কারণ আপনি জানেন যে আপনি পরে ইমেলটি পেতে যাচ্ছেন—যদি না, অবশ্যই, এটি জরুরী, এবং আপনাকে এটিতে মনোযোগ দিতে হবে৷
আপনি যেহেতু না খোলার এবং অবিলম্বে সাড়া না দেওয়ার রুটিনে অভ্যস্ত হয়ে গেছেন, আপনার ক্লায়েন্ট বা সহকর্মীরাও এতে অভ্যস্ত হয়ে যাবে। প্রকৃতপক্ষে, আপনি আরও ভাল প্রতিক্রিয়াও দিতে পারেন কারণ আপনার ফোকাস যোগাযোগের উপর থাকবে এবং আপনি যে আইটেমটিতে কাজ করছেন তাতে তাড়াহুড়ো করবেন না।
একটি পরামর্শ হিসাবে, আপনি প্রথমে পুরানো বার্তাগুলি পরীক্ষা করে আপনার ইনবক্সে প্রতিটি দর্শন শুরু করতে পারেন৷ ট্র্যাশ বা আবর্জনা যা কিছু, এখনই মোকাবেলা করুন। যদি এটির কোনো প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন না হয়, তাহলে কোনো অ্যাকশন আইটেম লিখে রাখুন এবং ফাইল করুন৷
৷যদি প্রেরকের শুধুমাত্র একটি দ্রুত প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয়, আপনি সেখানে থাকাকালীন তাদের উত্তরও দিতে পারেন, কিন্তু যদি তাদের এমন একটি উত্তরের প্রয়োজন হয় যা আপনি যে সময় আলাদা করে রেখেছেন তার চেয়ে বেশি সময় নেয়, তাহলে ইমেল ফ্ল্যাগ করুন বা ফিরে যাওয়ার জন্য একটি অনুস্মারক তৈরি করুন এটা পরে মনে রাখার একটি লক্ষ্য হল আপনার ইনবক্সকে অপঠিত বার্তাগুলিকে শূন্যে রাখা এবং একই ইমেলের সাথে দুবার ডিল করা এড়ানো।
সময় আপনার ইনবক্স ব্লক করার সময়, আপনি সময় এবং ফ্রিকোয়েন্সি বিবেচনা করতে চাইবেন। এটি তাদের ইমেল ভলিউম, তাদের কী ভূমিকা এবং তাদের সময়সূচীর উপর ভিত্তি করে ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে পরিবর্তিত হবে৷
2. সময় আপনার আউটবক্স ব্লক করা
যে ইমেলগুলির জন্য একটি দীর্ঘ উত্তর প্রয়োজন, বা যেগুলিকে আপনাকে পাঠাতে হবে, আপনার আউটবক্সে আপনার উত্পাদনশীল সময়ের একটি ভাল অংশ ব্যয় করার পরিবর্তে এটি করার জন্য সময় বন্ধ করুন৷ এটি কিছুটা অনুশীলনের প্রয়োজন, তবে আপনি যদি আপনার ইমেলগুলিতে সুনির্দিষ্ট হন তবে আপনি সেগুলি লিখতেও কম সময় ব্যয় করবেন৷
প্রতিটি আউটবক্স অধিবেশন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি মোকাবেলা করে শুরু করুন এবং সময় শেষ হয়ে গেলে, আপনার অন্যান্য কাজগুলিতে ফোকাস করুন৷ আপনি অবিলম্বে কাউকে উত্তর দিতে পারেন তার মানে এই নয় যে আপনাকে সবসময় করতে হবে। অবশ্যই, ব্যতিক্রম আছে, কিন্তু অ-জরুরী বার্তাগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে আপনার ফোকাস ভেঙ্গে যায়।
বার্তাটির প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন কিনা তাও বিবেচনা করা হয়। প্রতিক্রিয়া জানাতে বাধ্য বোধ করা সহজ, তবে প্রেরক যদি সত্যিই আপনার কাছে কিছু জিজ্ঞাসা না করে বা আপনার ইনপুটের প্রয়োজন না হয়, তাহলে কে পাঠিয়েছে তার উপর নির্ভর করে একটি সাধারণ ধন্যবাদ কৌশলটি করতে পারে।
আপনি প্রাপ্ত প্রতিটি ইমেলে সাড়া দেন কিনা তা কর্মক্ষেত্রের শিষ্টাচার এবং প্রেরকের সাথে আপনার সম্পর্কের বিষয়। কিছু লোক দুই-শব্দের ধন্যবাদ বার্তা খোলার পরিবর্তে কোন প্রতিক্রিয়া পাবে না, অন্যরা নোটটির প্রশংসা করতে পারে।
3. আপনার বার্তাগুলিকে টাইমআউটে রাখা
