আপনার ইনবক্সে অনেক জাঙ্ক এবং ক্লাটার থাকলে, আপনার পছন্দের মেসেজগুলো খুঁজে বের করা অverwhelming হতে পারে। সাহায্য করার জন্য, আমরা Outlook-এ বেকার ইমেইল এড়ানোর সেরা পদ্ধতিগুলো একত্রিত করেছি।
বিল্ট-ইন ফিল্টার সিস্টেম, সেন্ডার অনুমোদন ও ব্লকিং, রুলস প্রয়োগ, এবং আরও অনেক কিছুর ব্যবহার করে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি শুধু লেজিটিমেট এবং আগ্রহের ইমেইল দেখছেন।
আপনার নিজের পদ্ধতি থাকলে কমেন্ট সেকশনে শেয়ার করুন।
১. জাঙ্ক ফিল্টার অ্যাডজাস্ট করুন
Outlook-এ একটি ফিল্টার সিস্টেম আছে যা আপনার ইনকামিং ইমেইল অটোমেটিক্যালি চেক করে, নির্ধারণ করে এটা জাঙ্ক কিনা, এবং উপযুক্ত লোকেশনে সরিয়ে দেয়। সিস্টেমের বিভিন্ন লেভেল আছে, প্রতিটা আলাদা প্রোটেকশন দেয়। সেটিংস বদলাতে, Home ট্যাবে যান এবং Junk > Junk E-mail Options...-এ নেভিগেট করুন।
ডিফল্টভাবে কোনো অটোমেটিক ফিল্টারিং থাকবে না, যদিও আপনি যদি কোনো ব্লক করা সেন্ডার সেট করে থাকেন তবে সেগুলো জাঙ্ক ফোল্ডারে যাবে। আপনি Low সেট করতে পারেন স্পষ্ট জাঙ্ক ফিল্টার করতে, High অধিকাংশ জাঙ্ক ধরতে (কিন্তু কিছু সাধারণ ইমেইলও ধরাতে পারে), অথবা Safe Lists Only শুধু আপনার অনুমোদিত সেন্ডার থেকে ইমেইল পাওয়ার জন্য।
আপনি Permanently delete suspected junk e-mail instead of moving it to the Junk E-mail folder বেছে নিতে পারেন, কিন্তু এটা রিকমেন্ডেড নয়। এই অপশন বেছে নিলে কিছু আসল ইমেইল ভুলে ফ্ল্যাগ হলে আপনি সেগুলো রিকভার করতে পারবেন না।
২. Clutter ফোল্ডার ব্যবহার করুন
আপনার Office 365 for Business থাকলে, আপনি Clutter নামে একটি ফিচার ব্যবহার করতে পারেন। ডিফল্টভাবে অন, Clutter একটি মেসেজ বিশ্লেষণ করে এবং ডিসাইড করে সেটা আপনার ইনবক্সে ফাইল করবে নাকি Clutter ফোল্ডারে।
সিস্টেম মেসেজের বিভিন্ন অংশ দেখবে, যেমন সেন্ডার কে, এবং এটি আপনার অংশগ্রহণ করা কোনো কনভারসেশন কিনা। এটি আপনার পূর্বের পড়ার অভ্যাসের ওপর ভিত্তি করে ইমেইলের সাথে কী করবে সেটা নির্ধারণ করবে। আপনি সিস্টেমকে শিখাতে পারেন মেসেজে right-click করে Move > Move to Clutter-এ যেতে। একইভাবে, Clutter-এ থাকা মেসেজকে right-click করে Move > Move to Inbox-এ যেতে ইনবক্সে ফিরিয়ে আনতে পারেন।
আপনি যদি Clutter ব্যবহার করতে না চান, তবে আপনাকে ওয়েব ভার্সনের Outlook-এ এটা অফ করতে হবে। সাইন ইন করার পর, cog icon ক্লিক করুন এবং Options > Mail > Automatic processing > Clutter-এ নেভিগেট করুন। এখানে Separate items identified as clutter বক্স আনচেক করুন এবং Save ক্লিক করুন।
৩. সেফটি টিপস দেখুন
আপনি যদি Office 365 চালান এবং Exchange সার্ভার ব্যবহার করেন, তবে কিছু মেসেজের টপে রঙিন সেফটি টিপস দেখবেন যা কন্টেন্টের প্রকৃতি সম্পর্কে সতর্ক করবে। এই ইন্ডিকেটরগুলো দেখাবে মেসেজ সন্দেহজনক, অজানা, ট্রাস্টেড, নাকি সেফ।
সন্দেহজনক চিহ্নিত মেসেজগুলোর ফেইল্ড সেন্ডার অথেন্টিকেশন বা সস্পেক্টেড স্পুফিং মেসেজ। এগুলো ডিলিট করাই রিকমেন্ডেড, যদিও আপনি নিশ্চিত হলে Show blocked content ক্লিক করতে পারেন।
অজানা চিহ্নিত মেসেজগুলো স্প্যাম হিসেবে সন্দেহ করা হয় এবং জাঙ্ক ফোল্ডারে যাবে। It's not spam ক্লিক করলে ইনবক্সে আসবে। যদি মেসেজ ট্রাস্টেড বা সেফ হয়, তবে কোনো অ্যাকশন দরকার নয়, কিন্তু মেসেজের আউথেন্সিসিটি রিকনফার্ম করার জন্য সেফটি টিপস मिलবে।
৪. সেন্ডার ব্লক এবং অনুমোদন করুন
