ইমেল আধুনিক জীবনের একটি অনিবার্য অংশ। আপনি ব্যবসা বা চাকরি খোঁজার জন্য ইমেল পাঠাচ্ছেন না কেন, বাস্তবতা হল যে আপনাকে প্রতিদিন বা এমনকি ঘন্টার ভিত্তিতে তাদের মোকাবেলা করতে হবে।
এই কারণে, আপনি যেভাবে একটি ইমেল পাঠান তার জন্য আপনাকে যত্ন এবং সময় দিতে হবে। তারপর, আপনাকেও ভাবতে হবে কিভাবে একটি ইমেল শেষ করা যায়।
এখানে সেরা ইমেল সাইন-অফ রয়েছে যা আপনি আপনার যোগাযোগ পেশাদার রাখতে ব্যবহার করতে পারেন৷ আপনি যদি ব্যবসার জন্য একটি পাঠান তাহলে কেন একটি ইমেল স্বাক্ষর থাকা এত গুরুত্বপূর্ণ তা নিয়েও আমরা কথা বলব৷
1. কেন আপনার একটি ভাল ইমেল সমাপ্তি প্রয়োজন
আপনার একটি ভাল ইমেল সমাপ্তি কেন প্রয়োজন তার কয়েকটি কারণ রয়েছে:
- সঠিক সাইন অফ না থাকা অভদ্র বা অত্যধিক নৈমিত্তিক হিসাবে আসতে পারে।
- আপনি যদি ব্যবসার জন্য কাউকে ইমেল করেন, আপনি সেই ব্যক্তিকে প্রভাবিত করতে চান যে আপনি একজন পেশাদার৷
- আপনি যদি একটি চাকরির পোস্টিং সম্পর্কে একটি কোম্পানিকে ইমেল করেন, তাহলে আপনার ইমেল উপযুক্ত নিয়োগ পরিচালকের কাছে পাঠানোর একটি উচ্চ সম্ভাবনা রয়েছে। আপনি সেই তৃতীয় পক্ষকে প্রভাবিত করতে চান যে আপনিও একজন পেশাদার।
একটি ভাল ইমেল সাইন অফ সেই ইমেলের প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনাও বাড়িয়ে দিতে পারে। কর্মের জন্য একটি কল---যেমন "আমার জীবনবৃত্তান্ত পড়ার জন্য সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, আমি আপনার কাছ থেকে শোনার জন্য উন্মুখ"---প্রম্পট হিসাবে কাজ করতে পারে৷
আপনি যখন একটি সাইন-অফ লিখছেন, একটি ভাল ইমেল বিন্যাসে থাকা উচিত:
- একটি সমাপনী লাইন, সাধারণত এমন একটি যা কিছু ধরণের কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করে বা কর্মের আহ্বান জানায়।
- একটি সমাপনী অভিবাদন, যেমন "শুভেচ্ছা," "বিনীত" বা "শুভেচ্ছা।" আপনি যে ধরনের ইমেল সাইন অফ ব্যবহার করেন তা নির্ভর করে ইমেলের প্রসঙ্গ এবং ইমেল থ্রেডটি কতক্ষণের উপর।
- সমাপনী অভিবাদনের নীচে আপনার পুরো নাম। এটি স্পষ্ট করে দেবে কে ইমেল পাঠাচ্ছে।
- শেষে, আপনাকে আপনার ইমেল স্বাক্ষর রাখতে হবে, যাতে আপনার যোগাযোগের তথ্য, ওয়েবসাইট লিঙ্ক এবং সামাজিক (যদি প্রযোজ্য হয়) অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি তাই যে ব্যক্তি ইমেল পড়ছেন তিনি যোগাযোগ করার অতিরিক্ত উপায় সম্পর্কে জানেন।
দ্রষ্টব্য: আপনার যোগাযোগের শৈলীর সাথে কোন ধরণের ইমেল স্বাক্ষর মেলে সে সম্পর্কে আপনি ভাবছেন তা নিশ্চিত করুন৷ সমাপনী বক্তব্যকে পেশাদারিত্ব এবং সুরের পরিপ্রেক্ষিতে পরিস্থিতির প্রতিফলন করতে হবে। তাদের আপনার এবং আপনার "কণ্ঠস্বর"
থেকেও খাঁটি শোনাতে হবে2. বিভিন্ন ধরনের ইমেল সাইন অফ এবং কখন তারা উপযুক্ত হয়
আপনি একটি ইমেলের কাছাকাছি সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে, আপনার ইমেলে কী ধরণের টোন সেট করতে হবে তা নির্ধারণ করতে প্রসঙ্গ সূত্রগুলি ব্যবহার করুন৷
- এটি কি একেবারে নতুন ব্যবসা যার সাথে আপনি যোগাযোগ করছেন?