বার্তাগুলি পড়তে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে ইমেলগুলির মতো প্রায় ততটা সময় নেয় না—বিশেষ করে যেহেতু এটি একটি শব্দ বা একটি কৌশলগত ইমোজি বা এমনকি জিআইএফ দিয়ে প্রতিক্রিয়া দেওয়া আরও গ্রহণযোগ্য। যাইহোক, তারা যোগ করে।
আপনার মেসেঞ্জারকে একটি সময়সূচীতে রাখা বাধাগুলি সীমিত করতে সহায়তা করতে পারে। আপনার বার্তাগুলিকে ব্লক করার সময় আপনার ইমেলগুলির থেকে একটু আলাদা কারণ সেগুলি এমন কিছু নয় যার প্রতিক্রিয়া জানাতে দীর্ঘ সময় লাগবে৷ পরিবর্তে, আপনি আপনার কাজগুলিতে ফোকাস করার জন্য সময়কে অবরুদ্ধ করতে চাইতে পারেন এবং আপনার আগত বার্তাগুলিকে সেশন শেষ না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে দিতে পারেন৷
স্ল্যাক ব্যবহার করলে, আপনি যদি এখনও বিজ্ঞপ্তিগুলিতে নজর রাখতে চান তবে স্নুজ করার পরিবর্তে আপনি স্ল্যাক স্ট্যাটাস ব্যবহার করার দিকে মনোনিবেশ করছেন তা দেখাতে পারেন। যাইহোক, আপনি যদি স্নুজ ব্যবহার করে শেষ করেন, তবে লোকেরা যেভাবেই হোক বার্তাটি পাঠাতে পারে আপনাকে জানিয়ে দিতে পারে যে এটি জরুরি৷
আপনি যদি আপনার সহকর্মীকে বার্তা পাঠান, এবং আপনি একটি কথোপকথনকে টেনে আনতে দেখেন, তাহলে আপনি আপনার সহকর্মীকে আপনাকে কল করার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে পারেন, কারণ ফোনে কথা বলা দ্রুত হতে পারে।
4. ইলেকট্রনিক যোগাযোগের জন্য সীমানা নির্ধারণ করা
প্রথমত এবং সর্বাগ্রে, এটি সবার প্রিয় অনুস্মারক নয়, তবে আপনি যদি বিরতি না নেওয়া পর্যন্ত বা কিছু ডাউনটাইম না করা পর্যন্ত আপনার ব্যক্তিগত বার্তাগুলি চেক করা সংরক্ষণ করেন তবে আপনি উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি লক্ষ্য করতে চলেছেন৷
অ্যাপল এবং অ্যান্ড্রয়েড ফোন উভয়েরই অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য ফোকাস সেটিংস রয়েছে যা আপনাকে এতে সাহায্য করতে পারে, আপনি যখন বিরক্ত করবেন না সুইচ অন করলে নির্দিষ্ট অ্যাপগুলিকে সাইলেন্স করতে পারবেন। এইভাবে, আপনি বিভ্রান্তিকর মনে হতে পারে এমন অ্যাপ এবং টেক্সটগুলিকে নীরব করতে পারেন, কিন্তু কেউ যদি আপনার কাছে যাওয়ার প্রয়োজন হয় তাহলে কল চালু রাখুন।
আপনি আপনার কম্পিউটারে অনুরূপ সেটিংস খুঁজে পেতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বিজ্ঞপ্তিগুলি ৷ iOS সিস্টেম পছন্দগুলি -এ প্যানেল আপনাকে বিরক্ত করবেন না এবং অ্যাপগুলিকে চালু এবং বন্ধ করার সময়সূচী করার অনুমতি দেয়৷
অবশ্যই, কিছু লোক এবং পরিস্থিতির জন্য আপনার অবিলম্বে মনোযোগের প্রয়োজন হবে, তবে কিছু জিনিস আপনার উত্পাদনশীলতার অধিবেশন শেষ না হওয়া পর্যন্ত সেগুলি মোকাবেলা করার জন্য অপেক্ষা করতে পারে। এটি ব্যক্তি থেকে ব্যক্তিতে পরিবর্তিত হবে, তবে আপনি কাকে এবং কিসের জন্য আপনার ফোকাস ভাঙার অনুমতি দেবেন সে সম্পর্কে আপনার নিজস্ব নিয়ম তৈরি করার চেষ্টা করুন।
আপনার বিভ্রান্তি সীমিত করুন
আপনি একদিনে যতগুলি ইমেল এবং বিজ্ঞপ্তি পান, ফোকাস করার চেষ্টা করার সময় বিভ্রান্ত হওয়া সহজ। আপনি যদি এটি সাধারণ বলে মনে করেন তবে এই টিপসগুলির মধ্যে এক বা একাধিক দিন আপনার জন্য কী কাজ করে তা দেখার চেষ্টা করুন৷
