১৫টি ইমেইল সংক্ষেপশব্দ যা ক্যাচি সাবজেক্ট লাইনের জন্য ব্যবহার করা উচিত

সবাই চায় ভালো ইমেইল লিখতে যাতে লোকরা সেগুলোর সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করে। হয়তো আপনি ব্যবসায়িক জগতে সহকর্মীদের সাথে সঠিকভাবে যোগাযোগ করতে পারছেন না, বা শুধু ইমেইল স্ট্যান্ডার্ড সম্পর্কে আপনার জ্ঞান বাড়াতে চান।

আপনি চকিত হবেন জানলে যে, ইমেইলের নিজস্ব একটি লিঙ্গো বা ভাষাশৈলী আছে। আপনি যদি এদের অভ্যস্ত না হন, তবে একটি ইমেইল খুলে "EOD" এবং "LMK" দিয়ে ভরা দেখলে আপনাকে গুগলে দীর্ঘ যাত্রা করতে হবে শুধু বার্তাটি বোঝার জন্য — এমনকি আপনি অন্য ইন্টারনেট স্ল্যাং জানা থাকলেও।

চিন্তা 마세요, আমরা সাহায্য করার জন্য এখানে আছি। ইমেইল সংক্ষেপশব্দের একটি বড় তালিকা এখানে দেওয়া হলো যাতে আপনি বুঝতে পারেন সেগুলোর অর্থ কী। একবার এগুলোর দক্ষতা পেলে, ক্যাচি সাবজেক্ট লাইন তৈরি করতে এগুলোর ব্যবহার আপনার নিজস্ব মেসেজগুলোর মান বাড়াবে!

১. OOO (Out of Office)

সহজ একটি দিয়ে শুরু করা যাক। OOO, অর্থাৎ Out of Office, মানে আপনি ইমেইলে উত্তর দেয়ার সময় অফিসে নন। হয়তো আপনি সপ্তাহব্যাপী ছুটি ভোগছেন এবং কেবল পর্যায়ক্রমে ইমেইল চেক করছেন। এই সংক্ষেপশব্দটি লোকদের জানায় যে তারা তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া আশা করবেন না। এটি সাধারণত অটোমেটিক রেসপন্ডার হিসেবে ব্যবহৃত হয়।

উদাহরণ:

"আমি শুক্রবার, ২৫ আগস্ট পর্যন্ত OOO আছি। সব প্রশ্ন মার্ক সিমন্সকে প্রেরণ করুন।"

২. WFH (Working From Home)

OOO-এর মতো, এটি অন্যদের জানায় যে আপনি আজ দূরবর্তীভাবে কাজ করছেন। এটি উপযোগী যদি কেউ আপনাকে এমন কিছু করতে বলে যাতে আপনাকে সাইটে উপস্থিত থাকতে হয়।

উদাহরণ:

"আজ WFH। রুম ২৪বি-তে আমাদের মিটিং বুধবারের জন্য স্থগিত।"

৩. EOM (End of Message)

এখানে একটি বড় টাইম-সেভার। যদি আপনার সম্পূর্ণ মেসেজ সাবজেক্ট লাইনে ফিট হয়ে যায়, তবে লোকদের সেটি খুলতে সময় বর্জন করতে হবে না। তাই হেডারের শেষে EOM যোগ করলে লোকরা সাবজেক্ট পড়ে, প্রয়োজনে কর্ম করতে পারে এবং মেসেজটি মুছে ফেলতে পারে।

উদাহরণ:

"স্যাম আমাদের জানিয়েছে যে আমরা এই প্রজেক্টে এগিয়ে যেতে পারি। EOM"

৪. PRB (Please Reply By)

আমরা সবাই এমন কিছু লোককে জানি যারা ইমেইলে উত্তর দিতে চিরকাল লাগায়। আপনি যদি একটি মেসেজ পাঠান এবং নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সবার মতামত জানতে চান, তবে দ্রুত উত্তর পেতে PRB তারিখ যোগ করুন।

উদাহরণ:

"আমাকে জানতে হবে এই সপ্তাহের শেষে চ্যারিটি ইভেন্টে কে সাহায্য করতে পারবে। PRB বৃহস্পতিবার ২৪/৮"

৫. NRN (No Reply Necessary)

আপনি কি কখনো কাজ করছিলেন, একবারে ইমেইল নোটিফিকেশন দেখে মন একগweile গেল? খুললে দেখলেন সাদামাটা "ভালো, ধন্যবাদ!" এই আপনার সময় এবং ইমেইল স্পেস বর্জনা করে। সাবজেক্টে NRN যোগ করলে লোকরা বুঝতে পারবে যে তাদের দু শব্দের উত্তর দিতে হবে না।

