ইমেইল আধুনিক জীবনের অবিচ্ছেদ্য অংশ। আপনি ব্যাবসা বা চাকরির জন্য ইমেইল পাঠাচ্ছেন বা না, সच्चাই হলো আপনাকে দৈনিক বা হয়তো ঘন্টার পর ঘন্টা বেসিসে এগুলোর সাথে মुकাবিলা করতে হবে।
এই কারণেই, আপনাকে ইমেইল পাঠানোর পদ্ধতিতে যত্ন এবং সময় দিতে হবে। তারপর, আপনাকে ইমেইল কীভাবে শেষ করবেন সেটিও চিন্তা করতে হবে।
এখানে আপনার কমিউনিকেশন পেশাদার রাখতে সেরা ইমেইল সাইন-অফগুলো দেওয়া হলো। আমরা ইমেইল সিগনেচারের গুরুত্বও বলবো যদি আপনি ব্যবসায়িক ইমেইল পাঠান।
১. আপনাকে একটি ভালো ইমেইল এন্ডিং কেন দরকার
আপনাকে একটি ভালো ইমেইল এন্ডিং দরকার হওয়ার কয়েকটি কারণ আছে:
- প্রপার সাইন-অফ না থাকলে রুড বা অত্যধিক ক্যাজুয়াল লাগতে পারে।
- আপনি কারো ব্যবসায়িক ইমেইল করলে, আপনি সে ব্যক্তিকে প্রভাবিত করতে চান যে আপনি একজন পেশাদার।
- আপনি কোনো কোম্পানিকে জব পোস্টিংয়ের জন্য ইমেইল করলে, আপনার ইমেইল ফরওয়ার্ড হয়ে যেতে পারে উপযুক্ত হায়ারিং ম্যানেজারের কাছে। আপনি সেই থার্ড পার্টিগুলোকেও প্রভাবিত করতে চান যে আপনি একজন পেশাদার।
একটি ভালো ইমেইল সাইন-অফ আপনার ইমেইলে রেসপন্স পাওয়ার চান্সও বাড়াতে পারে। একটি কল টু অ্যাকশন—যেমন "আপনার রিজিউমে পড়ার জন্য সময় দেয়ার জন্য ধন্যবাদ, আপনার কথা শুনার জন্য অপেক্ষা করছি"—একটি প্রম্পট হিসেবে কাজ করতে পারে।
আপনি যখন একটি সাইন-অফ লিখছেন, একটি ভালো ইমেইল ফরম্যাট নিচের موارد দিয়ে গঠিত হওয়া উচিত:
- একটি ক্লোজিং লাইন, সাধারণত যা কৃতজ্ঞতা বা কল টু অ্যাকশন প্রকাশ করে।
- একটি ক্লোজিং স্যালুটেশন, যেমন "Best Wishes," "Sincerely," বা "Regards." আপনি যে টাইপের ইমেইল সাইন-অফ ব্যবহার করবেন সেটি ইমেইলটির প্রসঙ্গ এবং ইমেইল থ্রেড কত লম্বা সেটির ওপর নির্ভর করে।
- ক্লোজিং স্যালুটেশনের নিচে আপনার পূর্ণ নাম। এটি স্পষ্ট করবে কে ইমেইল পাঠাচ্ছে।
- শেষে, আপনার ইমেইল সিগনেচার থাকা উচিত, যাতে আপনার কন্ট্যাক্ট ইনফরমেশন, ওয়েবসাইট লিংক, এবং সোশ্যাল মিডিয়া (যদি প্রযোজ্য) থাকে। এটি ताकে ইমেইল পড়া ব্যক্তি আপনাকে যোগাযোগ করার অন্যান্য উপায় জানতে পারে।
নোট: নিশ্চিত হন যে আপনি কী ধরনের ইমেইল সিগনেচার আপনার কমিউনিকেশন স্টাইলের সাথে মেলে সেটা চিন্তা করেছেন। ক্লোজিং রিমার্কস প্রসঙ্গের সাথে প্রফেশনালিজম এবং টোনের দৃষ্টিতে মিলতে হবে। সেগুলো আপনার এবং আপনার "ভয়েস"-এর সাথে অথেন্টিকও লাগতে হবে।
২. ভিন্ন ধরণের ইমেইল সাইন-অফ এবং কখন সেগুলো উপযুক্ত
আপনি ইমেইল ক্লোজার ডিসাইড করার আগে, প্রসঙ্গের ইশারা ব্যবহার করে বুঝতে চেষ্টা করুন আপনার ইমেইলে কী ধরনের টোন সেট করতে হবে।
- এটি কি একটি নতুন ব্যবসা যেটি আপনি কন্ট্যাক্ট করছেন?
