আমি জানি আপনি মনে করেন আপনি ভালো ইমেল লিখতে জানেন, কিন্তু আমি একটু সময় নিতে চাই আপনাকে সঠিক পদ্ধতিতে ইমেল লিখা শেখাতে। সেই বাক্যটি পড়ে আপনি কেমন লাগলেন? যেন আমি আপনাকে তিন বছরের বাচ্চা বুঝিয়ে কথা বলছি, ঠিক না? ইতটে সহজে একটি ইমেল মানুষকে আহত করতে পারে।
আপনি যদি ধনাত্মকভাবে উপস্থিত হতে চান - একটি টিম প্লেয়ার, একজন দক্ষ নেতা বা একজন বিশ্বস্ত বন্ধু হিসেবে - আপনার নির্বাচিত শব্দ এবং সেগুলো কীভাবে স্ট্রিং করা হয়েছে তার 엄청난 প্রভাব পড়ে। ইমেলে এটি আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ ফোন বা ভিডিও চ্যাটের মত, আপনি ব্যক্তির মুখ দেখতে পান না। আপনি তার উপহাসমূলক হাসি দেখতে পান না সার্কাসম ডেলিভার করার সময়, বা তাদের ললাটে বালিশ দেখতে পান না যেন আপনার কথা তাদের বিভ্রান্ত করেছে। কিছু লোক মনে করে এই কারণেই ইমেল এবং সোশ্যাল নেটওয়ার্ক সমাজকে ক্ষতি পৌঁছে দিচ্ছে।
ইমেলে, আপনি প্রায় অন্ধকারে বাঁকাচ্ছেন। কিছু মানুষের জন্য এটি ভালো কাজ করে কারণ তারা মানুষের সামনে কথা বলতে পছন্দ করে, সাথে কথা বলতে নয়। আপনি যদি যেকোনো পরিবেশে কাজ করে থাকেন যেখানে ইমেল যোগাযোগের একটি প্রধান মাধ্যম, তবে আপনি খুব সম্ভবত জানেন যে ততগুলো ভিন্ন "ইমেল পারসোনালিটি" আছে। প্যাট্রোনাইজার, হেট-বেটিং ট্রোল, ক্রনিক্যালি অফ-টপিক, মি. (বা মিসেস) নেগেটিভিটি... তালিকা চলতে থাকে।
তাহলে আপনি কীভাবে জানবেন যে আপনি অনুভব করছেন না কিন্তু ভুলভাবে উপস্থিত হচ্ছেন? কোনো নিয়মাবলী মেনে চললে আপনি সবসময় নিশ্চিত হতে পারবেন যে আপনি একজন দয়ালু, উদার চিত্ত, সহযোগী মানুষ হিসেবে উপস্থিত হচ্ছেন যাদের সাথে কাজ করতে লোকজন আপনার পছন্দ করেন? নিচের টিপসগুলো আপনাকে বান্ধবতামূলক এবং বেশি প্রোডাক্টিভ ইমেল যোগাযোগের দিকে একটি হেড স্টার্ট দেবে।
আত্মবিশ্বাস এবং অভিমানের মধ্যকার রেখা
অনেক সময়, যারা ইমেলে অভিমানী হিসেবে উপস্থিত হন, তারা নিজে বুঝতে পারে না কিভাবে তারা উপস্থিত হচ্ছে। অনেক সময়, তারা কাউকে প্রभाৱিত করতে বা সহকর্মীদের সম্মান পেতে চায়। লোকজন ইমেলে যা ভুল করেন - বিশেষ করে কাজের জায়গায় - এটিই সেটি বড়। অনেকেই বসকে প্রভাবিত করতে চান যে এটা একটি চলমান এক-আপম্যানশিপের খেলা হয়ে যায় সহকর্মীদের মধ্যে। সবাই প্রোমোশন চায়, এবং প্রায়শই ম্যানেজার পারফরমেন্সের একমাত্র দৃষ্টি ইমেলে রিপোর্ট করা বিষয়। অন্তত, সেই চিন্তা প্রক্রিয়া।
সমস্যা শুরু হয় যখন আপনি "আমি" শব্দটি অনেক দেখেন। "আমি চাই আমরা এটা অবিলম্বে শুরু করি", বা "আমি স্পষ্ট করতে চাই..."