উদাহরণ:

"আমরা রুম ৫এ-এ মিটিং করব, ৪সি-তে না। NRN"

৬. NSFW (Not Safe for Work)

এটি অনলাইনে প্রচলিত একটি সাধারণ সংক্ষেপশব্দ যা ইঙ্গিত দেয় যে আপনি যে কন্টেন্ট খুলবেন সেটি স্পষ্ট বা অভদ্র। সাধারণত এটি যৌনসামগ্রিক বা গালাগালি যাবতীয় কন্টেন্ট বোঝায় যা আপনি কর্মক্ষেত্রে খোলা চান না যাতে সহকর্মীরা দেখে বা শুনে। ব্যবসায়িক ইমেইলে এই ধরনের কন্টেন্ট পাঠানোর আগে ভালোভাবে চিন্তা করা উচিত।

উদাহরণ:

"[NSFW] এই নতুন ক্রিস রকের স্ট্যান্ড-আপ বিট বydown αλλά খুব মজাদার!"

৭. SFW (Safe for Work)

উপরের সংক্ষেপশব্দটি উল্টে দিলে পাওয়া যায় SFW। আপনি এই সংক্ষেপশব্দটি ব্যবহার করতে পারেন যখন আপনি এমন কোনো ফাইল বা লিংক পাঠাচ্ছেন যা শুনতে অভদ্র লাগে কিন্তু আসলে সেটি নন।

উদাহরণ:

"[SFW] EarthPorn সাবরেডডিটের ছবিগুলো ডেস্কটপ ওয়ালপেপারের জন্য চমৎকার!"

৮. FYI (For Your Information)

আপনি দৈনন্দিন জীবনে FYI শুনেছেন, কিন্তু এর ব্যবহার পদ্ধতির উপর নির্ভর করে এর কিছু ভিন্ন ব্যবহার থাকতে পারে। ইমেইল বডিতে ব্যবহৃত হলে, এটি একটি পাশের চিন্তা বোঝাতে পারে। কিন্তু ইমেইলের সাবজেক্টে, এটি সাধারণত প্রাপকে জানাতে ব্যবহৃত হয় যে আপনি শুধু তথ্য জানানোর জন্য এই ইমেইলটি পাঠাচ্ছেন এবং প্রতিক্রিয়া আশা করছেন না। এটি সাধারণত মেসেজ ফরোয়ার্ড করার সময় ব্যবহৃত হয়।

উদাহরণ:

"FYI: আগামী মাসে, IT সাপোর্ট সবার অফিস ২০১৬-এ আপগ্রেড করবে।"

৯. AR (Action Required)

কখনো কখনো বোঝা কঠিন হয় যে কোন ইমেইল আপনাকে কিছু করতে বলছে কিনা বা সেটি শুধু তথ্যের জন্য। AR সংক্ষেপশব্দটি এটি স্পষ্ট করতে সাহায্য করতে পারে। প্রাপকে জানাতে ব্যবহার করুন যে আপনি তাদের একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন করার জন্য দিচ্ছেন। আপনি ইমেইল বডিতে এটিকে বিস্তারিত করবেন।

উদাহরণ:

"ফ্র্যাঙ্ক গত মাসের পারফরম্যান্স থেকে খুশি নন। AR: কাজ করা ঘন্টার রিপোর্ট তৈরি করুন।"

১০. LET (Leaving Early Today)

যদি আপনি স্বাভাবিকের চেয়ে wcześniej বের হন, তবে এই মেসেজটি আপনার সাবজেক্ট লাইনে যোগ করুন। এটি অন্যদের জানাবে যে আপনি দিন শেষ পর্যন্ত উপস্থিত থাকবেন না।

উদাহরণ:

"প্রেজেন্টেশনের পর পরিষ্কার করতে সাহায্য করতে পারব না — LET"

১১. EOD/COB (End of Day/Close of Business)

যখন আপনি কিছু পাঠানোর বা কিছু কাজ করার জন্য একটি টাইমলাইন দেন, তখন এই সংক্ষেপশব্দগুলো উপযোগী। এগুলো মূলত взаимြনীয়। প্লাস পয়েন্ট হলো COB জেনেরিকভাবে অন্য কোথাও অফিস আওয়ার বোঝাতে পারে, যেমন "আমাকে প্রশান্ত মহাসাগরীয় সময়ানুযায়ী COB-এর মধ্যে এটি দরকার।"

উদাহরণ:

"আমি সเป্রডশীটটি EOD-এর মধ্যে আপনাকে পাঠিয়ে দেব।"