- স্টার্ট-আপ ব্যবসার কি যোগাযোগের নৈমিত্তিক উপায় আছে?
- যদি এটি নৈমিত্তিক না হয়, তবে এটি কি একটি পুরানো, সুপ্রতিষ্ঠিত ব্যবসা বা পরিষেবা, যেমন একটি সরকারি অফিস?
- আপনি যার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করছেন তাকে কি আপনি চেনেন?
- আপনি কি তাদের আগে ইমেল করেছেন?
বিভিন্ন ধরণের ব্যবসার জন্য বিভিন্ন ধরণের ইমেল প্রয়োজন। পেশাগতভাবে কাজ করা সবসময়ই নিরাপদ, কিন্তু অন্যদিকে, আপনি খুব বেশি কড়া বা স্পর্শের বাইরে যাওয়ার ঝুঁকি চালাতে চান না।
আপনার ইমেল শেষের দৈর্ঘ্যের বিষয়েও আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, একটি পরিচায়ক ইমেলের জন্য আরও গভীরভাবে কল টু অ্যাকশনের প্রয়োজন হবে। আপনার সহকর্মীদের সাথে একটি ইমেল থ্রেড নৈমিত্তিক হতে পারে।
আসুন ইমেল সাইন-অফ সম্পর্কে কথা বলি, এবং পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে একটি ইমেল কীভাবে শেষ করা যায়।
একটি ইমেল শেষ করার সাধারণ উপায় যা ভাল কাজ করে
সেরা অথবা শুভেচ্ছা
- "সেরা" শব্দের যেকোনো পরিবর্তন সাধারণত একটি নিরাপদ বাজি। এটি একটি সাধারণ ইমেল সাইন অফ এবং নৈমিত্তিক বা আনুষ্ঠানিক উভয় সেটিংসের জন্য উপযুক্ত।
- যাইহোক, বুমেরাং-এর একটি গবেষণায় উল্লেখ করা হয়েছে যে এই প্রতিক্রিয়া গড় প্রতিক্রিয়া হারের চেয়ে কম। সুতরাং আপনি যখন "শুভেচ্ছা" ব্যবহার করছেন তখন এটি মনে রাখবেন।
প্রেক্ষাপটে, এই ধরণের ইমেল ক্লোজিং এর অনুরূপ পড়বে:
শুভকামনা, পুরো নাম
বিনীত
- "আন্তরিকভাবে একটি ইমেল শেষ করার আরেকটি সাধারণ উপায়। এটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে ভাল কাজ করে।
- যখন আপনি একটি কোম্পানিতে একটি নতুন চাকরিতে আবেদন করছেন তখন একটি ইমেল শেষ করার জন্য "আন্তরিক" একটি ভাল উপায় হবে৷ এটি পুনরাবৃত্তি করে যে আপনি পৌঁছাতে আপনার ইচ্ছার প্রতি আন্তরিক।
- আপনি অন্য ব্যক্তির কাছ থেকে ফিরে আসার আশায়ও আন্তরিক। সুতরাং, এটি খাঁটি হিসাবে আসে।
প্রেক্ষাপটে, এই ইমেলটি কাছাকাছি এটির অনুরূপ পড়বে:
বিনীত, সম্পূর্ণ নাম
শুভেচ্ছা
- "অভিনন্দন" খুব শক্ত হয়ে যাওয়ার ঝুঁকি চালায়। আপনি যদি একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে কাউকে ইমেল করেন তবে, "সম্প্রীতি" ভাল কাজ করে।
প্রেক্ষাপটে, এই ইমেলটি কাছাকাছি পড়বে:
শুভেচ্ছা, সম্পূর্ণ নাম
একটি ইমেল শেষ করার অন্যান্য সাধারণ উপায় যা ভাল কাজ করে:
- শ্রদ্ধার সাথে
- অনেক ধন্যবাদ
- উষ্ণ শুভেচ্ছা
আবারও, চিঠিপত্রের মেজাজ এবং সুরের সাথে মেলে মনে রাখবেন যখন এটি ইমেল সাইন অফ বাছাই করার ক্ষেত্রে আসে যা সবচেয়ে ভাল কাজ করে। এই বাইরের কারণগুলি আপনার সাফল্যের হারকে প্রভাবিত করবে৷
