যতক্ষণ না কেউ দিনে বা সপ্তাহের দিনগুলিতে আরও বেশি ঘন্টা রাখে, আমাদের মধ্যে অনেকেই 40-ঘন্টা কাজের সপ্তাহে আটকে থাকে। যা যা করতে হবে তা মোকাবেলা করা বেশ সংগ্রাম হতে পারে। আপনার সময় এবং আপনার উত্পাদনশীলতা পরিচালনা করার সর্বোত্তম উপায় খুঁজে পেতে, Google এর সরঞ্জামগুলি ছাড়া আর দেখুন না৷
যদিও আমরা Google-এর সরঞ্জামগুলির উপর আমাদের টিপসগুলিকে ভিত্তি করে রেখেছি, আপনি অন্যান্য উত্পাদনশীলতার সরঞ্জামগুলির সাথেও অনেকগুলি ধারণাকে মানিয়ে নিতে পারেন৷
ইমেলের জন্য সময় ব্লক করুন
আপনার অবস্থানের ধরণের উপর নির্ভর করে, ব্যবসায়িক ইমেলগুলি আপনার দিনের একটি বিশাল অংশ হতে পারে। যদিও আপনাকে বার্তাগুলি তৈরি করতে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে, এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ব্যবসায়িক নথিতে কাজ করতে পারেন তবে ক্রমাগত বন্ধ করুন কারণ সেই ইমেলগুলি আপনার ইনবক্সে উড়ছে। এখন, সেই গুরুত্বপূর্ণ নথিটি একটি পিছনের আসন নেয় এবং৷ প্রতিটি বিক্ষিপ্ততার সাথে সম্পূর্ণ করতে আপনার বেশি সময় লাগে৷
পরিবর্তে, প্রতিদিন ইমেলে কাজ করার জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় ব্লক করার চেষ্টা করুন। অবশ্যই, সমালোচনামূলক বা জরুরী বার্তা অগ্রাধিকার হিসাবে উপস্থিত হওয়া উচিত। যাইহোক, যারা অপেক্ষা করতে পারে তাদের উচিত।
একটি ইভেন্ট তৈরি করুন
আপনি একটি অনুস্মারক সহ একটি পুনরাবৃত্ত ইভেন্ট তৈরি করে Google ক্যালেন্ডারে সময় ব্লক করতে পারেন৷ এছাড়াও, আপনি অন্যদের সাথে আপনার ক্যালেন্ডার শেয়ার করলে, তারা আপনার অবরুদ্ধ সময় দেখতে পাবে। শুধু Google ক্যালেন্ডার থেকে উপযুক্ত তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন, ইভেন্টের একটি নাম দিন, অনুস্মারক সেট করুন, এটি পুনরাবৃত্তি করুন এবং তৈরি করুন ক্লিক করুন .
ফলো-আপের জন্য পতাকা বার্তা
আপনি যদি আপনার ব্যবসার জন্য Gmail ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি সহজেই সেই বার্তাগুলির ট্র্যাক রাখতে পারেন যেগুলি আপনার অবরুদ্ধ সময়ে পরিচালনা করতে হবে৷ এটি করার একটি সহজ উপায় হ'ল ইমেলগুলিকে ফ্ল্যাগ করা যেমন আপনি দেখতে পাচ্ছেন৷ জিমেইল স্টার নামক পতাকার একটি চমৎকার নির্বাচন অফার করে।
আপনি যেগুলি ব্যবহার করতে চান সেগুলি নির্বাচন করতে, সেটিংস এ ক্লিক করুন৷ (গিয়ার আইকন) এবং সাধারণ ট্যাব তারা-এ স্ক্রোল করুন এবং ব্যবহারে নেই থেকে আপনি যাদের সক্রিয় করতে চান তাদের টেনে আনুন ব্যবহারে . তারপর যখন আপনি একটি ইমেল দেখতে পান যে আপনি পতাকাঙ্কিত করতে চান, উপযুক্তটি প্রদর্শিত না হওয়া পর্যন্ত এটির পাশের তারকাটিতে ক্লিক করুন৷
Google ক্যালেন্ডার এবং Gmail-এর এই সংমিশ্রণে, আপনি সহজেই আপনার ইমেল সময়কে সংগঠিত করতে পারেন৷
আপনার উপলব্ধতার সময়সূচী করুন
