আপনি কি ইমেলকে আপনার কাজে লাগিয়েছেন? আপনি কি ইমেলকে পারফেক্ট এবং পেশাদার লুক দিতে thờiয়া ও পরিশ্রম দেন? এতে একটি কালা আছে, কিন্তু এটি তত কঠিন নয়। আপনার পুরস্কার হবে সেই ব্যক্তির প্রতিক্রিয়া যিনি আপনার উত্তর চান।
হ্যাঁ, একটি টাস্ক-হеви ডেতে আপনি প্রতিটি ইমেলে বসে একটি মাস্টারپیস তৈরি করতে পারবেন না। যাইহোক, কিছু ট্রিক আছে যা শুধু আপনাকে ঝামেলা থেকে বাঁচাবে না বরং আপনাকে কিছু এক্সট্রা সময়ও ফেরত দেবে। ক্যানড রেসপন্স এক এমন ট্রিক। ইমেল টেমপ্লেট আরেকটি।
ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করে ইমেল প্রোডাক্টিভিটি বাড়ান
ক্যানড রেসপন্স এবং ইমেল টেমপ্লেট একই রকম। পার্থক্য হল সেগুলো কীভাবে তৈরি করা হয়। আপনাকে আপনার নিজের ক্যানড রেসপন্স তৈরি করতে হয় জিমেইলে বা অন্য কোনো টেক্সট এক্সপ্যানশন টুল দিয়ে। অথবা সিম্পলি একটি নোটপ্যাড ফাইলে কही সেভ করুন।
ইমেল টেমপ্লেট ওয়েবে ফ্রি উপলব্ধ। সেগুলো বরো করুন এবং আপনার পরিস্থিতি অনুযায়ী টুইক করুন।
প্রোইমেলরাইটার আপনাকে একটি সুন্দর ইন্টারফেস দেয় সঠিক ধরনের ইমেল টেমপ্লেট সিলেক্ট করতে এবং সেগুলো আপনার ইমেলে ব্যবহার করতে। ড্রপডাউন মেনু আপনাকে Topic, Sub-Topic, এবং Tone এর জন্য অপশন দেয়। আপনার প্রয়োজনীয়টি কপি করুন এবং আপনার পরিস্থিতি অনুযায়ী কাস্টমাইজ করুন।
আপনি হয়তো পছন্দ করবেন যে "Tone" আপনাকে ফরম্যাল এবং ক্যাজুয়াল ভয়েস সিলেক্ট করতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি হয়তো একটি ফেস-টু-ফেস মিটিং এর পরে ইমেলে ক্যাজুয়াল কথা বলতে চান।
নির্বাচনের জন্য কিছু টপিক আছে। আমার জন্য, Confronting Someone এবং Requesting Something দুটি মূল্যবান পিক। প্রথমটির টেমপ্লেট আমাকে বিনয়ী কিন্তু আগ্রহী হতে সাহায্য করে। দ্বিতীয়টি আমাকে অনুরোধ করতে ক্ষমতা দেয়। আমাদের মধ্যে অনেকেই এই দুটি সোশ্যাল টাস্কে ওভারথিংকিং-এ লেগে যাই।
আপনি ডেভেলপারদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন আরও ইমেল টেমপ্লেটের জন্য যখন একটি আইডিয়া আপনার মনে আসবে।
আপনার কি ইমেল টেমপ্লেট বা ক্যানড রেসপন্সের সেট আছে? আপনি কোন টাইপের টেমপ্লেট ঘন ঘন ব্যবহার করেন?
