আমি জানি আপনি মনে করেন আপনি কীভাবে একটি ভাল ইমেল লিখতে জানেন, তবে আমি আপনাকে সঠিক বলার জন্য একটু সময় নিতে চাই একটি ইমেল লেখার উপায়। এই বাক্যটি আপনার কেমন লাগলো? আমি আপনার সাথে কথা বলছিলাম যেন আপনি তিন বছর বয়সী, তাই না? এত সহজে একটি ইমেল মানুষকে বিরক্ত করতে পারে৷
৷আপনি যদি একটি ইতিবাচক উপায়ে আসতে চান -- একজন দলের খেলোয়াড় হিসেবে, একজন যোগ্য নেতা বা একজন বিশ্বস্ত বন্ধু হিসেবে -- আপনি যে শব্দগুলি চয়ন করেন এবং আপনি যেভাবে সেগুলিকে একত্রিত করেন তার একটি অসাধারণ প্রভাব রয়েছে৷ এটি ইমেলে আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ ফোন বা ভিডিও চ্যাটের বিপরীতে, আপনি ব্যক্তির মুখ দেখতে পাবেন না। আপনি হাসি দেখতে পারবেন না কারণ তারা ব্যঙ্গাত্মকতা প্রদান করে, বা তাদের কপালে ক্রিজ কারণ আপনি এইমাত্র কিছু বলেছেন তাদের বিভ্রান্ত করে। কেউ কেউ মনে করেন এই কারণেই ইমেল এবং সামাজিক নেটওয়ার্কের মতো প্রযুক্তি সমাজকে আঘাত করছে৷
৷ইমেলের মাধ্যমে, আপনি অনেকটাই অন্ধ হয়ে যাচ্ছেন। কিছু লোকের জন্য, এই ধরনের ভাল কাজ করে কারণ তারা এমন ধরনের লোক যারা এ কথা বলতে পছন্দ করে লোকেরা, থেকে এর পরিবর্তে মানুষ আপনি যদি এমন কোনও পরিবেশে কাজ করেন যেখানে ইমেল যোগাযোগের একটি ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত ফর্ম, তাহলে আপনি সম্ভবত জানেন যে সেখানে অনেকগুলি ভিন্ন "ইমেল ব্যক্তিত্ব" রয়েছে যা পরিণত হয়৷ সেখানে পৃষ্ঠপোষক, ঘৃণা-ব্যাটিং ট্রল, ক্রনিকলি অফ-টপিক, মিস্টার (বা মিসেস) নেতিবাচকতা...তালিকা চলতেই থাকে।
তাহলে আপনি কীভাবে বুঝবেন যে আপনি এটি বুঝতে না পেরে ভুল পথে আসছেন কিনা? আপনি একজন সদয়, মুক্ত মনের, সহযোগিতামূলক ব্যক্তি হিসেবে দেখা নিশ্চিত করতে আপনি কোন ধরণের নিয়ম অনুসরণ করতে পারেন যার সাথে কাজ করা লোকেরা সত্যিই উপভোগ করে? নিম্নলিখিত টিপসগুলি আপনাকে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং আরও উত্পাদনশীল ইমেল যোগাযোগের দিকে অগ্রসর হতে দেবে৷
৷আত্মবিশ্বাস এবং অহংকার মধ্যে রেখা
অনেক সময়, যে লোকেরা একটি ইমেলে অহংকারী হিসাবে আসে তারা বুঝতে পারে না যে তারা কীভাবে আসে। অনেক সময়, তারা কেবল কাউকে প্রভাবিত করার বা তাদের সহকর্মী বা বন্ধুদের সম্মান অর্জন করার চেষ্টা করে। লোকেরা যে সমস্ত ইমেল ত্রুটি করে -- বিশেষ করে কর্মক্ষেত্রে -- এটিই বড়। অনেকে বসকে প্রভাবিত করার চেষ্টা করছেন যে অনেক সময় এটি সহকর্মীদের মধ্যে এক-আপম্যানশিপের চলমান খেলায় পরিণত হয়। প্রত্যেকেই সেই প্রচার চায়, এবং প্রায়শই কর্মক্ষমতার একমাত্র দৃশ্য যা একজন ম্যানেজার দেখেন তা ইমেলগুলিতে রিপোর্ট করা হয়। অন্তত, এটা চিন্তা প্রক্রিয়া.
