গুগল প্রোডাক্টিভিটি টুলস ব্যবহার করে আপনার সময় সর্বোচ্চ করা

যদি কেউ দিনে আরও ঘন্টা বা সপ্তাহে আরও দিন না যোগ করে, আমাদের অনেকের ৪০ ঘণ্টার ওয়ার্ক উইকেই আটকে থাকতে হয়। সবকিছু যেটি করতে হবে সেটি করা একটি বড় চ্যালেঞ্জ। আপনার সময় এবং প্রোডাক্টিভিটি बेस्ट ম্যানেজ করার উপায় খুঁজতে হলে গুগলের টুলস থেকে সেরা কিছু নেই।

আমরা আমাদের টিপস গুগলের টুলস ভিত্তি করে তৈরি করেছি, কিন্তু আপনি অনেক আইডিয়া অন্যান্য প্রোডাক্টিভিটি টুলসেও अपना করতে পারেন।

ইমেইলের জন্য সময় ব্লক করুন

আপনি কোন ধরণের পজিশন ধরে থাকেন তার উপর নির্ভর করে, বিজনেস ইমেইল আপনার দিনের বড় অংশ হতে পারে। আপনাকে মেসেজ তৈরি ও রেসপন্ড করতে হয়, তবে এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি বিজনেস ডকুমেন্টে কাজ করছেন কিন্তু কনস্ট্যান্টলি রুকতে হচ্ছে কারণ ইমেইল ইনবক্সে ঝরছে। এখন, সেই গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট পিছিয়ে পড়েছে এবং প্রতিটি বিভ্রান্তির সাথে সেটি पूरा হতে বেশি সময় নিচ্ছে।

বদলে, প্রতিদিন ইমেইলের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় ব্লক করে চেষ্টা করুন। অবশ্যই, ক্রিটিক্যাল বা জরুরি মেসেজগুলো প্রায়োরিটি হিসেবে অটেন্ড করতে হবে। কিন্তু যেগুলো অপেক্ষা করতে পারে, সেগুলো অপেক্ষা করা উচিত।

একটি ইভেন্ট তৈরি করুন

আপনি গুগল ক্যালেন্ডারে একটি রিকারিং ইভেন্ট তৈরি করে রিমাইন্ডারসহ সময় ব্লক করতে পারেন। প্লাস, আপনি আপনার ক্যালেন্ডার অন্যদের সাথে শেয়ার করলে, তারা আপনার ব্লক করা সময় দেখবে। গুগল ক্যালেন্ডার থেকে উপযুক্ত তারিখ এবং সময় সিলেক্ট করুন, ইভেন্টকে একটি নাম দিন, রিমাইন্ডার সেট করুন, রিপিট করুন, এবং Create-এ ক্লিক করুন।

ফলো-আপের জন্য মেসেজ ফ্ল্যাগ করুন

আপনি যদি বিজনেসের জন্য জিমেইল ব্যবহার করেন, তবে আপনি আপনার ব্লক করা সময়ে যেসব মেসেজ হ্যান্ডেল করতে হবে সেগুলো সহজে ট্র্যাক করতে পারেন। এটি করার একটি সহজ উপায় হলো ইমেইলগুলো দেখার সাথে সাথে ফ্ল্যাগ করা। জিমেইল স্টারস নামে ফ্ল্যাগের একটি চমৎকার সিলেকশন অফার করে।

যেসব ব্যবহার করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করতে, Settings (গিয়ার আইকন) এবং General ট্যাবে ক্লিক করুন। Stars-এ স্ক্রোল ডাউন করুন এবং যেসব ব্যবহার করতে চান সেগুলো Not in use- থেকে In use-এ ড্র্যাগ করুন। তারপর আপনি একটি ইমেইল দেখলে যেটি ফ্ল্যাগ করতে চান, তার পাশের স্টারে ক্লিক করুন যতক্ষণ না উপযুক্তটি আসে।

গুগল ক্যালেন্ডার এবং জিমেইলের এই কম্বিনেশন দিয়ে আপনি সহজেই আপনার ইমেইল টাইম অর্গানাইজ করতে পারেন।

