কিছু ব্যবহারকারীর জন্য, ইমেইল সিগনেচার długo সময় একই থাকতে পারে কিন্তু কখনও কখনও আপডেট করা তথ্য প্রতিফলিত করতে সিগনেচার এডিট বা পরিবর্তন করতে হতে পারে অথবা আপনার সিস্টেম আপডেট হওয়ায় বা নতুন কম্পিউটার কেনার কারণে সিগনেচার পুনরায় তৈরি করতে হতে পারে।
সিগনেচার পরিবর্তন বা এডিট করা সহজ যদি আপনি পথটি জানেন। এবং সেই পদ্ধতিটি মাইক্রোসফট আউটলুক ২০১৩, ২০১৬ এবং ৩৬৫-এ একই।
খুলুন মাইক্রোসফট আউটলুক। উপরের বাম কোণে ফাইল এ ক্লিক করুন। বাম প্যানে অপশনস এ ক্লিক করুন।
আউটলুক অপশনস উইন্ডোতে, বাম প্যানে মেইল এ ক্লিক করুন এবং ডান প্যানে সিগনেচারস বাটনে ক্লিক করুন।
সিগনেচারস অ্যান্ড স্টেশনারি নামে একটি উইন্ডো খুলবে। সেটিতে, সিলেক্ট সিগনেচার টু এডিট-এর অধীনে, যে সিগনেচারটি এডিট করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। এখন এডিট সিগনেচার-এর অধীনে টেক্সট বক্সে আপনার বর্তমান সিগনেচার দেখাবে। যেকোনো টেক্সটের মতো ইচ্ছামতো পরিবর্তন করুন। একবার এডিট হয়ে গেলে, উপরের সেভ বাটনে ক্লিক করে সংরক্ষণ করুন।
আপনার সিগনেচার এখন আপডেট হয়ে গেছে এবং ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।
আউটলুক ২০১৬/২০১৩ এবং ৩৬৫-এ নতুন সিগনেচার যোগ/তैयার করার পদ্ধতি
ইমেইলে সিগনেচার 요즘 সাধারণত ব্যবহার হয় সেগুলোকে ব্যক্তিগত করতে বা আপনার ইমেইলগুলোর পেশাদার লুক দেওয়ার জন্য। যাইহোক, সিগনেচার যোগ করা কিছুটা জটিল হতে পারে যদি ব্যবহারকারী পথটি না জানে। বিশেষ করে মাইক্রোসফট আউটলুকে, যখন সিগনেচার অপশনটি কিছুটা কঠিনভাবে খুঁজে পাওয়া যায়। কিন্তু নিচে দেওয়া সহজ ধাপগুলো অনুসরণ করলে আপনি সহজেই আপনার ইমেইলগুলোর সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি সিগনেচার যোগ করতে পারবেন।
মাইক্রোসফট আউটলুক ২০১৩ থেকে ২০১৬ এবং ৩৬৫-এ সংস্করণগত পরিবর্তনগুলোর সিগনেচার যোগ করার পদ্ধতিতে কোনো প্রভাব পড়েনি। তাই সব সংস্করণের জন্য পদ্ধতিটি একই।
উপর ব্যবহৃত ছবিগুলো নিচের নির্দেশনাগুলোর জন্যও প্রযোজ্য।
এখন সিগনেচার যোগ করা শুরু করতে, খুলুন মাইক্রোসফট আউটলুক।
যদি আপনার একাধিক অ্যাকাউন্ট সেটআপ থাকে, তবে সে ইমেইল অ্যাকাউন্টটি খুলুন যাতে সিগনেচার যোগ করতে চান।
ফাইল এ ক্লিক করুন উপরের বাম কোণে। বাম প্যানে অপশনস এ ক্লিক করুন। আউটলুক অপশনস উইন্ডোতে, মেইল এ ক্লিক করুন।
মেইল নির্বাচিত থাকা অবস্থায়, ডান বড় প্যানে সিগনেচারস এ ক্লিক করুন। সিগনেচারস অ্যান্ড স্টেশনারি উইন্ডো এখন খুলবে।
সেটিতে, নতুন সিগনেচার তৈরি করতে নিউ এ ক্লিক করুন। এটিকে একটি অর্থবহ নাম দিন।
এডিট সিগনেচার-এর নিচে টেক্সট বক্সে, আপনি আপনার ইমেইল সিগনেচার হিসেবে যা চান সকল টেক্সট এবং তথ্য লিখুন। উপরের ফরম্যাটিং টুলগুলো ব্যবহার করে ফন্ট টাইপ, সাইজ এবং স্টাইল পরিবর্তন করতে পারেন।
যদি আপনি ইতিমধ্যে আউটলুকে আপনার অ্যাকাউন্ট তথ্য সংরক্ষণ করে থাকেন এবং সেটি সিগনেচার হিসেবে ব্যবহার করতে চান, তবে বিজনেস কার্ড এ ক্লিক করুন সেটি আপনার সিগনেচার হিসেবে ব্যবহার করতে।
একবার আপনি আপনার সিগনেচার কম্পোজ করলে, উপরের সেভ বাটনে ক্লিক করুন সেটি সংরক্ষণ করতে।
যদি আপনি ব্যক্তিগত বা অফিসিয়াল ইমেইল জন্য আলাদা সিগনেচার তৈরি করতে চান, আবার নিউ এ ক্লিক করুন, অন্য সিগনেচার থেকে আলাদা করার জন্য ভিন্ন নাম দিন এবং সেই অনুযায়ী কম্পোজ করুন। আপনি যত ইচ্ছে তত সিগনেচার তৈরি করতে পারেন এবং ইমেইল কম্পোজ করার সময় যেকোনো একটি বেছে নিতে পারেন।
এখন একটি সিগনেচার ডিফল্ট হিসেবে সেট করতে, ই-মেইল অ্যাকাউন্ট-এর পাশে চুজ ডিফল্ট সিগনেচার সেকশনে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন।
নিউ মেসেজেস-এর পাশে, ড্রপ-ডাউন থেকে সে সিগনেচারটি নির্বাচন করুন যেটি আপনি নতুন ইমেইল কম্পোজ করার সময় ডিফল্ট হিসেবে ব্যবহার করতে চান।
রিপ্লাইস/ফরওয়ার্ডস-এর জন্যও সিগনেচার নির্বাচন করুন যদি আপনি ইমেইল রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করার সময় আপনার সিগনেচার যোগ করতে চান।
ওকে এ ক্লিক করুন পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করতে। এখন আপনি নতুন ইমেইল তৈরি করলে, ডিফল্ট হিসেবে সেট করা সিগনেচার স্বয়ংক্রিয়ভাবে এর শেষে দেখাবে।
আপনি রিয়েল-টাইমে আপনার তৈরি করা অন্য সিগনেচারগুলোকেও যোগ করতে পারেন নতুন ইমেইল কম্পোজ করার সময় সিগনেচার আইকন-এ ক্লিক করে এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে পছন্দসই সিগনেচার নাম বেছে নিয়ে।
