জিমেলে আপনার সিগনেচার হলো একমাত্র পারসনাল টাচ যা আপনি প্রতিটি পাঠানো ইমেলে যোগ করতে পারেন। কিন্তু একটি ছোট সমস্যা আছে: জিমেল প্রতিটি ইমেল একাউন্টের জন্য শুধু একটি সিগনেচার দেয়।
আপনি থার্ড-পার্টি টুলস দিয়ে এই সমস্যা এড়াতে পারেন, অথবা জিমেলের নেটিভ ফিচারlardan একটি বুদ্ধিমানের মত ব্যবহার করে এই সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করতে পারেন। সেই ফিচারটি হচ্ছে Canned Responses, যা পুনর্ব্যবহারের জন্য প্রি-ফরম্যাটেড টেমপ্লেট। এখানে কীভাবে সেগুলো সিগনেচার হিসেবে ব্যবহার করবেন।
জিমেলে ক্যানড রেসপন্স (Canned Responses) সিগনেচার হিসেবে ব্যবহার করার পদ্ধতি
প্রথমে জিমেলের Settings-এ Canned Responses ইনএবল করতে হবে, তারপর সেগুলো সিগনেচার হিসেবে অ্যাপলাই করতে পারেন:
- Gear icon > Settings-এ ক্লিক করুন।
- Labs ট্যাবে যান এবং এক্সপেরিমেন্টাল ফিচার লিস্ট থেকে Canned Responses ইনএবল করুন।
- নিচে Save changes-এ ক্লিক করুন এবং ইনবক্সে ফিরে আসুন।
- নতুন মেসেজ খুলুন। আপনার সিগনেচারের জন্য যে টেক্সট চান সেটা লিখুন এবং ফরম্যাট করুন।
- নিচে ডান পাশে More options বলা ছোট তীর চিহ্নে ক্লিক করুন।
- তারপর Canned Responses > Save > New canned responses সিলেক্ট করুন।
- একটি বক্স আসবে যেখানে ক্যানড রেসপন্সটি একটি নির্দিষ্ট নাম দিয়ে সেভ করার ফিল্ড থাকবে। প্রতিটি সিগনেচারকে ইউনিক লেবেল দিতে এটা ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "Personal", "Family", বা "Company Signature"।
এখন, আপনি একটি নতুন ইমেল খুলুন এবং একই Canned Responses মেনুতে যান, কিন্তু Insert গ্রুপ থেকে সিগনেচার সিলেক্ট করুন। মনে রাখবেন, নতুন লাইনের সাবজেক্ট সিগনেচারের নেম নেবে যা আপনি সেট আপ করেছেন। এবং অবশ্যই, ডিফল্ট ইমেল সিগনেচারের মত এটি অটোমেটিক নয়। আপনাকে প্রতিবার সঠিক সিগনেচার ম্যানুয়ালি সিলেক্ট করতে হবে।
আমি সুপারিশ করি ডিফল্ট অটোমেটিক জিমেল সিগনেচার ব্যবহার করুন, তারপর কয়েকটি স্পেশাল সিগনেচার ক্যানড রেসপন্সে রাখুন বিরল উপস্থিতির জন্য। বিকল্প হচ্ছে WiseStamp মেন টুলস ব্যবহার করা, যা জিমেলে একাধিক সিগনেচার সাপোর্ট করে।
আপনার জিমেলে একাধিক সিগনেচার লাগে? আপনি কি থার্ড-পার্টি টুল বা মাইক্রোসফ্ট আউटलুক মেন ইমেল ক্লায়েন্টের ওপর নির্ভর করেন?