Outlook-এ আপনি সেন্ডার ব্লক এবং অনুমোদন করতে পারেন; হয় নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিকানা বা পুরো ডোমেইন। ইমেইল সেন্ডার ব্লক করতে, মেসেজে right-click করুন এবং Junk > Block Sender-এ যান। এখন সেই ইমেইল ঠিকানা থেকে আসা যেকোনো মেসেজ আপনার জাঙ্ক ফোল্ডারে অটোমেটিক্যালি যাবে।
আপনি যেকোনো সময় এই লিস্ট ম্যানেজ করতে পারেন Home ট্যাবে গিয়ে, তারপর Junk > Junk E-mail Options... এবং Blocked Senders ট্যাবে স্যুইচ করে। এখানে বাটনগুলো ব্যবহার করে লিস্ট থেকে এন্ট্রি Add, Edit, এবং Remove করতে পারেন। এখানে আপনি নির্দিষ্ট ইমেইল ঠিকানা বা পুরো ডোমেইন যোগ করতে পারেন — উদাহরণস্বরূপ, হয়
name@example.comঅথবা শুধু
example.com।
Junk E-mail Options উইন্ডোই সেন্ডার অনুমোদনের জায়গা। সেটার জন্য Safe Senders ট্যাবে স্যুইচ করুন। এখানে আপনি ইমেইল ঠিকানা বা ডোমেইন যোগ করতে পারেন যেগুলো আপনি সবসময় Outlook-কে ট্রাস্ট করতে চান। এর মানে এই সেন্ডাররা থেকে আসা মেসেজ কখনো জাঙ্ক ফোল্ডারে যাবে না এবং তাদের মধ্যে থাকা ইমেজগুলো অটোমেটিক্যালি ডিসপ্লে হবে।
আপনি Also trust e-mail from my Contacts এবং Automatically add people I e-mail to the Safe Senders List টিক করে ম্যানেজমেন্ট গতিশীল করতে এবং 손으로 অনেক ঠিকানা যোগ করার ঝামেলা বাঁচাতে পারেন।
৫. রুলস দিয়ে ফিল্টার করুন
Outlook-এ রুলস ব্যবহার করা আপনার ইনবক্সে নিয়ন্ত্রণ নেওয়ার একটি চমৎকার উপায়। কন্ডিশন স্পেসিফাই করে, আপনি তখন অ্যাকশন নির্ধারণ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্দিষ্ট লোকের ইমেইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে অটোমেটিক্যালি সরাতে পারেন। অথবা নির্দিষ্ট শব্দ থাকা ইমেইল অটোমেটিক্যালি কালার ক্যাটাগরাইজ করতে পারেন।
Outlook ক্লায়েন্টে শুরু করতে, Home ট্যাবে যান এবং Rules > Create Rule... ক্লিক করুন। যদি ইতিমধ্যে কোনো ইমেইল খোলা থাকে, তবে কিছু অপশন প্রি-সিলেক্টেড থাকবে, কিন্তু Advanced Options... ক্লিক করে রুল ফুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন। প্রথমে কন্ডিশন সিলেক্ট করুন, তারপর অন্ডারলাইনড ভ্যালুতে ক্লিক করে রুল ডেসক্রিপশন স্পেসিফাই করুন। তারপর Next ক্লিক করুন মেলা মেসেজগুলোর সাথে কী করবে সেটা নির্ধারণ করতে। তারপর Finish ক্লিক করুন।
Outlook-এর ওয়েব ভার্সনে একই ধরনের জিনিস করা যায়। টপ রাইটে cog icon ক্লিক করুন এবং Manage Rules > New ক্লিক করুন। তবে, ডেস্কটপ ক্লায়েন্টের তুলনায় অপশনগুলো সীমিত থাকবে।
Outlook-এ রুলস সেট আপ করার আরও জানতে, আমাদের রুলস দিয়ে ইনবক্স ম্যানেজমেন্ট গাইড চেক করুন।
আপনার ইনবক্স নিয়ন্ত্রণ করুন
উপরের কিছু পদ্ধতি ব্যবহার করে আপনি আপনার ইনবক্স নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন, জাঙ্ক ফিল্টার আউট করে এবং আপনার পছন্দের ইমেইল দ্রুত এক্সেস করতে পারবেন। আরও ইফিশিয়েন্ট ইমেইল ম্যানেজমেন্টের জন্য আমাদের Outlook ওয়ার্কফ্লো বুস্ট করার গাইড চেক করুন।
মনে রাখবেন, কিছু স্প্যাম ইমেইল এখনও ক্র্যাক থেকে ফুটে ইনবক্সে পড়তে পারে। আপনি যদি সেন্ডার বা কন্টেন্ট চিনেন না, তবে সতর্ক रहুন। বিশেষ করে যদি কোনো ভয়ংকার লাগা ইমেইল অ্যাট্যাচমেন্ট থাকে তবে অতিরিক্ত সাবধানতা बरতুন।
আপনি উপরের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করেন জাঙ্ক এড়াতে? আপনার নিজের পরামর্শ আছে? কমেন্টে শেয়ার করুন।