- কি স্টার্ট-আপ ব্যবসাটির একটি ক্যাজুয়াল যোগাযোগ পদ্ধতি আছে?
- যদি ক্যাজুয়াল না হয়, কি এটি একটি পুরনো, সুস্পষ্ট প্রতিষ্ঠিত ব্যবসা বা সার্ভিস, যেমন একটি সরকারি অফিস?
- আপনি কি সরাসরি যাকে কন্ট্যাক্ট করছেন সেটাকে চেনেন?
- আপনি কি আগে তাদের ইমেইল করেছেন?
ভিন্ন ধরনের ব্যবসা ভিন্ন ধরনের ইমেইল চায়। পেশাদারভাবে কাজ করা সবসময় নিরাপদ, কিন্তু অন্যদিকে, আপনি খুব কঠোর বা আউট-অফ-টাচ শোনার রিস্ক নিতে চান না।
আপনাকে আপনার ইমেইল এন্ডিং-এর দৈর্ঘ্যও ডিসাইড করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ইন্ট্রোডাক্টরি ইমেইল আরও গভীর কল টু অ্যাকশন চায়। আপনার সহকর্মীদের সাথে একটি ইমেইল থ্রেড ক্যাজুয়াল হতে পারে।
চলুন ইমেইল সাইন-অফ এবং পরিস্থিতি অনুযায়ী ইমেইল কীভাবে শেষ করবেন সেটা বলা যাক।
সामान्यভাবে ইমেইল শেষ করার কার্যকর পদ্ধতিসমূহ
Best বা Best Wishes
- "Best" শব্দের যেকোনো ভেরিয়েশন সাধারণত নিরাপদ দ্যাব। এটি একটি সাধারণ ইমেইল সাইন-অফ এবং ক্যাজুয়াল বা ফরমাল উভয় সেটিং-এ উপযুক্ত।
- তবে, Boomerang-এর একটি স্টাডি নোট করলো এই রেসপন্সের এভারেজের চেয়ে কম রেসপন্স রেট আছে। তাই "Best Wishes" ব্যবহার করার সময় সেটা মনে রাখুন।
প্রসঙ্গে, এই ধরনের ইমেইল ক্লোজিং এরকম পড়বে:
Best Wishes,
Full Name
Sincerely
- "Sincerely" ইমেইল শেষ করার আরেকটি সাধারণ পদ্ধতি। এটি ফরমাল ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে ভালো কাজ করে।
- একটি কোম্পানিতে নতুন চাকরির জন্য আপ্লাই করার সময় "Sincerely" ইমেইল শেষ করার একটি ভালো উপায়। এটি পুনরাবৃত্তি করে যে আপনি যোগাযোগ করার ইচ্ছায় সিনসিয়ার।
- আপনি অন্য ব্যক্তি থেকে রিপ্লাই পাওয়ার আশাও সিনসিয়ারলিই রখছেন। তাই, এটি অথেন্টিক লাগে।
প্রসঙ্গে, এই ইমেইল ক্লোজার এরকম পড়বে:
Sincerely,
Full Name
Regards
- "Regards" খুব কঠোর লাগতে পারে রিস্ক আছে। আপনি যদি ফরমাল ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে কারো ইমেইল করেন, তবে "Regards" ভালো কাজ করে।
প্রসঙ্গে, এই ইমেইল ক্লোজার পড়বে:
Regards,
Full Name
ইমেইল শেষ করার অন্যান্য সাধারণ কার্যকর পদ্ধতিসমূহ:
- Respectfully
- Many Thanks
- Warm Wishes
একবার আর মনে রাখুন, করেসপন্ডেন্সের মড এবং টোন মিলিয়ে ইমেইল সাইন-অফ বেছে নিন যা সেরা কাজ করে। এই বাহ্যিক ফ্যাক্টরগুলো আপনার সাক্সেস রেটকে প্রভাবিত করবে।