আপনার উপলব্ধতা শিডিউল করুন

ওয়ার্ক উইক পরিকল্পনা করা টাইম ম্যানেজমেন্টের অপরিহার্য অংশ। আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার উপলব্ধ সময়ের সর্বোচ্চ ব্যবহার করছেন। গুগল ক্যালেন্ডার দিন, সপ্তাহ, মাস, এবং ওয়ার্ক-উইক ভিউ দিয়ে আপনার শিডিউল দেখা সহজ করে দেয়। এবং, একটি হ্যান্ডি বিল্ট-ইন ফিচারসহ, আপনি আপনার উপলব্ধতা প্রদর্শন করতে পারেন।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্লটস নিয়ে কাজ করুন

সহকর্মীদের জন্য আপনার সময় ম্যানেজ করার একটি চমৎকার উপায় হলো >Google Calendar-এর Appointment Slots ফিচার। মনে রাখবেন যে এই ফিচার অ্যাক্সেস করতে আপনার অবশ্যই একটি ওয়ার্ক অথবা স্কুল অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে। Appointment Slots-এ, আপনি ক্যালেন্ডার ইভেন্টের মত আপনার সময় ব্লক করবেন না, বরং সে সময় দেবেন যখন আপনি উপলব্ধ থাকবেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ১ PM থেকে ৪ PM পর্যন্ত উপলব্ধ থাকেন, তবে গুগল ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস করার পর ধাপগুলো:

1. নিশ্চিত করুন যে আপনার ক্যালেন্ডার Day বা Week ভিউতে আছে।
2. আপনি যে দিন এবং সময় উপলব্ধ থাকবেন সেটিতে ক্লিক করুন।
3. পপ-আপ উইন্ডোতে Appointment Slots সিলেক্ট করুন।
4. স্লটের জন্য একটি নাম দিন, টাইপ বেছে নিন, এবং Create-এ ক্লিক করুন। আরও ডিটেইল লাগলে Create-এর বদলে Edit Details-এ ক্লিক করুন।

আপনার যদি Appointment Slots ফিচার অ্যাক্সেস না থাকে, তবে আপনি উপরে ইমেইল টাইমের জন্য করা মত করে আপনি যেসময় ব্যস্ত থাকবেন সেটি ব্লক করে আপনার উপলব্ধতা প্রদর্শন করতে পারেন।

মিটিং টাইম অপ্টিমাইজ করুন

আপনি যদি নিয়মিত মিটিং কোঅর্ডিনেট করেন, তবে গুগল ডক্স এবং গুগল ক্যালেন্ডার আপনাকে এটি সুমস جعلে সাহায্য করতে পারে।

মিটিং অজেন্ডা এবং মিনিটস

কোনো প্ল্যান, অর্গানাইজেশন, বা কাঠামো ছাড়া একটি মিটিং থেকে খারাপ কিছু নেই। তাই, একটি মিটিং অজেন্ডা তৈরি করুন যা আপনি ক্যালেন্ডার রিকোয়েস্টের সাথে সংযুক্ত করতে পারেন। গুগল ডক্সে কিছু টেমপ্লেট আছে যা অজেন্ডা এবং মিনিটস কম্বাইন করে, একটি অল-ইন-ওয়ান ডকুমেন্টের জন্য।

আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট দিয়ে গুগল ডক্সে সাইন ইন করার পর, উপরে থেকে Template Gallery-এ ক্লিক করুন। Work ক্যাটেগরিতে স্ক্রোল ডাউন করুন এবং আপনি তিনটি Meeting Notes টেমপ্লেট দেখবেন। প্রতিটি অপশনে একই বেসিক ডিটেইলস আছে: অটেন্ডি, অজেন্ডা, নোটস, এবং অ্যাকশন আইটেমস। শুধু লুক এবং ফিল ভিন্ন।

মিটিং রিকোয়েস্ট

অজেন্ডা তৈরি করার পর, গুগল ক্যালেন্ডারের সাথে মিটিং রিকোয়েস্ট তৈরি করুন।

গুগল ক্যালেন্ডারে আপনার মিটিংর জন্য উপযুক্ত তারিখ এবং সময় সিলেক্ট করুন। তারপর Edit Details বাটনে ক্লিক করুন। পেজ খুললে, ডান পাশে Guests যোগ করার জায়গা দেখবেন। সেখানে আপনার অটেন্ডিদের ইমেইল ঠিকানা डालুন।

অজেন্ডা সংযুক্ত করতে, Description বক্সের নিচে Add Attachment-এ ক্লিক করুন এবং আপনার ফাইল সিলেক্ট করুন।

