আপনি যদি আপনার ইনবক্সে প্রচুর আবর্জনা এবং বিশৃঙ্খলতা পান তবে আপনি যে বার্তাগুলি পড়তে চান তা খুঁজে পাওয়া অপ্রতিরোধ্য হতে পারে৷ সাহায্য করার জন্য, আমরা আউটলুকের অকেজো ইমেলগুলি এড়াতে কিছু সেরা পদ্ধতিগুলিকে রাউন্ড আপ করেছি৷
অন্তর্নির্মিত ফিল্টার সিস্টেম ব্যবহার করে, প্রেরকদের অনুমোদন এবং ব্লক করে, নিয়ম প্রয়োগ করে, এবং আরও অনেক কিছু করে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনি শুধুমাত্র বৈধ ইমেলই দেখছেন যা আগ্রহের বিষয়।
শেয়ার করার আপনার নিজস্ব পদ্ধতি থাকলে, অনুগ্রহ করে মন্তব্য বিভাগে আমাদের জানাতে ভুলবেন না।
1. জাঙ্ক ফিল্টার সামঞ্জস্য করুন
আউটলুকের একটি ফিল্টার সিস্টেম রয়েছে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইনকামিং ইমেল পরীক্ষা করবে, এটি জাঙ্ক কিনা তা নির্ধারণ করবে, তারপর এটিকে একটি উপযুক্ত স্থানে নিয়ে যাবে। সিস্টেমে বিভিন্ন স্তর রয়েছে, প্রতিটি সুরক্ষার আলাদা স্তর সরবরাহ করে। আপনার সেটিংস পরিবর্তন করতে, হোম এ যান৷ ট্যাব করুন এবং জাঙ্ক> জাঙ্ক ই-মেইল বিকল্প...-এ নেভিগেট করুন
ডিফল্টরূপে, কোনো স্বয়ংক্রিয় ফিল্টারিং হবে না, যদিও আপনি যদি কোনো অবরুদ্ধ প্রেরককে সেট করে থাকেন তাহলে তাদের জাঙ্ক ফোল্ডারে সরানো হবে। আপনি এটি নিম্ন সেট করতে পারেন৷ স্পষ্ট আবর্জনা ফিল্টার করতে, উচ্চ বেশিরভাগ আবর্জনা ধরার জন্য, কিন্তু কিছু সাধারণ ইমেলও ধরা পড়ার সম্ভাবনা আছে, অথবা শুধুমাত্র নিরাপদ তালিকা শুধুমাত্র আপনি যাদের অনুমোদন করেছেন তাদের কাছ থেকে ইমেল পেতে।
এছাড়াও আপনি সন্দেহজনক জাঙ্ক ই-মেইলটিকে জাঙ্ক ই-মেইল ফোল্ডারে সরানোর পরিবর্তে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে পারেন , কিন্তু এই সুপারিশ আসে না. আপনি যদি এই বিকল্পটি বেছে নেন তাহলে কিছু বাস্তব ইমেল ভুলভাবে পতাকাঙ্কিত হতে পারে এবং আপনি সেগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারবেন না৷
2. Clutter ফোল্ডার ব্যবহার করুন
আপনার যদি ব্যবসার জন্য অফিস 365 থাকে তবে আপনি Clutter নামক একটি বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারেন। ডিফল্টরূপে সক্ষম, Clutter একটি বার্তা বিশ্লেষণ করে এবং এটি আপনার ইনবক্স বা আপনার Clutter ফোল্ডারে ফাইল করবে কিনা তা বিচার করে।
সিস্টেমটি বার্তার বিভিন্ন অংশ দেখবে, যেমন প্রেরক কে এবং আপনি যে কথোপকথনে অংশগ্রহণ করেছেন তা কিনা। এটি আপনার পূর্ববর্তী পড়ার অভ্যাসের উপর ভিত্তি করে ইমেলের সাথে কী করবেন তা নির্ধারণ করবে। আপনি ডান-ক্লিক করে Clutter-এ একটি বার্তা সরিয়ে সিস্টেমকে শিখতে সাহায্য করতে পারেন এটি এবং মুভ> মুভ টু ক্লাটার এ যাচ্ছে . একইভাবে, আপনি ডান-ক্লিক করে ইনবক্সে একটি বার্তা সরাতে পারেন Clutter-এ একটি বার্তা এবং সরান> ইনবক্সে সরান-এ যাচ্ছে .