"Cheers"-এর ওপর একটি নোট
"Cheers" রেসপন্স পাওয়ার সম্ভাবনা থাকা সত্ত্বেও, এর সামগ্রিক কার্যকারিতার ওপর विरোধाभাস রিপোর্ট থাকে।
মূলত, "Cheers" খুব ক্যাজুয়াল লাগতে পারে, বিশেষ করে একটি ইন্ট্রোডাক্টরি ইমেইলে। এটি আপনার স্পিকিং এবং কমিউনিকেশন স্টাইলের সাথে মেলাতে ভালো, যাতে এটি অথেন্টিক পড়ায়।
ইমেইল শেষ করার সাধারণ পদ্ধতিসমূহ যা কাজ করে না
আমাদের কিছু পদ্ধতি নির্দেশ করতে হবে যা আপনি কখনো আপনার ইমেইল শেষ করতে ব্যবহার করবেন না।
Your Friend বা Yours Truly
- যদি না এটি একটি পারসোনাল ইমেইল এবং অন্য পাশের ব্যক্তি শाब্দিকভাবে আপনার বন্ধু হয়, তবে এটি ডিজেনিউইন নয়। "Yours Truly" অধিকাংশ ব্যবসায়িক সেটিং-এ খুব ক্যাজুয়াল।
Sent from my iPhone
- অনলাইন জোকের নিরস শেষ হিসেবে প্রায়ই ব্যবহৃত, "Sent from my iPhone" হলো রেফ্রিজারেটরে খুব খারাপভাবে চিন্তা করা পোস্ট-ইট নোটের আধুনিক সমতুল্য। এটি ট্যাকি এবং লাস্ট মিনিট লাগে।
Take Care
- Business Insider-র মতে "Take care" ইমেইল রিসিপিয়েন্টকে অঙ্কে আনতে পারে। এটি রিসিপিয়েন্টের সাথে কিছু সমস্যা আছে, সম্ভবত স্বাস্থ্য-সম্পর্কিত, সেটি ইমপ্লাই করতে পারে। এটিতে লOWER রেসপন্স রেট হবে।
৩. ইমেইল সিগনেচারের গুরুত্ব
যেարկি আমরা এই আর্টিকেলের শুরুতে উল্লেখ করেছি, একটি পেশাদার ইমেইলের শেষে একটি ইমেইল সিগনেচার থাকা উচিত।
আমরা ইতিমধ্যে বলেছি আপনি এই সিগনেচার ভিতরে কী অন্তর্ভুক্ত করবেন, কিন্তু আমরা এখানে আপনাকে জানাতে চাই যে সিগনেচারটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি মূলত আপনার পাবলিক ফেস। এটি হলো অন্যান্য লোক আপনার প্রথম імপ্রেশন বানাবে, বিশেষ করে আপনি রিমোটলি কাজ করলে।
একটি ভালো ইমেইল সিগনেচারকে চাকরির জন্য যা চান সেটির জন্য পোশাক পরার মতো ভাবুন। আপনাকে সেই জব ইন্টারভিউতে আপনার সেরা পা আগে রাখতে হবে। সবচেয়ে খারাপ কাজ হলো স্লপি দেখানো, আপনার চেহারা বা আচরণে যেকোনো একটি।
আত্মবিশ্বাসের সাথে আপনার ইমেইলগুলো শেষ করুন
ইমেইল আমাদের পেশাদার জীবনের বড় অংশ নেয়। দুর্ভাগ্যক্রমে, এটা কিছুটা যা আমাদের সবসময় ডিল করতে হবে। আপনার ইমেইলগুলোর একটি জেনারেল টেম্পলেট থাকলে, আপনি সেগুলো দ্রুত লিখতে পারবেন।
আপনি যদি দক্ষ ইমেইলিং সম্পর্কে আরও জানতে চান, তবে পেশাদারانه ইমেইল লেখার কিছু টিপস এখানে আছে।