বাক্যাংশগুলো শুধু আত্মকেন্দ্রিক নয়। এগুলো একটি ডিক্টেটোরিয়াল কথোপকথনে রূপ নেয়। এটি প্রায় প্যারেন্ট-চাইল্ড রিলেশনশিপের মত যেখানে একজন মনে করেন সে সব নিয়ম ডিক্টেট করবে, এবং আপনাকে শুধু চুপchap শুনতে হবে।
কেউ এই পাশে থাকতে পছন্দ করে না, এবং আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনি দেলিভারি পাশে থাকতে চাবেন না। কেউ আপনাকে পছন্দ করবে না।
কার্মাইন গ্যালো, একজন স্কিলস কোচ কনসাল্ট্যান্ট এবং লেখক, লিখেছেন যে অভিমানী লোক চোখ মেলাতে এড়ায়। তারা মনে হয় আপনার মाध्यমে কথা বলছে, আপনার সাথে নয়। কারণ তারা কისের সাথে কথা বলছে সেটি importância দেয় না, শুধু তাদের যা বলা আছে সেটি শোনা যেতে চায়। এটি ইমেলেও "আমি" শব্দের বারবার ব্যবহার এবং অন্যদের কথা কম গুরুত্ব দিয়ে উপস্থিত হয়, কখনো কখনো "আপনার মতামতের কদর করি" সürttemberg আলোচনা ছাড়া। আপনি শরট ব लगा सकते हैं ম্যানেজার আপনার লেখাটি পড়বেন না, বরং তারা কী বলতে চান সেটি চিন্তা করতে ব্যস্ত থাকবেন।
কেউ আপনাকে "দাঁড়াতে" চায় না, বড় ভাই।
আপনার আত্ম-ফোলা ইগো আছে এমন একটি ইঙ্গিত হলো যখন আপনি একটি ইমেল কনভারসেশনের মাঝপথে আছেন, যাতে কিছু লোক সিসি-তে আছে, এবং অকস্মাৎ কেউ কথোপকথনে যোগ দেয় "আমাকে একটু এখানে দাঁড়াতে দিন..." বাক্যাংশের সাথে।
এই ধরনের শব্দবিন্যাস, "আমাকে স্পষ্ট করতে দিন..."-এর মতো, ইমেল পড়ার লোকজনের ওপর কী প্রভাব ফেলে। এটা তাদের বলে যে আপনি মনে করেন আপনার কাছে সকল উত্তর আছে। এটা তাদের বলে যে আপনি মনে করেন তারা ভুল পথে ছিল এবং ভুল ছিল এতক্ষণ, এবং আপনি আছেন - চকচকে আর্মরে সজ্জ হিরো সাদা ঘোড়ায় চড়া - সবাইকে তাদের নিজস্ব মূর্খতা ও অজ্ঞতা থেকে রক্ষা করতে।
বড় কাজ মিস্টার হিরো - আপনি আপনার ইমেলের প্রথম শব্দ দিয়ে টিমের সবাকের আলাদা করে ফেললেন।
এখানে কিছু সবচেয়ে শক্তিশালী টিপস আছে শিষ্টাচারपूर्ण কিন্তু প্রফেশনাল যোগাযোগের জন্য।
ইমানদার এবং বিনয়ী হন
একজন সত্যিকারের নেতার চিহ্ন হলো যে সে শুধু এই স্বীকার করে না যে তার কাছে সকল উত্তর নেই, বরং বারবার এবং আমার্ধে বলে যে কর্মচারীরা যারা সবচেয়ে বেশি অন্তর্দৃষ্টি এবং দক্ষতা রাখে। ইমেলে এটি করার সেরা উপায় হলো আপনার কর্মচারিকে সিসি করুন যখন আপনি আপনার বসদের ইমেল করছেন তাদের সম্পর্কে এবং তাদের প্রশংসা করছেন। টিমের অন্যান্য সদস্যদের সাথে কথা বলার সময়ও একই করুন - আপনার কর্মচারীদের প্রশংসা করুন। anerkেন করুন যখন তারা বড় সাফল্য অর্জন করেছে।
ম্যানেজমেন্ট পজিশনে যাওয়ার পর নিজেকে বিল্ড আপ না করা কাউন্টার-ইন্টুইটিভ হতে পারে। সেটি.Authরিটি পজিশন এবং নিজের প্রশংসার সুযোগ দেয়। অধিকাংশ ম্যানেজার মনে করেন কর্মচারীদের সম্মানের জন্য তাদের বৌদ্ধিকভাবে শ্রেষ্ঠ দেখাতে হবে। দুর্ভাগ্যবশত, অধিকাংশ কেসে এর বিপরীত ফলাফল হয়।
প্রশ্ন করুন
একজন ম্যানেজারের জন্য কর্মচারীদের কাছ থেকে উত্তর চাওয়া বিচিত্র লাগে বরং উত্তর দেওয়ার চেয়ে, কিন্তু বিশ্বাস করুন বা না করুন যখন আপনি লোকজনের সমাধান ডেভেলপ করার জন্য সক্ষম করেন, তখন সেটি তাদের আপনার প্রতি সম্মান বাড়ায়। একবার তারা সমস্যার সমাধান খুঁজে পেলে, তারা শুধু নিজেদের ওপর অধিক আত্মবিশ্বাসী হবে না, বরং সে মনে রাখবে যে আপনি ছিলেন যিনি তাদের উদ্যোগ দেওয়া এবং সাফল্য অর্জন করানো। এটিই ম্যানেজমেন্টের রহস্য - নিজের সাফল্যের বদলে আপনার অধীনস্থদের সাফল্যের ওপর ফোকাস করা।
এটি চিন্তা করুন - আপনি একটি অনন্য পজিশনে আছেন আত্মবিশ্বাসী, সফল মানুষের একটি টিম বিল্ড করতে যারা আপনার জন্যে কাজ করছে। কল্পনা করুন এমন একটি টিম কত বেশি অর্জন করতে পারবে একই সাথে যা অসন্তুষ্ট এবং অনমোটিভেটেড লোকজনের টিম।
কিন্তু... "কিন্তু" শব্দটি ব্যবহার করবেন না
আমার বিভিন্ন ভ্রমণের সময় ম্যানেজার-ইমেলে আমি একটি মজার কৌশল দেখেছি - পুরো বেইট-অ্যান্ড-सুইচ রুটিন। এখানে ম্যানেজার ইমেলটি প্রশংসা দিয়ে শুরু করে, এবং তারপর সুইচ করে শিকায়ত করতে বা অতিরিক্ত কাজ চাওয়াতে। এটি বিশেষভাবে ক্ষতিকর, কারণ এটি মিথ্যা ছবি দেয় যে আপনি ইমানদার এবং বিনয়ী হবেন (উপরোক্ত পরামর্শ অনুযায়ী), এবং কর্মচারীর প্রত্যাশা বাড়ায় যে তারা প্রশংসা পাবে, এবং তারপর আপনি সেটি ধ্বংস করে দেন ঠিক বিপরীত কাজ করে।
এই বাক্যাংশগুলো হলো, "তোমরা খুব ভালো করছো, কিন্তু...", বা "তোমার ডায়াগ্রামটা ভালো লাগলো, কিন্তু..."