"আমি" শব্দটিকে অনেক বেশি দেখলেই সমস্যা শুরু হয়। "আমি চাই আমরা অবিলম্বে এটি করা শুরু করি", অথবা "আমি এখানে পরিষ্কার হতে চাই..."
বাক্যাংশগুলি শুধুমাত্র আত্মকেন্দ্রিক নয়। তারা স্বৈরাচারী কথোপকথনেও পরিণত হয়। এটি প্রায় একটি পিতামাতা-সন্তানের সম্পর্কের মতো যেখানে একজন ব্যক্তি মনে করেন যে তারা সমস্ত নিয়মগুলি নির্দেশ করতে চলেছে, এবং আপনাকে কেবল চুপ করে শুনতে হবে৷
কেউ এর প্রাপ্তির প্রান্তে থাকা পছন্দ করে না এবং আমাকে বিশ্বাস করুন, আপনিও ডেলিভারিং এন্ডে থাকতে চান না। কেউ আপনাকে পছন্দ করবে না।
কারমাইন গ্যালো, একজন দক্ষতা প্রশিক্ষক পরামর্শদাতা এবং লেখক, লিখেছেন যে অহংকারী লোকেরা চোখের যোগাযোগ এড়াতে থাকে। তারা প্রায় কথা বলে মনে হচ্ছে এর মাধ্যমে আপনি, এবং আপনি না. এটি কারণ তারা কার সাথে কথা বলছে তা তারা সত্যিই চিন্তা করে না, শুধুমাত্র তারা যা বলতে চায় তা শোনা যায়। এটি "I" এর ক্রমাগত ব্যবহারের মাধ্যমে ইমেলের মাধ্যমেও আসে, অন্যরা যা বলে তার প্রতি সামান্য মনোযোগ দেওয়া হয়, আপনার ইনপুটকে "প্রশংসা" করার বিষয়ে মাঝে মাঝে সুপারফিশিয়াল মন্তব্যগুলি ছাড়া। আপনি বাজি ধরতে পারেন যে ম্যানেজার আপনি যা লিখবেন তা পড়বেন না, তবে তারা কি নিয়ে আসার চেষ্টায় ব্যস্ত থাকবেন পরবর্তী বলতে চাই।
কারোরই প্রয়োজন নেই যে আপনাকে "স্টেপ ইন", বড় লোক।
আরেকটি ইঙ্গিত যে আপনার হাতে একটি স্ব-স্ফীত অহংকার রয়েছে তা হল আপনি যখন একটি ইমেল কথোপকথনের মাঝখানে থাকেন, যার মধ্যে বেশ কিছু লোকের একটি সিসি তালিকা অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং তারপরে নীল থেকে কেউ এই বাক্যাংশটির সাথে কথোপকথনে যোগ দেয়, " আমাকে এক মুহূর্তের জন্য এখানে প্রবেশ করার অনুমতি দিন..."
আপনার ইমেল পড়া লোকেদের সাথে "আমাকে পরিষ্কার করতে দাও..." এর মতো শব্দের ধরনটি এখানে রয়েছে। এটা তাদের বলে যে আপনি মনে করেন আপনার কাছে সব উত্তর আছে। এটি তাদের বলে যে আপনি মনে করেন যে তারা এই বিন্দু পর্যন্ত বিপথগামী এবং ভুল হয়েছে, এবং এখানে আপনি -- একটি সাদা ঘোড়ায় উজ্জ্বল বর্মধারী নায়ক -- প্রত্যেককে তাদের নিজস্ব বোকামি এবং অজ্ঞতা থেকে বাঁচাতে চড়েছেন৷
দুর্দান্ত কাজ মিস্টার হিরো - আপনি এইমাত্র আপনার ইমেলের প্রথম শব্দ দিয়ে দলের সবাইকে বিচ্ছিন্ন করেছেন৷
এখানে নম্র কিন্তু পেশাদার যোগাযোগের জন্য সবচেয়ে শক্তিশালী কিছু টিপস রয়েছে৷
৷সৎ এবং নম্র হও