আপনি যদি Clutter ব্যবহার করতে না চান, তাহলে আপনাকে Outlook এর ওয়েব সংস্করণের মাধ্যমে এটি বন্ধ করতে হবে। একবার সাইন ইন করলে, কগ আইকনে ক্লিক করুন এবং বিকল্প> মেল> স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণ> বিশৃঙ্খলা-এ নেভিগেট করুন . এখানে একবার, বাক্সটি আনটিক করুন বিশৃঙ্খল হিসাবে চিহ্নিত পৃথক আইটেমগুলি৷ এবং সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন .
3. নিরাপত্তা টিপস দেখুন
আপনি যদি অফিস 365 চালাচ্ছেন এবং একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার করছেন, তাহলে আপনি কিছু বার্তার শীর্ষে রঙিন নিরাপত্তা টিপস দেখতে পাবেন যা আপনাকে এর বিষয়বস্তুর প্রকৃতি সম্পর্কে সতর্ক করবে৷ এই সূচকগুলি দেখাবে বার্তাটি সন্দেহজনক, অজানা, বিশ্বস্ত বা নিরাপদ কিনা৷
৷যারা সন্দেহজনক হিসাবে চিহ্নিত তাদের প্রেরকের প্রমাণীকরণ ব্যর্থ হয়েছে বা সন্দেহজনক স্পুফিং বার্তা। এটি সুপারিশ করা হয় যে আপনি এই ইমেলগুলির সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট না করেই মুছে ফেলুন, যদিও আপনি অবরুদ্ধ সামগ্রী দেখান বেছে নিতে পারেন যদি আপনি নিশ্চিত হন যে এটি নিরাপদ।
যারা অজানা হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে তাদের স্প্যাম বলে সন্দেহ করা হয় এবং তাদেরকে জাঙ্ক ফোল্ডারে সরানো হয়। আপনি এটি স্প্যাম নয় ক্লিক করতে পারেন৷ এটি আপনার ইনবক্সে সরাতে। যদি বার্তাটি বিশ্বস্ত বা নিরাপদ হয় তবে কোন পদক্ষেপের প্রয়োজন নেই, তবে আপনি বার্তাটির সত্যতা সম্পর্কে আশ্বাসের জন্য নিরাপত্তা টিপ পাবেন৷
4. প্রেরকদের ব্লক এবং অনুমোদন করুন
আপনি Outlook এ প্রেরকদের ব্লক এবং অনুমোদন করতে পারেন; হয় একটি নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানা বা একটি সম্পূর্ণ ডোমেন। একজন ইমেল প্রেরককে ব্লক করতে, ডান-ক্লিক করুন বার্তাটি এবং জাঙ্ক> ব্লক প্রেরক-এ যান . এখন সেই ইমেল ঠিকানা থেকে প্রাপ্ত যেকোনো বার্তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জাঙ্ক ফোল্ডারে চলে যাবে।
আপনি যে কোনো সময় হোম এ গিয়ে এই তালিকাটি পরিচালনা করতে পারেন৷ ট্যাব, তারপর জাঙ্ক> জাঙ্ক ই-মেইল বিকল্প... এবং অবরুদ্ধ প্রেরকদের-এ স্যুইচ করা হচ্ছে ট্যাব এখানে আপনি যোগ করতে বোতামগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ , সম্পাদনা করুন, এবং সরান তালিকা থেকে এন্ট্রি। এখানে আপনি একটি নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানা বা শুধুমাত্র একটি সম্পূর্ণ ডোমেন যোগ করতে পারেন - উদাহরণস্বরূপ, হয়
name@example.comঅথবা শুধু
example.com.