আপনার কাজের সপ্তাহের পরিকল্পনা করা সময় ব্যবস্থাপনার একটি অপরিহার্য অংশ। আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত হতে হবে যে আপনি যে সময়টি উপলব্ধ আছে তার সর্বাধিক ব্যবহার করছেন। Google ক্যালেন্ডার দিন, সপ্তাহ, মাস এবং কর্ম-সপ্তাহের ভিউ সহ আপনার সময়সূচী দেখা সহজ করে তোলে। এবং, একটি সহজ অন্তর্নির্মিত বৈশিষ্ট্য সহ, আপনি আপনার প্রাপ্যতা প্রদর্শন করতে পারেন৷
৷অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লটগুলির সাথে কাজ করুন
সহকর্মীদের দেখার জন্য আপনার সময় পরিচালনা করার একটি দুর্দান্ত উপায় হল>Google ক্যালেন্ডারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লট বৈশিষ্ট্য। মনে রাখবেন আপনার অবশ্যই একটি কাজ বা স্কুল অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে এই বৈশিষ্ট্য অ্যাক্সেস করতে. অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লটগুলির সাহায্যে, আপনি ক্যালেন্ডার ইভেন্টগুলির মতো আপনার সময়কে অবরুদ্ধ করবেন না, বরং আপনি যখন আচ্ছেন উপলব্ধ৷
৷উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি দুপুর 1 PM থেকে 4 PM পর্যন্ত উপলব্ধ থাকেন, আপনি Google ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস করার পরে এখানে পদক্ষেপগুলি রয়েছে:
- নিশ্চিত করুন যে আপনার ক্যালেন্ডারটি দিনে আছে অথবা সপ্তাহ দেখুন
- যে দিন এবং সময়ে আপনি উপলব্ধ হবেন তাতে ক্লিক করুন।
- অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লট নির্বাচন করুন পপ-আপ উইন্ডোতে।
- স্লটের জন্য একটি নাম যোগ করুন, প্রকারটি চয়ন করুন এবং তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ . আরও বিশদ বিবরণের প্রয়োজন হলে, বিশদ বিবরণ সম্পাদনা করুন ক্লিক করুন৷ তৈরি করুন এর পরিবর্তে .
আপনার যদি অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লট বৈশিষ্ট্যে অ্যাক্সেস না থাকে, তবে আপনি ব্যস্ত থাকা সময়গুলিকে ব্লক করে আপনার উপলব্ধতা প্রদর্শন করতে পারেন, যেমনটি আমরা ইমেল সময়ের জন্য উপরে করেছি৷
মিটিংয়ের সময় অপ্টিমাইজ করুন
আপনি যদি নিয়মিত মিটিং সমন্বয় করেন, তাহলে Google ডক্স এবং Google ক্যালেন্ডার আপনাকে এটিকে একটি মসৃণ প্রক্রিয়া করতে সাহায্য করতে দিন৷
মিটিং এজেন্ডা এবং মিনিট
কোনো পরিকল্পনা, সংগঠন বা কাঠামো ছাড়াই মিটিংয়ের চেয়ে খারাপ আর কিছু নেই। সুতরাং, একটি মিটিং এজেন্ডা তৈরি করে শুরু করুন যা আপনি ক্যালেন্ডার অনুরোধের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন। Google ডক্সের কয়েকটি ভিন্ন টেমপ্লেট রয়েছে যা একটি এজেন্ডাকে মিনিটের সাথে একত্রিত করে, একটি অল-ইন-ওয়ান ডকুমেন্টের জন্য৷
Google ডক্সে আপনার Google অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করার পরে, টেমপ্লেট গ্যালারি ক্লিক করুন৷ উপর থেকে. কাজে নিচে স্ক্রোল করুন বিভাগ এবং আপনি তিনটি মিটিং নোট দেখতে পাবেন টেমপ্লেট প্রতিটি বিকল্পে অংশগ্রহণকারী, এজেন্ডা, নোট এবং অ্যাকশন আইটেম সহ একই মৌলিক বিবরণ রয়েছে। তারা শুধুমাত্র তাদের চেহারা এবং অনুভূতি ভিন্ন.