একজন সত্যিকারের নেতার চিহ্ন হল সেই ব্যক্তি যিনি শুধুমাত্র স্বীকার করেন না যে তার কাছে সমস্ত উত্তর নেই, তবে আরও বলে -- প্রায়ই এবং জোর দিয়ে -- যে কর্মচারীরাই হল সবচেয়ে বড় অন্তর্দৃষ্টি এবং দক্ষতার অধিকারী৷ ইমেলে এটি করার সর্বোত্তম উপায় হল আপনার কর্মচারীকে CC করা যখন আপনি তাদের সম্পর্কে আপনার উর্ধ্বতনদের ইমেল করছেন এবং তাদের সম্পর্কে ভাল কথা বলছেন। আপনি যখন দলের অন্যান্য সদস্যদের সাথে কথা বলছেন তখন একই কাজ করুন -- আপনার কর্মীদের সম্পর্কে ভাল কথা বলুন। স্বীকার করুন যখন তারা একটি বড় সাফল্য পেয়েছে।
যারা ব্যবস্থাপনার অবস্থানে প্রবেশ করেন তাদের জন্য এটি প্রতি-স্বজ্ঞাত হতে পারে যে তারা নিজেদের তৈরি না করে আপ সর্বোপরি, অবস্থানটি কর্তৃত্বের একটি এবং আত্ম-অহংকারে নিজেকে ধার দেয়। বেশিরভাগ ব্যবস্থাপক মনে করেন যে কর্মীদের সম্মানের জন্য, তাদের বৌদ্ধিকভাবে উচ্চতর দেখাতে হবে। দুর্ভাগ্যবশত, বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই এর বিপরীত হয়।
প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন
একজন ম্যানেজার হিসাবে আপনার কর্মচারীদের উত্তরের জন্য জিজ্ঞাসা করা অদ্ভুত বলে মনে হচ্ছে৷ তাদের উত্তর দেওয়ার পরিবর্তে, কিন্তু বিশ্বাস করুন বা না করুন যখন আপনি লোকেদের আপনার জন্য সমাধানগুলি বিকাশ করার ক্ষমতা দেন, এটি তাদের আপনাকে সম্মান করে। একবার তারা একটি সমস্যার উত্তর খোঁজার কাজটি সম্পন্ন করলে, তারা কেবল নিজের সম্পর্কে আরও আত্মবিশ্বাসী বোধ করবে না, তবে তারা এটাও মনে রাখবে যে আপনিই তাদের পদক্ষেপ নিতে এবং সেই সাফল্য অর্জন করতে অনুপ্রাণিত করেছিলেন। এটি পরিচালনার রহস্য - আপনার নিজের উপর ফোকাস না করে আপনার অধীনে থাকা ব্যক্তিদের সাফল্যের দিকে মনোনিবেশ করা।
এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন -- আপনি আত্মবিশ্বাসী, সফল ব্যক্তিদের একটি দল তৈরি করার জন্য একটি অনন্য অবস্থানে আছেন যারা আপনার জন্য কাজ করছেন . শুধু কল্পনা করুন যে অসন্তুষ্ট এবং অনুপ্রাণিত নয় এমন লোকে ভরা এমন একটি দলের চেয়ে এমন একটি দল কত বেশি অর্জন করতে পারে৷
কিন্তু..."কিন্তু" ব্যবহার করবেন না
আরেকটি মজার কৌশল যা আমি আমার বিভিন্ন ভ্রমণের সময় ম্যানেজার-ইমেলে দেখাতে দেখেছি তা হল পুরো টোপ-এন্ড-সুইচ রুটিন। এখানেই ম্যানেজার একটি প্রশংসার সাথে ইমেলটি শুরু করেন এবং তারপরে কিছু সম্পর্কে অভিযোগ করতে বা অতিরিক্ত কাজের জন্য জিজ্ঞাসা করতে একটি সুইচ-আপ করেন। এটি বিশেষভাবে ক্ষতিকর, কারণ এটি মিথ্যা ধারণা দেয় যে আপনি সৎ এবং নম্র হতে চলেছেন (উপরে সুপারিশ করা হয়েছে) এবং আপনি কর্মচারীর প্রত্যাশা তৈরি করেন যে তারা একটি প্রশংসা পেতে চলেছে, এবং তারপরে আপনি এটিকে ধ্বংস করেন ঠিক উল্টোটা করছে।
এই বাক্যাংশগুলি যেমন, "আপনি ভাল করছেন, কিন্তু...", বা "আমি পছন্দ করি আপনি সেই চিত্রটি দিয়ে যা করেছেন, কিন্তু..."
