আপনি যদি সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগের জন্য আউটলুক ব্যবহার করেন, তবে সম্ভবত আপনি একটি নির্দিষ্ট গ্রুপকে বারবার ইমেল পাঠাতে চেয়েছেন যার সদস্যগণ ঘন ঘন পরিবর্তিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে প্রতিদিন আপনার সমস্ত কাস্টমার সার্ভিস প্রতিনিধিদের ইমেল পাঠাতে হতে পারে, কিন্তু উচ্চ তীব্রতায় কর্মচারীদের পরিবর্তনের কারণে লিস্টটি ঘন ঘন পরিবর্তিত হতে পারে।
কেন ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট বা কন্ট্যাক্ট গ্রুপ ব্যবহার করবেন?
প্রতিবার ইমেল পাঠাতে হলে প্রতিটি ব্যক্তির নাম বা ইমেল ম্যানুয়ালি টাইপ করা যায়, কিন্তু গ্রুপ বড় হলে এটি দ্রুত কঠিন হয়ে যায়।不仅如此, অনিচ্ছাকৃতভাবে কাউকে বাদ দেওয়ার ঝুঁকিও থাকে যা অফিসে অবাঞ্ছিত পরিস্থিতি সৃষ্টি করতে পারে। এখানেই ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট বা কন্ট্যাক্ট গ্রুপের প্রয়োজনীয়তা উদ্ভূত হয়!
প্রায়শই "কন্ট্যাক্ট গ্রুপ" এবং "ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট" শব্দদ্বয় একই অর্থে ব্যবহার করা হয়। মাইক্রোসফ্ট "কন্ট্যাক্ট গ্রুপ" শব্দটি ব্যবহার করা आरম্ভ করেছে, সম্ভবত কারণ এটি "ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট" চেয়ে কিছুটা আরও স্বाभাবিক।
তবে, মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ ব্যবহারকারী সংস্থাগুলোতে এই দুটির মধ্যে একটি বাস্তব পার্থক্য রয়েছে। মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ অ্যাডমিনরা বিদ্যমান আউটলুক ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টগুলিকে "গ্রুপস"তে রূপান্তর করতে পারেন, যা সদস্যদের শেয়ার্ড লাইব্রেরি এবং সহযোগিতামূলক স্পেস যেমন মাইক্রোসফ্ট টিমস, যামার এবং প্ল্যানারের অ্যাক্সেস প্রদান করে।
আপনার আইটি বিভাগ সম্ভবত আপনার সংস্থার আউটলুক ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টগুলোর ওপর নিয়ন্ত্রণ রাখে—বিশেষ করে সার্বজনীন スタッフ লিস্টটি যা প্রায়শই খারাপভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়, তবুও আপনি আউটলুকে নিজস্ব কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরি করতে পারেন।
নিচে, আমরা আপনাকে ব্রাউজার সংস্করণ এবং ডেস্কটপ অ্যাপ উভয়ের জন্য আউটলুকে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরির পদ্ধতি দেখাব।
আউটলুক অনলাইনে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরির পদ্ধতি
আউটলুকের ব্রাউজার সংস্করণে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরি করা খুব সহজ।
- আউটলুক.কম-এ আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন অথবা যদি ইতিমধ্যে মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫-এ লগ ইন করা থাকেন তবে অ্যাপ লঞ্চার থেকে আউটলুক নির্বাচন করুন। আপনি যদি অ্যাপ লিস্টে আউটলুক না দেখেন (আপনি দেখতে পাবেন), তবে সব অ্যাপ নির্বাচন করুন।