টাস্ক এবং রিমাইন্ডার টগল করুন

Google Tasks সিম্পল টু-ডুসের জন্য একটি ডিসেন্ট টুল, কিন্তু আপনি Google Keep ব্যবহার করলে অনেক বেশি সুবিধা পাবেন। প্লাস, আপনি আপনার ক্যালেন্ডারে Google Tasks এবং Google Keep রিমাইন্ডারের মধ্যে দ্রুত সুইচ করতে পারেন।

Google Keep-এ টাস্ক যোগ করুন

Google Keep-এ আপনি সহজে নোটকে টাস্ক এবং টু-ডু লিস্টে রূপান্তর করতে পারেন। তারপর, সেই টাস্কগুলো ম্যানেজ করার জন্য সহায়ক ফিচারগুলোতে সুবিধা নিন। আপনি একটি রিমাইন্ডার সেট আপ করতে পারেন, একটি চেকলিস্ট তৈরি করতে পারেন, একটি ইমেজ সংযুক্ত করতে পারেন, একটি ড্রইং যোগ করতে পারেন, এবং একজন সহকর্মীর সাথে কলাবরেট করতে পারেন।

পাশাপাশি, আপনি নোট পিন করে লিস্টের টপে রাখতে পারেন, যা হাই-প্রায়োরিটি আইটেমের জন্য পেরফেক্ট। আপনি ট্যাগ এবং কালার-কোডিং ইনকর্পোরেট করতে পারেন সহজ অর্গানাইজেশনের জন্য। আপনি যদি সিম্পল প্রজেক্ট এবং টাস্ক ম্যানেজ করার জন্য Google Keep ট্রাই করেননি, তবে একবার ঘুরে আসুন।

টাস্ক এবং রিমাইন্ডারের মধ্যে সুইচ করুন

গুগল ক্যালেন্ডারে টাস্ক এবং রিমাইন্ডারের মধ্যে সুইচ করতে, নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার মেইন ক্যালেন্ডার স্ক্রিনে আছেন। বাম পাশে My calendars-এর নিচে Tasks-এর পাশের তীরে ক্লিক করুন। তারপর Switch to Reminders সিলেক্ট করুন। আপনি Google Keep-এ সেট আপ করা সকল রিমাইন্ডার আপনার ক্যালেন্ডারে প্রদর্শিত হবে।

আপনি যখন ফিরে যেতে চান, তবে সেইম স্টেপস ফলো করুন, শেষে Switch to Tasks। আপনার Google Tasks তখন সাধারণভাবে স্ক্রিনের ডান পাশে পপ আপ হবে।

সময়ের আগে আপনার সপ্তাহ পরিকল্পনা করুন

কাজের সপ্তাহ পরিকল্পনা করার সময়, গুগল আপনাকে যেকোনো জায়গা থেকে এটি করার সুবিধা দেয়। আপনি কাউচে বিশ্রাম করছেন বা প্যাটিওতে আড্ডা मारছেন, শুধু আপনার মোবাইল ডিভাইস নিন এবং আপনার দরকারি গুগল টুলস ব্যবহার করুন।

আপনাকে আপনার কম্পিউটার খুলতে হবে না। গুগল ক্যালেন্ডার, গুগল কীপ, গুগল ডক্স, এবং জিমেইল এন্ড্রয়েড এবং iOS উভয় ডিভাইসের জন্য উপলব্ধ:

• Google Calendar for Android (Free) | iOS (Free)
• Google Keep for Android (Free) | iOS (Free)
• Google Docs for Android (Free) | iOS (Free)
• Gmail for Android (Free) | iOS (Free)

শিডিউল প্রস্তুত এবং রিভিউ করা শুধু একটি স olid ওয়ার্ক-উইক প্ল্যান দেয় না, বরং মандিবার সকাল অফিসে যাওয়ার আগে আপনাকে একটি হেড স্টার্টও দেয়।

কোন গুগল ফিচারগুলো আপনাকে টাইম ম্যানেজ করতে সাহায্য করে?

এতটুকু গুগল প্রোডাক্ট অফারিংস থাকায়, সম্ভবত আপনি একাধিক ব্যবহার করেন। এই টাইম ম্যানেজমেন্ট টিপসের মত, অ্যাপ্লিকেশনগুলো কম্বাইন করলে আপনি আরও প্রোডাক্টিভ হতে পারেন।

কোন নির্দিষ্ট গুগল প্রোডাক্ট ফিচার আপনাকে টাইম ম্যানেজমেন্টে সাহায্য করে? কমেন্টে আপনার সাজেশন দিন!