জাঙ্ক ই-মেইল বিকল্প উইন্ডোও যেখানে আপনি প্রেরকদের অনুমোদন করতে পারেন। নিরাপদ প্রেরকদের-এ স্যুইচ করুন এর জন্য ট্যাব। এখানে আপনি ইমেল ঠিকানা বা ডোমেন যোগ করতে পারেন যা আপনি সবসময় আউটলুক বিশ্বাস করতে চান। এর মানে হল যে এই প্রেরকদের থেকে বার্তাগুলি কখনই আপনার জাঙ্ক ফোল্ডারে পাঠানো হবে না এবং তাদের মধ্যে থাকা কোনও ছবি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে৷
আপনি এছাড়াও আমার পরিচিতি থেকে ই-মেইল বিশ্বাস করুন এ টিক দিতে পারেন এবং নিরাপদ প্রেরক তালিকায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমি যাদের ই-মেইল করি তাদের যোগ করুন পরিচালনার গতি বাড়ানোর জন্য এবং আপনাকে ম্যানুয়ালি প্রচুর ঠিকানা যোগ করতে হবে।
5. নিয়ম দিয়ে ফিল্টার করুন
Outlook-এ নিয়মগুলি ব্যবহার করা আপনার ইনবক্সের নিয়ন্ত্রণ নেওয়ার একটি দুর্দান্ত উপায়। শর্ত উল্লেখ করে, আপনি তারপর গৃহীত পদক্ষেপ নির্ধারণ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের কাছ থেকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরাতে পারেন। অথবা আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে রঙ শ্রেণীবদ্ধ নির্দিষ্ট শব্দ সঙ্গে ইমেল থাকতে পারে.
Outlook ক্লায়েন্টে শুরু করতে, হোম-এ যান৷ ট্যাব করুন এবং নিয়ম> নিয়ম তৈরি করুন... ক্লিক করুন আপনার যদি ইতিমধ্যেই একটি ইমেল খোলা থাকে তবে আপনি কিছু বিকল্প পূর্বনির্বাচিত পাবেন, তবে আপনি উন্নত বিকল্প... ক্লিক করতে পারেন সম্পূর্ণরূপে নিয়ম কাস্টমাইজ করতে. প্রথমে আপনি যে শর্তগুলি চান তা নির্বাচন করুন, তারপর নিয়মের বিবরণ নির্দিষ্ট করতে আন্ডারলাইন করা মানটিতে ক্লিক করুন। তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন সেই শর্তগুলির সাথে মেলে এমন কোনও বার্তার সাথে কী করতে হবে তা নির্ধারণ করতে৷ তারপর সমাপ্ত ক্লিক করুন৷ .
আপনি Outlook এর ওয়েব সংস্করণে অনুরূপ জিনিসগুলি অর্জন করতে পারেন। কগ আইকনে ক্লিক করুন উপরের ডানদিকে এবং তারপরে নিয়মগুলি পরিচালনা করুন> নতুন ক্লিক করুন৷ . যাইহোক, ডেস্কটপ ক্লায়েন্টের তুলনায় আপনার জন্য উপলব্ধ বিকল্পগুলি আরও সীমিত হবে।
Outlook-এ নিয়ম সেট আপ করার বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, নিয়মগুলির সাথে আপনার ইনবক্স পরিচালনার বিষয়ে আমাদের গাইড দেখুন৷
আপনার ইনবক্স নিয়ন্ত্রণ করুন
উপরের কিছু পদ্ধতি ব্যবহার করা আপনাকে আপনার ইনবক্সের নিয়ন্ত্রণ নিতে, আবর্জনা ফিল্টার করতে এবং আপনি যে ইমেলগুলি পড়তে চান তা দ্রুত অ্যাক্সেস করার অনুমতি দেবে। আপনি যদি আপনার ইমেল পরিচালনার সাথে আরও দক্ষ হতে চান তবে আপনার Outlook কর্মপ্রবাহকে বুস্ট করার জন্য আমাদের গাইড দেখুন৷
মনে রাখবেন, কিছু স্প্যাম ইমেল এখনও ফাটল ধরে আপনার ইনবক্সে পড়ে যেতে পারে। আপনি প্রেরক বা বিষয়বস্তু চিনতে না পারলে, সতর্ক থাকুন। বিশেষ করে সতর্কতার সাথে এগিয়ে যান যদি কোনো বিপজ্জনক ইমেল সংযুক্তি দেখা যায়।
ইমেল বিশৃঙ্খলা এড়াতে আপনি কি উপরের কোন পদ্ধতি ব্যবহার করেন? শেয়ার করার জন্য আপনার নিজের কোন পরামর্শ আছে?