এটি আসলে ম্যানেজারদের দেওয়া প্রাচীন পরামর্শের বিচ্ছিন্ন সন্তান যে তারা সবসময় ইমেল শুরু করবেন কিছু পজিটিভ দিয়ে কিছু চাইতে বা সমালোচনা করতে "সফটেন দ্য ব্লো" করার জন্য। আমাকে ভুলবেন না, আন্তরিকভাবে করা হলে এটি কাজ করে। সমস্যা হলো অধিকাংশ লোক জানেন না কীভাবে আন্তরিকভাবে করবেন, এবং বদলে কন্ডেসেন্ডিং, পম্পাস আস হিসেবে উপস্থিত হন।
যদি আপনি আন্তরিকভাবে মনে করেন কেউ ভালো করছে - শুধু খালি প্রশংসা বাদ দিন এবং মূল কাজে লেগে যান। আপনার কর্মচারী একজন বয়স্কের মত চিকিৎসা পেয়ে সম্মানিত অনুভব করবেন বরং পাঁচ বছরের বাচ্চার মত।
লোকজনে দেখান আপনি তাদের কথার প্রতি যত্নশীল
আপনি যদি আপনার কর্মচারী বা সহকর্মীরা আপনাকে প্রশংসা করতে চান এবং মনে করতে চান আপনি একটি আসল ব্যক্তি, তবে গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি লোকজনের সাথে ইমানদার এবং স্পষ্ট হন। খুশি হওয়া ভালো, কিন্তু শুধু পজিটিভ থাকার জন্য পজিটিভ থাকা ইমেলের মাধ্যমে খুব খালি এবং প্যাট্রোনাইজিং মনে হয়। আপনি যদি "পहলে কিছু পজিটিভ বলুন" পদ্ধতি ব্যবহার করেন খারাপ খবর দেওয়ার সময়, তা আন্তরিকভাবে করুন। শুধু "তুমি একদম চমৎকার কর্মচারী" বলবেন না, বরং কিছু নির্দিষ্ট বলুন যা তিনি করেছেন যা তা প্রমাণ করে। এটা তাদের বলে যে আপনি আসলে মনোযোগ দিচ্ছেন - আপনি তাদের করলো এবং বললো তার প্রতি যত্নশীল।
লোক ম্যানেজ করা সম্ভবত সবচেয়ে কঠিন কাজগুলোর একটি, কারণ মানব প্রকৃতি_AUTHরিটি থেকে अवিশ্বাস এবং ঘৃণা করে। আপনি যখন AUTHরিটির পজিশনে আছেন, তখন বিনয়ী, আসল, এবং ইমানদার হওয়া ততটাই বেশি প্রয়োজনীয়।
লোকজনকে যত্ন করি বলা যথেষ্ট নয়। দেখান।
কাউকে প্রশংসা করা যথেষ্ট নয়। কেন বলে বর্ণনা করুন।
ইমেলে, লোকজন আপনার কথা নিয়ে সব ধরনের অনুমান করবে - তাই ভুল ব্যাখ্যা করার কোনো সুযোগ রেখে দেবেন না। লোকজন আপনার স্পষ্টতা এবং ইমানদারিত্ব কৃতজ্ঞ হবে - শুধু আপনার কর্মচারী নয়, আপনার সহকর্মীরাও। আপনি যদি এটা ভালো করে ফেলেন, তবে একদিন আপনি নিজেকে "ডিস্টিংগুইশ্ড লিডার" পুরস্কার পেতে পাবেন।
আপনি ইমেলে ভালো যোগাযোগ করার জন্য কী চেষ্টা করেন? আপনি কোনো পদ্ধতি ফলো করেন যাতে কাউকে আহত বা প্যাট্রোনাইজ করবেন না? কমেন্ট সেকশনে আপনার টিপস শেয়ার করুন!