১২. BTW (By the Way)

আপনি নিশ্চিতভাবে অনौপचारিক কথোপকথনে এটি ব্যবহার করেছেন। BTW একটি ইমেইল মেসেজে aftায়ত যুক্ত করতে কাজ করে। আপনি যদি কিছু গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পাঠানো ভুলে যান এবং তার তुरুত পরেই দ্বিতীয় ইমেইল পাঠাতে হয়, তবে BTW যোগ করলে লোকরা বুঝতে পারবে যে এটি আপনার আগের মেসেজের সাথে সংযুক্ত।

উদাহরণ:

"BTW, আমি বলতে ভুলে গেছিলাম যে এই কাজে সাহায্য করতে যারা ইচ্ছুক তাদের লঞ্চ আমি দেব।"

১৩. TLTR (Too Long to Read)

কেউই নিবন্ধের মতো লম্বা ইমেইল পছন্দ করে না। ব্যস্ত লোকদের জন্য জটিল এবং লম্বা মেসেজ পড়তে দশ মিনিট খরচ করা বড় দাবি। আপনি TLTR ব্যবহার করে ভদ্রভাবে কাউকে জানাতে পারেন যে তাদের মেসেজটি অনেক লম্বা এবং আপনি একটি সারাংশ পছন্দ করবেন।

উদাহরণ:

"TLTR। আমি এটি সাহায্য করতে চাই কিন্তু এখন পুরো মেসেজ পচাতে সময় নেই।"

১৪. TL;DR (Too Long; Didn't Read)

এটি উপরের সংক্ষেপশব্দের ভাইপো এবং অনলাইনে ও জোরদার জনপ্রিয়। যখন আপনি বড় টেক্সট ব্লক পোস্ট করেন, তখন নিচে কিছু বাক্য বা বুলেট পয়েন্টে সারাংশ দেওয়া রীতি। যারা পুরো ইমেইল পড়তে চান না সো মাত্র হাইলাইট দেখে নিতে পারেন। সাবজেক্টে এটি কম সাধারণ, কিন্তু কাজ করতে পারে।

উদাহরণ:

"TL;DR: রোজার কেস বড় সমস্যা হয়ে দাঁড়িয়েছে। বুধবার ঘোষণা না হওয়া পর্যন্ত এটা উস্কানো না। ড্যানের সাথে যোগাযোগ করুন।"

১৫. Y/N (Yes or No?)

যখন আপনি ইমেইলে একটি প্রশ্ন করেন এবং উত্তর দরকার, কখনো কখনো আপনি শুধু দ্রুত হ্যাঁ বা না চান। আপনি যদি লোকদের থেকে লম্বা উত্তর চান না, তবে নির্দেশ করুন যে একটি সাধারণ ইতিবাচক বা নিষেধাত্মক উত্তরই যথেষ্ট।

উদাহরণ:

"নতুন ইন্টারনেট সীমাবদ্ধতা আপনার কাজে বাধা দিচ্ছে? Y/N"

আপনি কোন ইমেইল সংক্ষেপশব্দগুলো পছন্দ করেন?

এইগুলোই একমাত্র ইমেইল সংক্ষেপশব্দ নন, কিন্তু অন্য অনেকগুলো এখানে উল্লিখিত মূল গোষ্ঠীর ভেরিয়েশন। এগুলো জানলে আপনি দ্রুত ইমেইল প্রক্রিয়া করতে পারবেন, এবং প্রেরক হলে আরও আকর্ষণীয় ইমেইল লিখতে পারবেন।

তবে, সংক্ষেপশব্দ খুব বেশি বা ভুল পরিস্থিতিতে ব্যবহার না করার জন্য সতর্ক থাকুন। সহকর্মী বন্ধুকে দ্রুত WFH পাঠালে সে বুঝবে আপনি রিমোট কাজ করছেন, কিন্তু ভাইস প্রেসিডেন্টের ইমেইলে TLTR দিয়ে উত্তর দেয়া প্রফেশনাল নয়। কখনো কখনো সম্পূর্ণ শব্দটি লিখে ফেলা অতিরিক্ত স্পেসের মান আছে যাতে আপনার ইমেইল প্রফেশনাল দেখায়।

এই সংক্ষেপশব্দগুলো যদি কম পড়ে, তবে সার্বজনীন ইমেইল টুলগুলো চেক করুন যা জীবন সহজ করে দেবে।

কোন ইমেইল সংক্ষেপশব্দ আপনার সময় এবং মাথাব্যাথা বাঁচায়? আপনার প্রিয়গুলো আমাদের সাথে শেয়ার করুন, পাশাপাশি কোনো মজার ইমেইল কাহিনী থাকলে সেটিও!