- বাম প্যানেলে, গ্রুপস-এর অধীনে নতুন গ্রুপ নির্বাচন করুন।
- পপ-আপে আপনার নতুন গ্রুপের নাম এবং বিবরণ দিন এবং তৈরি করুন নির্বাচন করুন। (যদি আপনার সংস্থা এটি সক্ষম করে থাকে, তবে আপনাকে গ্রুপের জন্য একটি ইমেইল ঠিকানা তৈরি করার জন্য বলা হতে পারে। সেক্ষেত্রে, সুবিধার জন্য ইমেইল ঠিকানাটি গ্রুপের নামের সাথে মিলিয়ে রাখতে চেষ্টা করুন।)
- এখন গ্রুপে সদস্য যোগ করুন। নাম বা ইমেইল ঠিকানা দিয়ে মানুষকে সার্চ করুন। আপনি যাকে যোগ করতে চান তার সার্চ ফলাফলটি নির্বাচন করুন, এবং সে "এই ব্যক্তিটি যোগ করা হবে" এর অধীনে প্রদর্শিত হবে।
- আপনি যাদের যোগ করতে চান সকলে যোগ হওয়া পর্যন্ত ধাপ ৪ পুনরাবৃত্তি করুন। তারপর যোগ করুন বাটনটি নির্বাচন করুন।
- বন্ধ করুন নির্বাচন করুন।
- নতুন বার্তা নির্বাচন করে আপনার তৈরি করা গ্রুপে একটি ইমেইল পাঠান।
- To ফিল্ডে আপনার তৈরি করা গ্রুপের নাম লিখতে শুরু করুন এবং প্রদর্শিত লিস্ট থেকে এটি নির্বাচন করুন।
খুব সহজ! কিন্তু যদি আপনাকে গ্রুপ থেকে লোকজন যোগ বা বাদ দিতে হয়? পড়তে থাকুন।
আউটলুক অনলাইনে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ এডিট করার পদ্ধতি
মাইক্রোসফ্ট আউটলুক অনলাইন ছাড়া বাইরে যেতে হয় না কন্ট্যাক্ট গ্রুপ এডিট করা সহজ করে দিয়েছে। আপনার সংস্থা মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ কীভাবে কনফিগার করেছে তার উপর নির্ভর করে কিছু ধাপ কিছুটা ভিন্ন হতে পারে, তবে নিচের ধাপগুলো আপনাকে গন্তব্য পর্যন্ত পৌঁছে দেবে।
- বাম প্যানেলে, গ্রুপস-এর অধীনে আপনি যে গ্রুপটি এডিট করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- সেই গ্রুপের এন্ট্রিতে, আরো (তিনটি ডট/এলিপসিস) আইকনটি নির্বাচন করুন।
- সেটিংস নির্বাচন করুন। (আউটলুক আপনার সংস্থার জন্য কীভাবে কনফিগার করা আছে তার উপর নির্ভর করে, আপনি আরো আইকন থেকে সরাসরি সদস্য যোগ করুন অপশনটি দেখতে পেতে পারেন।)
- ডান পাশে প্রদর্শিত গ্রুপ সেটিংস প্যানেল থেকে গ্রুপ এডিট করুন নির্বাচন করুন।
- সদস্য ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
- সেখান থেকে আপনি সদস্য যোগ করতে পারেন বা যাকে সরাতে চান তার এন্ট্রির পাশে থাকা X আইকনটি নির্বাচন করে গ্রুপ থেকে বাদ দিতে পারেন।
- যদি আপনি গ্রুপে সদস্য যোগ করেছেন, তবে যোগ করুন বাটনটি নির্বাচন করুন। অন্যথায়, বন্ধ করুন বেছে নিন।
আউটলুক অনলাইনে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ এডিট করার আরেকটি পদ্ধতি
আউটলুক কীভাবে কনফিগার করা আছে তার উপর নির্ভর করে, আপনি নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করেও কন্ট্যাক্ট গ্রুপ এডিট করতে পারেন:
- আউটলুকের পিপল সেকশনে যান (ক্যালেন্ডার আইকনের ডানে)।
- বাম প্যানেলের গ্রুপস সেকশনে, আপনার তৈরি করা গ্রুপগুলো দেখতে Owner নির্বাচন করুন।
- লিস্ট থেকে আপনি যে গ্রুপটি এডিট করতে চান সেটি নির্বাচন করুন।
- গ্রুপ সদস্য পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন।