"চিয়ার্স" এর উপর একটি নোট
যদিও "চিয়ার্স" একটি প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনাময় উপায়, সেখানেও এর সামগ্রিক কার্যকারিতা নিয়ে পরস্পরবিরোধী প্রতিবেদন রয়েছে বলে মনে হয়৷
মূলত, "চিয়ার্স" খুব নৈমিত্তিক হিসাবে আসতে পারে, বিশেষ করে একটি পরিচায়ক ইমেলে। এটিকে আপনার কথা বলার এবং যোগাযোগের শৈলীর সাথে মেলানোও ভাল, যাতে এটি খাঁটি হিসাবে পড়তে পারে।
একটি ইমেল শেষ করার সাধারণ উপায় যা কাজ করে না
এছাড়াও আমাদেরকে কয়েকটি উপায় উল্লেখ করতে হবে যেগুলি আপনার ইমেলগুলি কখনই শেষ করা উচিত নয়৷
আপনার বন্ধু অথবা সত্যিই তোমার
- যদি না এটি একটি ব্যক্তিগত ইমেল হয় এবং অন্য প্রান্তে থাকা ব্যক্তিটি আক্ষরিক অর্থে আপনার বন্ধু হয়, এটি অযৌক্তিক। "ইয়োরস ট্রুলি" বেশিরভাগ ব্যবসায়িক সেটিংসের জন্য খুবই অনানুষ্ঠানিক।
আমার iPhone থেকে পাঠানো
- প্রায়শই অনলাইন জোকসের বাসি শেষ হিসাবে ব্যবহৃত হয়, "মাই আইফোন থেকে পাঠানো" রেফ্রিজারেটরে পোস্ট-ইট নোটের আধুনিক সমতুল্য। এটা চটকদার এবং শেষ মিনিট দেখায়.
যত্ন করুন
- বিজনেস ইনসাইডার অনুসারে, "যত্ন নিন" ইমেল প্রাপকের মধ্যে উদ্বেগের কারণ হতে পারে৷ এটি এমনও বোঝাতে পারে যে প্রাপকের সাথে কিছু ভুল আছে, সম্ভাব্য স্বাস্থ্য-সম্পর্কিত। এটি একটি নিম্ন প্রতিক্রিয়া হার হতে হবে.
3. একটি ইমেল স্বাক্ষরের গুরুত্ব
যেমনটি আমরা এই নিবন্ধের শুরুতে উল্লেখ করেছি, পেশাদার ইমেলের শেষে একটি ইমেল স্বাক্ষর সংযুক্ত করা উচিত।
আমরা ইতিমধ্যেই এ আপনার কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত সে সম্পর্কে কথা বলেছি৷ এই স্বাক্ষর, কিন্তু আমরা জোর দিতে চাই যে স্বাক্ষরটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি মূলত আপনার জনসাধারণের মুখ। অন্য লোকেরা কীভাবে আপনার সম্পর্কে তাদের প্রথম ধারণা তৈরি করবে, বিশেষ করে আপনি যদি দূর থেকে কাজ করেন।
আপনি যে চাকরিটি চান তার জন্য পোশাকের মতো একটি ভাল ইমেল স্বাক্ষরের কথা ভাবুন। সেই চাকরির ইন্টারভিউয়ের সময় আপনাকে আপনার সেরা পা রাখতে হবে। আপনি যা করতে পারেন তা হল সবচেয়ে খারাপ জিনিসটি আপনার চেহারা বা আচরণে।
আত্মবিশ্বাসের সাথে আপনার ইমেলগুলি শেষ করুন
ইমেল আমাদের পেশাগত জীবনের একটি বড় অংশ নেয়। দুর্ভাগ্যবশত, এগুলি এমন কিছু যা আমাদের সর্বদা মোকাবেলা করতে হবে। আপনি যদি আপনার ইমেলগুলির জন্য একটি সাধারণ টেমপ্লেট বের করে থাকেন তবে, আপনি সেগুলি দ্রুত লিখতে সক্ষম হবেন৷
আপনি যদি দক্ষ ইমেল সম্পর্কে আরও জানতে চান, তাহলে কীভাবে নিখুঁত পেশাদার ইমেল লিখতে হয় তার কিছু টিপস এখানে দেওয়া হল৷