মিটিং অনুরোধ
আপনি এজেন্ডা তৈরি করার পরে, Google ক্যালেন্ডারের সাথে মিটিং অনুরোধটি একত্রিত করুন।
Google ক্যালেন্ডারে আপনার মিটিংয়ের জন্য উপযুক্ত তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন। তারপর বিশদ বিবরণ সম্পাদনা করুন ক্লিক করুন৷ বোতাম যখন পৃষ্ঠাটি খোলে, আপনি অতিথিদের যোগ করার জন্য ডানদিকে একটি স্পট দেখতে পাবেন৷ . শুধু আপনার অংশগ্রহণকারীদের জন্য ইমেল ঠিকানাগুলি পপ করুন৷
৷এজেন্ডা সংযুক্ত করতে, সংযুক্তি যোগ করুন ক্লিক করুন৷ বিবরণ এর নীচে বক্স করুন এবং আপনার ফাইল নির্বাচন করুন।
কাজ এবং অনুস্মারক টগল করুন
যদিও Google টাস্কগুলি সাধারণ করণীয়গুলির জন্য একটি শালীন টুল, আপনি পরিবর্তে Google Keep ব্যবহার করার অনেক সুবিধা পাবেন। এছাড়াও, আপনি আপনার ক্যালেন্ডারে Google টাস্ক এবং Google Keep অনুস্মারকগুলির মধ্যে দ্রুত স্যুইচ করতে পারেন৷
Google Keep-এ কাজ যোগ করুন
Google Keep এর সাহায্যে আপনি সহজেই নোটগুলিকে কার্য এবং করণীয় তালিকায় পরিণত করতে পারেন৷ তারপরে, সেই কাজগুলি পরিচালনা করার জন্য সহায়ক বৈশিষ্ট্যগুলির সুবিধা নিন। আপনি একটি অনুস্মারক সেট আপ করতে পারেন, একটি চেকলিস্ট তৈরি করতে পারেন, একটি ছবি সংযুক্ত করতে পারেন, একটি অঙ্কন যোগ করতে পারেন এবং একজন সহকর্মীর সাথে সহযোগিতা করতে পারেন৷
এছাড়াও, আপনি নোটগুলিকে তালিকার শীর্ষে রাখতে পিন করতে পারেন, যা উচ্চ-অগ্রাধিকার আইটেমগুলির জন্য উপযুক্ত। আপনি সহজ সংগঠনের জন্য ট্যাগ এবং রঙ-কোডিং অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। আপনি যদি সহজ প্রজেক্ট এবং কাজগুলি পরিচালনা করার জন্য Google Keep ব্যবহার না করে থাকেন তবে এটিকে ঘুরিয়ে নিন৷
কাজ এবং অনুস্মারকগুলির মধ্যে স্যুইচ করুন
Google ক্যালেন্ডারে কাজ এবং অনুস্মারকগুলির মধ্যে স্যুইচ করতে, নিশ্চিত হন যে আপনি আপনার প্রধান ক্যালেন্ডার স্ক্রিনে আছেন৷ আমার ক্যালেন্ডারের অধীনে বাম দিকে , টাস্কের পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন . তারপর অনুস্মারকগুলিতে স্যুইচ করুন নির্বাচন করুন৷ . আপনি Google Keep-এ সেট আপ করেছেন এমন সমস্ত অনুস্মারক আপনার ক্যালেন্ডারে প্রদর্শিত হবে৷
৷
আপনি যখন ফিরে যেতে চান, তখন কেবলমাত্র সেই একই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন, যার শেষটি টাস্কগুলিতে স্যুইচ করুন . আপনার Google টাস্কগুলি তারপর স্বাভাবিক হিসাবে স্ক্রিনের ডানদিকে পপ ওপেন হবে।
সময়ের আগে আপনার সপ্তাহের পরিকল্পনা করুন
আপনার কাজের সপ্তাহের পরিকল্পনা করার সময়, Google যেকোন জায়গা থেকে এটি করা আপনার জন্য সহজ করে তোলে। আপনি সোফায় বিশ্রাম নিচ্ছেন বা প্যাটিওতে আড্ডা দিচ্ছেন, শুধু আপনার মোবাইল ডিভাইসটি ধরুন এবং আপনার প্রয়োজনীয় Google সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন৷
আপনি এমনকি আপনার কম্পিউটার খুলতে হবে না. Google ক্যালেন্ডার, Google Keep, Google Docs, এবং Gmail সব Android এবং iOS উভয় ডিভাইসের জন্য উপলব্ধ:
- অ্যান্ড্রয়েডের জন্য গুগল ক্যালেন্ডার (ফ্রি) | iOS (ফ্রি)
- Android এর জন্য Google Keep (ফ্রি) | iOS (ফ্রি)
- Android এর জন্য Google ডক্স (ফ্রি) | iOS (ফ্রি)
- Android এর জন্য Gmail (ফ্রি) | iOS (ফ্রি)
আপনার সময়সূচী প্রস্তুত করা এবং পর্যালোচনা করা আপনাকে শুধুমাত্র একটি কঠিন কর্ম-সপ্তাহের পরিকল্পনাই দেয় না, তবে আপনি সোমবার সকালে অফিসে যাওয়ার আগে একটি প্রধান শুরুও করে।
কোন Google বৈশিষ্ট্যগুলি আপনাকে আপনার সময় পরিচালনা করতে সহায়তা করে?
অনেকগুলি Google পণ্য অফার সহ, সম্ভবত আপনি একাধিক ব্যবহার করেন৷ আপনার সময় পরিচালনার জন্য এই টিপসের মতো, অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে একত্রিত করা আপনাকে আরও উত্পাদনশীল হতে সাহায্য করতে পারে৷
এমন কিছু নির্দিষ্ট Google পণ্য বৈশিষ্ট্য আছে যা আপনাকে সময় ব্যবস্থাপনায় সহায়তা করে? নীচের মন্তব্যে আপনার পরামর্শ আমাদের জানান!