এটি আসলে ম্যানেজারদের দেওয়া বয়স-পুরোনো পরামর্শের জারজ সন্তান যে তাদের সর্বদা একটি ইমেল শুরু করা উচিত যা কিছু জিজ্ঞাসা করা বা "ঘা নরম" করার জন্য ইতিবাচক কিছু দিয়ে সমালোচনা করা। আমাকে ভুল করবেন না, আন্তরিকভাবে করা, এটি আসলে কাজ করে। সমস্যাটি হল যে বেশিরভাগ লোকেরা আন্তরিকভাবে এটি কীভাবে করতে হয় তা জানেন না এবং এর পরিবর্তে কেবল একটি অনুশোচনাপূর্ণ, আড়ম্বরপূর্ণ গাধা হিসাবে উপস্থিত হন৷
যদি না আপনি আন্তরিকভাবে অনুভব করেন যে কেউ একটি ভাল কাজ করছে -- শুধু খালি প্ল্যাটিটিউডগুলিকে বাইপাস করুন এবং ব্যবসায় নেমে পড়ুন। আপনার কর্মচারী 5 বছর বয়সী ব্যক্তির মতো না হয়ে একজন প্রাপ্তবয়স্কের মতো আচরণ করার প্রশংসা করবে৷
লোকেদের দেখান যাকে আপনি যত্ন করেন তারা কি বলে
আপনি যদি চান যে আপনার কর্মচারীরা বা সহকর্মীরা আপনার প্রশংসা করুক এবং অনুভব করুক যে আপনি একজন খাঁটি ব্যক্তি, তাহলে আপনার মানুষের সাথে সৎ এবং সরল হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। সুখী হওয়া দুর্দান্ত, তবে ইতিবাচক হওয়ার জন্য ইতিবাচক হওয়া ইমেলের মাধ্যমে খুব খালি এবং পৃষ্ঠপোষক হিসাবে আসে। খারাপ খবর দেওয়ার সময় যদি আপনাকে "প্রথমে ইতিবাচক কিছু বলুন" পদ্ধতিটি ব্যবহার করতে হয়, তবে এটি প্রামাণিকভাবে করুন। শুধু বলবেন না যে "আপনি একজন দুর্দান্ত কর্মচারী", বরং তার পরিবর্তে এমন কিছু উল্লেখ করুন যা তারা বিশেষভাবে করেছে যা তা দেখায়। এটি তাদের বলে যে আপনি আসলে মনোযোগ দেন -- তারা কি করে এবং তারা কি বলে তা আপনি খেয়াল করেন।
লোকেদের পরিচালনা করা সম্ভবত সবচেয়ে কঠিন কাজগুলির মধ্যে একটি, কারণ কর্তৃত্বকে অবিশ্বাস করা এবং অপছন্দ করা মানুষের স্বভাব। আপনি যখন কর্তৃত্বের অবস্থানে থাকেন, তখন এটি নম্র, খাঁটি এবং সৎ হওয়াকে আরও বেশি প্রয়োজনীয় করে তোলে।
এটা বলাই যথেষ্ট নয় যে আপনি মানুষের প্রতি যত্নশীল। এটা দেখান।
আপনি কাউকে প্রশংসা করেন তা বলা যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ নয়। কেন বর্ণনা করুন৷
ইমেলের মাধ্যমে, লোকেরা আপনি যা বলছেন তা সম্পর্কে সমস্ত ধরণের অনুমান তৈরি করতে চলেছে -- তাই ভুল ব্যাখ্যার জন্য কোনও জায়গা ছেড়ে দেবেন না। লোকেরা আপনার অকপটতা এবং সততার প্রশংসা করবে -- শুধু আপনার কর্মচারীরা নয় আপনার সহকর্মীরাও। আপনি যদি এটিকে ভালভাবে টেনে আনেন, তাহলে একদিন আপনি নিজেকে "বিশিষ্ট নেতা" পুরস্কারের শেষ প্রান্তে দেখতে পাবেন।
আপনি কিভাবে ইমেল দিয়ে ভাল যোগাযোগ করার চেষ্টা করবেন? আপনি লোকেদের অসন্তুষ্ট বা পৃষ্ঠপোষকতা করবেন না তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি কী ধরণের পন্থা অবলম্বন করেন? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার নিজস্ব টিপস শেয়ার করুন!