- সেখান থেকে আপনি সদস্য যোগ করতে পারেন বা বিদ্যমান সদস্যদের এন্ট্রির পাশে থাকা X নির্বাচন করে ডিলিট করতে পারেন।
আউটলুকের ডেস্কটপ অ্যাপে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরির পদ্ধতি
আউটলুকের ডেস্কটপ সংস্করণে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরি করা অনলাইন সংস্করণ চেয়ে আরও সহজ।
- আউটলুক চালু করুন, এবং নিচের বাম কোণে থাকা পিপল আইকনটি নির্বাচন করুন (ইমেইল, টাস্ক, পিপল এবং ক্যালেন্ডারের মাঝে স্যুইচ করার জায়গা)।
- এরপর, টুলবার থেকে নতুন কন্ট্যাক্ট গ্রুপ নির্বাচন করুন। (যদি আপনার সংস্থা মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ ব্যবহার করে, তবে আপনি নতুন গ্রুপ বাটনটিও দেখতে পেতে পারেন। আমাদের উদ্দেশ্যে, গ্রুপ ইমেইল সুবিধার্থে আমরা নতুন কন্ট্যাক্ট গ্রুপ ব্যবহার করব।)
- প্রদর্শিত কন্ট্যাক্ট গ্রুপ উইন্ডোতে আপনার কন্ট্যাক্ট গ্রুপের একটি নাম দিন, তারপর সদস্য যোগ করুন নির্বাচন করুন এবং আপনি আপনার নতুন সদস্যদের কোথা থেকে আনতে চান সেটি বেছে নিন। অপশনগুলো হতে পারে আউটলুক কন্ট্যাক্ট থেকে, অ্যাড্রেস বুক থেকে, অথবা নতুন ইমেইল কন্ট্যাক্ট।
- এক এক করে আপনি যাদের কন্ট্যাক্ট গ্রুপে যোগ করতে চান সেগুলো সার্চ করুন। তাদের এন্ট্রিটি হাইলাইট করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন, এবং সদস্য বাটনটি নির্বাচন করুন (অথবা তাদের এন্ট্রিটি ডাবল-ক্লিক করুন) সেগুলো যোগ করার জন্য। শেষ হলে OK নির্বাচন করুন।
- উইন্ডোটি বন্ধ করুন, পরিবর্তনগুলো সেভ করার জন্য অনুরোধ করা হলে Yes দিয়ে প্রতিক্রিয়া জানান।
- এখন, যখন আপনি একটি নতুন ইমেইল এড্রেস করবেন, To ফিল্ডে কন্ট্যাক্ট গ্রুপের নাম লিখলে আপনার কন্ট্যাক্ট গ্রুপটি যোগ হবে। আপনি চাইলে গ্রুপ লিস্টটি এক্সপ্যান্ড করতে পারেন, এবং আউটলুক লিস্টটিকে এর সদস্যদের সাথে প্রতিস্থাপন করবে। সতর্ক থাকুন, একবার এক্সপ্যান্ড করলে আপনি আবার লিস্টটি কোল্যাপ্স করতে পারবেন না।
কন্ট্যাক্ট গ্রুপগুলো আউটলুক অ্যাড্রেস বুকে এন্ট্রি হিসেবে প্রদর্শিত হয়, তাই আপনি সেগুলো alfabetical লিস্টে খুঁজে পাবেন।
আউটলুকের ডেস্কটপ অ্যাপে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ এডিট করার পদ্ধতি
এখন চলুন আউটলুকের ডেস্কটপ সংস্করণে একটি বিদ্যমান কন্ট্যাক্ট গ্রুপ এডিট করি।
- আউটলুক চালু করুন, এবং নিচের বাম কোণে থাকা পিপল আইকনটি নির্বাচন করুন।
- আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টে যে গ্রুপটি এডিট করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন এবং নির্বাচন করুন।
- ডান পাশের প্যানেলে এডিট নির্বাচন করুন। এটি আপনাকে সেখানে ফিরিয়ে আনবে যেখানে আপনি সদস্য যোগ ও/অথবা বাদ দিয়ে গ্রুপটি পরিচালনা করতে পারবেন।
আপনি আউটলুকের অনলাইন সংস্করণ ব্যবহার করেন নাকি ডেস্কটপ অ্যাপ, কিছু মিনিট সময় ব্যয় করে আউটলুক ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট তৈরি করা যেটি আপনি বারবার ব্যবহার করবেন, সেটি অবশ্যই মূল্যবান। আপনি করলে খুশি হবেন।
